Способы уничтожения носителей конфиденциальной информации

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Если компания больше не нуждается в информации о своих сотрудниках или клиентах, то она обязана уничтожить носители с персональными данными этих лиц. Это нужно сделать, чтобы информация не попала к злоумышленникам. Уничтожение должно сопровождаться работой специально созданной комиссии, а также составлением и подписанием соответствующего акта. Как правильно его оформить, читайте в статье.

Общие сведения

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу (клиенту или сотруднику предприятия). К персональным данным относятся ФИО, место и дата рождения, семейное положение, сведения об имуществе и т.д.

Любое учреждение, юридическое лицо или ИП, производящее обработку персональных данных, называется оператором персональных данных.

Уничтожение персональных данных — это действия, итогом которых будет невозможность восстановления сведений о физических лицах — уничтожение материальных носителей информации. Такие процедуры проводят, когда данные теряют актуальность (сотрудник уволился, работа с клиентом закончена) либо субъект отозвал согласие на обработку персональных данных и т.д.

Законодательное регулирование

Самый главный нормативный акт в данной сфере — это закон «О персональных данных» — ФЗ №152 от 27.07.2006 года. Он содержит информацию об условиях обработки, хранении сведений, правах и обязанностях оператора и субъекта персональных данных и т.д. Именно на этот документ нужно ссылаться при составлении акта об уничтожении персональных данных.

Кроме того, в зависимости от ситуации можно обращаться к другим законодательным документам, посвященным сфере работы с персональными сведениями физических лиц.

В отношении ответственности и контроля в данной области ужесточились нормы, они прописаны в Постановлении Правительства №146 от 13.02.2019 г.

Порядок уничтожения персональных данных

Для сведения к минимуму ошибок при процедуре при ее осуществлении необходимо соблюдать определенный законодательством порядок:

1. В компании приказом руководства должна быть создана специальная комиссия для выявления неактуальных персональных данных и последующего их уничтожения и составления сопроводительного акта. К такому делу чаще всего привлекают сотрудников кадрового отдела, бухгалтерии, делопроизводителей.
2. Комиссия выявляет список необходимых для ликвидации документов и проводит процедуру уничтожения.
3. Комиссия составляет акт с перечнем уничтоженных документов. Функция этой бумаги — удостоверить, что процедура была совершена по всем правилам. Члены комиссии в подтверждение этого ставят на акте свои подписи.
4. Уничтоженные бумажные носители с персональными данными должны быть списаны с различных книг и журналов учета подобного рода документов.

Важно! Если из организации увольняются сотрудники, то оригиналы, а в некоторых случаях еще и копии документов должны быть выданы им на руки, уничтожению подвергаются только копии документов и только после определенного срока хранения. То же самое касается клиентов компании.

Способы уничтожения

Информация на уничтожаемых носителях не должна быть подвержена восстановлению. В случае с бумажными носителями используют такие способы уничтожения, как измельчение (ножницами или с помощью шредера), сжигание, гидрообработка. При данной обработке носители будут невосстановимы.

За результативность процесса несут ответственность члены специально созданной комиссии в компании.

Составляем акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Акт можно написать от руки или набрать на компьютере и впоследствии распечатать и подписать. Желательно брать «фирменный бланк» компании с ее реквизитами.

Итак, в шапке документа должны быть:

1. Наименование оператора персональных данных. Это название организации.
2. Отметка руководителя об утверждении акта. Здесь должны быть указаны дата подписания, должность и подпись с расшифровкой. Блок заполняется в последнюю очередь.
3. Наименование документа.
4. Место составления.
5. Дата составления.

Далее начинается основная часть, где указывают следующее:

1. Состав комиссии. Пишут должности и ФИО членов комиссии и председателя.
2. На основании какого документа действует комиссия (приказ, распоряжение). Чаще всего это приказ.
3. Ссылку на закон о персональных данных — ФЗ №152 от 27.07.2006 г.
4. Дату уничтожения.
5. Тип носителей.
6. Список уничтоженных документов. Его можно оформить в виде таблицы с следующими графами: порядковый номер, номер и наименование носителя, примечание или пояснение.
7. Каким путем было проведено уничтожение данных.
8. Основание для проведения процедуры уничтожения.

Завершают документ подписи председателя и членов комиссии. После подписания акт передают руководителю для утверждения. Он ставит свою подпись в соответствующей графе на бланке.

В идеале в документе не должно быть ошибок (орфографических, грамматических и любых других). Если вдруг была обнаружена фактическая ошибка, то ее, конечно, нужно исправить, используя стандартный порядок исправления и завизировав внесенные коррективы. При большом количестве ошибок лучше взять новый бланк, заполнить его, а старый документ уничтожить.

Источник

Способы уничтожения носителей конфиденциальной информации

Вопрос: Как документально оформить факт уничтожения персональных данных субъекта?

Ответ: Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором.

Дополнение к ответу: С целью исключения ошибочного уничтожения документов (носителей), содержащих персональные данные физических лиц (субъектов персональных данных), на момент утверждения Акта не подлежащих уничтожению (например: не истекли установленные сроки хранения, нет факта утраты необходимости в достижение цели, цели обработки не достигнуты), необходимо учесть обязательные требования законодательства Российской Федерации в области персональных данных и других, определяющих случаи и особенности обработки персональных данных федеральных законов. Оператору целесообразно:

1. определить состав комиссии (основание — приказ Оператора) с обязательным включением лица, ответственного за обработку документов планируемых к уничтожению (по направлению деятельности, в пределах установленных полномочий);
2. определить перечень, оформить список документов, подлежащих уничтожению, согласно установленных действующими нормативными правовыми актами сроков, например:
   • Федеральным законом от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
   • Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
   • Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Номенклатура дел, утверждаемая оператором ежегодно);
   • другими, определяющими случаи и особенности обработки персональных данных федеральными законами;
3. после утверждения акта, перечисленные документы (носители) должны быть сверены с записями в акте и на указанных документах (носителях), далее персональные данные должны быть уничтожены, определенным и утвержденным Оператором способом уничтожения, путем: разрезания, сжигания, механического уничтожения, сдачи предприятию по утилизации вторичного сырья, либо стирания на устройстве гарантированного уничтожения информации и т.п.);
4. уничтоженные документы (носители), содержавшие персональные данные, с книг и журналов учета (регистрации) данных документов (носителей) должны быть списаны.

Вопрос: Из Федерального закона «О персональных данных» и подзаконных актов не ясен конкретный перечень внутренних документов, которые должна разработать организация. Какой необходимый минимальный комплект документов Вы рекомендуете разработать?

Ответ: Жестких требований о количестве подлежащих разработке локальных актов оператора действующим законодательством не установлено.

Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Это меры организационного, правового и технического характера.

Практика реализации этих мер сформировала необходимый минимум документов, который должен быть принят оператором, это:

Дополнение к ответу: Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 г. № 211 утвержден Перечень мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами

Обращаем Ваше внимание, что типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, могут храниться в формате цифровых копий при соблюдении требований к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и принятых на его основе нормативно-правовых актов ФСБ России и ФСТЭК России, например:

Вопрос: в каком виде должны направляться собственникам помещений платежные документы об оплате коммунальных услуг?

Ответ: Пунктом 69 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2011 г. № 354 «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов», установлен перечень сведений, содержащихся в платежном документе, в том числе, включающий почтовый адрес жилого помещения, фамилию, имя и отчество собственника или нанимателя жилого помещения.

В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. При доставке платежных документов в открытом виде до почтовых ящиков персональные данные жильцов не защищены от случайного к ним доступа третьих лиц

В силу пункта 3 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам могут относиться применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных. В целях соблюдения конфиденциальности персональных данных при доставке платежных документов и исключения возможности ознакомления третьих лиц с содержащимися в них сведениями используются различные способы — вложение указанных документов в конверт, бесконвертное склеивание, когда платежный документ складывается и запечатывается, и прочие.

Для решения вопроса о достаточности принимаемых операторами мер по защите персональных данных при доставке до почтовых ящиков необходимо оценивать все фактические обстоятельства, в том числе условия договоров об оказании услуг, заключенных между собственниками жилья и управляющими компаниями или ТСЖ, содержание письменного согласия граждан на обработку их персональных данных, привлечение оператором уполномоченных работников или третьих лиц, способ доставки счетов, и иные.

Время публикации: 06.11.2015 15:07
Последнее изменение: 30.01.2017 16:40

Источник

Способы уничтожения носителей конфиденциальной информации

Положение о порядке уничтожения носителей, содержащих персональные данные

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке уничтожения в УСЗН материальных носителей, содержащих персональные данные (далее по тексту — Положение) устанавливает периодичность и способы уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных.

1.2. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод граждан при обработке их персональных данных в УСЗН

1.3. Основные понятия, используемые в Положении:

• субъект персональных данных – работник, гражданин обратившейся в УСЗН за мерами социальной поддержки или иное лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные;
• персональные данные работника — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;
• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (представление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, персональных данных.
• носители персональных данных — как электронные (дискеты, компакт-диски, ленты, флеш-накопители и другие), так и неэлектронные (бумажные) носители персональных данных.

1.4. Настоящее Положение разработано на основе Федерального закона от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и других нормативных правовых актов.

2. Правила уничтожения носителей, содержащих персональные данные

Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, должно соответствовать следующим правилам:

• быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;
• оформляться юридически, в частности, актом о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению и актом об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных;
• уничтожение персональных данных должно проводиться экспертной комиссией;
• уничтожение должно касаться только тех носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с истечением срока хранения, указанных персональных данных либо утраты необходимости в их достижении, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей.

3. Порядок уничтожения носителей, содержащих персональные данные

3.1. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.2. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются в специально отведённом для этих целей помещении расположенном в отделе приема населения.

3.3. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются Комиссией в срок, не превышающий тридцати дней с даты подписания акта о передаче документов, подлежащих уничтожению.

3.4. Комиссия производит отбор бумажных носителей персональных данных, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения.

3.5. На все отобранные к уничтожению документы составляется акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.

3.6. В актах о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению и актах об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, исправления не допускаются.

3.7. Комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт о выделении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.

3.8. По окончании сверки акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению подписывается председателем и секретарем комиссии.

3.9. Материальные носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией передаются, секретарю комиссии для уничтожения.

3.10. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте носителей.

3.11. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

3.12. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется в следующем порядке:

• уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем измельчения на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации. Измельчение осуществляется с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в помещении отдела приема населения либо передаются на переработку (утилизацию) организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры);
• уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется путем нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использования, а также восстановления данных. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя;
• подлежащие уничтожению файлы с персональными данными субъектов персональных данных, расположенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим «очищением корзины»;
• в случае допустимости повторного использования носителя CD-RW, DVD-RW применяется программное удаление («затирание») содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.

4. Порядок оформления документов об уничтожении персональных данных

4.1. Об уничтожении носителей, содержащих персональные данные Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных.

4.2. Акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, составляется по установленной форме.

В акте указываются:

• дата, место и время уничтожения;
• должности, фамилии, инициалы членов Комиссии;
• вид и количество уничтожаемых носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных;
• основание для уничтожения;
• способ уничтожения.

4.3. Факт уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, фиксируется в Акте об уничтожении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных.

5. Ответственность руководителей структурных подразделений

5.1. Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель структурного подразделения.

5.2. Руководитель структурного подразделения может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований по организации хранения документов, содержащих персональные данные.

Лист ознакомления работников ГКУ НО «УСЗН Уренского муниципального округа»

Источник