Способы защиты материальная ответственность

Материальная ответственность работника: справочник кадровика

Сочетание каких факторов приводит к материальной ответственности? Какую вину признают неосторожной? Как все оформить?

Под материальной ответственностью работника понимается обязанность работника возместить прямой действительный ущерб, причиненный его действиями работодателю. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Для привлечения работника к материальной ответственности требуется, чтобы:

• между работником и работодателем на момент совершения работником действий, повлекших причинение ущерба работодателю, существовали трудовые отношения;
• имело место событие правонарушения, т.е. были совершены действия (бездействие), повлекшие причинение ущерба;
• имелась совокупность факторов, позволяющих привлечь работника к материальной ответственности.

Совокупность факторов, необходимых для наступления материальной ответственности, определены Письмом Роструда от 19.10.2006 № 174606-1. Таковыми являются:

• прямой действительный ущерб,
• противоправное поведение работника,
• причинная связь, вина работника.

Разберем каждый фактор в отдельности.

Прямой действительный ущерб — это уничтожение имущества работодателя или ухудшение его состояния, а также необходимость осуществить затраты на ремонт либо произвести дополнительные расходы на приобретение имущества либо на возмещение причиненного работником ущерба третьим лицам (например: недостача или порча материалов и ценностей, расходы на ремонт оборудования, штрафные санкции, уплаченные работодателем и т.п.).

При этом ошибочным является мнение работодателя, что, если по причине недобросовестного исполнения работником своих обязанностей, работодателем были нарушены договорные обязательства перед контрагентом и контрагентом начислена неустойка за нарушение обязательства, такая неустойка может быть взыскана впоследствии с работника. Как контролирующие органы, так и суды придерживаются противоположной точки зрения, согласно которой негативные последствия договоренности двух юридических лиц о применении штрафных санкций за нарушение обязательств не могут быть отнесены на работника, т.е. на лицо, не являющееся стороной такого договора.

Также не может считаться прямым действительным ущербом административный штраф, уплаченный работодателем в связи с совершением административного правонарушения в сфере труда.

Противоправное поведение работника — неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей (ненадлежащий учет материальных ценностей, непринятие мер к сохранности имущества, использование имущества работодателя в личных целях). Выражаться противоправное поведение может как в действии (совершение действий, противоречащих обязанностям, либо исполнение обязанностей способом, недопустимым для данного вида работ), так и в бездействии (неосуществление обязательных действий (например, материально ответственное лицо не осуществляет контроль за сохранностью вверенных ему ценностей, не препятствует хищению или уничтожению вверенного ему имущества работодателя).

Причинная связь между поведением работника и его последствиями в виде имущественного ущерба для организации должна быть установлена как достоверная и подтвержденная документально. В тех случаях, когда достоверно проследить причинно-следственную связь не представляется возможным, работодатель не может привлекать работника к материальной ответственности.

Форма вины работника в совершении действий (бездействия), приведших к ущербу у работодателя играет немаловажную роль в определении размера ущерба.

Если же форма вины была неосторожной, то полная материальная ответственность наступает только в случаях, установленных трудовым законодательством:

• когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
• недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• умышленного причинения ущерба;
• причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
• причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Здесь стоит сказать о том, что выделают два вида материально ответственности:

• частичная: за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено законом (ст. 241 ТК РФ);
• полная: материальная ответственность, при которой работник возмещает причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Порядок взыскания материального ущерба

1. Проведение инвентаризации имущества в организации и выявление утраченного или поврежденного имущество (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
2. Назначение служебного расследования, создание комиссии по служебному расследованию, в состав которой могут быть при необходимости включены и сторонние специалисты, установление причины утраты или повреждения имущества (ч. 1 ст. 247 ТК РФ);
3. Истребование с работника письменных объяснений причин возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения необходимо составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);
4. Определение размера ущерба исходя из фактических потерь по рыночным ценам на день возникновения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа) (ч. 1 ст. 246 ТК РФ);
5. Если ущерб причинен несколькими работниками, необходимо определить степень вины и размер ответственности каждого работника.

В ходе проведения проверки, а также после ее окончания работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их (ч. 3 ст. 247 ТК РФ).

Ущерб, причиненный работником третьим лицам, включает в себя все суммы, которые выплачены работодателем третьим лицам в счет возмещения ущерба. При этом работник может нести ответственность лишь в пределах этих сумм и при условии наличия причинно-следственной связи между его виновными действиями (бездействием) и причинением ущерба третьим лицам (пункт 15 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).

Ущерб, причиненный работодателю, может быть взыскан как в судебном, так и в досудебном порядке.

Если ущерб не превышает среднего месячного заработка работника, взыскание производится на основании распоряжения работодателя без обращения в суд.

Распоряжение должно быть подготовлено не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

Для взыскания ущерба работодатель может обратиться с исковым заявлением к работнику в районный суд. В данном случае применяется сокращенный срок исковой давности — год со дня обнаружения работодателем причиненного ущерба. При наличии соглашения о добровольном возмещении причиненного материального ущерба, по которому работник прекратил платежи, годичный срок для обращения в суд исчисляется с момента, когда работник должен был внести очередной платеж, но не сделал этого (ч. 3 ст. 392 ТК РФ; пункты 3, 12Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ч. 6 ст. 248 ТК РФ).

Указанные выше условия привлечения к материальной ответственности по своему содержанию не являются абсолютными. Так, статья 249 ТК РФ устанавливает, что, несмотря на противоправное поведение работника, материальная ответственность исключается, если работник действовал при наличии одного из обстоятельств (или совокупности обстоятельств):

• необходимая оборона;
• крайняя необходимость;
• действие непреодолимой силы;
• необеспечение работодателем условий для сохранности имущества (неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба);
• нормальный хозяйственный риск. Пункт 5 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 раскрывается указанное понятие так: действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей;
• причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

По общему правилу, для установления полной материальной ответственности с работниками необходимо заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, поэтому в следующем номере разберем порядок заключения таких договоров.

Источник

Материальная ответственность сотрудников

Сотрудники ошибаются: бухгалтер вовремя не сдала отчет, и работодатель получил штраф на двести тысяч рублей, маркетолог запустил рекламу, и — штраф полмиллиона рублей от антимонопольщиков, а курьер потерял чужие айфоны.

У работодателя есть шанс получить с сотрудников деньги за ошибки, в этом помогает законодательство о материальной ответственности. Юрист Мария Никитина рассказывает, что это такое и как использовать.

Что такое материальная ответственность

Материальная ответственность — обязанность возместить ущерб. Ответственность может быть у сотрудника, директора, работодателя, поставщика, покупателя и кого угодно. Нас интересует сотрудник.

О правилах материальной ответственности для сотрудников рассказывает Трудовой кодекс. Формально так: если сотрудник что-то сломал или потерял, с него можно получить деньги в счет возмещения ущерба. Например, Иван сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей — у работодателя есть право на компенсацию ущерба. Ущерб можно получить при определенных условиях, мы о них поговорим.

На практике получать деньги трудно и долго. Как минимум, потребуются внутренние документы работодателя и доказательства вины сотрудника.

За что платят сотрудники

Если сотрудник ошибся и его ошибка привела к ущербу, работодатель вправе потребовать возмещение. Есть оговорка: сотрудник возмещает только фактический ущерб, он еще называется действительным или реальным. Ущерб описывает Трудовой кодекс:

В переводе это значит, что компания получает деньги:

• за реальный убыток — стоимость испорченных товаров или штрафов, которые получил работодатель из-за сотрудника;
• расходы, которые понадобятся для исправления ситуации. Менеджер закурил в офисе, сработал датчик и залил водой компьютер. Теперь придется покупать новый — и это убыток;
• расходы на возмещение ущерба третьим лицам. Клиент сдает шубу в химчистку, приемщица нечаянно рвет карман в шубе. Стоимость работы швеи, которая зашьет дыру, — ущерб, за который должна платить химчистка.

Если компания недополучила выгоду из-за действий сотрудников, деньги взыскать нельзя.

Упущенная выгода, нельзя взыскать

Ущерб

Один сотрудник сломал ноутбук, другой не смог на нем работать. Компания считает, что из-за этого она потеряла двести тысяч рублей

Сотрудник сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей

Продавец разбила три бутылки редкого вина. Владелец магазина уверен, что придут клиенты, увидят, что в магазине нет редкого вина, и больше никогда не вернутся. На таких клиентах магазин в будущем потеряет миллион рублей.

Продавец разбила три бутылки вина на пятнадцать тысяч рублей

Не каждый ущерб можно списать на сотрудника. Сотрудники возмещают ущерб, если нарушают закон, требования своей должностной инструкции или других внутренних нормативных документов компании. Главное условие — подпись сотрудника: он документы видел, ознакомился с ними. В законе это называется «в случае своего противоправного поведения». О должностных инструкциях мы еще поговорим, а пока примеры:

маркетолог запустил рекламную акцию, и антимонопольная служба оштрафовала компанию из-за рекламы на миллион рублей. По нормативным документам маркетолог не проверяет рекламу на юридические ошибки, поэтому с него нельзя получить возмещение за штраф;

кассир отвечает за деньги в кассе. Если продавцы разобьют ящик виски или за их смену украдут этот ящик, кассир не платит;

кладовщик следит за ноутбуками на складе. Если курьеры не отвезут ноутбуки клиентам, а оставят себе, кладовщик за них не платит.

Может быть такое: со склада пропали десять ящиков виски, а взять деньги с кладовщика нельзя. Исключения описывает 239-я статья Трудового кодекса:

• причина ущерба — природная катастрофа или война. Например, из-за землетрясения разбились холодильники на складе;
• причина не зависит от сотрудника, сотрудник не смог бы предотвратить ущерб. Салон красоты, сосед по торговому центру, затопил магазин одежды. Вся одежда промокла и испортилась. Продавец не влияет на работу салон и не знает, как починить трубу, чтобы от залива пострадало меньше одежды.
• сотрудник защищал жизнь и здоровье. В магазин ворвались грабители, забрали ноутбуки. В это время продавец скрывался в подвале.
• компания не предприняла достаточно усилий, чтобы избежать ущерба. В магазине нет склада, который закрывается на ключ. Когда поставщик привозит ноутбуки, они хранятся в комнате торгового зала. Любой может зайти в комнату и вынести ноутбук.

Если коротко, работодатель может получить деньги с сотрудников, но это не так просто.

Аптека провела инвентаризацию и выяснила, что пропали 145 000 рублей.

По результатам внутреннего расследования оказалось, что фармацевт нарушила должностную инструкцию: суммы больше двадцати тысяч рублей хранить в сейфе, пересчитывать деньги в специальной комнате. Вместо этого фармацевт пересчитывала деньги на рабочем месте в торговом зале, где, видимо, их украли посетители.

Работодатель не сразу выиграл дело, пришлось доказывать, что аптека предприняла необходимые меры для сохранности денег. В итоге ей удалось получить с фармацевта все 145 000 рублей. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-14830/2017 .

Сколько платит сотрудник

В законодательстве нет точной суммы, на которую может рассчитывать работодатель. Сумма зависит от вида материальной ответственности, размера ущерба и зарплаты сотрудника.

Трудовой кодекс о материальной ответственности:

У материальной ответственности два вида: полная и ограниченная. Разница в том, сколько денег работодатель получает с сотрудника.

• Полная материальная ответственность означает, что работодатель вправе требовать полную сумму ущерба. Иван разбил ноутбук за сто тысяч рублей, Иван выплачивает сто тысяч рублей.
• Ограниченная ответственность — сотрудник выплачивает часть ущерба.

Сумма ущерба — не любая сумма, которую захотела компания, в законодательстве есть правила для расчета. Если не уходить в детали, вот основные правила:

• сумма ущерба считается из фактической стоимости испорченного имущества на день происшествия. Сотрудник потерял пять корпоративных ноутбуков. Работодатель купил ноутбуки за полмиллиона, но в день пропажи они стоят четыреста тысяч рублей. Значит, сотрудник возмещает 400 000 рублей;
• стоимость имущества — не меньше стоимости по бухгалтерскому учету с учетом износа. По отчету работодатель заплатил за линолеум сто тысяч рублей. Сейчас этот линолеум стоит 10 000 рублей с учетом износа. Размер ущерба — десять тысяч;
• стоимость имущества — та, что в регионе, где работает компания. Магазин работает в Рязани. В Рязани поставщики продают линолеум марки «Березка», метр стоит тысячу рублей, а в Москве такой же линолеум — три тысячи. Стоимость линолеума считается по ценам Рязани.

Даже если компания убедилась, что ущерб обходится в миллион рублей, не факт, что выйдет его получить. Если нет оснований для выплаты в рамках полной материальной ответственности, сотрудник выплачивает не больше среднемесячного заработка. Может быть такое: работодатель собрал доказательства ущерба и вины сотрудника, а суд снизил сумму выплаты. Это законно, если ссылаться на статью 250 Трудового кодекса. Одна из причин — много детей в семье.

Водитель-экспедитор вез телевизоры. Когда приехал в место разгрузки, выяснилось, что не хватает 128 штук. Водитель объяснил, что он заснул, а машину оставил на неохраняемой стоянке, и, видимо, телевизоры украли. При этом он нарушил должностную инструкцию, например, не останавливаться на таких стоянках.

Работодатель подписывал с водителем договор о полной материальной ответственности, поэтому был вправе получить вещь ущерб — 1 млн рублей. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-2697/2018 .

Завод лишился новой термопары. Сливщик-разливщик 3-го разряда признал, что специально разрезал ее на части, потому что было интересно посмотреть ее изнутри. Правда, он думал, что заводу она больше не нужна. Завод взыскал с сотрудника стоимость новой термопары. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-11494/2015 .

Кто платит за ущерб

Получить возмещение ущерба можно с любого сотрудника, разница в сумме.

Ограниченная материальная ответственность есть у всех сотрудников, что-то делать для ее оформления необязательно.

Чтобы сотрудники знали, что они отвечают деньгами, советую рассказать об ответственности в трудовом договоре. Можно сделать раздел «Материальная ответственность» и внутри расписать, за что сотрудник отвечает, в каком размере и в каком случае придется платить.

С полной ответственностью сложнее. Есть случаи, когда ущерб в полном объеме возмещает любой сотрудник, а есть — только те, у кого определенная должность и подписан договор о полной материальной ответственности.

С любого сотрудника можно получить полное возмещение ущерба, даже если о ней не сказано в трудовом договоре:

• если сотрудник совершил преступление. Например, залез в окно и украл ноутбуки, и суд вынес приговор о признании его виновным;
• нанес ущерб в алкогольном или наркотическом опьянении. Охранник Иван напился, залез в кабинет директора, разгромил компьютер, стол и шкаф с виски;
• раскрыл коммерческую тайну. О коммерческой тайне рассказываем в статье «Коммерческая тайна работодателя», в этой статье о ней говорить не будем.

Преступление и опьянение надо доказывать в суде. Гендиректор не решает, что Иван был пьян, разнес пол-офиса и теперь должен миллион. Решение принимают врачи, полиция, суд.

Чтобы получить полное возмещение ущерба от сотрудников, которые не нарушали закон, должны сойтись условия:

сотруднику 18 лет и больше;

обязанности или должность сотрудника есть в перечне должностей Министерства труда, это постановление Минтруда N 85;

работодатель подписал с сотрудником договор о полной материальной ответственности или оформил разовый документ на передачу ценного имущества и прописал ответственность. Например, доверенность на доставку десяти айфонов.

В перечне Минтруда несколько десятков должностей и обязанностей, например:

• кассир;
• заведующий складом;
• инкассатор;
• эксперт подлинности купюр;
• директор ресторана или гостиницы;
• начальник строительного цеха;
• старшая медицинская сестра;
• заведующий библиотеки;
• продавец автомобилей.

С полной ответственностью встречаются две ошибки. Первая — оформление договоров о полной материальной ответственности с сотрудниками, которых нет в перечне Министерства. Допустим, мастер ремонтирует часы с бриллиантами. И вроде бы он заплатит, если сломает часы. Перечень Министерства — закрытый. Это значит, если в нем нет мастера по ремонту часов, с мастера нельзя получить полный ущерб.

Вторая ошибка — менять формулировку названия должности. Например, в перечне есть кастелянша. Если в трудовом договоре кадровик пишет не «кастелянша», а «главная по самому ценному в компании», не получится оформить полную ответственность. Формально кастелянша — уже не кастелянша.

«Возрождение-1» потеряло часть зерна на 128 000 рублей. По итогам внутреннего расследования, руководители решили, что виноват главный агроном. Он неправильно складировал зерно, и оно испортилось.

Агроном подписал договор о полной материальной ответственности, поэтому компания ждала полную выплату ущерба. Агроном не стал платить всю сумму, поэтому все оказались в суде.

Мнение суда: работодатель был не вправе подписать договор о полной материальной ответственности, потому что «должность главного агронома не входит в перечень должностей и работ, который утвердило постановление Минтруда». Саратовский областной суд, дело N 33-2273 .

Как получить деньги с сотрудника

Компания не может просто так забрать деньги у сотрудника, даже если гендиректор и десять свидетелей уверены, что курьер Иван разнес пол-офиса. Понадобится расследование, доказательства вины Ивана и гора документов.

Если сотрудник готов платить, документы всё равно нужны. В понедельник Иван винится и платит за мебель, а в пятницу находит юриста, который подает в суд на работодателя. Если у работодателя нет документов, его ждет штраф и выплата компенсации Ивану.

Расследование и сбор доказательств зависят от должности сотрудника и какая у него ответственность — полная или ограниченная. Я рассказываю об общих правилах, которые подходят для всех.

Описание обязанностей сотрудника

По Трудовому кодексу сотрудник платит, если нарушает нормативные документы компании. Например, положения, должностную инструкцию, правила. Главное, чтобы сотрудник расписался на них.

Принцип такой: если компания считает, что у нее есть что-то ценное, за это ценное кто-то должен отвечать, причем по документам. Приведу пример с уборщицей.

Елена мыла полы и залила системный блок, компьютер перестал работать. Вроде она виновата и должна заплатить за новый компьютер. Всё не так просто.

Главный вопрос из нашего примера: почему системный блок стоит на полу и знает ли Елена, как делать уборку с системным блоком на полу. Какие могут быть варианты:

• В должностной инструкции Елены может быть требование: если системный блок на полу, не мыть полы ближе, чем за тридцать сантиметров. Если выяснится, что Елена нарушила условие, требование о деньгах — законное.
• Или в инструкции сотрудников есть требование убирать системный блок на специальную полку, чтобы уборщица его не намочила. Если кто-то из сотрудников нарушил требование, он платит за компьютер.

В общем, вариантов много, но если работодатель хочет с кого-то получить деньги за системный блок, за него кто-то должен отвечать по документам.

Нет единого правила, как описывать обязанности сотрудников, чтобы получить деньги. Единственный принцип — описывать конкретно. Например: «уборщица не вправе вносить в кабинеты ведро с водой» или «сотрудники не вправе ставить системные блоки на пол».

Договор о материальной ответственности

Если работодатель планирует получить полный объем возмещения, он подписывает договор о полной материальной ответственности. Это можно сделать, только если сотрудники попадают под критерии такой ответственности.

Есть индивидуальный и коллективный договор о материальной ответственности, и у каждого свои требования. Чем они отличаются и как их составлять — тема отдельной статьи.

Акт о происшествии

Разбирательство начинается с акта о происшествии. Это документ, где работодатель описывает, что случилось и почему. Акт может составить генеральный директор, кадровик, безопасник — любой штатный сотрудник. Строгой формы нет, описывайте ситуацию, как угодно.

Как проводить инвентаризацию, положение по ведению бухгалтерского учета

Если речь о материальных ценностях, например, ящиках виски на складе, понадобится инвентаризация: сколько было ящиков и сколько осталось. Правила инвентаризации описывает положение о бухучете.

Приказ о создании комиссии

Следующий шаг разбирательства — создание комиссии для расследования, и для нее понадобится приказ. Приказ — не только формальность, а еще способ показать, что работодатель начинает расследование, будет проводить его скрупулезно и не бросаться обвинениями.

В приказе должны быть пункты:

• цель приказа — собрать комиссию и разобраться в случившемся;
• краткое описание происшествия. Можно скопировать из акта;
• суть приказа — провести такую-то проверку в таком-то составе к такому-то сроку;
• члены комиссии;
• название компании работодателя, реквизиты;
• подписи членов комиссии.

Работодатель сам решает, кто будет в комиссии, в Трудовом кодексе нет требований. Мой совет — включать:

• генерального директора;
• представителей профсоюза, если он есть;
• руководителя подразделения, где работает потенциальный виновник;
• бухгалтера или финансиста. Он проверит стоимость имущества по отчетам;
• юриста.

Комиссия может собираться очно или списываться по почте, это неважно. Важно, чтобы такая комиссия была.

Письменные объяснения виновника

Комиссия не вправе сама решить: «Виноват Иван, с него сто тысяч рублей». Прежде чем делать выводы, она спрашивает сотрудника, а сотрудник объясняет, что случилось и почему, виноват он или кто-то еще.

Устного объяснения сотрудника недостаточно, подходит только письменное, а с ним бывают проблемы. Сотрудник может проигнорировать просьбу, это его право. Тогда очередь за письменным отказом от объяснения: я, такой-то, отказываюсь объясняться.

По опыту, сотрудники отказываются устно. Отсутствие письменного отказа — проблема для работодателя: суд может решить, что он не пытался узнать мнение сотрудника, а сразу обвинил. Такое обвинение — нарушение Трудового кодекса. Чтобы подстраховаться, советую письменно запросить объяснение и отправить запрос так, чтобы остались доказательства. Запрос отправляем на адрес регистрации сотрудника.

Лучший способ отправки запроса — заказное письмо с описью вложения, телеграмма или отправка с курьером. После отправки сохраняйте квитанцию: ООО «Кактус» отправлял такое-то письму такому-то человеку в такой-то день.

Если сотрудник откажется давать объяснение, составляете акт об отказе и описываете своими словами. В духе «компания отправила запрос, прошло три дня, сотрудник не ответил».

Заключение комиссии по итогам расследования

После объяснения сотрудника комиссия изучает происшествие. Как изучать — дело работодателя. Может опрашивать свидетелей, смотреть записи с камер наблюдения, приглашать независимых экспертов. Подходят любые действия, если они показывают, что комиссия разбиралась в проблеме, а не просто свалила вину на сотрудника.

По итогам расследования комиссия готовит акт. В акте — описание ситуации: что случилось, кто виноват, размер ущерба и документы, которые подтверждают ответственность сотрудника. Если в ущербе виноваты несколько сотрудников, комиссия определяет, кто в какой мере виноват и сколько платит.

Акт — самое важное в расследовании, поэтому нельзя писать кратко или общими словами. Строгой формы нет, но задача — рассказать, почему комиссия пришла к такому выводу. Какие факты помогают доказать ответственность сотрудника, зависит от происшествия и сотрудника.

Если курьер сломал холодильник из-за того, что врезался на машине в столб, доказательства — протокол полиции. Может, курьер был пьян или ехал на красный свет и неудачно затормозил.

Менеджер разбил шкаф — видеозапись с происшествия, показания свидетелей — участников стихийной вечеринки, фото разбитого шкафа и должностная инструкция, которая запрещает сотрудникам пить на рабочем месте.

Нет единого списка подходящих доказательств, но можно заранее продумать, как доказывать вину и в каком случае. Для этого советую поговорить с юристами, кадровиками и экспертами по теме возможного происшествия.

Приказ о привлечении к ответственности

Последний шаг — приказ о привлечении сотрудника к ответственности.

У приказа есть срок: его надо составить не позже месяца со дня, когда «работодатель окончательно установил размер причиненного работником ущерба». На практике это день, когда комиссия составила акт по итогам проверки.

Работодатель составляет приказ и передает сотруднику под роспись. Роспись показывает: «Я, Иван Иванов, знаю о решении комиссии».

У сотрудника есть право не согласится с работодателем. Он может попросить внести в приказ несогласие с фактами или вовсе облажовать расследование в суде.

Что дальше

С момента приказа о привлечении сотрудника к ответственности работодатель вправе получить деньги. Сотрудник выплачивает наличными, переводом с личного счета или просит вычесть из ближайшей зарплаты.

Если компания вычитает из зарплаты, понадобится приказ об этом, иначе непонятно, почему сотрудник в какой-то месяц получил меньше, чем надо. Разница в сумме всплывает при проверке налоговой или трудовой инспекции. Из одной зарплаты можно вычитать не больше двадцати процентов.

Сотрудник вправе попросить рассрочку для выплаты. У работодателя нет обязанности соглашаться на нее, при этом запрета на рассрочку тоже нет. Если компанию устраивают условия, сотрудник может платить хоть по пятьсот рублей пять лет. Для рассрочки советую соглашение, где описываете, какую сумму сотрудник платит, почему и график платежей.

Если сотрудник отказывается платить, а компания уверена в его вине, можно подать в суд. Вот минимальный список документов для суда:

• трудовой договор сотрудника;
• должностная инструкция;
• договор о полной материальной ответственности, если он есть;
• акт передачи материальных ценностей или другой документ, который показывает, что компания передала в ответственность сотрудника;
• акт о происшествии;
• приказ о создании комиссии;
• объяснения сотрудника или отказ давать объяснения;
• акт о заключении комиссии по итогам расследования;
• доказательства вины сотрудника;
• приказ о привлечении к ответственности с подписью сотрудника.

Это не всё, что можно рассказать о материальной ответственности. Если интересно узнать, как получить деньги от бухгалтера, водителя, курьера или другого сотрудника, пишите в редакцию, и мы расскажем.

Короче

С кого можно получить деньги

Среднемесячный заработок — с любого сотрудника, это ограниченная материальная ответственность

Полный размер ущерба — с сотрудника, который нарушил закон или нормативные документы компании и отвечает требованиям для полной материальной ответственности

Минимальный список документов

трудовой договор и должностная инструкция;

договор о полной материальной ответственности, если он есть;

акт о происшествии;

приказ о создании комиссии;

объяснения сотрудника или отказ давать объяснения;

заключение комиссии по итогам расследования;

приказ о привлечении к ответственности.

можно вычесть за раз из одной зарплаты сотрудника

Источник