Способы взаимодействия с поставщиками

10 стратегий по управлению взаимоотношениями с поставщиками (SRM)

Говоря простым языком, управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) означает взаимодействие и управление сторонними поставщиками, которые предоставляют товары, материалы и услуги вашей организации. Это звучит достаточно просто — вы выбираете поставщиков, которые являются экономически эффективными и с которыми легко работать, чтобы придать отношениям большую ценность.

Разумеется, как и в большинстве современных бизнес-практик, на деле все оказывается намного сложнее. За последние несколько лет управление поставщиками претерпело значительные изменения из-за роста технологий и глобальных масштабов экономики. Выбор поставщиков настолько велик, что трудно выбрать наиболее подходящего, но использование новых стратегий для оптимизации вашей системы управления поставщиками может очень помочь.

Мы обсудим это, но, чтобы дать всестороннее понимание SRM, обратимся к истокам.

Ранние решения для управления отношениями с поставщиками

Концепция SRM была впервые введена в 1983 году консультантом McKinsey Питером Краличем в статье в Harvard Business Review под названием «Закупки должны стать управлением поставками».

«Вместо того, чтобы просто следить за текущими событиями, менеджмент должен научиться делать вещи с выгодой для себя. Для этого требуется не что иное, как полное изменение перспективы: от закупок (оперативная функция) к управлению поставками (стратегическая)», — написал Кралич.

Это важно для понимания SRM. Отношения должны быть стратегическими, они должны быть ориентированы на рост. Это то, что менеджеры и старшие сотрудники не должны забывать, не важно, покупают они физические материалы или программное обеспечение.

Позже, в 1998 году, в исследовании под названием «Эмпирическое исследование развития поставщиков: реактивные и стратегические процессы» исследователь Дэниел Краузе выделил два подхода к процессу управления поставщиками:

Реактивный подход — компании начинают управлять отношениями с поставщиками только тогда, когда возникают неприятные ситуации, и пытаются выяснить, как улучшить работу ненадежных поставщиков. Этот подход требует большого количества времени и ресурсов, которые лучше потратить на более важные бизнес-процессы.

Стратегический подход — управление отношениями с поставщиками начинается еще до подписания договора, чтобы обеспечить конкурентное преимущество компании в долгосрочной перспективе. Это ориентированный на будущее подход, который может привести к успешным отношениям даже на ранних стадиях.

Стратегический подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками всегда был ключом к успешному бизнесу, который полагается на сторонних поставщиков, независимо от отрасли. Например, сделав долгосрочные отношения со своими поставщиками неотъемлемой частью своей стратегии цепочки поставок, Эпл приобрела заслуженную репутацию мирового лидера в управлении цепочками поставок и обеспечила бесперебойную доставку в огромных количествах при запуске новых продуктов.

В этой статье мы рассмотрим стратегии, которые помогут вам улучшить отношения с поставщиками и оптимизировать рабочий процесс SRM.

Важность вашей системы управления поставщиками

Во-первых, давайте посмотрим, с какими типами поставщиков может работать бизнес:

• Оптовики и дистрибьюторы. Оптовики закупают большое количество товаров оптом, а затем перепродают их в меньших количествах по более высокой цене за единицу. Как правило, они предлагают самые низкие цены, потому что они продают большими партиями, а с небольшими заказами работают неохотно.
• Производители и поставщики — это поставщики, которые могут продавать товары нескольких разных компаний. Цены могут быть выше, чем у оптовиков, но они обрабатывают небольшие заказы от широкого круга производителей в течение относительно короткого периода времени.
• Источники импорта — отечественные импортеры могут работать как местные оптовые продавцы и продавать иностранные товары предприятиям.

Конечно, есть и другие типы поставщиков, но для целей этого поста лучше упростить. Но независимо от того, с какими типами поставщиков работает ваша компания, все они будут важны. Поставщики могут оказать огромное влияние на процессы компании. Поставщики играют центральную роль в увеличении доходов, и это никогда не следует игнорировать. Возможность работать с надежными, качественными поставщиками может помочь бизнесу расти. Ненадежные поставщики могут создавать узкие места в вашем рабочем процессе и оказывать большее негативное влияние на клиентов и потребителей, чем вы можете представить.

Теперь давайте перейдем к некоторым стратегиям и решениям SRM.

Решения и стратегии управления поставщиками для улучшения отношений

Наличие долгосрочных, доверительных отношений с зарекомендовавшими себя поставщиками должно быть основной целью любого бизнеса, который стремится добиться успеха на рынке, поэтому давайте выясним, какие стратегии могут помочь достичь этого.

1. Ваши поставщики не просто поставщики

Они ваши партнеры, и это партнерство должно основываться не только на финансовых операциях, но и на взаимном доверии и лояльности. Пусть ваши поставщики почувствуют себя частью вашего бизнеса. Расскажите им о своих процессах, таких как выпуски новых продуктов и рекламные акции, прислушайтесь к их проблемам.

2. Технологии упрощают управление отношениями с поставщиками

Инвестируйте в программное обеспечение для управления поставщиками, чтобы отслеживать информацию о ваших поставщиках в одном месте. Вы даже можете пойти дальше и установить расширенное программное обеспечение для управления заказами, которое вы можете использовать для создания, обработки и отслеживания заказов у ваших поставщиков. Некоторые программные решения, такие как PurchaseControl, интегрируют эти функции управления поставщиками в одну платформу.

3. Поймите, что своевременные платежи имеют решающее значение

4. Отношения должны быть крепкими и глубокими

Убедитесь, что поддерживаете прочную и регулярную связь с каждым из ваших поставщиков. Регулярно информируйте их о своих стратегиях и планах, чтобы они знали, как они вписываются и как могут помочь, спланировать и извлечь выгоду из этих планов. Сделайте их своими партнерами. Если вы цените их работу, покажите им это. Если что-то не работает, также дайте им знать. Более прочные, глубокие отношения с четким и частым общением позволяют этим отношениям стать более органичными.

5. Цена — это то, что вы платите, ценность — это то, что вы получаете

Нет ничего лучше для увеличения вашей прибыли, чем получение качественных услуг или материалов по правильной цене. Если у вас есть финансовая гибкость, используйте ее. Вы можете купить оптом и получить лучшую цену, но у вас будет больше запасов на балансе, или вы можете договориться с продавцом заранее, чтобы получить большую скидку. Иногда лучше переплатить, потому что поставщик предоставит вам лучший сервис, который окупится, ведь вам понадобится меньше времени для управления, или потому что поставщику можно доверить доставку вашему клиенту напрямую.

Как отмечалось в предыдущем разделе, отношения важны, но вы не должны держаться за поставщика только потому, что он вам нравится. Выберите наиболее эффективные услуги для вашего бизнеса и поймите, что эффективность — это продукт, а не просто стоимость.

6. Подробные соглашения облегчают отношения с поставщиками

Если вы закупаетесь у поставщика на регулярной основе, вам необходимы соглашения об отношениях. Запишите все, что обе стороны ожидают от совместного партнерства. Это могу быть описание товара или услуги, цена, условия доставки, условия оплаты, связь и т. д. А затем попросите обе стороны подписать соглашение.

Это может быть простой или сложный документ в зависимости от ваших бизнес-требований. Хорошо задокументированное соглашение об отношениях с поставщиками уменьшит вероятность путаницы или споров. Часто хорошей идеей является создание блок-схемы или колоды , чтобы объяснить процесс вашей команде, чтобы каждый знал свои обязанности и мог понять, что что-то не так в рабочем процессе.

7. Оцените риски

Всегда оценивайте риски работы с поставщиком, особенно если у вас сложная цепочка поставок. Попросите ссылки, примеры их предыдущих работ, узнайте, как долго они в бизнесе, уточните области знаний, спросите, как они справляются с кризисом, что они делали в последний раз, когда им приходилось иметь дело с кризисом и т. д. У них конкурентоспособные цены? У них есть нужный вам опыт? Есть ли у них возможность обрабатывать ваши заказы? Они финансово устойчивы? Это лишь некоторые из вопросов, которые вы должны задать. Возможно, у выбранного вами поставщика не самые низкие цены, но он гарантирует 100% своевременную доставку с предложением возврата денег; вы можете с этим смириться, потому что вся цепочка настолько же сильна, насколько ее самое слабое звено, и, если ваш поставщик подведет вас, вся цепочка поставок может оказаться под угрозой, что может повлиять на вашу доставку заказчикам.

В бизнесе все может оказаться сложнее, но оценка профиля риска поставщиков вместе с хорошим соглашением об отношениях поможет снизить риски и быть готовыми к любым чрезвычайным ситуациям в партнерстве с вашими поставщиками, что может помочь свести к минимуму перебои в работе вашего бизнеса.

8. Отдельный процесс SRM — это достойное вложение

В соответствии с отчетом о состоянии глобальных исследований SRM за 2017 год, подготовленным State of Flux, люди и их навыки работы с ядром являются основой SRM, поэтому вам нужен целый отдел для управления отношениями с поставщиками, специальный менеджер по работе с поставщиками, ведь, даже если это только часть чьих-то обязанностей, наличие людей в вашей организации, которые несут ответственность за SRM, имеет важное значение.

Задокументируйте процесс, который поможет вашей команде управлять поставщиками. В большой организации он может включать в себя блок-схемы, СОП, документы и соглашения или это будет просто документ на 2–4 страницы, который охватывает все пункты соглашения для вас и поставщика. Убедитесь, что все шаги выполнены и документы подписаны после завершения.

В отчете также говорится, что 37% специалистов по работе с поставщиками имеют более высокий уровень взаимодействия с поставщиками, когда они взаимодействуют с ними таким образом. Создается более прочная связь с поставщиком, где обе стороны заинтересованы в максимальных результатах, и, в свою очередь, это помогает расширять ваш бизнес и сокращать ненужные перерывы в работе, которые могут стать серьезной потерей времени для других бизнес-драйверов.

9. Не все поставщики равны, мыслите глобально — действуйте локально

По мере того, как мир становится все более связанным, мы чаще сталкиваемся с поставщиками, находящимися все дальше — по всей стране или по всему миру. Каждый город, штат или страна имеет свои правила, законы и терминологию. Например, слово «вендор» чаще используется в США, в то время как «поставщик» — в Великобритании. А в Бразилии и многих странах Южной Америки каждый документ должен быть проштампован физически при получении.

Если некоторые из ваших поставщиков находятся в другой стране, вам и вашим специалистам по SRM следует учитывать культурные различия при общении с этими поставщиками. Отношение к работе всегда варьируется от культуры к культуре, поэтому знайте об этом и убедитесь, что для вас это нормально. Вам также следует учитывать разницу в валюте, ставках НДС и других финансовых моментах. Наконец, учтите разницу во временных поясах, помните о времени, когда поставщик доступен для связи.

10. Самое главное – вовлечь всех в процесс

Важно иметь процесс управления взаимоотношениями с поставщиками, но критически важно привлечь всех членов вашей организации.

Согласно отчетам American Express и AT Kearney, 533 миллиарда долларов в год расходуется за пределами надлежащих каналов закупок, это называется индивидуальными расходами, и это означает, что закупки не осуществляются в соответствии с соглашениями, заключенными с поставщиками, что приводит к дополнительным расходам. В частности, указывалось, что, хотя 95% опрошенных фирм имели списки поставщиков, только 50% из них имели системы закупок.

В отчете определены три ключевых возможности управления расходами:

• 1. Соответствие: улучшение контроля для обеспечения закупок у предпочтительных или контрактных поставщиков с использованием решения для закупок.
• 2. Прозрачность управления расходами: если в процесс вовлечены не все, это означает нехватку данных и, следовательно, плохую видимость расходов. Если вы не знаете, сколько тратится с какими поставщиками, и детали того, что покупается, невозможно точно оценить, получаете ли вы хороший сервис или цены, и трудно сравнивать поставщиков.
• 3. Эффективность автоматизации: одной автоматизации недостаточно. Привлечение всей компании, обучение и использование лучших практик – вот приоритетная возможность.

Как улучшить рабочий процесс SRM

Компании не должны недооценивать управление отношениями с поставщиками, если они хотят быть успешными. Каждая копейка, сэкономленная в эффективном управлении поставщиками, идет прямо в прибыль. Экономию времени и затрат не следует недооценивать. Наличие процесса, следование наилучшей практике и использование программного обеспечения для управления расходами поможет вам упростить управление отношениями с поставщиками. Ваши сотрудники получат четкие рекомендации по закупкам и смогут тратить больше времени на выполнение своих ключевых обязанностей. Также это даст вашей компании понимание, необходимое для продолжения анализа и повышения ценности ваших поставщиков для вашей организации.

Источник

Способы взаимодействия с поставщиками

Основными задачами, реализуемыми в функционале «Управление поставщиками» являются:
❚ Мониторинг рынка ресурсов (товаров/работ/услуг)
❚ Поиск и оценка источников снабжения, в т.ч. глобальных поставщиков
❚ Формирование и рационализация базы поставщиков
❚ Развитие взаимоотношений с поставщиками
❚ Мониторинг эффективности взаимодействия с поставщиками и бенчмаркинг

Большинство перечисленных выше задач управления поставщиками в настоящее время, развивается в рамках одного из трех макро-процессов цепи поставок – SRM (SupplierRelationshipManagement) – «Управления взаимоотношениями с поставщиками».

Все успешные компании планируют долгосрочные отношения со своими поставщиками, выстраивая мост между своей организацией и продавцом внешних ресурсов. SRM в этом плане представляет собой управление ресурсами поставщика в глобальном масштабе, используя продвинутые инструменты и информационные технологии. Рассматриваемое понятие предполагает наличие и развитие широкого диапазона решений, которые позволяют улучшить выполнение снабженческой деятельности для потребителей посредством:

— действующих коммуникаций о существующих и ожидаемых характеристиках каждого поставщика;

— объективной информации и обратной связи с поставщиком относительно фактических показателей его функционирования;

— поддержка управления данными для выбора предпочтительных поставщиков и их ранжирования;

— идентификации, оценки и измерения возможностей снижения общих затрат на закупки[1].

Концепция/технология SRM появилась в результате следующих объективных причин развития бизнеса в целом и снабжения в частности:

1. Невозможности эффективно управлять закупками во всей цепи поставок существующими методами и инструментами:

— отсутствие процессного подхода к снабжению;

— спонтанный рост числа поставщиков и закупаемых продуктов;

— низкий процент закупок по контрактам;

— неэффективное планирование и взаимодействие контрагентов в цепях поставок;

— недостаточный учет логистических ограничений потребителей поставщиками.

2. Трудности нахождения нужных товаров и поставщиков с желаемыми характеристиками:

— необходимая информация хранится в различных системах;

— не существует общей классификации данных. Неполные и противоречивые данные;

— разрозненные каталоги поставщиков.

3. Неэффективность ручных процедур в закупках, в частности:

— выбор нужных продуктов и согласование характеристик;

— анализ затрат на закупки;

— создание запросов и оценка предложений.

Трактовка содержательной части концепции/технологии SRM в настоящее время окончательно не установилась, хотя большинство специалистов понимают под ней все аспекты взаимодействия (от стратегических целей до информационной поддержки) компании потребителя внешних ресурсов с базой своих поставщиков.

В частности, распространенным определением SRM с позиций управления цепями поставок в американской практике является следующее: SRM – это скоординированная программа действий, разработанная совместно потребителем и поставщиком, чтобы улучшить общие показатели функционирования и снизить общие издержки цепи поставок[2].

В практике взаимодействия с поставщиками попытки улучшить их показатели функционирования обычно строятся на используемых метриках (KPI) оценки эффективности поставщика. При внедрении SRM вопросами совершенствования и системой KPI занимаются совместно потребитель и поставщик. Более того, согласно SRM-философии обе стороны берут на себя в отношении выбранных показателей совместные обязательства, в том числе по инвестициям, выделению ресурсов и выдерживания сроков, что способствует более тесным контактам. Обе стороны работают на достижение общей цели повышения эффективности цепи поставок, и обе имеют прямой финансовый интерес к тому, чтобы взаимоотношения были прочными.

В качестве фундамента SRM (в том числе информационного) выступают процессы снабжения, направленные на улучшение взаимоотношений с поставщиками за счет более глубокого понимания операционных аспектов, влияющих на эти взаимоотношения при повседневном взаимодействии.

Информационными компаниями (системными интеграторами) часто используется итерационная трактовка SRM, как последовательности базовых этапов: сорсинга, управления закупками и аналитики.

Под Supplier Relationship Management (SRM) понимается стратегический сорсинг, снабжение и аналитика для поддержки всесторонних решений по закупкам с позиций выбора поставщика[3].

1. Сорсинг – определяет цикл в снабженческой деятельности, касающийся выбора источника закупок – идентификация, оценивание и установление договорных отношений с оптимальной группой поставщиков. Стратегический сорсинг оптимизирует ваши закупочные возможности с целью уменьшения затрат и сроков доставки товаров и услуг. Соглашения в рамках стратегического сорсинга определяют экспертные области для помощи потребителям в выработке успешной, долговременной стратегии снабжения и построения надежных взаимоотношений с поставщиками с применением стандартных условий ИНКОТЕРМС.
2. Управление закупками – второй шаг в цикле снабжения. Решения в этой области должны устранять узкие места, нерациональные потери денежных средств и времени в типовой процедуре закупок. Управление закупками должно обеспечивать эффективную связь поставщика и потребителя, мощную онлайновую поддержку рабочих процессов в закупках и устранять неконтрактные закупки для лучшего контроля расходов во всем цикле снабжения. В конечном итоге правильно выстроенное снабжение должно повышать отдачу на вложенные в него инвестиции.
3. Аналитика и бизнес-интеллект составляющие третью часть SRM, в составе общей информационной поддержки управления цепями поставок, должны давать менеджерам по закупкам и финансовым аналитикам компании четкую картину всех показателей (KPI), связанных со снабженческой деятельностью и эффективностью работы поставщиков.

В качестве одного из примеров практической реализации SRM, рассмотрим компанию – системного интегратора i2 CIS[4]. Контур SRM в реализации i2 CIS представлен на рис. 1.

Рис. 1 Контур «SupplierRelationshipManagement»

Контур управления взаимоотношениями с поставщиками образуют три взаимосвязанных перспективы:

1. Создание глобальной стратегии закупок.
2. Выполнение разработанной стратегии.
3. Поддержка и улучшение всех закупочных инициатив и процессов, начиная от разработки дизайна новой продукции и заканчивая поставками.

В рамках технологии SRM поставщика и потребителя информационно объединяет унифицированный пользовательский интерфейс, позволяющий реализовать все необходимые трансакции. Основу взаимодействия составляют стратегия закупок в цепи поставок, вывод на рынок новых продуктов, организация и отслеживание процедур закупок.

Модулями прикладного программного обеспечения SRM являются: «переговоры», «управление обслуживанием оборудования», «управление контрактами» и «управление данными». Цели, возможности и преимущества каждого модуля SRM контура i2 CIS представлены в табл. 1.

Таблица 1 Характеристика основных модулей контура SRM контура.

Источник