Способы унификации документа презентация

Унификация и стандартизация документов.Унифицированные системы документации.
презентация к уроку на тему

Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

Скачать:

Вложение	Размер
unifikatsiya.pptx	424.26 КБ

Предварительный просмотр:

Подписи к слайдам:

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Документационное обеспечение управления

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной — таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов , создаваемых при решении однотипных управленческих задач , снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, — организационно-распорядительная деятельность , планирование, учет и отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс ( систему) документов , характерных только для данной функции. Совокупность документов , взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида , сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми . В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов . Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации). В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ ≪О техническом регулировании≫, под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие ≪ стандарт ≫. Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации — правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов≫, продолжают действовать.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например , обложка дел длительных сроков хранения ), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности . В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Применение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

презентация «Национальная система стандартизации РФ»

материал для лекции по дисциплине «Метрология, стандартизация и сертификация». Определение стандартизации, цели и задачи стандартизации, государственный орган стандартизации,нормативные документ.

план-конспект урока по черчению » Общие положения единой системы конструкторской документации»

План-конспект урока по черчению. Дается понятие о ЕСКД, её назначение, область распространения, классификация и обозначение стандартов.

План-конспект занятия «Система организационно-правовой документации»

План-конспект занятия «Система организационно-правовой документации» по учебной дисциплине ОП.14 Документационное обеспечение управления для специальности 40.02.01 Право и организация социал.

План-конспект занятия «Система распорядительной документации»

План-конспект учебного занятия «Система распорядительной документации» по учебной дисциплине ОП.14 Документационное обеспечение управления специальности 40.02.01 Право и организация со.

План-конспект занятия «Система справочно-информационной документации»

План-конспект учебного занятия «Система справочно-информационной документаци» можно использовать при проведении дистанционного занятия по учебной дисциплине ОП.14 Документационное обеспечени.

Лекция для группы 2ГД(11)-18 по учебной дисциплине «Правовое обеспечение профессиональной деятельности» на тему «Система организационно-распорядительной документации»

Лекция для группы 2ГД(11)-18 по учебной дисциплине «Правовое обеспечение профессиональной деятельности» на тему «Система организационно-распорядительной документации&quot.

Модуль 3 Менеджмент качества строительного производства и система строительного контроля городских путей сообщения. Исполнительная документация в строительстве

Лекционный материал по Модулю 3 «Менеджмент качества строительного производства и система строительного контроля городских путей сообщения. Исполнительная документация в строительстве» в рам.

Источник

Презентация на тему «Унификация и стандартизация документов»

Код для вставки

Комментарии

Нет комментариев для данной презентации

Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.

Аннотация к презентации

Посмотреть и скачать презентацию по теме «Унификация и стандартизация документов», включающую в себя 11 слайдов. Скачать файл презентации 0.39 Мб. Средняя оценка: 4.2 балла из 5. Для студентов. Большой выбор powerpoint презентаций

Содержание

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Выполнила: Ю.А. Тухтарова, студентка гр. Д-29

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация документов.

заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. Основнаяцель унификации документов Объекты унификации — документы на любых видах носителей.

— Государственная система ДОУ; — межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД); — Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/ унификации документов, используемых в автоматизирован­ных системах управления; — Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ; — Другие документы Ростехрегулирования; — общероссийские классификаторы ТЭСИ. Нормативной базой унификации

Требования при унификации к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории общероссийские организаций отраслевые (ведомственные)

Цели и задачи стандартизации Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации.

Источник