Какими способами можно осуществлять адресование документов
5.2.1. Настоящие правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221).
Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.
Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.
5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.
Например: Генеральная прокуратура
Прокуратура Московской области
Начальнику управления по обеспечению
участия прокуроров в рассмотрении
уголовных дел судами
старшему советнику юстиции
5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например: Прокурору Смоленской области
юстиции 3 класса
5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.
5.2.5. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно:
Прокурорам субъектов Российской
Федерации, приравненным к ним
военным прокурорам и прокурорам
Начальникам главных управлений
5.2.6. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.
При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.
Например: Министерство природных ресурсов
Б. Грузинская ул., д. 4/6,
г. Москва, 123995
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и организации прокуратуры Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти.
(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 11.12.2018 N 818)
(см. текст в предыдущей редакции)
5.2.7. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия, имя, отчество (при отсутствии — инициалы) получателя, затем почтовый адрес.
Например: Образцову Олегу Петровичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Лавровой Ольге Александровне
г. Москва, 109156
В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.
Например: Сидорову Петру Васильевичу
5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.
5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.
Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например: The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue JMS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например: Mr. A. Widmar, Chairman,
Coke und Son Ltd
5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например: Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prensa)
5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК «Надзор» следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной карточки документа (РК) следующие сведения из документа на бумажном носителе:
для юридического лица — краткое наименование в поле «Название», для гражданина — фамилию, имя, отчество в поле «ФИО»;
на панели «Адрес» тип адреса в поле «Тип» выбрать из списка «для отправлений»;
название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика, проезда, бульвара, площади, «до востребования» и прочее), номер дома, корпуса (строения), номер квартиры в поле «Адрес»;
наименование населенного пункта (город, поселок, станция, станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если есть) в поле «Нас. пункт»;
название республики, края, области, автономного округа (области) в поле «Регион» выбрать из справочника «Регион» из-под вершины «Российская Федерация», а для международных отправлений — название страны аналогично в поле «Регион» найти и выбрать из справочника страну;
почтовый индекс в поле «Индекс»;
номер гербового бланка в поле «N бланка»;
электронный адрес в поле «E-mail»;
количество приложений к документам в поле «Состав»: сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений.
5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа: в Генеральной прокуратуре — в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа, а в органах и организациях прокуратуры — с оборотной стороны либо на лицевой стороне листа со смещением к центру.
(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 11.12.2018 N 818)
Источник
Глава 10. организация отправки исходящих документов
Глава 10. организация отправки исходящих документов
Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно в экспедиции или у секретаря руководителя (или у специально назначенного работника).
При обработке исходящих документов выполняются следующие работы.
1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. Документ, отправленный из организации, должен быть зарегистрирован, т. е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть подписан, иметь заголовок, если он на формате А4. Особенно внимательно проверяется правильность адресования при адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. Если документ адресуется постоянному корреспонденту, то его адрес имеется в экспедиции и на документе может быть указано только наименование организации. Кроме того, проверяется, все ли есть листы документа и приложения в нужном количестве экземпляров и листов.
Это необходимо проверить и в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением современных средств оргтехники (например, факсом или электронной почтой). Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.
2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. Документы, адресованные постоянным корреспондентам, сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.
3. Осуществляется адресование конвертов (до вкладывания документов в конверт). Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее заготовленные конверты с отпечатанными адресами. Это можно сделать типографским способом, с помощью средств оргтехники. Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется воспроизводить на стандартном конверте. Конверты с прозрачным окном можно использовать и для постоянных корреспондентов, но только при условии, что на самом документе всегда будет проставляться полный почтовый адрес постоянного корреспондента.
4. Проводится фальцевание документов, т. е. складывание документа и вложение его в конверт. Документы иногда отправляют не фальцуя это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.
5. Осуществляется заклеивание конвертов. Это можно делать ручным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать самоклеющиеся конверты.
6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.
7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.
8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Документы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформление исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Отправка документов на машинных носителях должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях проходит такую же экспедиционную обработку, как и документы на бумажных носителях.
В последние годы с развитием средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) количество документов, отправляемых почтой, уменьшается. Сегодня уже невозможно представить себе рациональную организацию документооборота не только без компьютеров, но и без средств связи, соединяющих их между собой, компьютерных сетей и программ электронной почты. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения.
Единственная проблема, которая должна быть обговорена с каждым корреспондентом отдельно, это наличие специальной программы «электронной подписи», с помощью которой решается вопрос о наличии состава удостоверения документа и прежде всего достоверности подписи на документе.
Системы электронной почты делятся на два типа глобальные и корпоративные (ведомственные).
В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.
Корпоративные системы электронной почты ведомственные -создаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особенно эффективно, если у организации имеется большое число подведомственных структур, в том числе и филиалов.
Корпоративная электронная почта использует несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями. Таким образом, все общие ресурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные устройства) могут быть доступными каждому пользователю.
Уже создано много систем корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; cc: Mail; 1C: Электронная почта и др.
Так, с помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции:
получать и отправлять электронные сообщения; передавать файлы, созданные в других программах MS Office; хранить сообщения в специальных электронных папках; осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений; распечатывать сообщения.
Контрольные вопросы и задания
1. Кто осуществляет отправку документов в организациях?
2. Что необходимо проверить при отправке документа?
3. С какой целью осуществляется сортировка документов при отправке?
4. Какими способами можно осуществлять адресование документов?
5. Какие средства используются при отправке документов в экспедиции?
6. Как должна осуществляться отправка документов на машинных носителях?
7. Раскройте преимущества, существующие при отправке документов по электронной почте.
8. Назовите известные вам системы электронной почты и перечислите операции, которые можно осуществлять с ее помощью.
Источник
Порядок адресования
Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.
Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат»
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.
Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Источник
