Валовый способ нумерации это
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за . год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Источник
Архив города Осинники
Обращение к ответственным за ведение архивов в организациях
Вам поручено важное дело по комплектованию и обеспечению сохранности документов организации. Распоряжением Главы города Ваши организации включены в источники комплектования муниципального казенного учреждения «Архивное управление администрации Осинниковского городского округа».
В городской архив организация предоставляет:
- приказ руководителя о назначении ответственного за архив;
- положение об архиве организации;
- положение об экспертной комиссии;
- историческую справку;
- инструкцию по делопроизводству;
- номенклатуру дел.
В организации в процессе делопроизводства, а также в процессе подготовки дел для передачи на постоянное хранение проводится экспертиза ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного хранения (приложение 1), временного (свыше 10 лет) и по личному составу (приложение 2), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 3).
В городской архив передаются только дела постоянного хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку и переплет дела;
- нумерацию листов дела (в правом верхнем углу карандашом);
- составление листа-заверителя (приложение 4);
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Документы, составляющие дела, переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 5).
Установлены следующие предельные сроки хранения архивных документов в организациях:
- органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения — 5 лет;
- документы по личному составу — 75 лет.
Таким образом, в архиве Вашей организации дела по личному составу хранятся 75лет с момента их окончания, а дела постоянного хранения по истечении 5 лет хранения в организации необходимо передать в городской архив.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу и электронных копий составляются по окончании календарного года после систематизации дел, и также предоставляются на утверждение в городской архив.
По всем вопросам, связанным с ведением архива в Вашей организации, Вы можете обращаться в МКУ «Архивное управление администрации Осинниковского городского округа» по адресу: г. Осинники, ул. Революции, 3, тел 4-33-17 или по электронному адресу: postoyanka.ar2013.@yandex.ru
О требованиях к систематизации дел постоянного хранения и порядке их систематизации в описи № 1
- Все организации, которые входят в источники комплектования архивного управления, должны сдавать опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 дел по личному составу и опись электронных копий дел постоянного хранения.
- На постоянное хранение принимаются приказы по основной деятельности, штатное расписание, планы работы, отчеты о проделанной работе и т.д. (Согласно «Правилам работы архивов организаций»,М., 2002г.)
- Характерные ошибки, допускаемые при составлении описи № 1.
- В левом верхнем углу указать наименование организации, затем на одном уровне с грифом «УТВЕРЖДАЮ» — номер фонда, номер описи, название описи, период, за который составлена опись.
- Название граф набирается с заглавных букв.
- Дату 2001 года печатать четырьмя знаками — 01 — неправильно ;
- В графе № 4 «Дата» при написании даты цифровым способом букву «г» не печатать.
- Вид документа «ОПИСЬ» печатать заглавными буквами.
- Не загромождать заголовки дел названием организации:
- ПРАВИЛЬНО: План работы на 2003 год
- НЕ ПРАВИЛЬНО: План работы горкома профсоюза на 2003 год
- В заголовках дел плановой документации следует указывать предлог НА год, отчеты. ЗА .
- На новом листе НЕЛЬЗЯ начинать заголовок со слова ТО ЖЕ , необходимо заголовок приводить полностью.
- Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНА. СОГЛАСОВАНО печатать прописными буквами. Если УТВЕРЖДЕНА, то протоколом, если УТВЕРЖДЕНО, то протокол
- Не рекомендуется составлять итоговую запись на отдельном листе, ей должен предшествовать заголовок, либо печатать на обороте листа.
- В реквизите «ПОДПИСЬ» инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
- ПРАВИЛЬНО: В.Т. Иванова
- НЕ ПРАВИЛЬНО: Иванова В.Т.
Хотелось бы напомнить Вам о наших требованиях к ведению документов по личному составу. Остановлюсь только на тех видах документов, которые мы принимаем на хранение и используем для исполнения социально-правовых запросов.
Приказы по личному составу. В приказах о приеме и переводе работника обязательно указывайте полное и правильное название должности, особенно если условия труда человека этой профессии предполагают в дальнейшем льготное пенсионное обеспечение. Если человек переводится временно, то обязательно оговаривается период пребывания в этой должности. На приказах обязательно должны стоять дата и номер, подпись руководителя.
В дело входят приказы на прием, перевод и увольнение. Подшиваются документы по порядку, начиная с января по декабрь. Нумерация страниц валовая. Срок хранения документов 75 лет ЭПК.
Личные карточки работников. В личной карточке должны быть правильно записаны по паспорту Ф.И.О. работника, дата рождения. На оборотной стороне обязательно записываются все перемещения работника. Четко ставятся даты, номера приказов, на основании которых человек был принят, переведен и уволен. Не забывайте записывать: с какого числа человек вернулся на прежнюю должность после временного исполнения обязанностей. Обязательно указывайте, с какого и по какое число человек находился на курсах повышения квалификации, в отпуске без содержания, учебном, декретном, по уходу за ребенком.
Подшиваются по году увольнения и по алфавиту. Составляется внутренняя опись. Нумерация страниц валовая. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Личные дела уволенных работников. Документы систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий (это обычно касается временных работников или обслуживающего персонала). Либо каждое личное дело формируется отдельно в этом случае нумерация документов по мере поступления. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Лицевые счета работников. Сейчас это все компьютеризованно, особых проблем с ними у нас нет. Единственное систематизируйте их в дела по отделам, участкам, внутри их — по алфавиту. Если же у Вас принято обозначать на лицевом счете денежный или табельный номер, группируйте счета по порядку, а какой у конкретного человека номер, проставляйте на личной карточке работников.
Акты формы Н-1. должны быть заполнены в соответствии со специальной инструкцией, обязательно должны быть подписаны руководителем предприятия и поставлена четкая печать.
Ведомости начисления заработной платы (лицевые счета); Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях; Трудовые договоры (контракты, трудовые соглашения); Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений и постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий в организации систематизируются по году и алфавиту фамилий. Нумерация страниц валовая. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Документы перечисленные выше входят в Опись №2 — это опись документов по личному составу с длительным сроком хранения.
Еще до составления описи с отобранными и сформированными делами необходимо выполнить комплекс технических работ.
Подшивка дел: перед подшивкой или переплетом документы систематизируют. Дело не должно быть толще 2,5 см (это соответствует 250 листов).
Нумерация листов: Для лучшей сохранности документов и закрепления порядка их расположения все листы дела (кроме листов внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
На последнем листе составляется заверительная надпись дела.
Уточнение заголовка: Заголовки дел определяются еще на стадиях составления номенклатуры и формирования дел. Если номенклатура составлена правильно, и заголовки в ней продуманы и точно сформулированы, то их можно брать за основу при оформлении обложек архивных дел.
Внутренняя опись составляется для учета документов и облегчения поиска. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и должности, указывается дата составления.
Подшитые, пронумерованные и оформленные дела готовы для составления описи. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел. Рассмотрим подробнее содержание граф.
Номер по порядку: порядок нумерации дел в описи — валовый. Дела вносятся в опись под самостоятельными номерами. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером.
Заголовок: переносится с обложки дела. Если в описи идет один за другим несколько одинаковых заголовков, то первый пишется полностью, а все остальные обозначаются словами «То же». На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Крайние даты и количество листов переписываются с обложки дела.
Примечание: Это графа используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.
После составления описи нужно сосчитать количество дел и в конце нее сделать итоговую запись, в которой указываются фактическое количество дел, первый и последний номера дел, отражают особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.д.). Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления описи.
Описи составляются ежегодно в двух экземплярах. Приносится в архив на согласование. Один экземпляр хранится в архиве, другой — в учреждении. В случае реорганизации или ликвидации предприятия по этим описям дела передаются в архив.
Составление исторической справки учреждения
В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду.
Историческая справка включает в себя историю возникновения организации, названия организации — предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
- дата создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;
- название организации — преемника;
- задачи и функции организации и их изменения;
- прекращало ли временно организация свою деятельность (когда, на какой период, в связи с чем);
- структура организации и ее изменения;
- сведения о сохранности документов по личному составу (сколько папок и за какие годы сохранились, утеряны, причина утраты);
- передавались ли ранее документы по личному составу в архив.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации.
Источник
