Исправление ошибок корректурным способом производится

Исправления первичной документации

✅ Ошибки в документах – ошибки везде?

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я.

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль).

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять.

✅ Как исправить ошибку

На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета.

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах.

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа.

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей).

2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый.

3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений.

4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист.

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике.

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

Источник

Исправление ошибок в первичных документах и регистрах бюджетного учета

Виктория Лемешева, эксперт по налогообложению

С 29 октября 2017 года вступает в силу Приказ Минфина России от 27.09.2017 № 148н, вносящий изменения в Инструкцию 157н. В ближайшее время будут внесены поправки в Инструкции по составлению отчетности № 191н и № 33н. Самые важные изменения касаются порядка исправления ошибок в бухгалтерской бюджетной отчетности. Нововведения надо будет применять уже при составлении отчета за 2017 год.

Организации гос. сектора, согласно Постановлению Правительства 27.06.2016 № 584, обязаны до 1 января 2020 года начать применять профстандарт бухгалтера и обучить сотрудников. Пройдите обучение на курсе проф.переподготовки в Школе бухгалтера . Программа курса соответствует профстандарту. Преподаватели — Опальская Александра и Опальский Александр.

Документарное оформление исправления ошибок

Исправление ошибок в учетных регистрах сопровождается оформлением Справки (ф. 0504833), содержащей информацию:

• по обоснованию внесения исправлений;
• наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета;
• номер исправляемого регистра бухгалтерского учета;
• период, за который составлен регистр бухгалтерского учета.

Обязательные реквизиты Бухгалтерской справки (ф. 0504833), которая оформляется при исправлении ошибок, перечислены в абз. 6 п. 18 Инструкции 157н.

В соответствии с Приказом Минфина № 148н с 29.10.2017 в перечень обязательных реквизитов добавлен «период, в котором были выявлены ошибки».

Методы исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета

В соответствии с положениями пункта 18 Инструкции № 157н ошибки в бюджетном учете можно классифицировать в зависимости от следующих обстоятельств:

• в какой период обнаружена ошибка;
• требуются ли изменения в регистрах бюджетного учета.

1. Если ошибка, выявлена в отчетном периоде до момента представления отчетности и не требует внесения изменения данных в регистрах бухгалтерского учета.

В этом случае ошибка выполняется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено».

2. Если ошибка, выявлена в отчетном периоде до момента представления отчетности, но требует внесения изменения данных в регистры бухгалтерского учета.

В этом случае приемлемы следующие методы исправления ошибок:

• методом «красное сторно»;
• методом дополнительной записи;
• методом «красное сторно» с дополнительной записью.

Исправление ошибки отражается последним днем отчетного периода.

3. Ошибка, обнаруженная за отчетный период, за который отчетность в установленном порядке уже представлена.

В этом случае так же применяются методы: «красное сторно», дополнительной записи, «красное сторно» с дополнительной записью.

Исправление ошибки отражается датой обнаружения ошибки.

Метод «красное сторно» при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Метод «красное сторно» применяется для отмены ранее выполненной операции и заключается в выполнении бухгалтерской записи, полностью аналогичной отменяемой, с теми же счетами и аналитическими разрезами по дебету и кредиту, но с противоположным знаком.

В течении отчетного периода бухгалтер ошибочно начислил задолженность по услугам связи:

Дебет 1 401 20 221 Кредит 1 302 21 730 500 руб.

В конце отчетного периода необходимо выполнить сторно ошибочной операции, но сторнируемую сумму указать с противоположным знаком:

Дебет 1 401 20 221 Кредит 1 302 21 730 — 500 руб.

Важно! Исправление ошибки методом «обратной проводки» не допустимо:

Дебет 1 302 21 830 Кредит 1 401 20 221 — 500 руб.

Подобная запись при исправлении ошибки приведет к «задвоению» оборотов по счету 302 и искажению данных финансовой отчетности.

Исправление методом дополнительной записи при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Исправление методом дополнительной записи выполняется в случае, когда ошибка заключается в том, что своевременно не была выполнена необходимая бухгалтерская запись. Например, когда обнаружен не учтенный первичный документ, относящийся к прошедшему периоду, операции за который уже отражены в учетных регистрах.

Важно! Дополнительная бухгалтерская запись выполняется последней датой отчетного периода.

В октябре 2017 года было выявлено, что бухгалтер не отразил задолженность по прочим услугам за апрель 2017 года контрагенту А на сумму 500 руб.

Исправления в учет необходимо внести 30 октября 2017 года дополнительной бухгалтерской записью на основании Справки (ф. 0504833):

— начислена задолженность по прочим услуга контрагенту А

Дебет 1 401 20 226 Кредит 1 302 26 730, Контрагент А 500 руб.

Исправление методом «красное сторно» с дополнительной записью при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Исправление методом «красное сторно» с дополнительной записью используется когда ошибка заключается в неправильном указании кода счета, аналитических кодов, объекта учета. Для исправления сторнируется ранее выполненная неправильная запись, и следом выполняется правильная запись.

В октябре 2017 года выявлено, что в апреле 2017 года бухгалтер ошибочно начислили задолженность по прочим услугам не тому контрагенту:

Дебет 1 401 20 226 Кредит 1 302 26 730, Контрагент А 500 руб.

30 октября исправлена ошибочная запись методом «красное сторно»

Дебет 1 401 20 226 Кредит 1 302 26 730 Контрагент А -500 руб.

Сделана правильная дополнительная запись

Дебет 1 401 20 226 Кредит 1 302 26 730 Контрагент Б 500 руб.

Исправление ошибки методом «внутренних оборотов по счету» недопустимо:

Дебет 1 302 26 830 Контрагент А Кредит 1 302 26 730 Контрагент Б 500 руб.

Подобная запись при исправлении ошибки приведет к необоснованному увеличению оборотов по счету 302 и искажению данных финансовой отчетности.

Исправление ошибок за предыдущие периоды

При исправлении ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета за прошлые периоды, следует принимать во внимание то, что счета учета доходов и расходов (401 40 и 401 20) уже были закрыты в корреспонденции со счетом учета финансовых результат прошлых отчетных периодов (401 30). Следовательно, в подобных ситуациях в исправительных проводках не может быть использован и счет 401 30, так как до завершения текущего финансового года финансовый результат по любым видам деятельности не определяется. В подобных случаях в качестве «промежуточного» счета, как правило, используется счет 401 10 «Прочие доходы».

В 2017 году выявлено, что в 2016 году была ошибочно начислена задолженность по услугам связи в сумме 500 руб.

Дебет 1 401 20 221 Кредит 1 302 21 730 500 руб.

Соответственно финансовый результат

В 2017 году при исправлении выявленной ошибки произведены следующие записи:

• исправлена ошибочно начисленная задолженность методом «красное сторно»

Дебет 1 401 20 221 Кредит 1 302 21 730 — 500 руб.

В конце 2017 года при проведении операций по закрытию балансовых счетов финансовый результат будет скорректирован.

Если ошибочная операция изменяет: стоимость имущества, величину дебиторской и кредиторской задолженности, движение денежных средств результаты деятельности, то корректировки следует отразить как в бухучете, так и в отчетности. Порядок внесения изменений в этом случае будет следующий:

• исправление ошибок одним из допустимых методов;
• подготовка Справки (ф. 0504833) с указанием исправительных проводок и периода к которому относятся исправления;
• подготовка уточненной отчетности с отражением информации об исправлениях в Пояснительной записке.

Изменения в порядке исправления ошибок прошлых отчетных периодов с 1 января 2018 года

Согласно планам Минфина в 2018 году будет введен новый федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». В соответствии с этим стандартом нельзя будет учитывать при составлении отчетов 2018 года корректирующие проводки по ошибкам прошлых лет. Ожидается, что для исправления этих ошибок в План счетов введут специальный аналитический счет к счету 401 00 «Финансовый результат экономического субъекта». Причем на сумму исправлений ошибок прошлых лет надо будет изменить остатки на 1 января 2017 г. в отчетных формах за 2018 год. В проекте стандарта эта процедура называется ретроспективный пересчет. Несмотря на то, что данный документ находится в стадии проекта, планируется, что он будет применяться с 1 января 2018 года.

Источник