Способы заключения договора схема

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

• Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
• Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
• ИНН/ОГРН.
• Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
• Копия доверенности на иных лиц.
• Копия лицензии на деятельность.
• Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
• Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
• Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

• Финансовые службы.
• Юристы.
• Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
• Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

• ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
• Визу ответственного исполнителя.
• Визы руководителей ответственного исполнителя.
• Вид документа (договор, допсоглашение).
• Наименование контрагента.
• Список визирующих лиц.
• Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

• Регистрационный номер.
• Дополнительный номер (номер контрагента).
• Дату договора.
• Наименование контрагента.
• Предмет договора.
• Срок действия.
• Ответственное подразделение (исполнитель).
• Цена договора.
• Наличие приложений.
• Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

• Контроль исполнения договора.
• Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
• Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
• Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Регистрация договора в электронном реестре.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Источник

Раздел 4. Коммерческая деятельность предпринимательской фирмы в условиях конкуренции

Цель и задачи темы

Целью темы является ознакомление с процедурой заключения коммерческих сделок. В соответствии с целью решаются следующие задачи:

• определение сущности и видов сделок,
• рассмотрение особенностей сделок в современных условиях,
• анализ механизма заключения сделок договоров.
• рассмотрение арбитражных споров.

Оглавление

4.2.1. Определение сущности и видов сделок

Сделка – понятие не только экономическое, но и юридическое, поскольку это — действие физических и юридических лиц, направленное на достижение определенного результата.

Наиболее распространенными сделками являются двух- и многосторонние, для совершения которых необходимо согласование воли двух и более сторон, а следовательно, заключение договора. Сделки могут совершаться в виде устного или письменного договора. Устная сделка исполняется в момент её совершения. Коммерческие сделки обычно письменные.

Под коммерческой сделкой понимается договор между двумя или несколькими субъектами по поставке (реализации) установленного количества и качества товаров или оказании услуг в соответствии с согласованными условиями (ценой, сроками, сервисными обязательствами и проч.).

Все коммерческие сделки можно подразделить на четыре группы (см. схему 4.3.):

Схема 4.3. Виды коммерческих сделок

К коммерческим сделкам относятся, прежде всего, торговые сделки, т.е. отношения, связанные с обменом товарами в материальной форме или форме услуг. При этом происходит переход права собственности от одного субъекта к другому. При торговых сделках выполняются следующие условия:

• Цены остаются неизменными на весь срок действия договора;
• Качество товара должно соответствовать ГОСТам, стандартам или техническим условиям;
• Товары должны быть упакованы, замаркированы или законсервированы таким образом, чтобы обеспечить их сохранность при транспортировке и хранении и продавец несет ответственность за убытки покупателя, вызванные ненадлежащей упаковкой.

В зависимости от критериев, которые кладутся в основу классификации, можно выделить следующие виды товарных сделок:

Критерии

Виды товарных сделок

Периодичность сделки

система оплаты

• с предоплатой
• по мере поступления продукции
• после исполнения договора

форма оплаты

• полностью в денежной форме
• полностью в товарной форме (бартер)
• смешанная форма (частично в денежной, частично в товарной)

характер сделки

В современных условиях торговые сделки имеют следующие особенности:

• Увеличение номенклатуры товарных единиц (товаров одного вида, по поводу которых осуществляется товарная сделка), расширение ассортимента и усложнение продукции.
• Увеличение объёмов одной сделки.
• Ускорение морального старения продукции, быстрая смена ассортимента товарных групп приводят к требованию ускорить процесс доведения продукции до потребителей.
• Комплексный характер сделок, особенно, по оборудованию, ресурсам, поставок «под ключ». В современных условиях поставки осуществляются в комплекте с технологией, сервисными услугами до и после поставки, поэтому приобретают форму соглашений между поставщиками и потребителями.
• Целенаправленный характер товарных сделок, т.е. ориентация на отдельного потребителя, учет его запросов.

Заключение коммерческих сделок может осуществляться и в других формах.

Аренда – еще одна форма коммерческих сделок. Это договор о предоставлении имущества (товарно-материальных ценностей, продукции) во временное владение и пользование или во временное пользование. К арендным сделкам относятся непосредственно договор аренды или договор проката. По срокам арендные договоры делятся на краткосрочные (до одного года), среднесрочные (от 1 до 3 лет), долгосрочные (свыше 3 лет) сделки.

Обычно арендные сделки заключаются по поводу дорогостоящих материально-вещественных ценностей, срок эксплуатации которых значителен, например, по поводу земли, транспортных средств, оборудования, сооружений и т.п. Арендатор нуждается в определенном имуществе временно или не имеет средств его приобрести в собственность, а арендодатель стремиться извлечь выгоду от передачи имущества.

Арендный договор является срочным, возмездным и взаимным. Он содержит права и обязанности сторон, ответственность их в случае нарушения условий договора. В договоре подробно описывается объект, передаваемый во временное пользование с указанием недостатков, поломок, особых характеристик. Состояние возвращаемого имущества может устанавливаться договором, например, арендатор должен провести ремонт имущества, заменить какие-то детали. Если в договоре ничего не указано, то имущество должно вернуться в том же виде, с учетом нормального износа.

Арендный договор всегда заключается на определенный срок, предусмотренный договором, и предусматривает выплату определенных денежных сумм (арендную плату) за пользование имуществом. Плата может вноситься определенными частями и в полном объёме один раз.

При нарушении условий договора, он может быть расторгнут досрочно.

Аренда может заключаться как с возможностью выкупа, так и без нее. То есть арендатор, может выкупить данное имущество, если полностью оплатил выкупную сумму за данный объект.

Разновидностью договора аренды является договор проката. Здесь в качестве арендодателя выступает собственник имущества, являющийся предпринимателем. Он сдает имущество в аренду в качестве постоянной предпринимательской деятельности на срок не более года, например, прокат телевизоров, холодильников, прокат коньков и т.п. Арендатором выступают граждане, которым это имущество потребовалось для личного, домашнего и иного подобного использования, не приносящего прибыль.

Одним из наиболее популярных современных видов сделок является лизинг. Лизинг соединяет в себе аренду и кредит.

Лизинг – это договор, в соответствии с которым лизингодатель обязуется приобрести в собственность указанное лизингополучателем имущество у продавца (производителя) и предоставить его во временное владение и пользование. Из определения видно, что обычно лизинг — трехсторонний договор.

Для выполнения своих обязательств по договору субъекты лизинговых отношений могут заключать обязательные и сопутствующие договоры. Обязательным является договор на куплю-продажу указанного имущества. К сопутствующим относятся договор о привлечении средств, договор залога, договор гарантии и т.д.

Лизинговый договор может предусматривать возможность выкупа предмета лизинговых отношений или обязательный его возврат.

Лизингополучатель выплачивает лизингодателю лизинговые платежи, которые включают амортизацию имущества, плату за пользование, проценты за кредит.

Особым видом сделок являются трендовые сделки или торги.

Торги – это способ закупки товаров, размещения заказов, при котором к определенному сроку участники торгов выдвигают свои предложения, а организаторы выбирают из них наиболее выгодные.

Торги очень популярны при размещении заказов на производство техники, строительстве объектов.

Торги могут быть открытыми (публичными) и закрытыми. При организации открытых торгов привлекаются все желающие фирмы. Обычно они используются при размещении заказа на универсальную (стандартную) продукцию, небольшие заказы. Объявления о торгах публикуется в печати (местной или экономической), в специальных бюллетенях за определенное время (за 1,5 – 2 месяца).

Закрытые торги проводятся на уникальную, сложную продукцию, на срочный заказ. В этом случае рассылаются приглашения принять участие в торгах известным фирмам, имеющим хорошую репутацию или ранее выполнявшим подобные заказы.

Предложения, поданные участниками торгов, обычно рассматриваются специальной тендерной комиссией, которая проверяет соответствие представленных документов условиям торгов, а затем сравнивает предложения и выносит решение о том, кто выиграл тендер. При этом выиграть может не только тот, кто предложил самые выгодные условия (низкие цены или быстрое выполнение заказа), но и тот, чья репутация наиболее высокая, те, у кого более широкие возможности по привлечению субподрядчиков, или чья продукция более высокого качества.

При проведение некоторых торгов предусматривается внесение залога, который возвращается после (или по завершении определенных этапов) выполнения тендерного договора.

4.2.2. Рассмотрение особенностей сделок в современных условиях

Заключение сделки проходит несколько этапов. Если инициатором выступает покупатель, то можно выделить следующие этапы заключения договора:

1. Покупатель направляет поставщику предложение о покупке товаров;
2. Поставщик рассматривает предложение и принимает его;
3. Поставщик присылает покупателю свои предложения по срокам, объёмам поставки и ценам на товар;
4. Покупатель оформляет заказ, содержащий подробный перечень потребного ассортимента, требования к качеству, срокам поставки;
5. Поставщик подтверждает принятый заказ;
6. Одна сторона (поставщик или покупатель) готовит договор;
7. Юристы обеих сторон его проверяют;
8. Руководители предприятий подписывают договор.

4.2.3. Анализ механизма заключения сделок договоров

Основным способом оформления сделки является договор, оформление и обеспечение которого регулируется Гражданским кодексом РФ. В соответствии с формой сделки выделяются следующие виды договоров:

• Договор купли-продажи
• Договор поставки
• Договор мены
• Договор дарения
• Договор подряда
• Договор возмездного оказания услуг.
• Основным договором в коммерческом деле является договор купли-продажи . Согласно ему одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

В договоре в обязательном порядке должны содержаться:

• наименование и количество товара,
• срок и место его поставки,
• качество, количество, комплектность продукции,
• упаковка и маркировка товара,
• цена продукции и общая стоимость заказа,
• условия оплаты,
• условия поставки (т.е. путем отгрузки или отпуска),
• порядок приема-сдачи товаров,
• ответственность сторон.

Договор должен иметь полное наименование предприятий с обязательными реквизитами (адресом, расчетным счетом и т.п.), подписи руководителей предприятий (поставщика и покупателя), дату заключения договора.

Договор может быть заключен на куплю-продажу товара уже имеющегося в наличие в момент заключения или на благо, которое будет создано или приобретено продавцом в будущем.

Хозяйственные взаимосвязи по поводу купли-продажи товаров и ресурсов могут быть оформлены как в форме договора, так и в виде электронных и почтовых писем, телеграмм, а могут носить характер устной договоренности («купеческого» или «честного» слова).

В отличие от договора купли-продажи, договор поставки заключается обязательно в письменном виде и может предусматривать поставку товаров по частям (партиями в определенные сроки). Этот договор используется, когда приобретается товары, необходимые покупателю для осуществления предпринимательской деятельности. Существенным условием договора является сроки и периоды поставки партий товаров. В договоре определяются порядок и формы оплаты.

Договор мены – это договор, по которому каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой. В качестве товара могут выступать любые вещи, ценные бумаги, имущество, которые не ограничены в обороте. Особенностью этого договора является то, что каждая из сторон одновременно является и продавцом и покупателем, поэтому на них возложены одинаковые обязанности:

1. Передать покупателю товар:
   • определенного качества,
   • определенного количества,
   • с установленными документами (паспортом, инструкциями и т.п.),
   • в определенный срок,
   • в определенной комплектации.
2. Принять товар.

Особое место занимает договор дарения , согласно которому даритель обязуется безвозмездно передать (передает) дар в собственность одаряемому. В качестве дара может выступать какая-то вещь, находящаяся в собственности дарителя, имущественное право (требование к себе или третьему лицу), обязательство освободить одаряемого от обязательств перед собой или перед третьим лицом. Если предметом договора является недвижимость, то такой договор подлежит регистрации в государственных органах.

Договор подряда – это соглашение сторон, по которому одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, который обязуется принять и оплатить работу.

Особенностями данного договора является то, что:

• подрядчик выполняет задание обычно из своих материалов, использует свои средства, самостоятельно определяет способы, может привлекать других лиц (субподрядчиков);
• право на изготавливаемую или перерабатываемую вещь подрядчик передает заказчику;
• в договоре определены сроки начала и окончания работ, отдельных его этапов, подрядчик несет ответственность за соблюдение всех установленных сроков;
• цена работы обычно определяется на основе составленной подрядчиком сметы, где указываются издержки на производство работ и вознаграждение. Если работа выполнена с большими затратами, подрядчик имеет право на оплату по новой смете, если стоимость работы меньше (без изменения качества работы), подрядчик имеет право на получение цены, заложенной в договоре.

Еще одним коммерческим договором является договор возмездного оказания услуг . Это соглашение, по которому исполнитель обязуется оказать услуги, совершить определенную деятельность, а заказчик – оплатить ее. Предметом договора являются медицинские, образовательные, аудиторские, информационные, консультационные и другие услуги.

Особенностью данного договора является то, что:

• Услуги неотделимы от деятельности по их оказанию;
• Результат не может быть гарантирован;
• Круг лиц ограничен законодательными актами (имеющие специальные лицензии, специальное образование, стаж работы);
• Исполнитель должен оказывать услуги лично;
• Договор может быть расторгнут в любое время, при этом заказчик должен возместить исполнителю все затраты, которые он к этому моменту осуществил;
• Обычно риск принимает на себя заказчик. При невозможности исполнения договора по независящим от сторон причинам, отрицательные последствия распределяется между заказчиком и исполнителем.

Процедура заключения и исполнения договоров состоит из нескольких последовательных этапов. На первом этапе происходит заключение договора, в процессе которого стороны согласовывают условия договора. Договор заключается путем направления оферты – предложения заключить договор одной из сторон. В оферте содержатся все необходимые условия договора. Вторая сторона акцептует , т.е. принимает предложение. Второй этап — подписание договора. После подписания договор вступает в силу, в исключительных случаях он может быть изменен и расторгнут. Это возможно при изменении условий функционирования любой из сторон, связанных с действием независящих от неё причин. На третьем этапе происходит исполнение договора. Если договор выполняется с нарушением условий, другая сторона может отказаться от исполнения договора и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы. Например, при неполной или некачественной поставке, покупатель может отказаться принять данный товар или его оплачивать (полностью или частично).

При некачественном исполнении договора любая сторона может обратиться в арбитражный суд с иском по экономическим спорам:

• об изменении условий договора,
• о расторжении договора,
• о возмещении убытков.

Иск предъявляется по месту нахождения ответчика (или по месту исполнения договора). При этом истец может в любой момент (до принятия решения арбитражным судом) отозвать иск, изменить его, увеличить или уменьшить размер исковых требований. Если ответчик признает иск полностью или стороны договариваются и заключают мировое соглашение, тогда арбитражный суд оставляет иск без рассмотрения и/или утверждает мировое соглашение.

При рассмотрении арбитражным судом экономических споров, обе стороны могут предъявить доказательства обстоятельств исков. В качестве доказательств по экономическим спорам могут выступать продукция, подлинные документы, акты, справки, договоры, деловая переписка, в том числе и полученные посредством факсимильной, электронной или иной форме связи. Может быть проведен осмотр и исследование доказательств на месте, если они не могут быть доставлены в суд. Суд вправе привлечь экспертов – работников экспертных учреждений, незаинтересованных лиц, обладающих специальными познаниями в этой области. Стороны имеют право находиться при проведении экспертизы и во время осмотра и исследования товара.

Иногда для объективного рассмотрения дела требуется обеспечение иска, т.е.:

• Наложение ареста на имущество или денежные средства, принадлежащие ответчику;
• Запрещение ответчику совершать определенные действия;
• Приостановление реализации имущества (продукции).

Обычно экономический иск имеет цену. Она включает все затраты, которые осуществил истец, неустойки и штрафы.

Арбитражный суд проводится в открытом порядке в срок, не превышающий двух месяцев со дня поступления искового заявления, стороны извещаются о времени и месте заседания, при этом неявка сторон является препятствием для его осуществления.

Решение арбитражного суда вступает в силу по истечении месячного срока после его принятия, в течение которого стороны могут подать апелляционную жалобу.

После вступления в силу решение суда обязательно для исполнения. Арбитражный суд принимает меры по обеспечению исполнения, например, для принудительного изъятия средств с должника выписывается исполнительный лист, который направляется банку или иному кредитному учреждению. За неисполнение судебного акта арбитражного суда на ответчика налагается штраф в размере 200 МРОТ (при этом исполнение судебного акта не отменяется). Банк или другое кредитное учреждение, которому передан исполнительный лист, также несет ответственность за его исполнение, при неисполнении акта на эти организации налагается штраф в размере 50% взыскиваемой суммы.

К экономическим спорам, разрешаемым арбитражным судом, помимо связанных с договором, относятся:

• Признание и нарушение права собственности;
• Защита деловой репутации, чести и достоинства;
• Оспаривание ненормативных правовых актов, решений и действий государственных органов, органов местного самоуправления;
• Взыскание обязательных платежей и санкций.

Источник