Виды способов проверки документов

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Источник

Виды, способы и признаки подделки документов

Различают два вида подделки документов – полную и частичную:

Полная подделка – это изготовление документа целиком со всеми его реквизитами либо его бланка, оттисков печати, штампа, подписей в нем.

Частичная подделка – это внесение изменений в содержание или отдельные реквизиты подлинного документа.

Способы полной подделки:

• изготовление документа целиком либо его бланка;
• внесение в документ заведомо ложных данных;
• подделка подписи лица, удостоверяющего документ;
• подделка оттисков печатей и штампов.

Способы частичной подделки документов:

• подчистка – механическое удаление части текста;
• травление и смывание – удаление текста химическими реактивами и различными растворителями;
• дописка – внесение в документ новых слов, фраз или отдельных знаков;
• замена частей документа – вклейка отдельных листов, переклейка фотографии, замена листов и т.д.

Основным способом установления признаков подделки бланка документа является сопоставление его с образцами подлинных бланков.

При этом обращается внимание на:

• точность воспроизведения рисунков водяных знаков, защитной сетки, эмблем, знаков типографического шрифта;
• цвет красителей;
• качество бумаги.

Признаки подчистки:

• нарушение структуры верхнего слоя бумаги (ослабление или исчезновение глянца бумаги, взъерошенность волокон);
• уменьшение толщины бумаги (увеличение ее светопроницаемости в месте подчистки);
• повреждение линовки, защитной сетки и других печатных элементов бланка;
• остатки штрихов удаленного текста;

Признаки подделки оттисков печатей и штампов:

• разные размеры и графические рисунки одноименных букв в словах;
• несовпадение осей букв с радиусом окружности;
• ломаная линия строк;
• извилистые штрихи овальных элементов;
• грамматические ошибки;

Признаки травления (смыва):

• расплывы красящего вещества защитной сетки;
• наличие пятен, изменение цвета бумаги, потеря глянца;
• шероховатость поверхностей, увеличение хрупкости, повреждение бумаги;
• расплывы от смытых записей;

Признаки дописки и допечатки:

• различия штрихов по цвету и интенсивности окраски;
• различия в структуре штрихов;
• различия в размещении записей по отношению друг к другу, линиям граф, строк, краям документа;
• различия размеров и рисунков одноименных машинописных знаков;

Об использовании информации сайта

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Источник

Виды проверок и их основные отличия

Проверка — это всегда испытание на прочность, оценка деятельности со стороны проверяющих органов, уполномоченных принимать решения о санкциях, если выявлены нарушения, всегда волнительный момент. Зачастую эта процедура может нарушать привычный ритм деятельности.

Деятельность проверок регламентируется 12 статьей Федерального закона № 294-ФЗ.

Законом предусмотрены всего два вида проверок — плановые и неплановые. Они имеют существенные отличия по способам организации, по характеру, о которых мы поговорим далее в статье.

Плановые проверки

Этот вид проверок подразумевает, что о них знают заблаговременно, информация содержится в общем плане и обозначена на сайте. Проверяющих будут интересовать аспекты работы, связанные с соблюдением общих требований, которые предъявляются в ходе осуществления определенной деятельности, и муниципальных правовых актов, которые ее регламентируют.

В ежегодном плане проведения проверок четко указывается дата проверки, или временной промежуток, цель проверки, и ее основание.

Орган, который будет осуществлять контроль направляет приказ или распоряжение, с обозначением лиц, участвующих в мероприятии. Указываются фамилия имя, отчество, а также занимаемая должность. Участие привлеченных экспертов и экспертных организаций обозначается отдельно.

В документе указывается, с какой целью и по каким основаниям будет проведена проверка, определены сроки и перечень административных регламентов. Приведен перечень документов, которые должны быть предоставлены для изучения и анализа. Затем прописываются даты начала и окончания проверки, которые не могут быть нарушены.

На законодательном уровне установлена и частота проведения такого вида проверок, которые должны проводиться один раз в три года. Исключения составляют образовательные, здравоохранительные и социальные сферы. Срок проведения не должен превышать двадцати рабочих дней.

В свою очередь плановые мероприятия делятся на документарные и выездные.

Документарные проверки имеет своей целью изучение документов, регламентирующих деятельность, при этом место проведения определяется местом нахождения проверяющего органа.

Выездные проверки будут проведены по месту нахождения проверяемых лиц, и предметом уже будут не только документы, но и вся деятельность с ее особенностями.

Внеплановые проверки

Такой вид проверок проводится при наличии обстоятельств, которые могут повлечь за собой нарушение правил безопасности, а также если не были устранены во время замечания предыдущих проверок. Еще одним основанием могут быть обращения граждан или требование прокуратуры.

Для осуществления документарной проверки необходимо направить определенный перечень документов по месту нахождения проверяющего органа.

Выездная проверка проводится в том случае, если в ходе изучения документов не представляется возможным составить полного представления.

Уведомление о внеплановой проверке направляется не позднее, чем за 24 часа. Если в основании лежат факты, представляющие какую либо угрозу вреда жизни и здоровью, то уведомление не будет сделано.

Отличия плановых и внеплановых проверок

Отличие по срокам. В плановых проверках распоряжение и сопроводительные документы направляются в адрес не позднее 3 рабочих дней до даты, а при внеплановых — не позднее одного рабочего дня.

По содержанию. В ходе плановой может быть проверена вся имеющаяся документация и виды деятельности, при внеплановой только определенная документация и виды деятельности, в отношении которых и проводится проверка.

По мерам наказания. В ходе плановой проверки может быть вынесено серьезное административное наказание, при внеплановой, чаще всего, предупреждение.

По частоте. Плановая проводится один раз в три года, внеплановая без ограничений.

Особенности проведения проверок

К особенностям можно отнести привлечение необычных экспертов или специалистов.

Специфические особенности также присущи каждому проверяющему органу, и имеют свою направленность, предмет и способы оценки.

Кто осуществляет проверки

Основные государственные органы, уполномоченные осуществлять проверки:

Отраслевые проверяющие — Министерство образования, Ространснадзор, Росздравнадзор и таможенный контроль. А также проверки могут быть проведены органами прокуратуры.

Источник