Как повысить продуктивность 8 способов

8 советов для повышения продуктивности

Когда Facebook купил Instagram за 1 млрд долларов, в последнем работали всего 13 сотрудников. Это отличная иллюстрация высокой продуктивности. Максимум результатов при минимуме усилий. Сегодня мы поговорим о том, как повысить свою продуктивность, основываясь на научных исследованиях и опыте крупных компаний. Внедрив хотя бы некоторые из предложенных рекомендаций, вы значительно повысите свой КПД, как в работе, так и в ежедневной жизни.

Не работайте слишком много, а повышайте свою продуктивность

Как вы думаете, что стало причиной появления знакомой нам сорокачасовой, пятидневной рабочей недели? В 1926 г. Генри Форд, основатель знаменитой одноименной компании и изобретатель конвейера, провел эксперимент со своими сотрудниками. Он уменьшил норму трудовых часов с 10 до 8 и количество рабочих дней с 6 до 5. В итоге, общая месячная производительность возросла.

Чем больше вы работаете, тем менее эффективными становитесь в краткосрочной и (особенно) в долгосрочной перспективе – об этом говорится в докладе 1980 г. от The Buisness Roundtable, в котором исследовалось влияние сверхурочного труда на результативность строительных проектов.

Отводите больше времени на сон

Недостаток сна может быть еще одним важным фактором, который влияет на вашу продуктивность. Исследования американских военных показали, что «потеря 1 часа сна в сутки, в течение недели вызовет такое снижение когнитивных функций, которое соответствует 0.1% уровню этилового спирта в крови». При этом вас могут уволить за появление в офисе выпившим, но похвалят за то, то вы усердно трудились всю ночь.

Независимо от того, насколько хорошо вы смогли прожить свой день после этой последней ночи без сна, вряд ли вы чувствовали себя очень оптимистично и радостно. Ваш взгляд на вещи будет скорее негативным, что является следствием переутомления и недостатка сна. Также вам грозит снижение скорости мышления, недостаток самоконтроля и эмпатии.

Недавние исследования показали, что оптимальная продолжительность сна составляет 7-8 часов. У тех людей, которые спали больше или меньше этого срока, когнитивные функции были снижены.

Фокусируйтесь на наиболее важных действиях

В соответствии с законом Паретто, 20% усилий продуцируют 80% результата, а оставшихся 20% забирают 80% усилий. Вместо того чтобы увеличивать объем работы, мы должны фокусироваться на действиях, которые приносят наибольшую отдачу, а все остальное отбрасывать. Иными словами, занимайтесь в первую очередь наиболее важными задачами. Прекратите говорить «Да» делам, которые отнимают больше ресурсов, чем приносят пользы.

Как воплотить это на практике? Для начала проведите маленькое исследование, которое позволит определить ваши коронные 20%. Отслеживайте и записывайте все, что делаете. Фиксируйте время, потраченное на выполнение той или иной задачи, и результат, который вы получили. А затем проанализируйте, какие ваши действия были наиболее эффективны.

Большинство из нас говорят «Да чаще, чем следует, по целому ряду причин, включая чувство вины, но также и потому, что это намного проще – мы привыкли соглашаться, а не отказывать.

Еще один способ, который поможет вам избавиться от ненужных действий – правило 20 секунд. Создавайте для себя препятствия, на преодоление которых нужно потратить больше 20 секунд. Например, если вы хотите уменьшить использование соцсетей, удалите соответствующие приложения. На их повторную установку или вход в веб-версию вам потребуется более 20 с.

Перестаньте выполнять повторяющиеся задачи вручную

По данным исследования, проведенного компанией Tethys Solutions, группа из 5-и человек, которые тратят 3%, 20%, 25%, 30% и 70% своего времени на выполнение рутинных задач, уменьшили это время до 3%, 10%, 15%, 15% и 10% после внедрения автоматических инструментов.

Сейчас доступен чрезвычайно широкий спектр программных средств, которые будут выполнять рутинную работу за вас. Вы также можете обучиться основам программирования, чтобы самостоятельно писать алгоритмы под решение тех или иных задач. Используйте GitHub или Google Apps Script library, чтобы найти бесплатный открытый код, для использования которого не нужно быть экспертом в программировании.

Люди нередко забывают, что время это деньги. Они обычно делают работу вручную, потому что это легко и дешево. Да, достаточно просто управлять одним аккаунтом, где вы постите несколько записей в день. Но если нужно управлять целой системой профилей на различных площадках, вам потребуется хорошее программное обеспечение для управления цифровыми активами. Это же касается и любых других задач, связанных с работой в Интернете.

Перестаньте делать все сами и позвольте людям помогать вам

Одна из наиболее распространенных ошибок на пути повышения личной продуктивности – стремление контролировать все процессы и делать все в одиночку. Между тем, подобный подход только усложняет систему и приводит к все большей бюрократии. Чем длиннее цепочка посредников между исполнителем и человеком, принимающим решения, тем больше теряется информации и бесценного времени. Подобная ситуация напоминает игру в испорченный телефон.

Делегируя полномочия, вы позволяете принимать решения на местах, что значительно повышает их качество и быстроту. Иногда невозможно все сделать самому. Вместо того чтобы тратить время и энергию, перегружая себя или пытаясь сделать это в одиночку, пусть другие разделяют это бремя и помогают вам.

Оптимизируйте свою жизнь, основываясь на точных данных

Существует очень много исследований, которые дают представление об оптимизации производительности. Например, известно, что большинство людей легче отвлекаются между полуднем и 4 часами вечера. К такому выводу пришел Роберт Мэтхок, профессор психологии в университете Пенсильвании.

Вы можете и сами проводить подобные изыскания. Просто заведите дневник и отмечайте в нем промежутки времени, в которые вы чувствуете наибольший прилив сил, и наоборот усталость и отсутствие мотивации. Экспериментируйте с различными форматами рабочего графика. Возможно, вам больше подойдет работа утром или наоборот, вечером.

Не стремитесь к перфекционизму

«Мы заметили, что перфекционизм мешает ученым достигать более высокой продуктивности своих исследований. Чем большим перфекционистом является ученый, тем его эффективность будет меньшей», – сказал профессор психологии Саймон Шерри, который изучал связь между перфекционизмом и продуктивностью.

Вот некоторые проблемы, свойственные перфекционистам:

• Они тратят слишком много времени на выполнение даже простых, несущественных дел;
• Они склонны к прокрастинации – любой момент кажется им недостаточно идеальным для начала;
• Они не замечают общую картину, чересчур сильно фокусируясь на мелочах.

Не старайтесь выполнить задачу идеально. Если что-то работает, пусть даже оно и выглядит несколько криво – можете на этом остановиться. Помните, что главное – это результат.

Перестаньте работать, и отведите немного времени для рефлексии

Большинство людей не понимают, что слишком сильно фокусируясь на чем-то, мы как будто запираемся в коробке, которая в результате ограничивает наши возможности и становится контрпродуктивной для нашей работы и целей, которые мы преследуем.

Очень важно периодически оставлять работу и проводить время наедине с собой. Одно из текущих исследований Гарварда показывает, что люди формируют более яркие и правильные воспоминания, если считают, что они переживают это в одиночку. Другое исследование указывает на то, что непродолжительное одиночество помогает повысить уровень эмпатии. Также было обнаружено, что определенное количество одиночества помогает подросткам улучшить свое настроение и заработать хорошие оценки в школе.

Возьмите себе за правило ежедневно, в любой ситуации находить время для рефлексии и размышлений. Это позволяет включить подсознание для поиска решений проблем. Помните, что умение отвлечься так же важно, как способность концентрироваться на выполнении задачи.

Резюме

Концентрируйтесь не на объеме работы, а на ее эффективности. Иногда уменьшение рабочего времени буквально повышает результативность труда. Пользуйтесь принципом Паретто, выполняйте только самые важные и результативные дела, остальные – отбрасывайте или делегируйте. Не стремитесь к достижению идеального результата – ваши усилия наверняка не будут оценены, а потраченная энергия пропадет впустую. Внедряйте автоматические решения, даже если вам потребуется потратить время на изучение основ программирования. Изучайте различные аспекты вашей продуктивности с помощью мини-исследований и корректируйте свой режим в соответствии с результатами.

Источник

Как повысить собственную продуктивность: 8 простых способов

Есть мнение, что многозадачность способствует повышению продуктивности. На самом деле это не совсем так. Основная проблема многозадачности кроется в ложном восприятии продуктивности при одновременном выполнении нескольких дел. Стремление к многозадачности ведет к существенным потерям времени при переключении с одной задачи на другую. При этом человек настолько привыкает перескакивать с одного дела на другое, что сам же начинает от этого страдать. Например, на отдыхе он не может отложить телефон и перестать следить за сообщениями по работе. Соответственно, отдых получается неполноценным.

Избавьтесь от многозадачности и станете более эффективным

Повысить собственную продуктивность может каждый. Просто каждый вопрос должен быть рассмотрен строго в свое время. В наше время люди могут быть многозадачными, даже не сознавая этого. В эпоху смартфонов и планшетов мы несколько раз в час проверяем почту или аккаунт в сети. Портативные устройства превращают многозадачность в массовое явление, попадающее под общий термин «эпидемия рассеянности». Негативные последствия «диагноза» ведут к снижению производительности в результате информационной перегрузки.

Мозг человека может пострадать во время выполнения нескольких задач сразу.

По результатам исследований при попытке выполнить два действия одновременно, в головном мозге наблюдается эффект бутылочного горлышка. Задачи могут быть решены лишь в порядке очереди, в противном случае сознание хаотично переключается с одной на другую. В итоге вместо повышения продуктивности человек просто изматывает себя.

Осознав ложность положительных эффектов многозадачности, можно воспользоваться некоторыми советами и повысить собственную продуктивность:

1. Отложите телефон и другие устройства. Во время отдыха уберите все, что может отвлечь вас от общения с друзьями.
2. Составьте распорядок дня. Это полезно для тех, кто работает дома за компьютером. Следуйте составленному графику и в конце дня оценивайте результаты.
3. Определите цели. Работая над проектом оцените его сложность и продумайте план выполнения. Осознав выполнимость вряд ли захочется отвлекаться от работы.
4. Умейте слушать. Отвлекаясь на лишние действия, вы теряете суть разговора. Приходится переспрашивать, на что уходит личное время вашего собеседника. Это невежливо и негативно отражается на продуктивности.
5. Не думайте о посторонних проблемах. Приступая к делу необходимо забыть о других задачах. Лучше решить их заранее или на время отложить.
6. Поддерживайте порядок на рабочем столе. Это поможет сэкономить огромное количество времени. То же самое касается и рабочего стола на компьютере.
7. Делайте перерывы. Даже короткий перерыв увеличивает способность сосредоточиться. Можно прогуляться или помедитировать.
8. Знакомьтесь с проблемами многозадачности. Варианты решения вопроса помогут разработать стратегии поведения, способствующие концентрации внимания на одном предмете, без распыления.

Сложно менять привычки, но не стоит недооценивать последствия многозадачности. Учиться концентрироваться на одной задаче сложно, но это оправдывается в долгосрочной перспективе. Развивая способность концентрироваться, вы получаете возможность выполнять задачи быстрее и эффективнее. А развивать эту способность очень легко: тренажеры Викиум способствуют улучшению концентрации. Ежедневно тренируйтесь, и результат не заставит себя ждать. При этом тренажеры улучшают не только концентрацию внимания, но и память, и скорость реакции, и мышление.

Источник

10 уроков о том, как повысить продуктивность, которые я усвоил, работая по 90 часов в неделю целый месяц

Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.

Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
• Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
• Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
• Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
• Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
• Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
• Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
• Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
• Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Источник