Ведение бухгалтерского учета ручным способом

Ведение бухгалтерского учета вручную без специальных программ

Получив от налоговиков запрос на огромное количество различных бухгалтерских регистров, иногда выгодно ответить, что у компании ручное ведение бухгалтерского учета без применения затребованных регистров. Однако на практике даже в микробизнесе учет требует специальных программ. Так ли дешев учет по старинке, и есть ли другая альтернатива уменьшению затрат на бухгалтерию, – читайте в нашем материале.

Альтернатива специальным программам

На рынке бухгалтеров есть знатоки Excel, которые готовы вести в нем «всю бухгалтерию», причем включая бухгалтерский баланс, а не только, например:

• вспомогательные расчеты;
• регистры управленческого учета.

Теоретически такой подход имеет право на существование, ведь с 2013 года первичную документацию можно разрабатывать самостоятельно (за некоторыми исключениями). Более того, заявления о преимуществах ведения бухгалтерии вручную можно найти даже на весьма уважаемых форумах, участники которых в целом не испытывают восторга от подобных идей, так как – это:

• большой объем монотонной утомительной работы;
• многократное увеличение нагрузки бухгалтера.

Увеличение трудозатрат означает не только повышение заработной платы бухгалтера, но и погрешности в учете из-за пресловутого человеческого фактора. Ведение бухгалтерии вручную:

• повышает риск ошибок в документации;
• гарантирует долгие поиски нужного документа в кипах бумажных носителей, когда необходима оперативность (например, в случае налоговой проверки);
• не позволяет использовать бухгалтерскую информацию для нужд управленческого учета из-за отсутствия ее систематизации.

По сути идея сэкономить на современных бухгалтерских программах актуальна лишь для компаний с 10-15 фактами хозяйственной жизни в месяц. В противном случае будет сложно соблюсти все требования российского законодательства к бухгалтерскому учету.

Требования к бухгалтерскому учету

Основная задача бухгалтера – отразить все факты хозяйственной жизни компании в хронологической последовательности. Казалось бы, вполне посильная задача для тех, кто решил вести учет вручную. Тем не менее, когда приходит запрос по камеральной проверке, нужно показать не только хронологию, но и первичные документы, на основании которых были сделаны записи. И это – момент истины. Что-то исправлять уже поздно, а «первичку» нужно еще, как минимум, отсканировать (для отправки по ТКС).

При автоматизированном ведении бухучета есть возможность связать сканы первичных документов с бухгалтерскими проводками по их учету. Например, в 1С-WiseAdvice мы позаботились о том, чтобы каждый документ был:

• на своем месте;
• доступен в любой момент;
• правильно оформлен;
• не вызывал вопросов.

Такая оптимизация документооборота, позволяющая в сжатые сроки подготовить ответ по камеральной либо выездной проверке доступна в рамках услуги «Процессинг», которая входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов.

Кстати, первичные документы компания не только получает, но и должна формировать сама – для покупателей своих товаров (работ, услуг). При этом можно использовать:

• типографские бланки;
• бланки, скаченные из интернета,
• разработанные самостоятельно.

Любой из этих способов требует времени гораздо больше, чем заполнение в бухгалтерской программе. Не говоря уже о том, что в программу данные достаточно внести только один раз. Далее автоматически произойдет все остальное:

• обязательная для большинства двойная запись;
• формирование различной аналитики;
• пополнение номенклатур;
• записи в Книгу учета доходов и расходов (даже на УСН есть свои «фишки», которые требуют хотя бы минимальной автоматизации).

Формируя записи вручную (даже с учетом возможности связи листов Excel между собой), бухгалтер должен быть уверен, что, например, оплата товара будет учтена на листах, отражающих:

• безналичные (наличные) платежи – в разрезе покупателей;
• расчеты с покупателями – в разрезе оплат (кроме того, должна быть аналитика по отгрузкам и номенклатурным позициям);
• суммы налогов.

Конечно, оперативность – не главное требование к бухгалтерскому учету. И все же непонятна готовность некоторых бухгалтеров вручную вбивать каждую банковскую операцию. Ведь можно за несколько секунд закачать выписку, которая будет разнесена на счета бухгалтерского учета в полуавтоматическом режиме.

К чему приводят попытки сэкономить на ПО

Если первичную документацию просят только покупатели, то акт сверки может запросить любой контрагент. Те, кто ведет учет в бухгалтерских программах, формируют акт сверки буквально за секунды.

Учет вручную означает, что для сверки компания, скорее всего, будет использовать выборку или, еще хуже, бухгалтер подпишет акт сверки, присланный поставщиком, не особо в него вникая. А в результате на компанию могут «повесить» долги, которых у нее нет.

Иногда, открыв небольшое подразделение компании, руководство решает, что для него дорого покупать лицензионное ПО и можно вести учет вручную, пока нет больших оборотов. Однако работа бухгалтера измеряется все же количеством учтенных фактов хозяйственной жизни, а не их денежной оценкой.

Учет, когда какие-то процессы автоматизированы, а какие-то нет, обычно называют «лоскутным». Связь между кусочками «полотна», которое должно быть единым, часто прерывистая. Такая схема работы приводит к разнобою в работе подразделений компании.

Бывает, что один бумажный документ в программе оперативного учета отражается двумя записями. А потом бухгалтерия сходит с ума, пытаясь понять, где же эта отгрузка. Или, наоборот: бумажных документов несколько (да еще и от разных дат), а менеджер сделал всего одну запись.

Соответственно, бухгалтеру приходится сидеть и на калькуляторе суммировать все эти документы, чтобы вычислить, где же эти данные в программе оперативного учета. В результате желание владельца бизнеса оптимизировать ручной труд в компании оборачивается тем, что количество ручного труда только растет. Потому что фактически каждая ситуация требует:

• разбирательств, исправлений, корректировок;
• общения между менеджерами и бухгалтерами, а также с контрагентами, госорганами и прочими.

А ведь ответственность за корректность бухгалтерской отчетности лежит на руководителе компании и отвечать в случае чего придется ему.

Как удешевить расходы на ПО

Из-за большой вероятности ошибок любой «лоскутный» учет в итоге обходится компании гораздо дороже, чем учет в единой системе – например, 1С. С другой стороны, приобретение даже стандартной коробки 1С для бухгалтера, который привык вести учет вручную, либо в малоизвестной, а может и вовсе рукописной программе, означает еще и расходы на обучение бухгалтера работе с ПО. Это – и время, и деньги.

В такой ситуации, возможно, стоит задуматься о переводе бухучета на аутсорсинг?

Отметим, что 1C-WiseAdvice предоставляет доступ к надежному, проверенному временем ПО 1C и уникальной запатентованной системе обработки первичной документации. На основе корректной информации, собираемой в электронные базы данных, наши специалисты (равные по уровню квалификации главным бухгалтерам):

• ведут учет;
• правильно, без задержек и переплат, рассчитывают налоги и составляют отчетность.

Более того, наши клиенты получают гарантию, защищающую их от штрафов налоговой. Ведь мы настолько уверены в работе своих специалистов, что страхуем результаты их работы на 100%. Причем страховка действует на все время, в течение которого налоговики могут проверить нашу работу, даже если договорные отношения с клиентом уже расторгнуты.

Источник

Бухучет с нуля за 25 минут для бамбуковой выхухоли

Не удивляйтесь, дорогие мои читатели блога Финвер! Я знаю, что Вы знаете основы бухучета!
А как же! Вы же у меня финансовые директора, собственники бизнеса и бухгалтеры! Улыбнулись, мои таланты? Да-да, я всех помню, люблю и благодарю за обратную связь!

А теперь внимание, вопрос:

Итак, давайте начнем. В бухучете есть:

1) свой язык — это план счетов и бухгалтерская терминология ,
2) свой закон — это двойная запись,
3) и свои правила, которые устанавливаются государством.

Сейчас мы все это по-порядку рассмотрим. Начнем с главного понятия в бухучете, ради которого этот учет и существует: актив . Какая у Вас ассоциация?
Имущество! Да, имущество — это активы! Бухгалтерский термин АКТИВ понятен каждому.
Обратите внимание, что, впервые употребив слово актив, я выделила его красным. Так я буду делать и далее, впервые употребляя специальные бухгалтерские термины в этой статье.

Для того, чтобы показать перечень активов организации, в бухучете принято использовать план счетов (цифровые коды). Например,

01 — оборудование (или основные средства — это бухгалтерский термин),
10 — материалы,
41- товары,
50 — наличные деньги,
51 — деньги на расчетном счете.

1. План счетов иногда изменяют. Наш план счетов введен с 2001 года, до этого был другой план счетов и коды были другие. С 1 января 2001 года всё поменяли и бухгалтерам пришлось срочно переучиваться.

2. Наш план счетов — не единственный. Этот план счетов предназначен для коммерческих организаций, а банки и бюджетники используют свои планы счетов.

Наша компания приобрела акции ОАО «Бонолит» на сумму 1300000 рублей.

Зайдите в план счетов и найдите, на каком счете бухгалтерского учета их учесть?

Здесь есть небольшой уставный капитал, который владелец компании внес при регистрации, прибыль и большая задолженность перед поставщиками. Можно сказать, что почти все товары, которые имеются у компании, поставщик дал в долг. Деньги нужно будет вернуть.

Обратите внимание, что имущество и источники этого имущества равны по сумме.

Если отразить их в двухсторонней таблице, то мы получим бухгалтерский баланс . Слева — имущество компании ( актив ), справа — источники формирования этого имущества ( пассив ).

Управленческий баланс, по своей природе, ничем не отличается от бухгалтерского, просто он составлен для собственника и включает в себя данные сразу по нескольким компаниям.

Однако, у финансового директора он почему-то не сходится.

Имеются следующие данные: Основные средства — 100 000, материалы — 10 000, товары — 1 200 000, долг перед поставщиком — 60 000, прибыль за текущий год — 50 000, долг перед банком по краткосрочному кредиту — 600 000.

Составьте баланс! И не забудьте проставить счета по плану счетов.

А дело вот в чем. Активы и пассивы обязательно равны, по другому быть не может, ведь пассивы — это источники формирования активов, а ниоткуда имущество появиться не может.
Раз у нас есть активы, а пассивов меньше, значит просто у нас не хватает информации о каких-то пассивах на сумму 600 тыс (1310 — 710).
Что это может быть? Если никаких других долгов перед сторонними компаниями больше нет нет — это собственный капитал.

Собственный капитал включает в себя следующие статьи:
80 — Уставный капитал,
84 — Прибыль прошлых лет,
99 — Прибыль текущего года.

Обычно, при составлении управленческого баланса очень легко собрать всю информацию об имеющихся активах и о долгах, но вот капитал. капитал становится проблемой: учредители не могут (или не хотят) сказать сколько вложили денег. Размер накопленной прибыли с начала деятельности компании также неизвестен или не точен.
Ну и ладно! Мы просто посчитаем итог по статье капитал на эту дату, которая будет считаться «точкой отсчета» и этого будет достаточно, чтобы начать вести управленческий учет правильно!
В дальнейшем мы всегда сможем выделить, как минимум, 2 показателя: накопленный капитал на выбранную «точку отсчета» и прибыль за период, начиная с «точки отсчета».
Нам неизвестны первые два показателя собственного капитала: уставный капитал и прибыль прошлых лет. Логично предположить, что в сумме эти два показателя дают 600 тыс. Да, без дополнительной информации разделить уставный капитал и прибыль нельзя, но показать одной строчкой — МОЖНО!
Вот так будет выглядеть правильный управленческий баланс:

Это не важно, смогли Вы решить задачу сразу или нет, важно то, что Вы в итоге поняли решение.
А еще это реальный и очень полезный прием, который пригодится на практике. Теперь Вы можете легко решить проблему, которая в 99%(. ) случаев возникает при составлении управленческого баланса.

Если Вам понравилось думать над этой задачей, я предложу Вам следующую, а она еще сложнее.

Источник

Ведение бухгалтерского учета ручным способом

Бухгалтерский учёт — это система непрерывного сбора, документирования и обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах.

Зачем нужен бухучёт

Пока бизнес некрупный, кажется, что всю информацию о денежных потоках и обязательствах возможно удержать в голове или достаточно записывать самое важное в тетрадку, а вести бухучёт бессмысленно. Это в какой-то мере правда: чем меньше бизнес и количество сделок, тем проще отслеживать операции. Но грамотный бухгалтерский учёт позволяет не только фиксировать факты хозяйственной жизни. Благодаря ему можно:

• Оценить реальное финансовое положение предприятия
• Контролировать работу компании и выявлять расхождения с прогнозами
• Находить резервы
• Определять выгодные и убыточные операции
• Следить за соответствием деятельности нормам законодательства
• Вовремя сдавать отчётность, соблюдая график

Согласно закону 402-ФЗ, бухучёт могут не вести ИП и филиалы иностранных компаний — все остальные предприятия обязаны это делать и сдавать конкретные формы отчётности в налоговую.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья – это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана . Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ — отчёт о прибыли и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в Налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании средств и пояснения к отчетности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Что такое упрощённый бухучёт

С 2013 года, согласно п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ, малые предприятия имеют право вести бухучёт в упрощённой форме.

Напомним, что бизнес считается малым, если его годовой доход не более 800 млн рублей, численность сотрудников — не более 100 человек, доля участия государства и фондов в уставном капитале — не более 25%, а доля других юрлиц — не более 49%.

Суть упрощённого бухучёта раскрыл Минфин России в Рекомендациях по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления бухотчетности. Документ предлагает малому бизнесу 3 варианта упрощённого бухучёта: его полную форму, сокращённую и самую простую.

Полный вариант упрощённого учёта рекомендован предприятиям, которые сталкиваются с большим количеством разноплановых хозяйственных операций. Он предполагает использование сокращённого плана бухгалтерских счетов, в котором родственные счета объединены в один. А также этот способ позволяет исправлять ошибки в текущем периоде отчётности. Шаблоны регистров, которые можно применять при такой форме упрощённого учёта, приведены в виде приложений к Рекомендациям.

Сокращённая форма упрощённого учёта предполагает всё то же, что и полная, но также позволяет вести вместо нескольких регистров всего один — журнал учёта фактов хозяйственной жизни. Образец журнала тоже есть в приложении к документу Минфина.

Самая простая форма упрощённого учёта рекомендована только микропредприятиям — компаниям, у которых не более 15 работников, а годовой доход — не более 120 млн рублей. Этот способ ведения бухучёта позволяет отказаться от двойной записи с указанием дебета и кредита. И вести только книгу учёта фактов хозяйственной жизни по группам статей документов отчётности так называемым. Такой метод бухучёта называется кассовым.

Все 3 формы подразумевают и упрощённую бухгалтерскую отчётность: малые предприятия обязаны предоставить налоговой только бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — без приложений.

Тем не менее, не все малые предприятия могут вести упрощённый бухучёт. Это запрещено для:

• организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
• жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов;
• микрофинансовых организаций;
• компаний госсектора и политических партий;
• адвокатских бюро и нотариальных палат;
• НКО, выполняющих функции иностранных агентов.

Как обойтись без бухгалтера

Если вы пока не можете взять опытного специалиста в штат, есть другие способы справляться с бухучётом.

Если вы ИП, можно не вести бухгалтерский учёт и ограничиться финансовым, который позволит отслеживать денежные потоки.

Если вы ООО, удовлетворяющее критериям малого бизнеса, попробуйте вести учёт самостоятельно — пройдите краткосрочные бухгалтерские курсы или используйте специальные программы, не требующие особых экономических знаний. Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период использования и варианты решений для бизнеса на выбор. Например, у Бухгалтерии Сбербанка их три.

Если вы применяете несколько налоговых режимов, бухучёт будет сложным — в данном случае желательна квалифицированная помощь. Наймите стажёра-операциониста, который сможет обрабатывать первичную документацию, или отдайте ведение бухучёта на аутсорсинг, или используйте разное ПО для операций по каждому режиму. Затраты на эти услуги окупятся сполна.

Как выбрать программу для бухучёта

Идеального программного обеспечения, которое подошло бы и лавке по продаже орехов, и оконной фабрике, не существует. Выбирая программу, подумайте, что она должна уметь и каким запросам соответствовать. Вот перечень параметров, которые стоит учесть:

• подготовка отчётности в соответствии с налоговым спецрежимом и организационно-правовой формой;
• возможность синхронизации с кассовым аппаратом;
• возможность запуска на разных устройствах, включая мобильные;
• наличие напоминания о сроках отчётности;
• умение формировать отчёты в цифрах и графиках;
• степень сложности в обращении;
• стоимость.

Программы, рассчитанные на неспециалиста, легче в использовании: они дают подсказки, формируют отчёты по готовым схемам и упрощают анализ финансовых данных.

Как составить учётную политику

Учётная политика — это подробная инструкция по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Составляет её, как правило, бухгалтер, а одобряет и закрепляет соответствующим приказом — руководитель компании. Если учётная политика разработана грамотно, благодаря ей в случае увольнения бухгалтера дела с лёгкостью сможет продолжить новый специалист или сам руководитель.

Перечень положений учётной политики зависит от вида деятельности компании, выбранного налогового режима и того, упрощённый учёт применяется или полный. Но — в части бухгалтерского учёта — в учётной политике должно быть указано следующее:

• Лицо, ответственное за ведение бухучёта;
• Какой способ ведения учёта выбран: упрощённый, сокращённый или простой, бумажный или электронный;
• Рабочий план счетов;
• Формы первичной документации и регистров;
• Порядок учёта доходов и расходов;
• Положение об основных средствах компании и порядок их оценки, инвентаризации и перерасчёта;
• Порядок учёта и оценки товарно-материальных ценностей, товаров и готовой продукции;
• Порядок внесения исправлений и критерии ошибок;
• Перечень нормативных документов: применяемые положения бухгалтерского учёта (ПБУ), Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ.

Шаблоны реестров и первичной документации, если они разработаны компанией самостоятельно и отличаются от унифицированных, оформляются в виде приложений к политике.

Для создания учётной политики, включающей бухгалтерский и налоговый разделы, можно использовать платные или бесплатные конструкторы, которые легко найти через интернет-поисковики. Как правило, такие сервисы умеют подстраиваться под применяемый налоговый режим и даже совмещение режимов. Главное, убедитесь в том, что используемый конструктор учитывает актуальные требования законодательства, а если есть возможность — обратитесь за разработкой документа к профессионалу.

Учётная политика едина для всех структурных подразделений бизнеса. По мере необходимости документ можно дополнять новыми положениями, а вот менять позволено всего 1 раз в год. И только в 3 случаях: если изменилось законодательство или условия хозяйствования (например, виды деятельности), а также если выбраны другие способы ведения бухучёта.

Источник