ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

С развитием информационных технологий наряду с понятием бумажного документа появилось понятие электронного документа.

Электронный документ— это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом.

В электронных документах содержатся информация, имеющая различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

1. идентификационный код источника;

2. электронная подпись автора документа;

3. код формы документа;

4. номер документа;

5. дата, время создания или модификации документа.

В традиционном бумажном документообороте авторство документа и его подлинность (аутентификация) подтверждаются рукописной подписью и печатью, поскольку текст документа и удостоверяющие реквизиты жестко связаны с материальным носителем. В электронных документах такой связи нет. Поэтому для установления подлинности автора электронного документа и отсутствия изменений, в полученном по каналу связи документе, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Согласно Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» ¾ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.

ЭЦП выполняет следующие функции:

· удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;

· не дает самому этому лицу возможности отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом;

· гарантирует целостность (неизменность) подписанного документа.

ЭЦП представляет собой несколько буквенно-цифровых символов, передаваемых вместе с электронным документом.

Способы создания электронных документов:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца;

2. Сканирование немашинного документа и преобразование в стандартный формат машинного документа;

3. Программный способ создания машинного документа, в т.ч. вставка в документ внедренных или связанных объектов (согласно технологии OLE);

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;

5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду.

На каждом предприятии создается свой документооборот –движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

· делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

Источник

Технология создания и обработки электронных документов

Цели изучения темы:

Получить представление о шаблонах и формах документов и возможности их использовании в контексте специальности; о макросах и их использовании при работе с документами.

Закрепить умения создавать сложные документы и подготавливать их к печати.

Закрепить понимание сущности понятий «шаблон документа», «форма документа». Обучить способам создания, изменения, сохранения и использования форм

Сформировать понимание сущности макросов. Обучить способам создания, хранения и использования макросов

Создание и обработка электронных документов

В современных условиях повсеместного внедрения и исполь­зования информационных технологий все сталкиваются с задачей подготовки многостраничных текстовых документов, напри­мер, рефератов, пояснительных записок к дипломным проектам, учебных пособий, диссертаций, монографий и т.п. Подобные документы имеют ряд схожих признаков, и к их оформлению предъявляются определенные требования. За­частую все они обладают сложной структурой: текст в таких до­кументах разбивается на разделы и подразделы (или главы, па­раграфы, пункты). Подобные документы могут включать сноски и перекрестные ссылки , иметь сложные колонтитулы , содержать множество иллюстраций (рисунков, диаграмм, таблиц, формул и пр.), которые принято нумеровать в рамках отдельных разделов или документа в целом. Обязательным компонентом таких доку­ментов является оглавление с перечнем заголовков структурных частей и указанием номеров страниц, на которых они располо­жены. В качестве дополнения документы также могут содер­жать списки используемых иллюстраций, предметный указатель с перечнем рассматриваемых терминов и номерами страниц, на которых они упоминаются.

Как правило, создание многостраничных документов сложной структуры начинается с подготовки исходного текста: ввода и его простейшего форматирования. Далее формируется первичный ма­кет документа. При этом задаются требуемые параметры страниц, при необходимости выполняется принудительное разбиение до­кумента на страницы (например, чтобы каждая глава обязательно начиналась с новой страницы), формируется титульная страница, выполняется нумерация страниц или создаются более сложные колонтитулы. В качестве отдельных шагов можно рассматривать вставку в документ разного рода иллюстративных материалов, соз­дание списков используемых иллюстраций, формирование оглавления и предметного указателя, добавление в текст документа сносок и перекрестных ссылок.

Таким образом, при создании многостраничных документов сложной структуры можно выделить следующие этапы:

1. Подготовка исходного текста

2. Формирование первичного макета документа

3. Определение структуры документа и создание оглавления

4. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

5. Нумерация вставленных в документ объектов и создание списков иллюстраций

6. Пометка элементов и создание предметного указателя

7. Добавление в документ сносок и перекрестных ссылок.

На практике реализация этих этапов может осуществляться в разной последовательности (в том числе с перекрытием).

Самым популярным и востребованным приложением па­кета MicrosoftOffice , несомненно, является текстовый про­цессор MicrosoftWord , используемый для подготовки тексто­вых документов различной степени сложности: от простых записок до многостраничных документов сложной структуры. По своим возможностям MicrosoftWord приближается к на­стольным издательским системам, позволяя создавать макеты журналов, книг, пособий или рекламных объявлений для по­следующей печати на принтере или в типографии.

1. ПОДГОТОВКА ИСХОДНОГО ТЕКСТА

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры начинается с подготовки исходного текста. Первоначально выполняется ввод и редактирование текста, проверка правописания. Затем осуществляется форматирова­ние основного текста документа для придания ему требуемо­го внешнего вида.

a. Ввод и редактирование текста, проверка правописания. Использование тезауруса

После запуска текстового процессора MicrosoftWord ав­томатически создается новый (пустой) документ с заданным по умолчанию именем Документ1 . docx . До начала ввода текста с клавиатуры рекомендуется выполнить настройку параметров отображения текущего документа. Чтобы представлять, как будут располагаться текст и на страницах, следует убедиться, что документ открыт в режиме разметки страницы (т.е. отображается в виде листа с полями).

Главная — Найти и Найти и заменить

b. Форматирование текста

c. Использование стилей

Чтобы быстро добиться единообразного оформления мно­гостраничного документа, вместо прямого форматирования, которое рассматривалось выше, удобно использовать стили. Стиль — это набор параметров форматирования (таких, как шрифт, размер шрифта, начертание, цвет, выравнивание и отступы абзацев и пр.), которые хранятся вместе под общим именем. Различают два вида стилей: встроенные (поставляе­мые вместе с MicrosoftWord ) и пользовательские (создавае­мые пользователем).

К основным преимуществам использования стилей отно­сятся:

· ускорение оформления документов (стили позволяют одновременно применять к выделенным фрагментам доку­мента не один, а целый набор требуемых параметров форма­тирования);

· легкость переоформления документов (нет необходимо­сти вручную переопределять параметры форматирования от­дельных фрагментов документа, достаточно изменить параме­тры используемых в документе стилей, а изменение формата фрагментов, к которым применены соответствующие стили, будет выполнено автоматически).

Для быстрого доступа к стилям предназначена коллекция экспресс-стилей, расположенная на вкладке Главная.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО МАКЕТА ДОКУМЕНТА

После завершения подготовки исходного текста можно приступать к формированию первичного макета документа. С этой целью задаются требуемые параметры страниц , при не­обходимости выполняется принудительное разбиение доку­мента на страницы (например, чтобы каждая глава начиналась с новой страницы), формируется титульная страница , выпол­няется нумерация страниц документа, возможно, создаются более сложные колонтитулы .

a. Определение параметров страницы.Верстка текста в несколько колонок.Расстановка переносов

Настройка параметров страниц документа включает опре­деление размера бумаги , на которой будет осуществляться печать документа, ориентации страниц (книжной или аль­бомной), а также размеров полей (величины свободного про­странства по краям страницы). Подобные параметры можно задавать на любом этапе подготовки документа, но целесоо­бразнее это делать сразу после его создания или же по завер­шении подготовки исходного текста. Тогда при последующей работе с документом (например, добавлении иллюстраций, вставке таблиц) будет видно, как именно располагаются текст и объекты на страницах.

Настройка параметров страниц осуществляется с помо­щью инструментов группы Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.

Разметка страницы — Колонки

Разметка страницы – Расстановка переносов .

a. Добавление и удаление разрывов колонок, страниц и разделов.

Вставка – Страницы – Разрыв страницы

Разметка Страницы – Параметры страницы – Разрывы

b. Нумерация страниц. Создание колонтитулов и управление их параметрами

Вставка – Номер страницы

Вставка – Колонтитулы (на ленте отобразится дополнительная вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор)

c. Оформление страниц с помощью границ и подложки

Разметка страницы – Фон страницы (Подложка, Цвет страницы, Границы страниц)

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫДОКУМЕНТА И СОЗДАНИЕОГЛАВЛЕНИЯ

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры предполагает создание оглавления с перечнем заголовков структурных частей документа (названий глав, па­раграфов и пунктов) и указанием номеров страниц, на которых они расположены. С этой целью заголовки в тексте документа предварительно помечаются, а затем выполняется автомати­ческая сборка оглавления.

a. Определение структуры документа с помощью встроенных стилей заголовков

При построении автоматически собираемого оглавления MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа заголов­ков структурных частей, сортирует их по уровню, добавляет соответствующие номера страниц и отображает перечень най­денных заголовков. Поэтому до вставки оглавления необхо­димо пометить имеющиеся в тексте документа заголовки (на­звания глав, параграфов и пунктов).

Наиболее простым способом пометки заголовков, которые впоследствии будут включены в оглавление, является исполь­зование встроенных стилей заголовков ( Заголовок 1 — Заго­ловок 9 ). Напомним, что для приме­нения стиля необходимо выделить текст (или установить тек­стовый курсор внутри названия) и выполнить щелчок мыши по имени соответствующего стиля заголовка в коллекции экспресс-стилей на вкладке Главная .

b. Форматирование оглавления документа

4. НУМЕРАЦИЯ ВСТАВЛЕННЫХ В ДОКУМЕНТ ОБЪЕКТОВ. СОЗДАНИЕ СПИСКОВИЛЛЮСТРАЦИЙ

Для наглядного представления информации в текстовых документах используются таблицы и разного рода иллюстра­ции: рисунки, диаграммы, схемы и пр. В случае многостра­ничных документов сложной структуры вставленные объекты принято нумеровать в пределах каждой главы или документа в целом. Кроме того, документы определенного типа могут содержать списки иллюстраций с перечнем названий исполь­зуемых объектов и указанием номеров страниц, на которых они расположены.

a. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

Инструменты, позволяющие вставлять в документ объ­екты разного типа (таблицы, рисунки, диаграммы, формулы, специальные символы и пр.), собраны на вкладке Вставка .

b. Нумерация вставленных в документ объектов

Ссылки – Названия – Вставить название

c. Формирование списков иллюстраций

Если названия создавались способом, описанным выше, то можно:

Ссылки – Названия – Список иллюстраций

5. ПОМЕТКА ЭЛЕМЕНТОВИ СОЗДАНИЕ ПРЕДМЕТНОГОУКАЗАТЕЛЯ

Многостраничные документы определенного типа могут содержать предметный (алфавитный) указатель с перечнем рассматриваемых терминов и указанием номеров страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо предварительно пометить в тексте до­кумента элементы указателя, а затем выполнить его автома­тическую сборку.

a. Пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря

При построении автоматически собираемого предметного указателя MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа помеченных элементов указателя, сортирует их по алфавиту, добавляет соответствующие номера страниц, удаляет дубли­каты и отображает перечень найденных элементов. Поэтому до вставки предметного указателя необходимо пометить име­ющиеся в тексте документа элементы указателя (ключевые слова, термины).

Наиболее удобным способом пометки элементов является использование предварительно подготовленного файла сло­варя со списком терминов , которые планируется включить в указатель. Файл словаря должен содержать таблицу (без стро­ки заголовков), состоящую из двух столбцов: в первом столбце указывается текст, который необходимо найти в документе и по­метить как элемент указателя (т.е. все возможные формы иско­мого термина, измененные по падежам, числам и т.д.), во второмстолбце указывается наименование элемента, которое и будет фигурировать в предметном указателе (как правило, наимено­вание термина в именительномпадеже единственного числа). Предметный указатель может содержать основные и до­полнительные (вспомогательные, более частные) элементы.

Для автоматической пометки элементов предметного указа­теля с помощью файла словаря используется инструмент Пред­метный указатель в одноименной группе на вкладке Ссылки . В открывшемся диалоговом окне Указатель следу­ет выполнить щелчок по кнопке Автопометк а. и далее задать, где расположен и как называется файл словаря.

b. Формирование предметного указателя

После завершения пометки элементов указателя в тексте документа можно осуществить автоматическую сборку предметного указателя.

В нужном месте набираем: Ссылки — Предметный указатель

6. ДОБАВЛЕНИЕ В ДОКУМЕНТ СНОСОК ИПЕРЕКРЕСТНЫХ ССЫЛОК

В текстовом документе пояснения, комментарии, иногда даже ссылки на литературу принято оформлять в виде сносок. Многостраничные документы сложной структуры могут содержать перекрестные ссылки – ссылки на различные элементы документа, такие, как заголовки, рисунки, таблицы, формулы и пр.

a. Создание обычных и концевых сносок

Ссылки – Сноски – Вставить сноску

Сноска состоит из знака сноски и текста сноски.

b. Вставка перекрестных ссылок

Для того чтобы вставить перекрестную ссылку на заголовки, они должны быть сформированы с помощью встроенных стилей (Заголовок1 — Заголовок9) . Чтобы вставить ссылку на иллюстрации, их нужно назвать с помощью инструмента Ссылки — Вставить название .

Затем для вставки перекрестной ссылки выбираем Ссылки – Перекрестная ссылка (чаще всего она вставляется как гиперссылка).

Огромную роль в деятельности учреждений, организаций и предприятий имеет деловая документация

Деловая документация – это документы, относящиеся к общественной, служебной деятельности, к работе, оформленные в соответствии с нормативно-правовыми актами.

Особое место среди деловой документации занимают организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы:

— организационные (устав, положение, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

— распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

— справочно-информационные (протокол, акт, доверенность, докладная, объяснительная и служебная записки, справка, письма).

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с «Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г . № 69.

К составлению и оформлению документов с использованием компьютерных технологий кроме требований, изложенных в СТБ 6.38-2004, предъявляются также требования, изложенные в Постановлении Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г . № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь».

Основные требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в текстовом редакторе MicrosoftWord , при этом должна быть применена гарнитура шрифта TimesNewRoman в обычном начертании , размер шрифта 14 пунктов (допускается не менее 13, но не более 15 пунктов), или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа . В таблицах допускается уменьшение размера шрифта до 13 пунктов (когда текст не вмещается).

Для формата А4 (210 х 297 мм ) должны быть установлены следующие поля страницы : верхнее и нижнее – не менее 2 см , левое – 3 см , правое – не менее 1 см . В таблицах допускается уменьшение левого поля до 2 см , правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация страниц проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Источник