Способы устранения узких мест

Как определить узкие места компании, которые не дают ей расти

То, что с узкими местами нужно бороться, — это неоспоримый факт. Каждый руководитель пытается сделать все возможное, чтобы устранить проблемы компании и привести ее к финансовым упехам. Но пытается он это сделать зачастую так, как сам понимает. Хотя в мире уже давно успешно работают системы и методики, помогающие эффективно справиться с проблемой, чтобы привести вашу компанию к росту. Даже основатель компании Amazon Джефф Безос, чье состояние оценивается в 66 млрд. долларов, не полагается в этом вопросе на собственный опыт и силы, а решает проблему «узких мест» системно.

Проблемы роста универсальны

Расширение бизнеса – такой же обязательный тезис для компании, как и извлечение дохода. Затянувшееся пребывание в прежних границах рано или поздно неминуемо отразится на операционной деятельности в виде роста издержек и падения доходов. А в случае стартапа отсутствие роста — это вообще прямая дорога к краху. Тот факт, что проблема носит универсальный характер, свидетельствует о том, что существуют и универсальные закономерности ее возникновения.

«Организациям, столкнувшимся с ограничением, или «потолком» собственного роста, важно убрать эти ограничители, которые, зачастую, имеют искусственную природу и заключаются в особенностях работы самой организации. Каким образом это можно сделать? Мы, например, начинаем с диагностики, в ходе которой определяем наиболее актуальные проблемы организации («узкие места») и «точки роста», после чего помогаем убрать лишнее и внедрить необходимое», — говорит основатель Центра Деловых Инициатив Владимир Коровин.

Усилия попадают в «бутылочное горлышко»

Если компания направляет ресурсы на развитие и получает негативный результат, значит, производительность бизнес-процессов не соответствует входящим импульсам.

Точки закупорки производительности называются «узкими местами». Термин возник по аналогии с узким бутылочным горлышком (англ. – bottleneck), которое не может пропустить содержимое больше или быстрее, чем позволяет его пропускная способность. Если рассматривать бизнес-процессы как совокупность действий, то узкие места не могут принять столько, сколько требуется, и не могут выпустить столько, сколько нужно.

Узкое место возникает там, где в силу неэффективности — технологии, процесса или работы конкретного человека – объем «на входе» превышает способность этого участка бизнес-процесса трансформировать его в собственные результаты. Елена Столповская, возглавляющая калининградский деловой клуб «Бизнес Парк», вспоминает о своем опыте «работы в рекламном агентстве, где «узкое место» был директор, который просчитывал заказы, выходящие за рамки стандартного прайса. Таких заказов было немало. Работать над усовершенствованием прайса руководитель не хотел. Потенциальный заказчик мог ждать день, два или три, пока ему озвучат стоимость. Таким образом, производительность узкого места всегда неадекватна спросу на результат, что неминуемо ухудшает общую картину операционной эффективности.

В рамках нашей услуги «Поиск и устранение проблем, мешающих развитию» мы найдем и «расширим» узкие места вашей компании

Точки роста или зоны проблем?

Компания может развиваться многими способами:

• наращивание производительности основного бизнеса вслед за развитием своего рыночного сегмента;
• развитие смежных направлений бизнеса;
• географическое расширение;
• захват рыночных позиций конкурентов;
• экспансивные способы, к примеру, сделки слияний и поглощений.

Любой из выше перечисленных пунктов всегда требует дополнительных вложений. Ольга Соколова, финансовый директор провайдера телекоммуникационных услуг Linxtelecom, говорит, что ее компания в своем развитии собирается прорвать растущие барьеры конкуренции. Как именно? При помощи разработки уникальных клиентских решений и тщательного мониторинга структуры затрат. Кроме того, процесс роста сразу обнажает проблемы, которые нужно решать в приоритетном порядке.

«Узкие места» в теории ограничений Голдратта

Процесс возникновения узких мест детально описан в знаменитой теории ограничений (Theory of Constraints — TCO). Ее создатель — израильский физик Элияху Голдратт. Свою теорию он раскрывает в рамках художественного бестселлера «Цель: процесс непрерывного совершенствования». Кстати, большим поклонником его теории является Джефф Безос – основатель компании Amazon. На одном из своих совещаний он посоветовал книгу к прочтению всем своим топ-менеджерам.

Джефф Безос

В основе теории лежит идея, что производительность компании — это потенциально бесконечная величина. Однако она встречает внутренние и внешние системные ограничения, среди которых временные, технологические, рыночные факторы и даже факторы, связанные с культурой и стереотипами управления. Узкое место — по сути, точка встречи ограничения с неэффективностью.Теория призывает бороться с узкими местами управленческими средствами, которые фактически сродни методам менеджмента качества. Менеджеры должны заниматься непрерывным выявлением и расширением узких мест.

Как выявить узкое место в своей компании

Чтобы выявить в своей компании узкие места, нужно заручиться не аналитическим, а системным подходом к организации. В теории ограничений есть несколько ключевых принципов, среди которых:

• Принцип системного подхода.

Он означает, что компания рассматривается как сетевая система, состоящая из совокупности звеньев в цепи. Каждое из них потребляет продукцию предыдущего звена и вырабатывает собственную. То есть результат работы отдела продаж потребляется производством, продукт производственного звена — складом и так далее.

• Принцип слабого звена.

Постулируется, что в цепи обязательно присутствуют слабые звенья, они же — узкие места. Улучшения процессов вокруг слабого звена не дадут результата, пока не будет расширена пропускная способность узкого места. На вопрос, как выявить узкое место, специалисты часто отвечают, что оно само себя визуализирует. Это участки, чья проблемность сугубо очевидна в виде авралов, срывов сроков, больших объемов незавершенной работы и т.д. Этот принцип хорошо работает в небольших компаниях или при анализе отдельных бизнес-процессов.

Основатель сервиса заказа ремонтов PriceRemont Юрий Гольдберг: «Обычно, если фирма небольшая, сразу видны узкие места на входе. В ручном режиме я разбираю ситуацию за ситуацией, почему звонков или заявок на ремонт на сайте много, а итоговых заказов – мало».

Как решить проблему «узких мест»

• Собрать и проанализировать информацию о своих бизнес-процессах. Принцип здесь тот же, что и в основе составления и анализа карты операционной деятельности компании (operational flow chart). Каждый бизнес-процесс имеет вход и выход, потребляет разнообразные ресурсы (сырье, заготовки, время, информацию) и трансформирует их в результат.
• Взглянуть на свою компанию как на сетевую систему. Понять, какое звено в цепочке бизнес-процесса является первым по темпу работы, а какое – последним, как результаты работы одних звеньев отражаются на работе других.

В рамках нашей услуги «Поиск и устранение проблем, мешающих развитию» мы найдем и «расширим» узкие места вашей компании

Как расширить узкое место

Хотя экстенсивный способ расширения полностью не отвергается (например, привлечение дополнительных трудовых или производственных ресурсов), но в теории ограничений совет будет следующим:

пропускную способность узкого места нужно непрерывно наращивать, синхронизируя при этом ритм работы всей цепочки. Возможности слабого звена, которое не дорабатывает, и сильного звена, которое направляет к узкому месту чрезмерное для него количество ресурсов, нужно равно усреднить. Затем темп плавно, но неуклонно повышается и выравнивается во всей цепи. Так удастся избавиться от авралов, «связанных» возможностей и незавершенной работы.

Как обезвредить узкие места роста компании

Руководствуясь вышесказанным, узкие места роста могут наблюдаться в любых направлениях, в которых компоненты организационной системы не справляются с ограничениями. Чтобы обнаружить и обезвредить слабые звенья, способные оказывать ключевое негативное влияние на развитие бизнеса, проанализируйте:

1. Какие ресурсы требуются для развития вашего бизнеса. Критически важным для роста, например, является наличие у компании финансовых ресурсов и доступа к их источникам, человеческих и деловых ресурсов и др.

2. Какие звенья потребляют эти ресурсы, какова их текущая производительность, могут ли они выдержать рост нагрузки.
3. Оцените влияние слабых звеньев на ключевые вопросы развития бизнеса, например:

• возможность мобилизовать денежные средства на цели роста,
• наличие доступа к источникам заемных средств,
• способность компании адекватно планировать бюджет и контролировать расходование средств,
• достаточность и качество человеческих ресурсов,
• готовность управленческой команды к активным действиям,
• эффективность работы с поставщиками и клиентами,
• способность удовлетворить потребности вновь привлеченных клиентов,
• доступ к эффективным источникам сырья,
• востребованность продукта/услуг рынком,
• способность собирать и обрабатывать маркетинговую информацию и т.д.

Ответы на эти вопросы помогут разложить глобальную проблему блокировки развития на менее комплексные задачи. Идея непрерывного операционного улучшения через точечную работу с узкими местами позволяет экономить управленческие усилия, сосредотачивая их строго на проблемных участках.

О типовых проблемах, создающих ограничения для роста вы можете прочитать в нашем материале Как прекратить топтаться на месте: практика преодоления «потолка роста»

Заключение: Чаще всего ликвидация этих (и многих других) проблем отзывается ростом – возрастает выручка, и прибыль. Это, без сомнения, важно, однако наша практика показывает, что качественный результат не менее важен. Мы стараемся изменить мышление руководителя, научить его свободно ориентироваться в структуре его собственного бизнеса, что впоследствии дает ему долгосрочные дивиденды.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Источник

Как выявить и устранить узкие места в производственных процессах

Вы начали экономический анализ предприятия и выявили точки затора, которые тормозят производство. Задерживаются поставки материалов, тормозится доставка товаров покупателям, образуются простои, увеличиваются производственные затраты.

Подобные точки затора называют узкими местами. Их необходимо выявить, «расширить» или устранить.

Какие бывают узкие места

Узкие места на предприятии можно классифицировать по времени.

1. Краткосрочные. Возникают из-за временных проблем. Например, ушёл на больничный узкий специалист. У других сотрудников нет достаточной квалификации, чтобы взять на себя его обязанности. Итог — отставание в работе, которое будет продолжаться, пока ключевой сотрудник не вернётся к своим обязанностям.
2. Долгосрочные. Такие узкие места присутствуют практически постоянно. Например, каждый месяц приходится откладывать отчётность компании, поскольку подобные трудоёмкие задачи может выполнить только один человек, но он не может даже начать, пока ему не дадут окончательные цифры за месяц.

И в первом, и во втором случае узкие места необходимо «расширить». Например, ввести ротацию, обучить сотрудников, сделать взаимозаменяемыми. Применить инструменты бережливого производства. Не задерживать отчёт, и распределить обязанности поможет доска канбан.

Где появляются узкие места

Узкие места могут возникнуть в любых направлениях, где компоненты системы предприятия не справляются с ограничениями. Типичные признаки узких мест:

• накопившаяся работа;
• длительное время ожидание (материалов, людей, документов или согласования с вышестоящим звеном);
• высокого напряжения, относящиеся к задаче или к процессу.

Представьте, вы производите двигатели или топливные насосы. Нагрузка на производстве строго распределена, но на стадии поставки товара начинаются сложности. Грузовикам приходится ждать по пять шесть часов у склада, ожидая разгрузки. А всё потому, что дала сбой система дистрибуции. О прибытии машин склад не оповещают, в итоге погрузчики заняты на других работах, водители простаивают, а вы теряете деньги.

Проблему можно легко решить, делегировав обязанности созвона со складом одному из сотрудников.

Но есть узкие места, выявить которые сложнее.

Сложности планирования возникают, когда производственные цепочки пересекаются с большим ассортиментом производимой продукции. Часто ограниченный ресурс невозможно определить без полного разложения процесса и без программных средств.

Узким местом на предприятии называют недостаток производственных мощностей в общей цепочке технологического процесса. Недостаток определяется одним из компонентов:

• производственной мощностью;
• машинным временем оборудования;
• материалами;
• персоналом,
• транспортировкой и т.д.

Наличие узкого места можно рассчитать по формуле:

Максимальное количество планируемых к изготовлению изделий умножить на величину анализируемого компонента.

Например, если речь идёт о машинном времени оборудования, планируемое к изготовлению количество деталей умножают на машино-часы работы станка.

Рассчитанная величина не должна быть больше предельно допустимого инструкцией значения. Аналогично можно рассчитать и укомплектованность персоналом, и потребление электроэнергии, и обеспеченность ёмкостями для хранения готовой продукции.

Если полученное значение превосходит имеющиеся мощности, можно говорить о наличии узкого места. Что делает невозможным выбор оптимальной программы производства на основе сумм покрытия удельных издержек.

Суммы покрытия удельных издержек следует поставить в зависимости от требуемой на узкое место нагрузки.

Так рассчитывается относительная сумма покрытия (db_отн.), которая показывает отношение разницы между ценой (р) и переменными издержками в расчёте на единицу продукции (k_v ) к требуемой нагрузке на узкое место в производственной мощности:

Программу производства нужно составить таким образом, чтобы при максимально полной загрузке производственных мощностей достигался наивысший результат производительности предприятия.

Как устранить и предотвратить появление узких мест

Чтобы найти узкие места на предприятии:

• определите области, в которых происходит накопление и часто случаются простои;
• оцените производительность;
• оцените использования каждой машины на полную мощность;
• определите машины с большим временем ожидания.

Найти «излом» поможет ряд инструментов.

• Блок-схемы. Технологическая схема поможет в схематическом виде детализировать каждый шаг процесса. Так будет проще увидеть «излом» процесса и определить шаги, которые нуждаются в нормальном функционировании.
• Техника «5 почему». Определите проблему, которую хотите решить. Задайтесь вопросом: «Почему эта проблема возникла»? Задавайтесь этим вопросом на каждом шаге, пока не дойдёте до первопричины.

Устранить узкие места можно несколькими способами.

1. Укрепить узкие места кадрами (добавить больше людей).
2. Минимизировать время простоя.
3. Устранить лишние и нецелесообразные действия.
4. Приобрести дополнительное оборудование, которое выполняет аналогичные действия, и оптимизирует работу узких мест.

Организуйте надлежащую работу со «слабым звеном». Обеспечьте надлежащее обслуживание, постоянный буферный запас, сократите время, затрачиваемое на настройку и переналадку, обучайте специалистов.

Обойти узкие места поможет комплексный экономический анализ и грамотное планирование производственной среды. Например, нанимая высококвалифицированных сотрудников, вы минимизируете вероятность появления узких мест из-за неквалифицированных сотрудников. Учет схемы различных процессов сведёт к минимуму задержки на этапе транспортировки. А наличие эффективных руководителей позволит лучше контролировать процессы в производственной цепочке.

Рекомендуем

Экономический анализ – важный элемент в системе управления предприятием. Он обеспечивает управленцев исходной информацией для принятия быстрых и эффективных управленческих решений. Обучение на курсе строится на практических примерах, показывающих применение методов и инструментов экономического анализа на практике. Особое внимание уделяется концепции бережливого производства, рассматривается пример, показывающий как внедрить систему бережливого производства на предприятии с целью выявления узких мест в производственных процессах и повышения производительности труда.

Источник