Способы защиты коммерческой организации

Конфиденциальные сведения и ноу-хау: вводим режим коммерческой тайны в организации

Александр Язовский (справа) , управляющий партнер юридической фирмы Patent.Lab, Карен Мусаелян, старший партнер юридической фирмы Patent.Lab

Что такое ноу-хау?

Конфиденциальная и иная ценная информация компании в России защищается как специальный объект интеллектуальной собственности – секрет производства (ноу-хау). Пункт 1 ст. 1465 Гражданского кодекса признает секретом производства (ноу-хау) любые сведения (производственные, технические, экономические, организационные и другие) о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о способах осуществления профессиональной деятельности. Но для этого ноу-хау должно отвечать следующим требованиям:

• информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие неизвестности их третьим лицам;
• у третьих лиц нет свободного доступа к такой информации;
• предприняты разумные меры для соблюдения секретности таких сведений.

Что дает бизнесу ноу-хау?

Надеемся, что секреты вашей компании уже приносят вам доходы, иначе бы вы не заинтересовались их защитой и не начали читать этот материал. Здесь мы сосредоточимся на дополнительных выгодах, которые дает правовая защита ноу-хау.

Во-первых, снижение рисков от человеческого фактора. Если в компании никак не защищаются секреты производства, то любой работник или третье лицо, получивший доступ к вашим секретам может безнаказанно разгласить их компаниям-конкурентам, либо распространить их в отношении широкого круга лиц, и привлечь его к ответственности за такое разглашение будет невозможно. Максимум, что можете сделать вы как работодатель в данных ситуациях – лишить работника поощрительных выплат и предпринять попытку уволить его, тем самым защитив свою будущую интеллектуальную собственность. Но такие способы защиты уже не восстановят коммерческую ценность разглашенных секретов, и не позволят вам взыскать компенсацию с работникам в денежном (или ином) эквиваленте. Напротив, введение ноу-хау позволит привлекать таких недобросовестных работников и других лиц к ответственности, в том числе взыскивать с них компенсации. Риск вместе с работой и деловой репутацией потерять несколько миллионов рублей останавливает готового к проступку работника, а знание, что защищенный секрет будет сложно реализовать без последствий для покупателя, вовсе отваживает от недобросовестных поступков.

Во-вторых, имущественный актив. Ноу-хау является нематериальным активом компании, который имеет стоимость и вносится на бухгалтерский баланс как нематериальный актив и ценен уже в силу его наличия. Например, у вас есть уникальная технология или даже просто клиентская база. Оформив их надлежащим образом в качестве объектов ноу-хау, вы повышаете стоимость своей компании в соответствии со стоимостью этих объектов. Сколько стоит ноу-хау? Это зависит от его коммерческой применимости и конкурентных преимуществ, которые предоставляет ноу-хау. Оценка может производиться гибко, с учетом специфики конкретного объекта правовой охраны.

В-третьих, оптимизация налогообложения. Как имущественный нематериальный актив, поставленный на бухгалтерский баланс, ноу-хау позволяет оптимизировать налоги посредством, например, амортизации (приказ Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007).

В-четвертых, легальный дополнительный источник доходов. Ноу-хау можно совершено легально передать иному лицу по договору отчуждения или предоставить его использование по лицензии (франшизе), тогда как незащищенные секреты реализовать указанными выше способами можно только вне правового поля с соответствующими рисками.

В-пятых, широта охвата предметов защиты. Помимо ноу-хау, интеллектуальная собственность бывает разная: товарные знаки, патенты, селекционные достижения, объекты авторского права. Однако их недостаток не только в том, что нужно разглашать их коммерческую сущность при регистрации в уполномоченных органах или организациях, но и в том, что круг сведений, охраняющихся в качестве ноу-хау, значительно шире, чем круг сведений, которые могут охраняться другими объектами интеллектуальной собственности. Если у вас есть информация, и вы не обязаны ее разгласить по закону, то вы можете обеспечить ее защиту как ноу-хау в тех пределах, представляющихся вам достаточными и необходимыми. Так можно защитить незапатентованное изобретение, клиентскую базу, технологии работы, рецепты, формулы, маркетинговые стратегии на интересующих рынках и другие виды информации.

Наконец, озвученные выгоды внедряются быстро, не требуют больших вложений и действуют бессрочно. Срок правовой охраны ноу-хау не ограничен. По сути, его правовая охрана длится до тех пор, пока составляющие его сведения не перестали быть конфиденциальными. Не существует государственной регистрации ноу-хау, поэтому введение режима коммерческой тайны, необходимый для защиты ноу-хау, можно осуществить даже за один день, в отличие, например, от изобретения и полезной модели, которые патентуются не один год и разглашают при регистрации. Введение режима коммерческой тайны в организации – это пакет документов и комплекс технических мер, не требующие больших материальных затрат.

Как защитить ноу-хау режимом коммерческой тайны?

Первое – ввести режим коммерческой тайны в организации:

• подробно и детализировано определить перечень сведений, которые будут составлять коммерческую тайну. При этом следует максимально четко определить, какие сведения являются секретными и не подлежат разглашению. Например, не просто «клиентская база», а «сведения о клиентах компании, бывших, действующих и потенциальных, включая ФИО учредителей, руководителей, наименование компании, контактные телефоны, адреса электронной почты, интересы, поступившие запросы и заявки, приобретенные продукты, цена и другие условия заключенных сделок, сведения о контролирующих лицах и лицах, принимающих решения, ФИО и контакты сопровождающего клиента менеджере, содержащуюся на материальных носителях – жестких дисках, облачных сервисах в форме электронных документов и/или в бумажных документах, содержащих гриф «Коммерческая тайна»;
• ограничить любой доступ к секретным сведениям, а именно указать: ФИО сотрудника, каким образом, и в каком порядке и объеме обращается с засекреченной информацией, и определить лицо, ответственное за контроль над установленным режимом предоставления доступа к ней;
• составить подробный список лиц (с максимально точным уточнением персональных данных), которые получили или получают фактический доступ к информации;
• разработать документы о порядке использования информации работниками – трудовые договоры с подробным описанием прав и обязанностей работников при взаимодействии ими с конфиденциальной информацией, положение о конфиденциальной информации в организации и должностные инструкции, где устанавливается, что работник получает доступ к коммерческой тайне в связи с исполнением своих трудовых обязанностей. С указанными документами работник должен быть ознакомлен под подпись;
• нанести гриф «Коммерческая тайна» на все материальные носители, содержащие конфиденциальную информацию. Обязательно нужно указать владельца информации: для юридических лиц – полное наименование и местонахождение; для предпринимателей – ФИО и местожительство.

Второе – поддерживать режим коммерческой тайны на уровне документооборота:

• обеспечить регулярную актуализацию перечня объектов защиты, например, баз данных и содержимого охраняемых документов;
• в локальных нормативных актах и на материальных носителях следует указывать дату введения режима коммерческий тайны в отношении информации содержащихся на них, срок действия коммерческой тайны, дату последней актуализации сведений;
• при существенном изменении состава или содержания конфиденциальных сведений следует обеспечивать надлежащее уведомление об этом работников под подпись.

Третье – фиксировать факты:

• доступа к секретным сведениям, в том числе дату, время, место доступа, устройство, с которого осуществлялся доступ, документы или электронные файлы, к которым получен доступ, сведения о лице, которое получило доступ, сведения о лице, которое зафиксировало доступ и может подтвердить данный факт своим показаниями;
• получения лицом уведомления о секретности сведений, оформленный надлежащим образом;
• разглашения секретных сведений;
• причинения убытков, в том числе размер убытков, причинно-следственную связь с действиями лица, разгласившего информацию, наличие вины.

Четвертое – контролировать соблюдение конфиденциальности информации:

при помощи технических мер – расширенный список мер, которые максимизируют эффективность:

• средства физической защиты материальных носителей секретной информации от несанкционированного доступа (защищенные хранилища, сейфы, кодовые замки);
• разработка системы видеонаблюдения;
• контрольно-пропускной режим и система контроля доступа в помещения с фиксацией каждого получившего доступ лица;средства авторизации, сертификации, получения прав на доступ к информации; средства шифрования и криптографии; средства защиты от компьютерных вирусов, межсетевые экраны, разграничение доступа к информации; средства мониторинга сетей и протоколирования всех фактов и процедур обращения с конфиденциальной информацией;

организационные меры: введение функций контроля в должностные обязанности руководителей, контролеров, ревизоров, аудиторов, системных администраторов, работников служб безопасности.

Судебная практика показывает, что ненадлежащее введение режима коммерческой тайны (постановление Суда по интеллектуальным правам от 16 ноября 2017 г. по делу № А33-28905/2016) или неприемлемая фиксация юридически значимых фактов (апелляционное определение Московского городского суда от 18 сентября 2013 г. № 11-28840, определение Московского городского суда от 16 декабря 2014 г. № 33-40501/2014) является основанием для отказа в привлечении работника, разгласившего секретные сведения, к какой-либо ответственности. Будьте внимательны к соблюдению всех четырех пунктов, перечисленных выше.

Любой бизнес нуждается в комплексной защите, особенно в защите коммерчески важной и конфиденциальной информации от разглашения ее сотрудниками компании. В обратном случае компания может потерять всю ценную и конкурентно важную информацию, если ее сотрудник решит эту информацию украсть или использовать в новой компании, куда будет трудоустраиваться в будущем. Для того чтобы защитить секретную информацию необходимо оформить потенциально прибыльные сведения в виде такого результата интеллектуальной деятельности, как ноу-хау и ввести в отношении него режим коммерческой тайны. Введение режима коммерческой тайны в организации обусловлено практической целью – созданием нематериального имущественного объекта, который будет являться активом компании, а также защита от разглашения данных сведений, которая влечет за собой крупные конкурентные, а следовательно и финансовые потери.

О том, какие практические действия предпринять, если работник все же нарушил режим коммерческой тайны, поговорим в следующей колонке.

Источник

Как защитить коммерческую тайну компании

Чтобы обезопасить секретные сведения компании от разглашения, можно придать им статус коммерческой тайны. Рассказываем, как это сделать.

Что такое коммерческая тайна

Коммерческая тайна — это информация, которую компания не разглашает, чтобы увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить или улучшить своё положение на рынке либо получить любую другую коммерческую выгоду. Засекретить можно рецепт блюда или напитка, рыночную стратегию и тактику ведения бизнеса, списки клиентов и поставщиков, принципы ценообразования.

Коммерческой тайной, может быть всё, что вы считаете важным скрыть, за исключением:

• Информации, которая содержится в учредительных документах ИП или юрлица и государственных реестрах;
• Сведений о составе имущества государственного или унитарного предприятия и учреждения, об использовании ими средств госбюджетов;
• Кадровой информации: о численности и составе штата, об условиях и охране труда, наличии вакансий и т. д.;
• Сведений о задолженностях работодателей по зарплатам и социальным отчислениям;
• Информации о доходах и выплатах некоммерческих организаций, а также об их размере и структуре, использовании бесплатного труда граждан (волонтёров, например);
• Сведений о представителях предприятия, которые могут действовать без доверенности;
• Условий конкурсов и аукционов по приватизации государственного и муниципального имущества;
• Важных для общественности фактов: о загрязнении окружающей среды, санитарно-эпидемиологической обстановке, противопожарной безопасности, качестве продуктов питания и выявленных в них нарушениях требований безопасности и т. п.;
• Сведений о нарушениях предприятием или его руководством законодательства и привлечении за это к ответственности.
• Другой информации, которую по закону нельзя скрывать. Например, банки обязаны публиковать финотчетность.

Все указанные данные засекречивать нельзя.

Обладатель коммерческой тайны обязан раскрывать её полиции, суду и иным госорганам по требованию. Запрос властей должен быть официально оформлен и подписан руководителем структуры, содержать причину и сроки удовлетворения требования. Госорганы, в свою очередь, обеспечивают сохранность информации от конкурентов.

Обладатель коммерческой тайны — это лицо, которое на законном основании владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, и ограничивает доступ к этой информации. Только обладатель тайны вправе раскрывать её государству. Власти могут обязать рассекретить сведения руководителя предприятия или ИП, но не работников. Сотрудники не должны разглашать коммерческую тайну даже по официальному запросу.

Как оформить коммерческую тайну

• Составьте перечень сведений, которые хотите засекретить.
• Нанесите гриф «Коммерческая тайна» на все материальные носители, на которых они будут храниться, и укажите обладателя коммерческой тайны: Ф. И. О. и место жительства индивидуального предпринимателя или полное наименование и местонахождение компании.
• Установите порядок обращения с коммерческой тайной и зафиксируйте в локальных документах фирмы (приказе, рекомендации, должностной инструкции отдельных работников). Идеальный вариант: положение о коммерческой тайне — документ, определяющий права и обязанности сотрудников по обращению с тайной, а также санкции за нарушения.
• Определите круг лиц, которых допустите к скрытым сведениям, и ведите учёт этих людей. Вы можете завести специальный журнал учёта, а можете оформлять всё на компьютере и заносить сотрудников в базу данных, выдавать пароль под роспись.
• Заключите с работниками дополнительное соглашение о неразглашении коммерческой тайны или обяжите их подписать положение. Обязанность хранить тайну можно прописать также в гражданско-правовых договорах с контрагентами.
• Ознакомьте выбранных сотрудников с коммерческой тайной под расписку.

Как защитить коммерческую тайну

В трудовых договорах может фигурировать пункт «Охрана коммерческой тайны», но он не обезопасит ваши данные. Если сотрудник не ознакомлен под роспись с конкретной информацией, он просто не знает, что можно рассказывать о своей работе, а что — нет. Поэтому для надёжности подпишите дополнительное соглашение или положение.

Что можно прописать в соглашении или в положении:

Запрет передавать коммерческую тайну и раскрывать публично без согласия руководства организации;

Сотрудник может не понять, что значит «раскрывать публично». Во избежание недоразумений, напишите подробно, что именно он имеет право делать с полученными данными, тогда все остальные действия будут считаться разглашением. Или прямо укажите, что считается нарушением: ссылки на засекреченную информацию в текстах, обсуждение сведений где-либо, кроме переговорной комнаты, и с кем-либо, кроме установленного круга лиц.

Запрет использовать полученную информацию для другой деятельности, если это может нанести ущерб организации.

Например, сотрудник не может использовать производственный секрет компании, решив открыть своё дело, — даже после увольнения .

Обязанность работника обращаться в полицию и ставить в известность руководство при попытках шпионажа или шантажа с целью получить доступ к коммерческой тайне.

Вилли Вонка из фильма «Чарли и шоколадная фабрика» закрыл фабрику из-за происков конкурентов, которые подсылали к нему шпионов и крали рецепты. Если бы самые верные работники, вроде дедушки Чарли, вовремя сообщали ему об этом, многолетнего перерыва можно было бы избежать.

Обязанность незамедлительно сообщать об утечке информации или утере носителей, на которых она хранится, возможных рисках разглашения и причинах, по которым сведения уже стали известны другим.

Если сотрудник, допущенный к коммерческой тайне, потерял флешку с секретной информацией, он должен сразу поставить в известность руководителя, чтобы тот успел предотвратить утечку данных .

Условия и сроки хранения коммерческой тайны после увольнения или выхода на пенсию.

Санкции за разглашение коммерческой тайны.

Ответственность за разглашение коммерческой тайны

Считается , что работник, который получил секретные сведения непосредственно от их обладателя, получил их легально. Однако, если вы нигде не зафиксировали, что он ознакомлен с коммерческой тайной, вы не сможете привлечь его к ответственности. Поэтому заключайте с работниками соглашения и берите расписки.

Для работы над проектом Пётр Семёнович привлекает Владимира и знакомит его с секретными данными, не заключая соглашений и не беря расписок. Владимир передаёт их конкурентам. Но наказывать его не за что, ведь причастность к секретным сведениям ничем не подтверждается. Без документов, обязывающих хранить коммерческую тайну, привлечь работника к ответственности практически невозможно.

Ответственность за раскрытие коммерческой тайны может быть дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной.

Вы можете объявить проговорившемуся сотруднику выговор, оштрафовать или уволить — это дисциплинарное взыскание. Если работник оформлялся не трудовым договором, а ГПХ, то с него можно взыскивать убытки в рамках гражданского законодательства.

По гражданскому праву можно требовать возмещения убытков, полученных из-за разглашения коммерческой тайны, и с других лиц: компаний-партнёров, приглашённых специалистов, госучреждений. То есть вы можете предъявить к ним претензию или обратиться в суд и требовать денежных компенсаций.

Уголовная ответственность наступает в следующих случаях:

• Кто-то умышленно пытается завладеть вашей коммерческой тайной незаконным путём: похищает документы, подкупает или шантажирует сотрудников и так далее. Наказание нарушителю — до 2 лет лишения свободы или штраф до 500 000 рублей.
• Банковскую, налоговую или коммерческую информацию разгласил сотрудник, который получил её легально. Наказание — до 3 лет лишения свободы или штраф до 1 000 000 рублей.
• Кто-то умышленно разгласил коммерческую тайну в корыстных целях, и это причинило крупный ущерб фирме — до 5 лет лишения свободы или штраф до 1 500 000 рублей.

Насколько серьёзна утечка информации, определит суд или следствие, если вы подадите заявление в полицию.

Специалистов, которым по долгу службы открыли коммерческую тайну, и они её разгласили, можно привлечь к административной ответственности и наложить взыскания, если тяжесть нарушения не подходит под уголовную статью. Штраф в таком случае составит: до 1 000 рублей — для граждан, до 5 000 рублей — для должностных лиц и адвокатов.

Если кто-то случайно или по ошибке получил доступ к коммерческой тайне и разгласил её, не подозревая о том, что нарушает закон, он не несёт ответственности за это. Однако вы можете после этого обязать его хранить информацию в секрете, и повторное разглашение не останется безнаказанным.

Короче

—

Режим коммерческой тайны может ввести любая компания. Засекречивать можно что угодно, кроме тех сведений, которые по закону нельзя скрывать.

—

Чтобы придать сведениям статус коммерческой тайны, нужно нанести на них гриф «Коммерческая тайна», указать правообладателя, прописать режим обращения с секретными данными и ознакомить с ними выбранных лиц. Всё это важно зафиксировать в документах компании и договорах с персоналом.

—

Если госорганы направляют мотивированное требование раскрыть коммерческую тайну, её обладатель обязан это сделать.

—

Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, влечёт за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность.

Источник