Технология обработки табличной информации (стр. 1 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 |
Технология обработки табличной информации
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:
— создание и редактирование ЭТ;
— оформление и печать ЭТ;
— создание многотабличных документов, объединенных формулами;
— построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;
— работу с электронными таблицами как с базами данных
(сортировка таблиц, выборка данных по запросам);
— создание итоговых и сводных таблиц;
— использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
— решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;
— решение оптимизационных задач;
— статистическую обработку данных;
— разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т. д.
Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.
В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.
Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).
Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:
— формирования заголовка ЭТ;
— ввода названий граф документа;
— ввода исходных данных;
— ввода расчетных формул;
— форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального
вида;
— подготовки к печати и ее печать.
При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.
Электронная таблица — компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двухмерных массивов, имитирующих бумажные таблицы.
Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учета, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.
Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский учёный австрийского происхождения Рихард Маттезих опубликовав в 1961 г. исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в 1970 г. и Ландау подавшие заявку на соответствующий патент .Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.
Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, который совместно с Бобом Фрэнкстоном разработал программу VisiCalc в 1979 г. Эта электронная таблица для компьютера Apple II стала очень популярной, превратив персональный компьютер из игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса.
Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса — SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice. org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric, минималистический Spread32.
Существуют электронные таблицы для мобильных телефонов и КПК, в частности SpreadCE.
Столбцы, строки и перемещение
Столбцы и строки таблицы по умолчанию имеют одинаковую ширину
(столбцы) и высоту (строки). Эту ситуацию легко изменить, перетаски-
вая разделительную линию между заголовками столбцов и номерами
Рис. 1.15. Разделительные линии между заголовками столбцов и номерами строк
На рис. 1.16 показан результат изменения ширины столбца B и высо-
Перемещение по таблице производится с помощью клавиш со стрелка-
ми (↑, ↓, ← и →). При этом нажатие любой из этих клавиш совместно
с клавишей Ctrl перемещает фокус ввода к следующей заполненной
ячейке. Если от текущей ячейки и до конца таблицы все ячейки пусты,
то фокус ввода переместится к концу таблицы.
Рис. 1.16. Изменение ширины столбца и высоты строки
Как уже говорилось, по умолчанию новая книга в Excel создается с названием Книга и с тремя листами с названиями Лист1,
Лист2 и Лист3. Переключение между листами производится выбором
соответствующего ярлычка (рис. 1.17).
(переименовать – формат — переименовать)
Рис. 1.17. Ярлычки листов
Последний ярлычок со звездочкой предназначен для быстрого до-
бавления нового листа. Листы можно добавлять и удалять, а также
переименовывать. Делается это при помощи команд контекстного
меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши на ярлычках ли-
Назначение команд этого контекстного меню описано ниже.
. Вставить — при помощи этой команды в книгу можно добавить
новый лист или другой объект, такой как диаграмма, макрос, диа-
логовое окно, шаблонная таблица. Команда Добавить выводит на
экран диалоговое окно, в котором можно выбрать тип добавляемого
. Удалить — удаляет из книги текущий лист (таблицу).
. Переименовать — дает возможность назначить таблице другое имя.
. Переместить/скопировать — при помощи этой команды можно произ-
водить перемещение (копирование) текущего листа в другую книгу, а также перемещение текущего листа внутри текущей книги для
изменения порядка следования листов. Для того чтобы переместить
лист в другую книгу, последняя также должна быть открыта.
. Исходный текст — позволяет просмотреть текст программ на ма-
кроязыке (если, конечно, таблица, помимо стандартных элементов,
содержит эти программы).
. Защитить лист — позволяет защитить с помощью пароля от не-
санкционированных изменений как весь лист, так и отдельные его
. Цвет ярлычка — позволяет подобрать для ярлычка раскраску на ваш
. Скрыть — скрывает текущий лист.
. Отобразить — отображает листы, скрытые командой Скрыть.
. Выделить все листы — позволяет пометить для перемещения (копи-
рования) сразу все листы текущей книги.
Рис. 1.18. Контекстное меню ярлычков листов
Режимы просмотра книги
Палитра Режимы просмотра книги вкладки Вид ленты инструментов
отвечает за то, каким образом будут отображаться листы книги на
экране Excel (рис. 1.20).
Рис. 1.20. Режимы просмотра книги
Назначение инструментов палитры описано ниже:
. Обычный — переключение таблицы в режим обычного просмотра.
В этом режиме удобнее всего осуществлять редактирование табли-
цы и ввод значений или формул в ячейки.
. Разметка страницы (крупно) — переключение таблицы в режим раз-
метки, в котором таблица отображается в точности так, как она
будет выведена на печать. В этом режиме обычно осуществляют
вставку и позиционирование графических объектов.
. Разметка страницы (мелко) — то же, что и предыдущий пункт, только
в уменьшенном масштабе
. Представления — выводит на экран диалоговое окно выбора или
настройки представления текущей таблицы (рис. 1.21).
Рис. 1.21. Настройка представления текущей таблицы
Представлением называют сохраняемый набор параметров внешнего вида, печати,
примененных фильтров. При необходимости можно в любой момент переключиться
на одно из настроенных представлений. В виде представления сохраняются: значения
ширины столбцов, параметры вывода на экран, размеры и расположение окна на
экране, разбиение окон и закрепление областей, активный лист и ячейки, выделенные
во время создания представления. Можно также по желанию сохранять скрытые
строки и столбцы, параметры фильтров и печати, выделенные области в таблице.
Представление включает всю книгу целиком. Если лист был скрыт до создания представления,
то Microsoft Excel скрывает этот лист при каждом переключении в данное
Во весь экран — скрывает с экрана все, кроме текущей таблицы.
Таким образом создается максимальная рабочая зона. Для того
чтобы отменить это состояние, достаточно выбрать команду Вернуть
обычный режим в контекстном меню таблицы или нажать клавишу
Палитра Масштаб вкладки Вид предназначена для изменения масштаба
отображения таблицы или выделенного фрагмента (рис. 1.22). При
Источник
Технология обработки табличной информации
Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используются электронные таблицы (ЭТ). Программные средства, предназначенные для проектирования ЭТ называются табличными процессорами.
Функции табличных процессоров:
- создание и редактирование ЭТ;
- оформление и печать ЭТ;
- создание многотабличных документов, объединенных формулами;
- построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;
- работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);
- создание итоговых и сводных таблиц;
- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
- решение экономических задач типа «что – если» путем подбора параметров;
- решение оптимизационных задач;
- статистическую обработку данных;
- разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.
Примеры: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.
ЭТ состоят из столбцов и строк. Строки обозначаются цифрами, столбцы – латинскими буквами. В табличном процессоре Excel 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки — ячейка или клетка. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. ЭТ содержит несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и называются рабочей книги.
С блоками (группами) ячеек выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п.
В клетки могут быть введены текст, цифры и формулы. Формула – это выражение, состоящее из операндов и знаков арифметических операций. Операнды — числовые величины, адреса ячеек и функции (пример =123+456, =А1+456, =А1+В2).
Функции — запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (пример: функция автосуммирования =СУММ(А1:А4).
Типовая последовательность этапов проектирования ЭТ:
- формирование заголовка ЭТ и ввод названий граф;
- ввод исходных данных;
- ввода расчетных формул;
- форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;
- выполнение диаграммам и пояснительных комментариев;
- подготовки к печати и ее печать.
Абсолютные и относительные ссылки.По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
При абсолютной адресацииадреса ссылок при копировании не изменяются. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$ 1, А$ 1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный (такие адреса называются смешанными).
Источник
Конспект по дисциплине Информационные технологии на тему «Обработка табличных данных»
Обработка табличных данных
Пользователям в процессе работы часто приходится иметь дело с табличными данными при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов организации, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации данного вида работ привело к появлению специализированных программных средств обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Подобные программы позволяют не только создавать таблицы , но и автоматизировать обработку табличных данных.
Электронные таблицы оказались эффективными и при решении таких задач, как: сортировка и обработка статистических данных, оптимизация, прогнозирование и т.д. С их помощью решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. При работе с табличными данными пользователь выполняет ряд типичных процедур, например, таких как:
1) создание и редактирование таблиц;
2) создание (сохранение) табличного файла;
3) ввод и редактирование данных в ячейки таблицы;
4) встраивание в таблицу различных элементов и объектов;
5) использование листов, форматирование и связь таблиц;
6) обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций;
7) построение диаграмм и графиков;
8) обработка данных, представленных в виде списка;
9) аналитическая обработка данных;
10) печать таблиц и диаграмм к ним.
Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).
Наибольшей популярностью среди табличных процессоров пользуется программа MS Excel. Она представляет пользователям набор рабочих листов (страниц), в каждом из которых можно создавать одну или несколько таблиц.
Рабочий лист содержит набор ячеек, образующих прямоугольный массив. Их координаты определяются путём задания указания позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C . Z, AA, AB, AC . AZ, BA, BB . а строки – цифрами. Так, например, “D14” обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца “D” с 14 строкой, а “CD99” – ячейку, находящуюся на пересечении столбца “CD” с 99 строкой. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.
Для объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования, объединения в одну группу, удаления, очистки, вставки, копирования. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки.
Для удобства вычисления в табличные процессоры встроены математические, статистические, финансовые, логические и другие функции. Из внесённых в таблицы числовых значений можно строить различные двумерные, трёхмерные и смешанные диаграммы (более 20 типов и подтипов).
Табличные процессоры могут выполнять функции баз данных. При этом данные в таблицы вводятся так же, как и в БД, то есть через экранную форму. Данные в них могут быть защищены, сортироваться по ключу или по нескольким ключам. Кроме этого осуществляются обработка запросов к БД и обработка внешних БД, создание сводных таблиц и др. В них также можно использовать встроенный язык программирования макрокоманд.
Важным свойством таблиц является возможность использования в них формул и функций. Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице, размещённой в другом файле. Excel предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них, функции разделены по категориям. С помощью “Мастера функций” можно формировать их на любом этапе работы.
Табличный редактор Excel как и программа Word поддерживает стандарт обмена данными OLE, а использование “списков” позволяет эффективно работать с большими однородными наборами данных. В нём можно эффективно обрабатывать различные экономические и статистические данные.
Источник
