Уведомление любым доступным способом это как

Уведомления

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

• Прием на работу иностранного гражданина.
• Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

• Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
• Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
• Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
• Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

• Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
• Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
• Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
• Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

• О собрании кредиторов или аукционеров.
• О переходе на УСН.
• Об изменении названия компании.
• О смене гендиректора.
• Об изменении юридического адреса.
• О смене реквизитов.
• Об изменении размеров ЗП.
• Об отпуске.
• О погашении задолженностей.
• О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Источник

Как спроектировать систему уведомлений. Пошаговая инструкция с примерами

Сложно представить современный сервис без комплексной системы уведомлений. Нам заботливо сообщают, что кто-то из друзей оценил фотографию, курьер с долгожданной пиццей уже в пути, а такси приехало к дому.

В системах управления работой роль уведомлений становится критически важной, поскольку глубоко встраивается в рабочий процесс команды. Как брошенный из рук в руки мячик, уведомления своевременно сообщают об изменениях в задачах, призывают к выполнению своей части работы и подсказывают важную информацию.

Ниже я поделюсь своим опытом системного подхода к проектированию уведомлений. Как обнаружить и учесть все ситуации, чтобы сделать продукт полезнее для пользователей и сохранить ресурсы вашей команды?

Шаг 1: Определяем участников процесса

Рассмотрим классическую историю из жизни маркетингового агентства:
Арт-директор Энтони очень спешит: его компания скоро выпускает на рынок новый продукт, поэтому промо-баннеры необходимо сдать к концу недели. Дизайнер Джонни уже завершил всю работу, но, чтобы ее приняли, макеты нужно обязательно утвердить с менеджерами проекта.
Поэтому Энтони ставит задачу на утверждение со сроком выполнения до пятницы и дописывает пояснение: «Пожалуйста, утвердите баннеры для кампании».

Рассмотрим подробнее, кто принимает участие в системе:

1. Дизайнер — исполнитель задачи. Пусть его работа уже выполнена, но ему важно знать результат: макеты приняли или возвращают на доработку.
2. Арт-директор — принимает выполненную работу и утверждает ее с менеджером-заказчиком. Ему важно следить за ходом голосования и быстро принимать тактические решения.
3. Менеджеры — получают готовую работу на утверждение. Им важно понимать, что их просят проверить и как срочно нужно рассмотреть задачу. И, конечно, принять решение с возможностью его прокомментировать.

Для построения модели уведомлений выделим абстрактные роли, задействованные в системе:

1. Исполнитель — один или группа людей, на которых назначена задача. Определяется полем «Исполнители» в задаче.
2. Инициатор — пользователь, запустивший процесс утверждения.
3. Утверждающий — один или группа пользователей, назначенных на утверждение.

Часто в системе могут быть неявные роли, о которых не стоит забывать. Например, если требуется высылать уведомления о состоянии происходящего процесса, то полезно будет ввести роль «Робот» — сообщения пользователям от лица вашего продукта.

Старайтесь ограничить этот список. Чем сложнее систему ролей вы построите, тем труднее пользователям будет понять, по какой логике она работает.

Шаг 2: Строим таблицу «Событие — Уведомление»

Строим каркас

Чтобы спроектировать уведомления системно и наглядно, построим таблицу. Каркас будет состоять из двух частей:

Левая колонка. Сюда будем записывать возможные события в процессе утверждения по ролям. Именно они будут вызывать отправку уведомлений. Не все роли на практике могут влиять на систему. Например, «Исполнитель» в нашем примере является просто наблюдателем, поэтому в левую колонку его можно не добавлять. Итого, получаем три секции:

1. Инициатор — действия инициатора от запуска утверждения до его окончания;
2. Утверждающий — принятие решения и комментарии к нему;
3. Робот — события по состоянию системы.

Верхняя строка. Сюда мы запишем роли, которые должны получать уведомления. На практике используют также разные каналы связи, например, push-уведомления или смс. Для простоты рассмотрим только один канал связи «Входящие» — персональную ленту уведомлений:

1. Утверждающий
2. Исполнитель
3. Инициатор

Таблицу удобнее всего вести в Google Sheets. Помимо мощной функциональности ей будет удобно делиться с вашей командой и другими отделами, которым понадобится эта информация. Например, со Службой Поддержки пользователей.

Делитесь ссылкой с правами доступа «Комментирование». Так команда получит возможность обсуждать события в комментариях к ячейкам и никто, кроме вас, не сможет изменить или стереть их.

Заполняем события

Когда каркас таблицы готов, начинаем заполнять левую колонку всеми событиями, которые может совершить пользователь в утверждении. Необходимо для каждой роли оценить каждое состояние интерфейса и выписать доступные действия. На данном этапе придерживайтесь нескольких советов:

1. Выписывайте односложные события, где это возможно. Если поторопиться с группировкой, можно потерять часть простых событий, сразу усложнить формулировки и лишиться наглядности таблицы.
2. Учитывайте логическую модель системы. Некоторые события, в зависимости от контекста, могут приводить к разным результатам. Например, если мы удаляем последнего утверждающего из активного процесса, помимо события удаления само утверждение должно отмениться.
3. Не бойтесь дубликатов. Для некоторых ролей события могут повторяться. Например, инициатор и любой пользователь с правами могут изменять дату исполнения. Пусть это увеличит таблицу, но поможет лучше описать систему доступных для всех и уникальных для каждой роли действий.

Шаг 3: Определяем принципы получения уведомлений

События готовы, но, прежде чем добавлять уведомления, полезно определить принципы их получения по ролям. Они пригодятся для того, чтобы спроектировать только актуальные списки для каждой роли и не заваливать пользователей излишней информацией. В этом помогут результаты пользовательских интервью, исследования подобных продуктов, а также концептуальные решения, положенные в систему.

В нашей модели утверждения выделим следующие принципы:

1. Инициатор — получает уведомления о решениях утверждающих и обо всех изменениях, которые кто-либо вносит в его процесс.
2. Утверждающий — получает уведомления о старте нового утверждения со своим участием и всех значимых изменений процесса.
3. Исполнитель — является наблюдателем. Узнает о старте утверждения, вынесенных решениях и его окончании.

Запишите эти принципы для каждой роли в строках получателей. Удобно указать их комментариями к ячейкам. С развитием системы принципы помогут держаться одного курса.

Шаг 4: Заполняем уведомления

Наконец, можно приступать к созданию самих уведомлений. Проходите последовательно от события из левой колонки по ячейкам каждой роли получателя. Придерживайтесь следующих правил:

1. Старайтесь переиспользовать формулировки или их одинаковые части. Так уведомления получатся более консистентными. Если вы делаете международный продукт, это облегчит работу команде локализации.
2. В строках уведомлений выделяйте переменные данные среди основного текста. Например, «ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ: изменил дату исполнения на ДАТА». Так разработчикам будет легче работать с вашими строками.
3. Не забывайте о правилах хороших уведомлений: краткие формулировки, максимум полезной информации, тон в соответствии с вашим брендом, выбранные принципы получения. Постарайтесь протестировать заранее длину строк в интерфейсе вашего продукта или мобильных пуш-уведомлениях — некоторые формулировки могут сложно считываться или обрезаться многоточием.
4. Ставьте прочерки там, где уведомления не должны отправляться. Когда проект занимает длительное время, легко запутаться, где вы еще не заполнили таблицу, а где решили, что их не должно быть. Это также снимет вопросы команды.

По ситуации введите цветовое кодирование в ячейках и зафиксируйте его в виде легенды в шапке таблицы. Например: черный текст — черновик строки, зеленый текст — строка проверена и готова к работе, красный текст — есть проблемы реализации и подробности в комментариях ячейки.

Шаг 5: Дорабатываем события

После заполнения всех ячеек таблицу стоит доработать:

1. Привести все подобные строки к одному виду. Иногда бывает, что в большом списке одинаковые по смыслу части отличаются: немного разные падежи, предлоги, глаголы-синонимы.
2. Добавить формулировки для массовых событий, где это возможно, чтобы сократить количество штучных уведомлений. Например, «ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ: Добавил в утверждение N файлов»
3. Добавить новые уникальные строки на замену группам последовательных действий. Например, вместо удаления утверждающих с последующим добавлением других можно сделать событие «Заменил утверждающего с УТВЕРЖДАЮЩИЙ на УТВЕРЖДАЮЩИЙ»
4. Обсудить все уведомления с командой разработки. Архитектура продукта может не позволить реализовать некоторые ваши идеи, даже если выглядят они просто и логично. Чем раньше вы покажете черновик вашему бэкэнд разработчику, тем больше времени сэкономите в дальнейшей разработке.

Заключение

Даже самые сложные сценарии могут стать наглядными и удобными в разработке, если подойти системно и придерживаться выбранных принципов. Грамотно спроектированная таблица уведомлений поможет дизайнеру сделать продукт полезнее и понятнее для пользователей. Команде — не тратить лишние ресурсы на понимание задумки и всех деталей, а сконцентрироваться на качестве реализации.

Несколько полезных советов для дальнейшей работы с таблицей:

1. Для разных сценариев продукта используйте отдельные страницы таблицы. В ней будет легче ориентироваться и находить нужные места.
2. Проведите команде разработки презентацию. Объясните логику и принципы ее построения. Ответьте на вопросы, чтобы у всех было одинаковое понимание в работе.
3. Если в вашем продукте работают с уведомлениями другие дизайнеры, внедрите подход и используйте общую таблицу. Так все события сохранятся в одном месте, и будет видна общая картина.

Источник

Уведомление любым доступным способом это как

Обзор судебной практики по вопросам извещения лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении

I. Основные положения об извещении лиц, участвующих в деле об административном правонарушении

В силу статьи 25.15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) лица, участвующие в производстве по делу об административном правонарушении, а также свидетели, эксперты, специалисты и переводчики извещаются или вызываются в суд, орган или к должностному лицу, в производстве которых находится дело, заказным письмом с уведомлением о вручении, повесткой с уведомлением о вручении, телефонограммой или телеграммой, по факсимильной связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату.

Данная норма направлена на соблюдение правовых гарантий защиты лица, привлекаемого к административной ответственности.

Цель направления уведомления — это извещение лица, привлекаемого к административной ответственности, о факте составления и подписания протокола об административном правонарушении, о дате, времени и месте составления названного протокола или рассмотрения дела об административном правонарушении в целях обеспечения ему процессуальных гарантий прав лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении.

Исходя из статьи 25.15 КоАП РФ в извещении должны указываться следующие сведения:

— о лице, которому такое извещение направлено;

— адрес — для гражданина и индивидуального предпринимателя — это место его жительства, для юридического лица — место нахождения юридического лица, определяемое на основании выписки из единого государственного реестра юридических лиц;

— о времени и месте составления протокола об административном правонарушении или рассмотрения дела об административном правонарушении.

Следовательно, КоАП РФ не устанавливает требований к содержанию извещения, кроме как, указания лица, которому такое извещение направлено, адреса, времени и места составления протокола об административном правонарушении (рассмотрения дела об административном правонарушении).

Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в пункте 24.1 Постановления от 02.06.2004 N 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» (далее — Постановление Пленума ВАС РФ N 10) разъяснил, что КоАП РФ не содержит оговорок о необходимости направления извещения исключительно какими-либо определенными способами. Следовательно, извещение не может быть признано ненадлежащим лишь на том основании, что оно было осуществлено каким-либо иным способом (например, путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи).

Также надлежит иметь в виду, что не могут считаться не извещенными лица, отказавшиеся от получения направленных материалов или не явившиеся за их получением несмотря на почтовое извещение (при наличии соответствующих доказательств).

В пункте 6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» содержатся сходные разъяснения: поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено (судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п., посредством СМС-сообщения, в случае согласия лица на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату).

При разрешении споров об исполнении административным органом обязанности извещения организации при уведомлении ее представителя необходимо учитывать, что законными представителями юридического лица являются его руководитель, а также иное лицо, признанное в соответствии с законом или учредительными документами органом юридического лица (часть 2 статьи 25.4 КоАП РФ). Вместе с тем КоАП РФ допускает возможность участия в рассмотрении дела об административном правонарушении лица, действующего на основании доверенности, выданной надлежаще извещенным законным представителем, в качестве защитника. Доказательством надлежащего извещения законного представителя юридического лица о составлении протокола может служить выданная им доверенность на участие в конкретном административном деле. Наличие общей доверенности на представление интересов лица без указания на полномочия по участию в конкретном административном деле само по себе доказательством надлежащего извещения не является (пункт 24 Постановления Пленума ВАС РФ N 10).

Ниже приводится обзор выводов судов, изложенных в решениях конкретных дел, по вопросам извещения лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении, а именно:

— споры о способе осуществления извещения лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении;

— неисполнение/ненадлежащее исполнение административным органом обязанности по извещению лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении:

— несоблюдение порядка оказания услуг почтовой связи по доставке и вручению почтовых отправлений;

— некорректный адрес направления извещения;

— недостатки содержания уведомительных документов, не заблаговременность направления и доставки извещения;

— споры об исполнении обязанности извещения организации при уведомлении ее представителя.

II. Выводы судов

1. Споры о способе осуществления извещения лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по субъекту РФ (административный орган) обратилось в суд с заявлением о привлечении арбитражного управляющего Арслановой Л.М. к административной ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 14.13 КоАП РФ, за несоблюдение арбитражным управляющим требований пункта 7 статьи 12, пункта 4 статьи 13, пункта 1 статьи 143 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Заявление удовлетворено, арбитражному управляющему назначено наказание в виде штрафа.

Признавая, что Управление (административный орган) приняло необходимые и возможные меры для уведомления арбитражного управляющего о времени и месте составления протокола о совершении административного правонарушения, ответственность за которое установлена в части 3 статьи 14.13 КоАП РФ, и обеспечения ему возможности реализовать права и гарантии, предусмотренные статьей 28.2 КоАП РФ, суд исходил из того, что при решении вопроса о том, имело ли место надлежащее извещение лица о составлении протокола, следует учитывать, что КоАП РФ не содержит оговорок о необходимости направления извещения исключительно какими-либо определенными способами, в частности, путем направления по почте заказного письма с уведомлением о вручении или вручения его адресату непосредственно, следовательно, извещение не может быть признано ненадлежащим лишь на том основании, что оно было осуществлено каким-либо иным способом (например, путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи), и принял во внимание, что извещение о составлении протокола об административном правонарушении получено представителем арбитражного управляющего по доверенности, а также направлено по адресу, который указан в выписке из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, о времени и месте составления протокола административный орган уведомлял арбитражного управляющего и путем направления телеграммы по адресу, указанному в Реестре, организация, осуществлявшая доставку телеграмм, соблюдая требования к оказанию услуг телеграфной связи, неоднократно пыталась вручить телеграмму адресату, однако телеграмма не была доставлена, так как квартира была закрыта, адресат по извещению за телеграммой не являлся.

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по субъекту РФ (административный орган) обратилось в суд с заявлением о привлечении арбитражного управляющего Миненкова Д.С. к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 14.13 КоАП РФ.

В удовлетворении заявления отказано.

Суд кассационной инстанции, не согласившись с выводом суда апелляционной инстанции, отклонившего довод арбитражного управляющего о не извещении надлежащим образом о времени и месте составления протокола о совершении административного правонарушения, со ссылкой на то, что извещение о дате, времени и месте составления протокола об административном правонарушении управлением было направлено арбитражному управляющему почтой, по электронной почте, а также посредством SMS-уведомления на номер телефона арбитражного управляющего, указанный в деле о банкротстве, установил, что уведомление о месте и времени составления протокола не направлялось арбитражному управляющему по месту его регистрации, то есть административный орган не исполнил требования статьи 25.15 КоАП РФ; представленная административным органом с сайта предприятия «Почта России» информация не содержит сведений о вручении по состоянию на дату составления протокола об административном правонарушении арбитражному управляющему писем, направленных почтой.

Отправка же на номер телефона арбитражного управляющего SMS-сообщения не может быть признана надлежащим извещением, поскольку сведения о согласии арбитражного управляющего на извещение посредством SMS-сообщения в материалах дела отсутствуют; кроме того, поскольку в рассматриваемом деле направление уведомления по электронной почте и посредством SMS-сообщения не позволяет контролировать получение информации лицом, которому оно направлено, вывод суда апелляционной инстанции о надлежащем извещении арбитражного управляющего о месте, дате, времени составления протокола об административном правонарушении названными способами является ошибочным.

ООО «Ижемей» обратилось в суд с заявлением к службе государственного строительного надзора по субъекту РФ (административному органу) об оспаривании постановления о привлечении к административной ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 14.28 КоАП РФ.

В удовлетворении заявления отказано.

Вопреки позиции ООО «Ижемей» о том, что направление уведомления на электронный адрес не обеспечивает заблаговременное получение извещения о составлении протокола получателем и фиксирование извещения или вызова и его вручения адресату, суд установил, что уведомление о времени и месте составления протокола об административном правонарушении направлено получателю по электронной почте на электронный адрес ООО «Ижемей»: ijemei@mail.ru, который также указан получателем при подаче заявления в арбитражный суд. В подтверждение этому суд исследовал представленные скриншоты страниц из сети Интернет, из которых усматривается, что уведомление было действительно отправлено ООО «Ижемей».

ООО «Стройцентр» обратилось в суд с заявлением о признании незаконным и отмене постановления Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по муниципальному образованию в лице Отделения дорожного надзора отдела ГИБДД (административного органа) о привлечении к ответственности по статье 12.34 КоАП РФ в виде штрафа.

Источник