Способы взаимодействия между отделами

Как наладить взаимодействие между отделами: 6 эффективных способов

По исследованию консалтинговой компании Watson Wyatt, отлаженные коммуникации внутри компании повышают ее рыночную стоимость на 30%. Если ваши работники не знают, с кем из соседних отделов посоветоваться, и перебрасывают работу друг на друга, то это сразу сказывается на продуктивности всего коллектива. Давайте разберемся, как организовать взаимодействие между сотрудниками, чтобы они работали эффективно.

Содержание:

CRM-система

Компания по вывозу опасных отходов «Эковолга» с помощью CRM-системы избавилась от двух проблем внутренних коммуникаций:

1. Менеджеры забывали оповестить отдел сбыта о том, что документы готовы и пора отправлять машину на вывоз;

2. В сделке были задействованы 5 отделов, и обсуждение текущих вопросов происходило разрозненно, из-за чего невозможно было восстановить, кто что говорил и какие документы готовил.

Первую проблему решили с помощью настройки автоматического сценария . Когда все нужные документы прикреплены в карточку сделки, система сама переводит сделку на этап «Вывоз». В это время ответственному за этап приходит уведомление, что все готово, и он сразу назначает машину.

Автоматическая смена этапов сделки в облачной программе S2, которой пользуется «Эковолга», происходит, когда менеджер собирает все документы и отмечает их в чек-листе. Аналогично можно настроить смену других этапов при определенных условиях.

Вторую проблему решили за счет того, что сотрудники из 5 отделов начали вести все обсуждения по сделке внутри ее карточки. В беседу можно пригласить сколько угодно сотрудников и обсуждать все вопросы, которые возникают по клиенту. Вся переписка фиксируется в хронологическом порядке, в любой момент можно проверить, кто и что говорил, как планировали решать вопросы, за подготовку каких документов отвечает каждый сотрудник.

Так происходит общение сотрудников внутри карточки сделки в системе S2.

Такая схема взаимодействия между отделами помогла руководству «Эковолги» навести порядок в коммуникациях и ускорить работу сотрудников. А за счет того, что все данные по клиенту менеджеры фиксируют в его карточке, они не забывают передавать друг другу важную информацию. Например, при повторной сделке нужно знать стоимость услуг предыдущего подрядчика, чтобы не переплатить. В CRM хранятся все счета и контакты. Менеджер находит самый маленький счет и закрывает выгодную сделку. Благодаря этому компании удалось снизить себестоимость оказания услуг на 15%!

Источник

6 советов для построения эффективного взаимодействия между командами

Эффективное взаимодействие команд друг с другом не менее важно, чем это самое взаимодействие внутри каждой отдельной команды. Без слаженной работы разрозненных отделов на единую цель, компания не может функционировать как единый бизнес механизм. Точнее, функционировать может, но вот с какой эффективностью?

Не редки случаи, когда руководство озабочено активным построением связей со своими работниками (вертикальные коммуникации) и в то же время абсолютно упускает из виду проблему взаимоотношений между самими отделами (горизонтальные коммуникации). И это серьёзное упущение. Проекты оказываются в стагнации во многом из-за шаткого и не сбалансированного взаимодействия между отделами, которые заняты над проектом.

Так или иначе, горизонтальной коммуникации избежать нельзя, поэтому единственный способ получить максимальное КПД при межкомандной работе — обязательно добиваться гармоничного взаимодействия всех отделов.

Корень зла

Для начала необходимо выделить ряд причин, на которых лежит вся вина за нарушение, либо и вовсе отсутствие взаимопонимания между рабочими командами.

В общих чертах сюда можно включить:

• нечётко поставленные задачи (руководители часто грешат тем, что желаемые цели обрисовывают расплывчато, как следствие рабочая команда со своей стороны также смутно понимает, к каким конкретно результатам необходимо стремиться);
• не выстроены бизнес-процессы (у некоторых отделов рабочие схемы изложены на бумаге, у других — передаются устно, у третьих в обиходе и те и другие приёмы, но они интрепретируются на свой лад. Проще говоря, каждый отдел видит уровень своей вовлечённости в проект по-своему и выполняет задачи соответственно);
• разные этапы выполнения (отдельные команды могут находится на отличных друг от друга этапах текущего проекта. Зачинатели уже заняты задачами, которые не особо понятны, например, тем, кто только приступает к работе);
• противоречивые цели (у каждого отдела есть свои обособленные цели, которых он стремится достигнуть в процессе коллаборации с другими командами. К примеру, отдел продаж в погоне за новыми клиентами может вести себя более рискованно и отходить от единого командного пути. Их приоритет — прирост новых пользователей. Финансовый же отдел, напротив, более «сдержан» в своих действиях, поскольку на нём лежит ответственное бремя денежных операций. Их приоритет — не потратить больше, чем нужно. В ходе меж командной коллаборации важно учитывать и этот нюанс);

Полезные рекомендации

Горизонтальных коммуникаций не избежать никак, поэтому единственный выход их выстроить — это наладить чёткую работу между отделами. Конечно, проще сказать, чем сделать. Особенно, в компаниях, где коммуникационные барьеры между отделами растут по мере роста численности самой компании. Читай, чем больше персонала, тем сложнее наладить взаимопонимание между всем и каждым. Тем не менее, выход есть всегда и вот несколько подсказок, которые помогут этот самый выход найти:

Подсказка 1: сложите паззлы правильно

Проще говоря, нарисуйте общую картину коллаборации. Первый шаг на этому пути — изложить и письменно закрепить способы взаимодействия между командами в ходе ведения проекта.

Примерный план может быть следующий:

• определить вектор связи, частоту и тип встреч между командами;
• распределить обязанности внутри всей рабочей команды и закрепить их письменно;
• в каждой из проектных команд выбрать ответственного за принятие решений;
• чётко описать и записать все цели проекта;
• сформулировать ключевые показатели эффективности (KPI);
• провести согласование технических и коммерческих задач, что бы рабочая команда двигалась единым курсом;

Показатели дисциплины и слаженность работы в целом ощутимо повышаются, в случае чёткого распределения обязанностей. Если каждый член рабочей группы точно знает, кто за что отвечает (документация, техническая поддержка, юридические вопросы и т.д.), то любые ситуации решаются быстрее — каждый знает к какому специалисту конкретно обратиться.

Подсказка 2: будьте гибкими

Кроме чётко определённого плана, очень важно обладать и гибкостью, которая позволит решать трудные ситуации и адаптироваться к изменениям по ходу развития проекта. Если хотя бы у одного отдела возникают сложности, вся команда проекта должна прийти на помощь — чем скорее устранить препятствие, тем быстрее возобновиться работа.

Подсказка 3: следите за всем

Визуальный менеджмент (чарты, таблицы, формы и т.д.) и регулярные «дейлики» (планёрки) — это обязательный мастхэв при работе общей команды. Эти два простых инструмента помогут вам объединить разрозненные команды в одну целостную рабочую группу и получить:

• непрерывность взаимодействия. Каждодневные (еженедельные) планёрки помогают всем членам команды оставаться в курсе всех самых последних новостей проекта (взлётов и падений), делиться актуальной рабочей информацией и сразу узнавать о любых изменениях, если таковые происходят. В ходе таких собраний, коммуницируя с коллегами, члены разных команд сильнее ощущают себя частью одного общего проекта и осознают свою личную ответственность.
• критические метрики. Визуализация главного плана, рабочие схемы и графики и т.д. — это всё помогает проводить аналитику и определять показатели эффективности. Графическое отображения проекта помогает всем членам разрозненных команд ощущать себя в одной лодке — каждый отдел наглядно может увидеть свой вклад в проект и прогресс всего проекта в целом.

Подсказка 4: определите лидера

Слабое лидерство — это одна из проблем в налаживании эффективной коллаборации. Движимые амбициями или чувством личной неприязни сотрудники часто ввязываются в междоусобные конфликты и каждый пытается перетягивать одеяло на себя (в больших организациях, это наиболее ощутимо, поскольку начальство часто многое упускает из виду). С другой стороны, некоторые сотрудники просто не хотят тяготить вышестоящее руководство лишними пустяковыми (как им кажется) обращениями и пытаются решать проблемы сами как могут.

Так или иначе — формальные лидеры оторваны от коллектива, и их сотрудники «гуляют сами по себе» (в независимости от причин). Такое положение вещей крайне деструктивно и в любом проекте обязательно заполнить лидирующую позицию, что бы авторитетно решать личностные конфликты и устранять любые рабочие недопонимания.

Подсказка 5: связаться со всеми

В наше время совершенно необязательно находится в офисе, что бы плодотворно работать на благо общего проекта. На удалённую работу специалиста можно нанять не просто из другого города, а даже с другого континента. Однако, что бы коллеги «извне» держали руку на пульсе текущих проектов, достаточно лишь:

• использовать средства связи в режиме оналйн (и реального времени — вэб-камеры и приложения);
• определить конкретное время интерактивных встреч (взяв во внимание, например, разные часовые пояса);
• установить программы и сервисы для совместной работы, где каждый член команды независимо от своего местоположения самостоятельно может ознакомиться с ходом рабочего процесса, проверять свои таски, уведомлять об их выполнении и т.д.

Эти простейшие меры помогут взаимодействие между отделами сделать бесперебойным. Физическое отсутствие сотрудника больше не проблема — команда работает слаженно даже в удалённом режиме.

Подсказка 6: отдыхайте с пользой

Повысить эффективность взаимодействия между командами помогает тимбилдинг. Люди, которые находят общий язык вне рабочего времени, хорошие отношения сохраняют и в ходе работы.

Каждая компания, а уж тем более та, где насчитывается не один отдел, обязательно должна организовать:

• Общие спортивные мероприятия;
• Пикники, туризм и прочие общеофисные праздники;
• Тренинги и обучающие курсы для персонала;
• Социальную сеть внутри компании, где сотрудники могут общаться на рабочие и не только темы.

Гармоничное взаимодействие сотрудников начинается из личных приязненных отношений. Тот, кто работает в коллективе друзей, работает в два раза эффективней.

Если разные отделы в текущий период не заняты над общими проектами, то всё равно необходимо поощрять их совместные походы, например, на кофе-брейки. Такие приемы позволяют людям знакомиться ближе, делиться общими интересами, а в последующем и эффективней работать в общей группе.

Финальная ремарка

Наша команда приобрела этот опыт в ходе работы над новым направлением развития. Именно слаженная работа разных отделов и разных людей между собой привела к тому, что продукт вышел в публичную бету в достаточно короткие сроки, не было сделано лишних действий и теперь мы направлены на его развитие и поддержание.

Кратко резюмировать всё вышеизложенное можно в следующем виде:

• определите ключевые показатели для успешности проекта;
• сформулируйте показатели эффективности;
• обозначьте векторы межкомандного взаимодействия;
• создайте список управленческих инструментов;
• уделите внимание визуальному менеджменту проекта;
• отслеживайте прогресс по критическим показателям с плановой периодичностью;
• принимайте руководящие меры (корректировка, решение конфликтов, форс-мажоры и т.д.);
• адаптируйтесь к функциональным изменениям;
• развивайте вне рабочие связи, общаясь внутри команд и между ними.

Идеально слаженное взаимодействие между командами не достигается в мгновение ока. Это поступательный процесс, требующий экспертной организации для достижения максимальных результатов. Делитесь информацией, находитесь в постоянном контакте с коллегами и не бойтесь никаких препятствий на пути.

Общими усилиями к наилучшим результатам!

Источник

Как наладить совместную работу разных отделов в компании

На выполнение крупных проектов зачастую требуются силы всех сотрудников из разных команд. Руководители и менеджеры проектов должны умело координировать совместную работу между отделами в своих организациях для открытия новых перспектив, реализации амбициозных планов и согласования действий для достижения общей цели.

Однако совместной работой между отделами порой сложно управлять. При совместной работе отделов очень часто не удается уложиться в сроки или бюджетные ограничения, выполнить требования клиентов или продвинуться в достижении стратегических целей компании. Нужны умелые навыки управления проектами, высококачественные инструменты и продуманная стратегия для преодоления возможных трудностей.

Для успешной организации работы между отделами команды должны согласовать единые цели, задачи и ожидания. Менеджеры проектов должны сообщать сроки и устанавливать четкие вехи для отражения прогресса по реализации цели проекта.

Что такое совместная работа разных отделов?

Совместная работа разных отделов заключается в том, что группа людей с разными функциональными обязанностями вместе работают над одной целью или проектом. Она лучше всего реализуется при сотрудничестве команд, понимании других ролей и выполнении плана проекта.

Почему совместную работу между отделами сложно наладить?

Мы понимаем, что при совместной работе отделов объединяется весь кадровый потенциал, тогда почему управлять несколькими отделами сложнее, чем одной командой?

Самая большая проблема в организации совместной работы между отделами – разница приоритетов или ключевых показателей производительности у разных команд. Например, инженер может быть больше заинтересован в оптимизации эффективного функционирования приложений для поддержки нового продукта. Тогда как менеджер по продажам может быть больше сосредоточен на других преимуществах продукта.

Когда команды, обычно не работающие вместе, объединяются для совместного сотрудничества, важно начать проект с определения общих ценностей и показателей успеха.

Перечислим несколько проблем при организации совместной работы разных отделов.

1. Удаленная работа команд

Во время пандемии коронавируса, самоизоляции и карантина совместная работа между отделами представляет собой новый вызов. Многие менеджеры проектов вынуждены полагаться на цифровые средства коммуникации для отслеживания общего прогресса и рассылки обновлений.

Однако такие инструменты для управления проектами и совместной работы, как Wrike, повышают уровень прозрачности данных по проекту, налаживают коммуникацию и сотрудничество между отделами и даже хранят актуальные файлы на одном портале.

2. Социальная лень

Помните, когда в студенчестве вашей группе назначали проект, всегда находился один студент, который не прилагал должных усилий? Это феномен социальной лени, который также встречается при совместной работе между отделами. Во избежание подобного поведения менеджер проектов должен разработать показатели для оценки работы как самой группы, как и отдельных команд внутри нее.

3. Непонимание зоны ответственности других отделов

Такое часто встречается, поскольку разные команды глубоко погружаются в свою работу, что не могут в полной мере оценить задачи и зону ответственности других команд. Разные команды используют свой профессиональный жаргон, из-за чего затрудняется взаимодействие отделов. Знание отличий команд при совместной работе может стать организационным преимуществом при грамотном управлении.

В чем преимущества совместной работы между отделами?

Теперь перейдем к преимуществам совместной работы между отделами.

1. Инновационные идеи
   Конечно, совместная работа разных отделов с легкостью не дается. Она рождает не меньше проблем, чем дает полезных результатов. Но в чем положительная сторона всех этих конфликтов людей, столкновения перспектив и процессов? Так создается динамика, появляются инновационные идеи. А без новых перспективных идей ваша организация погрязнет в посредственности.
2. Заинтересованные сотрудники
   Один из лучших способов повысить заинтересованность сотрудников – наладить командную работу. Пусть мнение каждой команды будет услышано, а руководители получают поддержку при принятии новых решений. Налаженная совместная работа в организации приведет к вовлеченности работников, их желанию приниматься за новые проекты и открытости к новому — отношению к работе не как к обузе, а как к вызову, который выведет их на качественно новый уровень.
3. Ускорение темпов ведения бизнеса
   С культурой налаженной совместной работы между отделами вы сможете быстрее выводить продукцию на рынок. Командная работа и взаимодействие ускорят, упростят процесс и повысят его эффективность. В результате ускорится способность организации создавать новые ценности.
4. Повышение гибкости в организации
   При организованной совместной работе между отделами улучшается и способность организации работать над более значительными проектами. Командная работа и взаимодействие – основа таких методологий работы, как Agile и Scrum, которые повышают гибкость и скорость реагирования команд.
5. Улучшение согласованности с ключевыми участниками
   Говоря о совместной работе внутри организации, нужно обратить внимание на внешнее взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками — ключевыми участниками, на которых непосредственно влияют ваш проект и продукт. Если вы сможете использовать их отзывы в процессе разработки, то лучше воплотите требования клиентов в новом функционале вашего продукта. Беспроигрышный вариант.
6. Повышение привлекательности для лучших специалистов
   Совместная работа между отделами – конкурентное преимущество вашей организации при привлечении высококвалифицированных кадров. Соискатели с высокой мотивацией хотят работать вместе с коллегами, которых уважают и у которых могут научиться чему-то новому. Поэтому если у вас уже будет культура совместной работы, это станет основой для привлечения лучших специалистов, особенно среди молодежи.

Как профессионально управлять совместной работой между отделами в организации

1. Объяснить долю участия каждой команды в общем плане

В начале — на стадии планирования — вашего проекта попросите команду высказаться и обсудить с вами зоны ответственности. Позвольте сотрудникам поспорить, предложить идеи, отмести ненужную работу и рассказать об особенностях их участия в проекте, чтобы все участники понимали роль каждой команды в общем деле.

Благодаря такой стратегии все команды будут выслушаны, сотрудники из разных отделов смогут познакомиться, и определится четкий курс дальнейшего развития. Команды приобретут чувство контроля над своей работой, если смогут участвовать в проекте еще на стадии планирования. Так сможет развиться и чувство ответственности у каждого участника команды из разных отделов.

Аирто Заморано, управляющий директор медицинского центра Becker Ears, Nose, and Throat Center, позволяет своей команде обсуждать сферы ответственности при запуске проекта: «На этапе планирования люди могут свободно оспаривать любую часть плана, чтобы уменьшить объемы ненужной работы или скорректировать план так, чтобы им было удобнее. Я говорю им: “Спорьте со мной, сколько хотите, в самый первый день, но в следующие дни мы будем действовать точно по плану!”»

2. Проводить проверки концепции на ранней стадии

При организации работы между отделами разумно мотивировать участников до распределения ресурсов или взятия обязательств. В этом помогут неформальные проверки концепции с участием разных сотрудников на ранней стадии проекта.

Таким образом можно сформулировать общее понимание требований по проекту от каждой команды, оценить бюджет и осуществимость проекта. Если вы представите наброски или краткие планы, это поможет мотивировать сотрудников .

Брэд Палмер, сооснователь Jostle Corporation, предлагает проводить проверки концепции задолго до того, как будет создан простейший работающий продукт: «Внедрите неформальную “проверку концепции”, которая позволит участникам включиться в проект на самой ранней стадии. Пусть уточняют требования, находят подводные камни и расширяют свои представления. Обычно они не решаются критиковать то, что еще не закончено».

3. Не вмешиваться в мельчайшие детали работы

Как менеджер проекта с совместной работой между отделами вы должны предоставить командам некую самостоятельность. Вы можете создавать системы, которые помогут командам лучше выполнять свою работу.

Тайлер Бенедикт, основатель и редактор BikeRumor.com, нашел уникальный способ справляться с потоком ежедневных релизов и борьбой писателей (как штатных, так и фрилансеров) за новые рабочие задания. Вместо того чтобы поручать конкретную задачу одному исполнителю, он настроил общий почтовый ящик под названием “К исполнению” и предоставил к нему общий доступ. Он говорит: «Теперь редакторы направляют сюда все новости, а писатели берут эти темы в работу по принципу “кто первым встал, того и тапки”. Они просто отправляют эти задания себе, когда готовы взяться за дело, и удаляют их из общего ящика».

4. Создавать планы действий

В план действий включена полезная информация о различных этапах вашего проекта. Советуем включить в него рабочие процессы, стандартные операции, сроки, зависимости задач и актуальную информацию для всех участников. Открытые планы действий – прекрасный способ взаимного обучения всех участников проекта.

Организация совместной работы – отличная возможность для разных отделов научиться новому друг у друга. Разработка и обмен планами действий для совместной работы между отделами помогает командам обучаться новым навыкам, которые не понадобились бы при разрозненной работе отделов.

Стивен Бенсон, основатель и генеральный директор Badger Maps, уверен, что ключ к развитию сотрудничества — это предоставление участникам команды возможности для взаимного обучения. «Эта стратегия особенно хороша, если у вас в команде много людей, выполняющих похожую работу и похожие задачи. Например, отдел продаж. Мы создаем презентации Google на различные рабочие темы, и каждый из нас может их редактировать. Если кто-то из сотрудников находит ответ на вопрос или удачный способ выполнить какую-то задачу, он добавляет в презентацию свой слайд, и остальные могут в любой момент воспользоваться этой информацией. Поскольку слайды организованы по направлениям деятельности, они оказались очень эффективными, когда нужно быстро ввести в курс дела новых сотрудников».

Почему Wrike идеально подойдет для совместной работы между отделами

Wrike упростит, облегчит и укрепит взаимодействие между отделами. Повышение уровня прозрачности, налаженное взаимодействие команд, инструменты для совместной работы и автоматические уведомления – одни из множества преимуществ Wrike для менеджеров проектов, работающих с командами из разных отделов. Программа для управления проектами Wrike помогает командам просто и эффективно сотрудничать, согласовывать и выполнять задачи.

Организация совместной работы разных отделов – непростая задача для компании любого размера. Однако это важный этап на пути к росту, повышению прибыли и внедрению инноваций. С помощью правильных систем, инструментов и подходов ваша организация сможет управлять совместной работой между отделами без каких-либо проблем. Попробуйте программу для организации командного взаимодействия Wrike, чтобы управлять совместной работой между отделами с легкостью и высокой эффективностью.

Источник