Табличный способ описания бизнес процесса пример

Табличный способ описания бизнес-процессов

Способы описания бизнес-процессов

Компании, которые решили следовать тренду на цифровую трансформацию бизнеса становятся перед выбором – что использовать при работе с бизнес-процессами? Ведь практически любой средний и крупный бизнес нуждается в четкий и регламентированных процессах, которые способны ускорить и улучшить его работу. На сегодняшний день выделяют 3 основных способа описания бизнес-процессов – текстовый, табличный и графический. Мы уже писали о текстовом способе описания Б-П, как о непрактичном, который подходит для малого бизнеса или для описания коротких процессов. Табличный способ отличается большей практичностью и наглядностью. Используя данный способ можно описывать как простые, так и сложные процессы. Впрочем, рассмотрим более детально.

Как это работает — пример?

Изначально определяется Б-П, который необходимо описать, составляется список участников процесса, операций, которые они выполняют и результат, который должен быть на выходе из бизнес-процесса. Результатом, в зависимости от типа процесса, может быть подписанный договор, оформленный заказ, завизированная заявка HR и т.д.

Рассмотрим на примере, как это работает на примере бизнес-процесса визирования заявки в HR-департаменте:

№	Действие	Ответствен- ный	Данные на входе	От кого	Данные на выходе	Получатель
1	Составляет заявку	Сотрудник компании	—	—	Завизирован- ная заявка	HR-департамент
2	Визирует заявку	HR-департамент	Заявка	От сотрудника	—	—

Как видим, запускает процесс (заказчик процесса) это сотрудник, визирование и итог процесса у HR-подразделения. Большинство компаний уже перевели все подобные заявки в электронный вид. Уже не нужно ходить по кабинетам чтобы оформить типичную заявку на отпуск, отгул, перенос рабочего дня и т.д. Аналогичная схема описания подходит к процессам, которые связаны с продажами, оформлением заказов на доставку и др.

Преимущества данного способа – можно описывать процессы любой сложности и смотреть на полную картину работы каждого подразделения. Анализ позволит быстро откорректировать проблемные места и улучшить работу.

Табличный или графический способ описания?

Графический способ описания считается наиболее практичным и эффективным, однако для его реализации необходимо специализированное ПО, которое называется BPM-системы. Не всегда у компании есть средства на покупку лицензий, что делает табличный способ описания отличной альтернативной. Вносить корректировки в таблицу не так просто, как в блок-схемы, однако уже намного удобнее, чем при текстовом способе.

Подводя итог, можно сказать – табличный способ описания бизнес-процессов считается одним из лучших решений для компаний, которые уже хотят работать и описывать бизнес-процессы, но пока не обладают необходимым бюджетом на BPMS-решения.

Источник

Простой метод описания бизнес-процессов

В любой компании разных бизнес-процессов как минимум несколько. Примеры бизнес-процессов:

• Основной рабочий процесс продаж товаров/услуг
• Дополнительный процесс продаж сервисного обслуживания и продлений лицензий
• Процесс найма и стажировки персонала
• Процесс закупа для собственных нужд
• Производственный процесс
• Процесс доставки
• Процесс оказания услуг сервиса
• Маркетинговый процесс
• Процесс обучения и переподготовки кадров

Иногда бизнес хочет внедрить CRM для автоматизации своих процессов. Иногда бизнес даже хочет сделать это самостоятельно. Или бизнесу важно контролировать работу подрядчика по внедрению CRM. В целом, не важно, по каким причинам может возникнуть задача для описания своих рабочих процессов. Если они будут у вас описаны, то это может облегчить жизнь интегратору CRM и сократить сроки внедрения и даже его стоимость.

Но тогда нужно понимать, что как бизнес-процесс описан, так его интегратор и настроит в CRM. Иногда лучше доверить вопрос описания бизнес-процессов профессионалам.

Но если же вы хотите описать свои бизнес-процессы самостоятельно, то встаёт вопрос выбора методики, которых очень много. Все они в чём-то хороши, каждая по-своему, в этой же статье рассказываю о методе описания бизнес-процессов, который мы в нашей компании считаем самым простым и доступным.

Выделяем основной бизнес-процесс

Предположим, что мы с вами открыли барбершоп и теперь хотим понять, какой у него будет основной бизнес-процесс. Скорее всего это будет стрижка клиента, поэтому основной бизнес-процесс мы так и назовём: Обслуживание клиента.

Разделяем основной бизнес-процесс на этапы

В таблице выписываем последовательные этапы основного бизнес-процесса.

Выделяем вспомогательные бизнес-процессы из основного

Если какой-либо этап включает в себя много подэтапов, требует много времени, предполагает обработку большого количества информации, то выделяем его во вспомогательный бизнес-процесс, который также разделим на этапы позже.

Разделяем вспомогательные бизнес-процессы на этапы

Мы это уже делали с основным бизнес-процессом. Со вспомогательными нужно сделать то же самое.

Проходим все бизнес-процессы поэтапно и описываем каждый этап

Каждый этап в итоге должен содержать следующие данные:

1. № этапа
2. Название этапа
3. Ответственный
4. Участники
5. Результат
6. Комментарий

Вот так будет выглядеть основной бизнес-процесс после детализации:

Нормализация этапов бизнес-процессов по принципу передающегося с этапа на этап результата

Когда все бизнес-процессы, и основной, и вспомогательные детально расписаны — анализируем их, чтобы каждый этап имел чёткий результат своего выполнения, который передаётся на вход следующего этапа процесса и является необходимым ключевым условием для выполнения следующего этапа. То есть пока нет результата с предыдущего шага — невозможно к начать выполнению следующего шага.

Если это условие не выполняется, то возможно надо объединить два этапа в один или как-то иначе переописать этапы бизнес-процесса.

Источник

Введение в бизнес-процессы. Часть 2

В первой части мы рассмотрели основные понятия бизнес-процессов. В данной части мы рассмотрим моделирование бизнес-процессов и приведем пример моделирования.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование – процесс исследования деятельности организации с целью построения формализованного (графического, табличного, текстового) описания бизнес-процессов организации.

Для моделирования рекомендуется использовать следующие методы сбора информации:

• интервьюирование;
• работа с законодательством, документами организации;
• методы мозгового штурма и т.д.

Процесс моделирования бизнес-процессов уникален в рамках организации. Перед началом работы рекомендуется уточнить наличие и содержание данного процесса в организации.

Ниже мы рассмотрим пример алгоритма моделирования бизнес-процессов. Итак, для моделирования бизнес-процесса необходимо:

1. Определить результат и владельца бизнес-процесса.
2. Определить набор и порядок действий, составляющих бизнес-процесс.
3. Определить исполнителей бизнес-процесса: на данном шаге необходимо произвести разделение зон ответственности, выделить какие сотрудники каких подразделений несут ответственность за выполнение действий процесса, привязать исполнителей к действиям.
4. Определить события бизнес-процесса. Определить типы событий: начальное, конечное, промежуточное. Привязать промежуточные события к действиям.
5. Определить ресурсы: документы, информацию, и др. потребляемые действиями бизнес-процессов. Привязать ресурсы к действиям.

Схема, иллюстрирующая алгоритм моделирования показана на рисунке ниже:

По завершению алгоритма рекомендуется произвести анализ «что – если». Пример: что будет, если на вход действия попадет документ, содержащий ошибки; что будет, если согласующий руководитель отклонит документ. Есть два способа учитывать результаты анализа:

• дополнить существующую модель ответвлениями;
• предусмотреть отдельно действия «альтернативного» процесса.

Если мы однозначно не можем предложить действия ответвления / альтернативного процесса, мы записываем альтернативное условие в список «открытых вопросов». Данный список затем рекомендуется предоставить экспертам предметной области и Владельцу процесса.

Не рекомендуется анализировать все возможные и невозможные случаи процесса. Ситуациями, не предусмотренными процессом, как правило, занимается функциональный руководитель подразделения (в зоне ответственности которого возникла ситуация).

Для фиксации бизнес-процессов в графическом виде используется система условных обозначений элементов (нотация). Наиболее известные нотации: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Рассмотрение и сравнительный анализ нотации не входит в предмет обсуждения данной статьи; интересующимся в интернете можно найти массу статей на темы сравнения нотаций, например «IDEF vs ARIS».

Нотации не рекомендуется воспринимать как догмы, сотрудники организаций используют нотации наиболее удобным для них образом. Рекомендуется всегда уточнять используемые нотации в организации.

Пример описания бизнес-процесса

Приведем пример описания бизнес-процесса. В качестве примера возьмем процесс предоставления неоплаченного отпуска. Рассмотрим порядок и документооборот, возникающий при указанном выше процессе. Метод сбора информации: законодательство РФ как предварительный материал перед интервью с экспертами предметной области и Владельцем процесса. Нотация описания: ARIS eEPC.

1. Сбор исходного материала.

1.1 Предоставление отпуска регламентируется Трудовым Кодексом (при сборе материала необходимо опираться на последнюю редакцию, на момент написания статьи – с изменениями от 30 декабря 2015 г. № 434-ФЗ), статьей 128 Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

1.2. Документооборот при оформлении отпуска регламентируется постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», раздел «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 »Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приводим данные, необходимые для моделирования бизнес-процесса (действуем согласно описанной ранее схеме):

1. Результат бизнес-процесса — оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации документы .

2. Владелец бизнес-процесса : руководитель кадровой службы. Как определить владельца? Владелец – это сотрудник, обладающий ресурсами для осуществления бизнес-процесса (в данном случае ресурсы – сотрудники кадровой службы) и несущий ответственность за результат бизнес-процесса.

3. Набор и порядок действий :

написание заявления -> составление приказа -> подписание приказа у руководителя инициатора -> подписание приказа у инициатора –> оформление кадровых документов.

В последовательности действий отсутствует расчет заработной платы, т.к. статья Трудового Кодекса, согласно которой оформляется отпуск, – Отпуск без сохранения заработной платы.

4. Исполнители бизнес-процесса.. Для более наглядного предоставления информации приведем последовательность шагов и исполнителей в таблице:

Источник

Описание бизнес-процессов

Карантин — время свободное от “текучки” и операционки. Для предпринимателя — это отличная возможность заняться стратегическими и тактическими вопросами своего бизнеса. Описание и оптимизация бизнес-процессов — подходящее занятие для освободившегося времени.

Моя команда специализируется на разработке франчайзинговых программ. Важной частью упаковки франшизы является разработка правил и стандартов ведения бизнеса компании. Эти правила обычно описываются в форме методического материала, который называют кто во что горазд: бизнес-бук, гайд, руководство партнера и так далее. Методичка эта обычно включает описание бизнес-процессов.

В этой статье я постараюсь поделиться опытом описания бизнес-процессов, дать нескольких простых и понятных способов, а также дать рекомендации, которые, надеюсь, помогут в вашем процессоописательном деле. Моя цель, чтобы после прочтения вы поняли, что описать процессы вашей компании — это просто, сели за комп и попробовали набросать процессы вашей компании.

В работе с процессами очень важна лаконичность, краткость, понятность. Улучшать описательную часть можно сколь угодно долго, стремиться к идеалу можно бесконечно, но если описание понятно:

собственнику, который заинтересован, чтобы процесс корректно работал.

и исполнителю, который с этим процессом будет работать, значит ваш бизнес-процесс описан идеально.

Для примера возьмем всем понятный процесс — прием заказа официантом.

Если у вас мелкий бизнес, где все на виду и вы в оперативном режиме управляете всем, что происходит в компании, возможно, вам не нужно описывать процессы. Не стоит описывать процессы если вы хотите сделать это для галочки, чтобы где-то на полке лежала красивая книга с какими-то умными схемами.

• снизить зависимость от сотрудников, которые со своим уходом заберут понимание того, как следует выполнять те или иные операции в компании.
• упростить адаптацию новых сотрудников. Куда удобнее получить знания в графической или текстовой форме, чем «вытягивать» знания из старшего сотрудника.
• улучшить то или иное действие. Чтобы что-то усовершенствовать, нужно понимать, как именно это работает по состоянию на сегодняшний день.
• появляется возможность контроля качества. Если не описано как правильно, нет возможности выявить отклонения от нормы.

Обычно выделяют 4 вида процессов:

1. Основные процессы — это те процессы, которые составляют основу бизнеса. В этот раздел можно отнести процессы, которые напрямую влияют на создание ценности для потребителя, удовлетворение потребностей потребителя и напрямую влияют на извлечение прибыли.
2. Поддерживающие процессы — это процессы, которые нужны для корректной работы основных процессов.
3. Процессы управления определяют движение и развитие компании. Можно выделить: a) стратегический уровень (3-5 лет или меньше) b) тактический уровень с) (1-4 месяца)оперативный уровень (1 неделя). Они отличаются в основном горизонтами будущего, в которое целится вектор движения
4. Процессы совершенствования — в этот блок можно отнести процессы, которые помогают управленческому уровню достигать своих целей на всех трех уровнях. Сюда можно отнести процессы обработки новых инициатив от сотрудников, сортировка и прием в работу инициатив и предложений от потребителей.

Оформим описание в виде официального документа на официальном бланке. В шапке укажем:

Исполнителя (должности или ФИО) — сотрудники, которые непосредственно задействованы в процессе. Каждый сотрудник отвечает за свой участок процесса.

Руководителя — сотрудник, который отвечает за работоспособность всего процесса.

Архитектор — лицо, которое разработало процесс и к которому нужно обращаться если что-то в процессе не работает и требует доработки.

Шапку оформили, теперь опишем саму суть процесса. Существует несколько способов для описания процессов. Рассмотрим их от простого к сложному, выбирайте тот, который вам больше подходит. Какой бы способ вы ни выбрали, руководствуйтесь принципом 5W+H, чтобы было понятно:

Источник