Стереотип жесткого планирования это представление что лучший способ распланировать рабочий день это

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. , наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. , если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время.

Ну, а , разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться.

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

• 9–30 Планерка
• 13–00 Обед
• 14–00 Позвонить клиенту
• 16–00 Встреча с адвокатом
• 20–00 Театр, спектакль «Гроза»

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

• Полить цветы
• Помыть посуду
• Проверить почту
• Купить картошку
• Заказать товар у поставщиков

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до » (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:

• Подготовиться к докладу — 1 час
• Написать статью — 2 часа
• Разобрать завалы в почте — 1 час
• Покрасить гараж — 3 часа
• Помыть окна — 1 час

У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.

Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. Бюджетировать время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или переформулировать.

Например, если вы несколько раз переносили задачу «сделать заказ товара», воспользуйтесь методом швейцарского сыра и разбейте ее на несложные подзадачи: скачать прайсы, отметить нужные позиции, записать необходимое количество товара, позвонить в торговый отдел . Такие небольшие подзадачи можно легко выполнять «между делом».

Заключение

планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.

2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Источник

Тайм-менеджмент. Полный курс (21 стр.)

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать. В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела. Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. Главная функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше. Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Источник