Способы уничтожения секретных документов

Уничтожение секретных документов

К секретным документам предприятия относятся бумаги, которые содержат любую конфиденциальную информацию. Речь идет о документах под грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Для служебного использования». При этом владелец архива (организация) обязан составить специальный перечень сведений, которые подлежат засекречиванию. Порядок уничтожения секретных документов устанавливается государством.

Инструкция по уничтожению

• Проведение экспертизы. Проводится в обязательном порядке экспертной комиссией для проверки действительного окончания сроков хранения и определения наличия ценности бумаг. После подтверждения составляется точный перечень документов.
• Составление акта. По сравнению с обычными документами, данный акт более полно передает информацию и включает количество страниц, имена людей, которые имели к ним доступ во время проверки, прочие необходимые данные. Акт подписывается комиссией, сотрудниками архива, которые выдали документы, а также генеральным директором организации.
• Хранение и уничтожение секретных документов. Секретные документы с истекшим сроком хранения подлежат утилизации наравне с другими видами документов. Условия хранения секретных документов должны особо контролироваться со стороны руководства организации.

В качестве методов утилизации предлагается сжигание или шредирование (измельчение). Первый вариант наиболее надежный, но сам способ дорого стоит и неэкологичный. Поэтому чаще всего бумаги подлежат шредированию (экологически безопасный, доступный и быстрый метод).

Компания Архивариусъ предлагает уничтожение конфиденциальных документов по доступной цене.

Источник

Порядок уничтожения документов

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель руководителя;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

• отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
• составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
• подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

• документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
• финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
• первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Источник

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Источник

Методы уничтожения и восстановления бумажных документов

Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:

• законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения;
• уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф;
• умышленное уничтожение или порча, для того, чтобы скрыть следы каких-то действий, или же для того, чтобы причинить вред владельцу документов.

В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:

• как уничтожить документы так, чтобы минимизировать (а лучше — полностью исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации;
• как восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов, какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая из перечисленных задач связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. Подобная работа, которую следует проводить в рамках программ защиты важнейших документов организации и обеспечения непрерывности деловой деятельности, значительно повышает шансы на успешное восстановление, если несчастье все-таки случится.

Когда уничтоженные документы остаются в живых

С древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем.

Когда носитель дешевый, то так обычно и поступают, но не так-то просто решиться на уничтожение дорогостоящего пергамента (или жесткого компьютерного диска), который можно использовать еще раз.

«Делопроизводители» прошлых веков и тысячелетий для записи новой информации нередко повторно использовали носители информации, просто стирая то, что было написано ранее. Особенно постарались средневековые писцы, часто использовавшие «очищенные» древние рукописи. Казалось бы, античные тексты были потеряны навсегда. Однако «хитрые» потомки, используя новейшие достижения технического прогресса, нашли-таки способы восстановить некоторые из этих материалов.

В 1906 году в одном из греческих монастырей на страницах древнего пергамента тысячелетнего возраста, содержавшего византийские рисунки, были случайно обнаружены слабые следы более древнего математического текста. Расшифровка велась единственно возможным тогда способом — с помощью увеличительного стекла. Как выяснилось, была найдена византийская копия труда «О методе механического доказательства теорем», написанного Архимедом Сиракузским в 3 веке до нашей эры, считавшаяся безвозвратно утраченной.

В 1920-е годы рукопись исчезла, и только в 1998 году снова появилась на аукционе, где была приобретена анонимным коллекционером за 2 миллиона долларов и передана в музей Балтимора для дальнейшего изучения. Задача стояла сложная, т.к. ученые хотели сохранить и позднейшие рисунки.

Для восстановления текстов ученые используют флуоресценцию древних чернил в рентгеновских лучах. К настоящему моменту удалось выявить около 80 процентов текста, а полная расшифровка должна занять несколько лет и завершится в 2008 году.

Мораль этой истории проста: если носитель не уничтожить , рано или поздно найдется способ извлечь ранее записанную информацию.

Уничтожение бумажных документов

Для бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:

• шредирование,
• сжигание,
• химическая обработка и
• закапывание.

Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.

Сжигание

Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.

Есть у него, однако, и серьезные недостатки:

• для уничтожения большого объема документов требуется время и бдительность исполнителей, т.к. хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковке (дела, книги, связки) может сгореть не полностью;
• сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной). При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району;
• сейчас сжигание считается экологически вредным методом уничтожения, от которого постепенно отказываются во многих странах мира.

Химическая обработка

Химическая обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.

У метода тоже есть свои недостатки:

• требуется специальное оборудование и/или химические реактивы, что во многих случая подразумевает использование услуг специализированных компаний;
• процесс уничтожения достаточно длительный, и есть определенный риск несанкционированного доступа к информации;
• вследствие длительности процесса, присутствовать при уничтожении своих документов от начала до завершения процесса уничтожения невозможно;
• это достаточно дорогой способ уничтожения.

Закапывание

Одно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются.

Недостатки данного метода:

• метод создает только видимость надежности, т.к. время полного уничтожения бумаг зависит от природных и климатических условий;
• невозможно гарантировать, что документы не попадут в другие руки. На практике были отмечены случаи выкапывания документов конкурентами;
• поскольку велика вероятность того, что физически документы все еще существуют, заинтересованные стороны (суды, государственные инспектирующие органы) могут потребовать их извлечения и предоставления, возлагая все — очень существенные — расходы на владельца документов.

Шредирование

Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна (и даже возможность заработать, сдавая бумажную обрезь в макулатуру), «экологичность», достаточная надежность.

Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы.

Вариант 1: Самостоятельное уничтожение документов в шредере.

Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.

• мощные шредеры, способные уничтожить крупные партии документов, стоят дорого (от 3 до 30 тысяч долларов). Не каждая организация может позволить себе такие затраты;
• для мощного полупромышленного шредера требуется отдельное помещение и квалифицированный персонал. Возникает проблема вибрации и бумажной пыли;
• требуется организовать вывоз больших объемов бумажной массы, за что организации приходится дополнительно платить.

Вариант 2: Услуги специализированных фирм.
Существуют два направления в организации работы таких фирм: оказание платных и бесплатных услуг.

При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения.

• за уничтожение каждого килограмма документов приходится платить;
• при регулярной отправке документов на уничтожение требуются или частые поездки членов экспертной комиссии на место уничтожения, или согласие получать документы об уничтожении от фирмы, веря «на слово».

В октябре 2004 года австралийская газета The Sunday Mail провела независимое расследование работы одной из фирм, предоставлявшей услуги по конфиденциальному уничтожению документации государственных органов власти, полиции, суда, медицинских и деловых бумаг. В ходе расследования журналисты установили, что документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте, а отвозились на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали там на пол. Водители подписывали сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов. В статье, опубликованной по результатам расследования, рассказывалось, что «…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге». Государственные органы отказались от услуги фирмы, которая не выполнила условия контракта на уничтожение документов.

Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:

• предоставление машины и грузчиков,
• оформление документов об уничтожении (акт, накладная),
• возможность личного присутствия представителей организации при уничтожении документов.

Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья.

• фирма заинтересована в достаточно больших объемах, и если нужно уничтожить менее 500 кг документов, то вывоз их к месту уничтожения нужно будет организовывать своими силами и транспортом;
• для вывоза транспортом фирмы-исполнителя необходимо заранее заказывать машину и грузчиков, и если у нее много заказов, то придется подождать.

Восстановление бумажных документов

Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.

Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.

Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.

Восстановление шредированных документов

Неумышленное шредирование хотя и встречается, но редко. Основная масса материалов уничтожается осознанно, в интересах обеспечения информационной безопасности, и, прежде всего, безопасности собственника документов. Восстановлением информации занимаются другие заинтересованные органы и лица.

Опыт показал, что восстановить шредированные документы возможно, и в этой области идет своя, незаметная для широкой публики, «гонка вооружений». С одной стороны, «реставраторы» активно применяют современную технику и программное обеспечение, с другой — для уничтожения применяются шредеры, режущие бумагу на все более мелкие кусочки, а для большей надежности бумажная «соломка» перемешивается и обрабатывается химическими составами.

4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США, 70 человек из числа дипломатов и сотрудников посольства были взяты в заложники. Наиболее секретные документы посольства были шредированы.

Иранские женщины вручную восстановили большинство документов, подбирая полоску к полоске. По некоторым данным, было восстановлено более 80% документов, содержавших имена агентов американских спецслужб, планы по уничтожению исламской революции, методы подрывной работы.

Часть документов была опубликована иранскими властями. К 1995 году было выпущено 80 томов.

Наиболее амбициозным проектом по восстановлению уничтоженных бумажных документов является работа по восстановлению документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».

Осенью 1989 года немецкое правительство получило в наследство более 17 тысяч мешков с остатками документов службы госбезопасности ГДР. В мешки для мусора были сложены подготовленные для уничтожения документы, которые были либо разорваны, либо шредированы. «Штази» не успело окончательно уничтожить документы.

В феврале 1995 году правительство Германии создало специальную архивную комиссию, которой было поручено организовать восстановление документов. По оценкам специалистов, всего в мешках находилось 33 миллиона страниц документов.

Восстановление разорванных документов подобно складыванию мозаики: слоями, чтобы не разрушить возможную связь, обрывки вынимаются из мешков и выкладываются на рабочую поверхность. При первичной сортировке учитывается цвет бумаги, чем написан документ (карандаш, ручка, чернила, машинопись), и, наконец, содержание написанного (например, псевдонимы, регистрационные номера и т.п.). При известном везении, после такой сортировки удается восстановить многие страницы рукописи, или даже полный документ.

Документы пострадали по-разному: некоторые были порваны 1–2 раза, большинство же — 20–30 раз. Рекорд побила страница формата А5 с важной информацией, которая в общей сложности была собрана из 98 маленьких частей.

Это очень трудоемкая работа. Один сотрудник рабочей группы восстанавливает в среднем за рабочий день 10 листов. К июню 2003 было собрано и соединено в документы «всего лишь» около 520 тысяч листов из 245 мешков.

Опыт 8 лет работы показал, что для повышения эффективности необходимо использовать современные компьютерные технологии, тем более, что восстанавливать вручную шредированные документы еще сложнее.

Правительством Германии в 2003 году был объявлен конкурс среди компаний, предоставляющих услуги в области восстановления документации. Требовалось предложить эффективный компьютерный метод восстановления документов, включающий поточное сканирование обрывков и последующую подборку подходящих друг к другу кусочков при помощи программного обеспечения. В конкурсе победили компания GdB (подразделение Lufthansa Systems) и берлинский Институт производственных установок и методики конструирования имени Фраунгофера (Fraunhofer-Institut, IPK). Консорциум предложил следующий план работ:

• восстановление и грубая сортировка данных (600 миллионов кусочков) возможна в течение 5 лет;
• обрывки документов планировалось покрыть пленкой, чтобы при сканировании их не повредить. После сканирования документы должны собираться за счет использования специализированного программного обеспечения;
• работу предполагалось частично передать специализированным сторонним организациям, частично выполнить силами службы при Федеральном уполномоченном по документам спецслужб ГДР (BStU). Служба BStU «скромно» попросила каждый месяц в течение пяти лет выделять ей из федерального бюджета на проведение этой работы по миллиону евро.

Осенью 2004 года, вследствие нехватки средств, проект фактически был заморожен. Хотя технически воссоздание документов возможно, стоимость все-таки настолько высока, что даже Германия не может себе этого позволить. Нужно также учесть, что восстановленные с таким трудом документы не дали стране ничего, кроме дополнительной политической напряженности. Да и «охотиться на ведьм» сегодня, спустя пятнадцать лет после событий, стало не так интересно.

Итоги проекта пока не опубликованы, и с осени 2004 года пресса о нем не пишет. В последних сообщениях говорилось о возможной передаче документов и мешков с бумажной «стружкой» на хранение в федеральные архивы (если информация подтвердится, это будет первый в истории случай передачи шредированных документов на постоянное хранение).

Немецкий опыт показывает, что, с одной стороны, шредирование является одним из надежных способов обеспечение информационной безопасности организации. Сотрудникам Штази удалось выиграть самое главное — время. С другой стороны, была подтверждена практическая возможность восстановления шредированных документов по цене примерно 20 — 100 долларов за лист, и продемонстрирована эффективность современных технологий.

Восстановить документы в больших масштабах также возможно, но на это требуются весьма значительные средства и время, а «процент успеха» вряд ли будет очень высок. По американским данным, даже при идеальных условиях вероятность восстановления документа, пропущенного через шредер того типа, что использовались в «Штази», составляет 90%. Если же используются современные шредеры для секретных документов, то вероятность успеха при применении имеющихся сегодня средств не превышает 10%.

Восстановление, даже в небольших объемах, обходится заказчику в кругленькую сумму, и прибегают к нему только в исключительных случаях.

Американская компания ChurchStreet ( www.churchstreet-technology.com ) регулярно выполняет заказы адвокатских контор и частных сыскных агентств по программному восстановлению бумажных документов , пропущенных через шредер. Согласно стандартным расценкам фирмы восстановление одного кубического фута шредированных документов (примерно 100 страниц) стоит около 2 тысяч долларов, но при условии, если бумага измельчена за один проход, то есть превращена в тоненькие полоски — «лапшу». Для более тяжелого случая — «перекрестного измельчения», дополнительно рубящего лапшу на кусочки размером несколько миллиметров, — программа восстановления создана совсем недавно, и стоит эта услуга существенно больше — от 8 до 10 тысяч долларов за кубический фут.

Восстановление намокших документов

Вода — враг документов, и именно она чаще всего становится причиной головной боли для их собственников. К природным стихийным бедствиям — наводнениям, потопам, ливням, цунами — нужно добавить и техногенные катастрофы, такие, как прорывы канализации и отопления.

При наводнении в Саксонии (Германия) в августе 2002 года пострадали: 9 коммунальных архивов, 6 церковных архивов, 2 экономических архива, 1 университетский архив. Министерство юстиции Саксонии потеряло 12 км юридических документов, а 3 км поврежденных документов были спасены. Были утрачены семейные и исторические документы за 1890 — 1990 годы, а также документы о судебной реформе после объединения Германии.

Вода не сразу разрушает документы и содержащуюся в них информацию. Основным фактором, от которого часто зависит успех спасательных работ, является время. Как правило, все решают первые 48 часов, а некоторые документы надо спасать немедленно. При больших масштабах бедствия появляется опасность повреждения документов плесенью, активно разрушающей влажную бумагу. Для намокших бумажных документов главным методом восстановления является сушка.

Если ее невозможно провести быстро, намокшие документы необходимо в течение 48 часов законсервировать, а именно, заморозить. Замораживание сейчас регулярно применяется при различного рода чрезвычайных происшествиях. Немецкие архивы применяли этот метод консервации при наводнениях 2002 и 2003 года; после наводнения в Праге были заморожены ценнейшие средневековые манускрипты. Можно использовать даже бытовые морозильные камеры — при затоплении библиотеки в одном из австралийских университетов в дело пошли даже охлаждаемые прилавки для продажи мороженого. Для больших объемов поврежденных документов используют рефрижераторы или арендуют морозильные камеры на промышленных предприятиях и продуктовых складах.

10 апреля 2003 года в Каменец-Подольском государственном городском архиве (Хмельницкая область Украины) огнем и водой были повреждены практически все документы одного из хранилищ, значительная их часть была утрачена безвозвратно. Пострадали пять ценнейших фондов, более 100 тысяч единиц хранения — история Подолья (территория трех нынешних областей) конца ХIII — начала ХХ веков. После пожара 43 тысячи поврежденных огнем и водой томов были помещены в морозильные камеры. Большую часть этих документов удалось сохранить.

Опишем применяемые методы сушки документов.

Диффузионная сушка. Поврежденные водой документы прокладывают через каждые 10 — 15 листов бумагой с высокой впитывающей способностью. Для этой цели можно использовать фильтровальную или газетную бумагу, и даже салфетки и бумажные полотенца. Менять впитывающую бумагу нужно как можно чаще, не реже, чем через 5–6 часов. Метод не требует специального оборудования и может применяться «в полевых условиях». Он наиболее эффективен при небольшом количестве поврежденных материалов.

• метод дорогостоящий, т.к. требует использования большого количества расходуемых материалов;
• метод очень трудоемкий, требует организации круглосуточной работы с поврежденными документами.

Конвективная сушка (воздушная) — наиболее распространенный метод сушки книг и документов путем обдува их нагретым воздухом. Для усиления циркуляции воздуха можно использовать бытовые вентиляторы. Метод наиболее эффективен в тех случаях, когда повреждено небольшое количество документов, и степень их намокания не слишком велика. Конвективную сушку обычно сочетают с диффузионной. Метод недорогой, т.к. не требует специального дорогостоящего оборудования. Недостатки:

• для проведения сушки необходимо специализированное помещение со стеллажами и полками для размещения мокрых документов, аппаратура для организации циркуляции нагретого воздуха в зоне сушки;
• требует больших затрат труда и времени;
• не всегда обеспечивает хорошее качество сушки. При сильном увлажнении после сушки бумага коробится.

Вакуумная сушка — высокопроизводительный способ, создающий «мягкие» условия сушки для бумаги, кожи и других материалов. Мокрые книги высушиваются в вакуумной камере при относительно небольшом вакууме (3 — 4 мм рт. ст.) и подогреве до 60 — 80 °С.

Для сушки можно использовать промышленные камеры, которые есть на многих больших производствах. На первом этапе сушки материал прогревают до заданной температуры, затем давление снижают и удаляют пары воды через вакуумную систему. При необходимости цикл повторяют.

Промышленные камеры могут вместить до 2 — 2,5 т документов. Длительность сушки зависит от количества материалов и степени их намокания и составляет в среднем от 8 часов до 1 — 2 суток. Качество сушки при соблюдении технологических режимов — хорошее.

• высокая стоимость оборудования. Если придется обращаться за помощью к сторонним организациям, придется платить за аренду оборудования;
• потребуется упаковать и перевезти поврежденные документы к месту сушки, поскольку передвижных установок у нас в стране нет;
• для организации такой работы требуются высококвалифицированные специалисты в области восстановления документов, т.к. нужно очень тщательно выдерживать технологические режимы;
• потребуется организовать систему учета и отслеживания перемещения документов, а это время и деньги. Если необходимо высушить конфиденциальные или секретные документы, то для обеспечения их защиты от несанкционированного доступа придется организовывать выезд на место сушки целой бригады сотрудников.

Сублимационная сушка (сушка вымораживанием). Вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике консервации наилучшим на сегодняшний день способом восстановительной сушки. Замороженный до –30 °С материал высушивают при глубоком вакууме, в результате лед превращается непосредственно в пар. Это дает возможность эффективно восстанавливать даже документы, написанные нестойкими чернилами. Способ дорогостоящий, но дает блестящие результаты — коробление высушенной бумаги минимальное. За рубежом метод широко распространен, имеются мобильные и стационарные установки.

Недавно, при исследовании останков «Титаника», на поверхность был поднят чемодан с книгами и документами погибшего пассажира. Компания «Document Preprocessors», используя метод сублимационной сушки, успешно восстановила все материалы.

За рубежом существует достаточно много частных фирм, предоставляющих подобные услуги. Они полностью берут на себя заботу о поврежденных документах: от эвакуации с места ЧП до полного восстановления и размещения на прежнем месте. Если собственник документов не хочет даже на время с ними расставаться (например, из соображений безопасности), фирмы имеют в своем расположении мобильные морозильные и сушильные камеры, с использованием которых можно производить восстановительные работы на месте. В нашей стране, к сожалению, пока таких фирм нет.

Восстановление бумажных документов, поврежденных огнем

До конца сжечь плотно стоящие на полках или лежащие в связках или делах документы довольно сложно. Это объясняется тем, что кислорода в данном случае недостаточно для полного сгорания бумаги. После воздействия огня документы чаще всего обуглены по краям, сильно закопчены и задымлены. Кроме того, при тушении пожара очаг возгорания обильно заливается водой, и многие документы при этом намокают — известно, что при пожарах гораздо больше документов гибнет от воды, чем от огня.

Основным методом восстановления поврежденных огнем документов является обрезка всех обгоревших частей документа и укрепление основы документа специальной синтетической пленкой. Квалифицированно такую работу может провести только специалист-реставратор.

Что делать, если пострадали документы

В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.

При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.

Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества.

Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс)

3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.

В данной статье мы затронули вопрос уничтожения только бумажных документов. Организация сохранения и надежного уничтожения электронных документов — задача еще более сложная и многогранная. К ее рассмотрению мы приступим уже в следующем году.

Источник