Выберите способы ввода документа

Топ 3 способа ввода первички в 1С

А вы знаете, как загрузить документы в 1С быстро и без особых усилий?

В рамках проекта 42Clouds постоянно проводятся опросы пользователей 1С с целью создания новых и улучшения существующих сервисов по автоматизации бизнеса. Так, один из опросов показал, что 70% предприятий обрабатывают документы вручную. И это в век информационных технологий! Самое катастрофичное – многие даже не знают о современных возможностях. Поэтому мы решили провести для всех пользователей 1С небольшой ликбез. Ведь, как отметил в свое время известный актер и 40-й президент США Рональд Рейган: «Информация — кислород современного мира».

Способ № 1 – Вручную

Это самый распространенный и самый древний метод ввода документов в 1С. Работая по старинке многие просто не готовы отказаться от привычки. Но, посудите сами, ручная работа – это всегда долго и кропотливо. На обработку документов в день может уходить от нескольких часов до целого рабочего дня с хвостиком. Все зависит от потока первички и количества позиций в каждом документе. При всем при этом, при ручном вводе допускается наибольшее количество ошибок, опечаток и других неточностей, которые приходится потом выискивать и исправлять. Если вам интересен такой способ, продолжайте работать в том же духе). Если нет – читаем дальше.

Способ № 2 — Загрузка с помощью специальной программы

Вы слышали про автоматический ввод документов в 1С? Так вот, сегодня существуют программы, которые распознают и загружают отсканированные или сфотографированные документы в 1С всего за пару кликов. Большой плюс таких решений в том, что они позволяют:

• избежать ошибок ввода данных вручную
• экономить время на ввод документов в 10 раз
• обрабатывать все приходящие на предприятие документы и бумажные, и электронные
• сократить финансы на обработку первички (оплата труда, сканеры и т.д.).

Такой способ более универсален. Тем более, что позволяет загружать в 1С первичные документы непосредственно из электронной почты, горячей папки, мобильного приложения или через браузер. Еже один важный момент – программа по загрузке документов в 1С сопоставляет номенклатуру и контрагентов из документа с соответствующими карточками ваших справочников 1С, при отсутствии таковых создает новые элементы автоматически.

Способ №3 – Электронный документооборот

Еще один способ для быстрого обмена и загрузки документов в 1С. Но, в этом случае есть нюанс, который обязательно необходимо учесть: программа 1С:ЭДО больше предназначена для обмена юридически значимыми документами, поэтому загружает только входящие документы от клиентов и поставщиков, которые тоже используют этот сервис. Все остальные приходящие документы, например, бумажные, нужно будет обрабатывать первым или вторым способом.

Выделим основные положительные стороны и для этого решения:

• сокращение времени на обмен и ввод документов в 1С в несколько раз
• сокращение финансовых затрат на ФОТ, бумага, картриджи, архивы и т.д.
• сократить финансы на обработку первички и ее пересылку (ФОТ, бумага, почта, курьерская доставка и т.д.)
• оперативное согласование и утверждение юридически значимых документов.

Итак, мы рассмотрели самые популярные методы загрузки данных в локальные базы и 1С онлайн. Дополнительно хочется отметить, что все они существуют давно и проверены временем.

Если вы все еще сомневаетесь, стоит ли автоматизировать ввод первичных документов в 1С, вот еще один пример для размышления — известные всем мобильные телефоны. В нашу жизнь они вошли за несколько лет! Раньше, никто и предположить не мог, что сегодня даже школьники будут носить эти устройства в своих карманах. Почему так случилось? Все очевидно – сотовые удобны в использовании и при этом позволяют экономить время и деньги. Так и в бизнесе. Автоматизация бизнеса – это ваш успех в будущем. Поэтому смотрите в будущее открытыми глазами.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Школьные учебники онлайн Удобная онлайн библиотека для школьников.

Nav view search

Навигация

Искать

Новости

Учебники

Как пользоваться:

Счетчики

Сайт участвует

Подробности Опубликовано 21.12.2011 11:04 Просмотров: 9362

3.3. Ввод и редактирование документа

Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десяти- пальцевому «слепому» методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций, букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу .

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише .

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

• после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
• с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
• для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Например, если исходный документ содержит слово «информатика», то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста «форма» документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова «ЭВМ» на слово «компьютер») (рис. 3.4).

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила для нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное «програма» должно заменяться на правильное «программа») (рис. 3.6).

Сохранение исправлений. В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты — зачеркнутым шрифтом красного цвета) (рис. 3.7).

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

1. Какие существуют способы ввода содержания документов?

2. Какие существуют способы редактирования документов?

Задания для самостоятельного выполнения

• Практическое задание. В текстовом редакторе создайте документ и введите последовательность символов: >, а, к, ©.
• Практическое задание. В текстовом редакторе создайте документ, содержащий слово «килобайт», и проведите копирование, перемещение и удаление приставки «кило».
• Практическое задание. В текстовом редакторе вставьте в документ несколько векторных рисунков из коллекции графических изображений и растровых изображений из графических файлов.
• Практическое задание. В текстовом редакторе осуществите проверку правописания в сочинении по литературе и в упражнении по иностранному языку.
• Практическое задание. В текстовом редакторе установите автозамену тех слов, в которых вы чаще всего допускаете опечатки.

_______________________________________________________________________

Источник

7.2. Ввод нового документа

7.2. Ввод нового документа

Ввод документа может осуществляться различными способами.

Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа выберите пункт «Действия – Добавить» либо используйте кнопку

панели инструментов журнала.

Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.

Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа – без открытия журнала, в котором отображаются эти документы. Для этого следует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов. Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании конфигурации.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов документов на примере документа «Счет на оплату покупателю».

В шапке любого документа присутствуют обязательные реквизиты «Номер» и «Дата», которые заполняются автоматически (номер – следующим за последним документом того же типа, дата – рабочей датой программы), но могут быть изменены вручную. Кроме этого, в шапке документов присутствуют и другие реквизиты, необходимые для записи данных об операции (в Счете это контрагент-покупатель, заключенный с ним договор, склад, откуда планируется отгружать продаваемый товар, банковский счет нашей организации, на который планируется поступление денег и т.д.). Эти реквизиты заполняются, как правило, выбором из соответствующих справочников.

Документ может содержать табличную часть. В нашем примере в ней отражается список продаваемой номенклатуры. Строки табличной части могут вводиться с использованием кнопки «Добавить»

или клавиши INS. Часть значений в колонках табличной части после выбора номенклатуры заполняется автоматически, но могут быть при необходимости исправлены вручную. При большой номенклатуре, вводимой в табличную часть документа, удобно пользоваться кнопкой

позволяющей осуществить множественный подбор из открывающегося справочника. При вводе таким способом следует только уточнять количество вводимой номенклатуры, необходимость же ввода новой строки для каждой новой позиции списка отпадает. Подбор осуществляется двойным щелчком мыши на нужной позиции, нажатием клавиши ENTER.

Выбранные позиции автоматически переносятся в табличную часть документа.

Строки табличной части документа можно:

? Вводить копированием – кнопкой

(или двойным щелчком по строке)

? Записывать после редактирования – кнопкой

? Менять местами – кнопками

? Выстраивать по возрастанию или убыванию реквизита выделенной колонки – кнопками

Например, если нужно выстроить введенные строки в порядке возрастания количества или цены товаров или в алфавитном порядке их названия.

или клавишей DEL. Причем удаление строки происходит без дополнительного предупреждения.

В нижней части любого документа находится текстовая строка комментария, в которой можно указать полезную информацию (например, а планируемом сроке оплаты). В печатную форму документа она не выводится.

Кнопка «Перейти» служит для просмотра движений по регистрам, которые были сделаны в результате проведения документа, если таковое предусмотрено модулем документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), производится проведение документа. При проведении документа информация, содержащаяся в документе, учитывается в регистрах путем создания записи регистров. Записи регистров – это информация о том, как изменяется состояние регистра в результате проведения документа.

В журнале документов проведенный документ будет помечен галочкой в колонке пиктограмм.

Чтобы сделать документ не проведенным, следует выбрать пункт «Действия» – «Отмена проведения». При отмене проведения, отменяются все действия, которые документ выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ в журнале документов будет помечен пиктограммой без галочки.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Тогда на экран выводится сообщение:

При этом в нижней части экрана в служебном окне выводится сообщение о допущенной ошибке:

Если нужно ввести новый документ, реквизиты которого во многом совпадают с уже имеющимся в базе документом, можно воспользоваться копированием. Для этого в журнале курсор устанавливается на документ – образец и выбирается пункт меню «Действия – Скопировать» или нажимается пиктограмма

панели инструментов журнала.

На экран будет выведена форма нового документа с реквизитами, заполненными из документа – образца. Не копируются при использовании этого режима реквизиты «Номер» (новому документу присваивается очередной порядковый номер) и «Дата» (в качестве которой будет использована рабочая дата программы). После внесения необходимых изменений документ следует записать и провести.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Анализ содержания документа Word

Анализ содержания документа Word И еще одно сравнение форматов ASCII и Word. В предыдущем примере мы отметили, что файл Word более чем в сто раз тяжелее, чем файл ASCII с тем же текстом. И в любом хорошем текстовом редакторе вроде TextWrangler можно понять, почему это так. Открыв файл Word с

4.1.1. Ввод нового элемента в справочник

4.1.1. Ввод нового элемента в справочник Для ввода нового элемента выберите пункт «Действия» – «Добавить» формы списка справочника или нажмите на клавишу INSERT или можно воспользоваться кнопками на панели инструментов справочника.Для того чтобы новый элемент сразу попал в

4.4.1. Проведение документа

4.4.1. Проведение документа Проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в учетных механизмах на основании информации документа. Проведение документа производится при нажатии на кнопку «ОК» или «Провести» в форме документа. В журнале

8.3.6. Ввод нового внешнего курса обучения

8.3.6. Ввод нового внешнего курса обучения В случае внешнего провайдера обучения, у Вас есть готовое предложение, на основании которого надо ввести курс обучения.1. Заполните поля с наименованием и, желательно, описанием курса.2. Задайте объем (сумма длительностей всех

4.4. Ввод начальных данных

4.4. Ввод начальных данных В случае, если предприятие хочет начать использовать программу «1С: Предприятие Торговля+Склад» в момент, когда деятельность уже велась, а хозяйственные операции уже совершались, т. е. не «с нуля», возникает необходимость внести начальные данные,

6.1. Ввод операций вручную

6.1. Ввод операций вручную Как уже говорилось, основным способом ведения учета в конфигурации является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов.Тем не менее, иногда бухгалтеру может потребоваться непосредственно ввести бухгалтерские проводки

6.3. Ввод документа

6.3. Ввод документа Основным способом ведения учета в конфигурации является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Этот способ предоставляет следующие удобства:? автоматизированный ввод информации на основании ранее введенной;? печать

7.3. Просмотр и корректировка документа

7.3. Просмотр и корректировка документа Для корректировки документа следует сначала открыть журнал документов, в котором отображаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.Работая в журнале документов,

7.5. Ввод документов на основании

7.5. Ввод документов на основании В отличие от копирования режим ввода на основании (если описан на этапе конфигурирования) позволяет создавать документы на основании данных документа другого вида. Для создания документа на основании выберите исходный документ и

20. Основные требования к форме первичного документа

20. Основные требования к форме первичного документа 1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.2. Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.3.

Оформление документа на возврат товарно-материальных ценностей

Оформление документа на возврат товарно-материальных ценностей Возврат полученных ранее ТМЦ поставщику – не такая уж и редкая операция. Особенно часто она встречается в организациях, ведущих активную торговую деятельность. Причины для возврата могут быть самыми

Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов

Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну

Приложение 25 ФОРМА документа, подтверждающего наличие лицензии

Приложение 25 ФОРМА документа, подтверждающего наличие

Глава 22 Справка к проекту документа

Глава 22 Справка к проекту документа Справка к проекту документа – документ, обосновывающий необходимость рассмотрения проекта документа: локального нормативного акта компании, приказа по основной деятельности, письма и т. п. К такой справке прилагается проект

10.2. Ввод картинок

10.2. Ввод картинок Во время регистрации на различных ресурсах вы часто сталкиваетесь с окошком, в которое необходимо внести разбросанные буквы. Сервис таким способом проверяет, являетесь ли вы человеком или машиной, поскольку машина разобрать подобные коды не способна. А

Источник