Способы учета рабочего времени поденный

Дата публикации 28.01.2020

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои трудовые обязанности в соответствии с условиями трудового договора, а также правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 91 ТК РФ).

Кроме того, к рабочему времени относится не только время трудовой деятельности сотрудников, но и:

время простоя (приостановка работы по экономическим, организационным и прочим причинам);
перерывы для принятия пищи и отдыха в рабочее время (в случае если в организации по условиям производства не установлены обеденные перерывы);
специальные перерывы для обогрева;
перерывы для кормления ребенка;
и т.п.

Продолжительность рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).

При этом продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или соглашением исходя из нормальной еженедельной продолжительности рабочего времени (письмо Роструда от 01.03.2007 № 474-6-0).

Однако для некоторых категорий сотрудников продолжительность ежедневной работы не может превышать время, установленное ст. 94 ТК РФ:

для работников от 15 до 16 лет — 5 часов;
для работников от 16 до 18 лет — 7 часов;
для работников от 14 до 16 лет, совмещающих учебу с работой, — 2,5 часа;
для работников от 16 до 18 лет, совмещающих учебу с работой, — 4 часа;
для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением;
для работников, занятых на вредных или опасных работах при 36-часовой рабочей неделе, – 8 часов;
для работников, занятых на вредных или опасных работах при 30-часовой рабочей неделе и менее, – 6 часов.

Последние два пункта носят, скорее, рекомендательный характер. Это связано с тем, что продолжительность рабочего дня или смены таких сотрудников может быть увеличена коллективным договором при условии соблюдения предельной продолжительности рабочей недели и гигиенических нормативов условий труда.

Обратите внимание, что продолжительность рабочего дня или смены перед нерабочими праздничными днями сокращается на один час (ст. 95 ТК РФ). Причем не имеет значения, работает сотрудник полный рабочий день или по сокращенному графику.

Если предпраздничный рабочий день переносится на другой день, то продолжительность работы в этот день также сокращается на один час (абз. 6 п. 1 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Особое внимание нужно уделить сотрудникам, работающим 6-дневную рабочую неделю, – накануне выходных дней их рабочий день не должен превышать 5 часов.

Учет рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого ему необходим табель учета рабочего времени. Унифицированные формы табеля №№ Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обратите внимание, что табель рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Этот документ организация обязана хранить 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Составлять и заполнять табель следует в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Что касается способов учета рабочего времени, то существует три таких способа. При этом применяемый способ устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Итак, какие же существуют способы учета.

Поденный учет рабочего времени

При таком способе учетным периодом является день. При этом продолжительность ежедневной работы изо дня в день не меняется.

Недельный учет рабочего времени

При таком способе учетным периодом признается неделя. Этот способ учета в основном применяется при сменном графике работы, когда может быть соблюдена только еженедельная продолжительность рабочего времени.

Суммированный учет рабочего времени

При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ.

Для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, с 1 июля 2015 года максимальная продолжительность учетного периода в соответствии с отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором также может составлять не более года. Это правомерно, если по причинам сезонного и (или) технологического характера норма рабочего времени не соблюдается в течение трех месяцев.

Такие поправки предусмотрены Федеральным законом от 08.06.2015 № 152-ФЗ.

До 1 июля 2015 года учетный период для лиц, занятых на «вредных» работах, не должен был превышать трех месяцев.

Данный способ используется, когда по условиям производства (работы) не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

При этом продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. А нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории сотрудников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов). Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.

График работ следует утвердить приказом руководителя организации и ознакомить с ним сотрудников.

Источник

Учет рабочего времени работников: шпаргалка для самопроверки

Учет времени труда сотрудников – это важная задача, так как от фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам.

Для учета рабочего времени есть унифицированные формы. Однако документы для учета работодатель вправе разработать самостоятельно.

Какой режим работы установлен?

В каждой фирме должен быть установлен режим рабочего времени. Его утверждают в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если у некоторых работников режим рабочего времени отличается от установленных общих правил, тогда режим работы этих сотрудников указывают в их трудовых договорах, например:

ненормированный рабочий день;
режим гибкого рабочего времени;
сменная работа;
разделение рабочего дня на части и др.

Во всех случаях нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).

Поэтому каждый работодатель должен установить:

вид рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику);
вид учета рабочего времени (поденный, недельный, суммированный);
продолжительность ежедневной работы (смены);
число смен в сутки;
чередование рабочих и нерабочих дней;
время перерывов в работе;
время начала и окончания работы.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Формы для учета рабочего времени

Для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы применяют табель учета использования рабочего времени:

по форме № Т-12 – если учет рабочего времени ведут вручную;
по форме № Т-13 – если учет рабочего времени ведут на компьютере.

Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Особенности учета рабочего времени

При учете рабочего времени есть много нюансов. Вот некоторые из них:

Часы сверхурочной работы нужно фиксировать в табеле. Нужно отметить и нормальную, и сверхурочную продолжительность рабочего времени. Это как раз один из типичных случаев, когда в табель целесообразно ввести дополнительную графу, в которой и отмечать сверхурочные часы.
При учете прогулов важно понимать и правильно определить какой именно прогул у работника. Фиксировать в табеле факт отсутствия работника на рабочем месте нужно с первого же дня. Сначала следует указывать «неявка по невыясненным причинам». Затем в зависимости от действительной причины отсутствия работника, эта отметка может быть изменена на «временную нетрудоспособность» (если он принес больничный) или «прогул».
При болезни работника – время отсутствия сотрудника на работе, подтвержденное листком нетрудоспособности, кадровик также фиксирует в табеле учета рабочего времени.
Сотрудники компании, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, имеют право работать на условиях неполного рабочего времени. При этом они получают и детское пособие, и зарплату. В этой ситуации в табель следует ввести дополнительные графы по дням — в одной из них указывать фактические часы работы в дневное время, а в соседней за этот же день отмечать отпуск по уходу за ребенком.

Обо всех особенностях учета рабочего времени читайте далее.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Выбор читателей

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

Новые правила взыскания алиментов вступили в силу. А вот будут ли работать?

Сим-карты компании под контролем: проверьте регистрацию на госуслугах

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Виды учета рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

У чет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы, используемые для учета рабочего времени, выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.

Какие проблемы решает учет рабочего времени

Рабочим временем называют время от начала до конца трудового дня, соответствующее установленному графику, за исключением перерывов на отдых. Кроме того, учитываются сверхнормативные часы, уходящие на выполнение служебных заданий.

Проведение регулярного учета рабочего времени важно для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников.

Благодаря учету затрат времени в течение всего трудового дня у руководства компании появляется возможность узнать об отношении различных сотрудников к выполнению служебных обязанностей. Учет помогает вовремя принять необходимые меры, позволяющие исключить возможность непродуктивных трат рабочего времени.

Регулярный учет необходим также для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия. Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.

Что такое режим работы

График работы сотрудников зависит от специфики деятельности компании, используемых технологий, масштабов бизнеса.

От режима работы зависят:

Продолжительность рабочего времени (она может быть нормированной и ненормированной);
Количество часов трудовой недели;
Время прибытия на рабочее место и ухода с работы;
Наличие и длительность перерывов;
Порядок чередования рабочих и нерабочих дней;
Возможность сверхнормативной работы.

Нормированный режим

Предполагает работу только в дневное время, равномерное распределение ежедневных часов, необходимых для выполнения заданий. Длительность полной рабочей недели в соответствии с трудовым законодательством РФ равна 40 часам, а продолжительность ежедневного труда 8 часов. Трудовая неделя включает 5 рабочих и 2 фиксированных выходных дня (субботу и воскресенье). Нормированный режим труда устанавливается обычно для сотрудников офисов, государственных учреждений, административного персонала.

Ненормированный режим

При таком рабочем режиме продолжительность ежедневного труда не регламентируется, время выполнения заданий распределяется по дням недели произвольно, однако общие временные затраты в течение 7 дней не превышают 40 часов. Перераспределение рабочего времени обычно вызвано служебной необходимостью. Иногда такой режим труда устанавливается по соглашению с руководством. Производится учет рабочего времени по норме за неделю. Переработка возмещается дополнительными днями оплачиваемого отпуска.

Сменный режим

Устанавливается в организациях, работающих круглосуточно. Персонал разделяется на несколько бригад (2, 3 или 4). Составляется график посменного труда с чередованием рабочих часов (от 6 до 24) и дней отдыха. Заработок начисляется в фиксированном размере. В конце учетного периода к нему добавляется оплата сверхнормативного труда. Учитывается количество дневных и ночных смен. Работа в ночные часы, а также в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере.

Свободный режим

Используется гибкий трудовой график. Учету подлежат временные затраты на протяжении нормативного периода, а также часы сверхурочной работы, оплачиваемой в 1.5-2 раза дороже. Сотрудник самостоятельно занимается планирует время выполнения служебных заданий. Такой режим труда устанавливается для удаленных и командированных работников, а также для руководящего состава.

Разновидности учета рабочего времени

Для того чтобы фиксировать затраты времени на выполнение служебных заданий при различных режимах труда, применяют следующие виды учета рабочего времени:

Поденный (каждодневная фиксация отработанных часов);
Понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели);
Суммированный (учитывается рабочее время за определенный период года).

При использовании любого из данных видов контроля рабочего времени фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (по болезни или другим причинам).

При ведении учета рабочего времени принимаются во внимание сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.

Поденный учет

Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. При поденном учете фиксируются:

Время прихода на работу и ухода с нее;
Обязательные часы ежедневной отработки;
Наличие перерывов;
Затраты сверхнормативного времени на выполнение служебных заданий. Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.

При осуществлении поденного учета рабочего времени принимается во внимание узаконенное сокращение отрабатываемых часов для сотрудников некоторых категорий (ст. 94 ТК РФ).

Для подростков 15-16 лет продолжительность трудового дня не должна превышать 5 часов, для работников 17-18 лет – 7 часов. Предусмотрен особый режим труда для сотрудников, совмещающих работу с профессиональным обучением. Они могут работать 2.5-3.5 часа в день, имеют право на оплачиваемые учебные отпуска, сроки которых также фиксируют в учетных документах.

Поденный учет рабочего времени организуется также для сотрудников с ограниченной трудоспособностью и беременных женщин. Продолжительность рабочего времени сокращается для них по медицинским показаниям.

Посуточный учет рабочего времени осуществляется также для работников с непостоянным количеством рабочих дней в течение недели или месяца. В договоре фиксируется максимально возможное время ежедневной работы. Сотрудники получают зарплату только за отработанные дни. Спонтанная переработка также учитывается поденно. К подобной категории относятся, например, отдельные работники творческих профессий, некоторые преподаватели или сотрудники медицинских учреждений.

Понедельный учет

Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели). Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается. Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Они возникают, например, у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников. Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Одновременно ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения рабочего задания. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

Суммированный учет

Подобный учет рабочего времени помогает фиксировать часы работы, которые трудно контролировать при ежедневном или понедельном учете. Суммированный учет осуществляется в тех случаях, когда:

По условиям работы невозможно установить норму ежедневных рабочих часов (например, при работе по свободному графику);
Продолжительность еженедельной работы сотрудника зависит от сложности выполняемых заданий и не является постоянной;
Работа осуществляется вахтовым методом, оплата труда производится по итогам полугодовой или годовой вахты (ст. 300 ТК);
В компании установлен сменный режим работы, при этом соблюсти нормы ежемесячных затрат рабочего времени практически невозможно. Количество сменных циклов меняется в каждом месяце, сотрудникам приходится выходить на работу в дни выходных и праздников. В этом случае используется более длительный учетный период (вплоть до 1 квартала или года). Итоговая сумма отработанных часов укладывается в норму (из расчета 40 часов в неделю). При сменном режиме работникам начисляется ежемесячный заработок по тарифной ставке с учетом отработанных дней и ночей. В конце учетного периода выплачивается премия за сверхнормативные часы работы. Длительность учетного периода (от 1 до 12 месяцев) устанавливается работодателем. На вредных производствах учет производится не реже, чем один раз в квартал.

Возможно использование подобного учета рабочего времени для всего персонала или для отдельных сотрудников. В трудовом соглашении между сотрудником и руководством компании фиксируются:

Порядок учета рабочего времени;
Длительность учетного периода;
Общая норма рабочих часов (исходя из 40-часовой рабочей недели);
Время начала и окончания работы, а также перерыва на отдых;
Наличие выходных дней, предоставляемых по трудовому графику.

Формы и средства учета рабочего времени

При учете рабочего времени обычно используются табели, формы которых разработаны Госкомстатом РФ (Постановление № 1 от 05.01.2004).

Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.

Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.

В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
В компаниях могут использоваться и другие учетные формы с данными, необходимые для расчета зарплаты, составления отчетов, представления сведений контролирующим органам.

Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:

Журналы прихода и ухода сотрудников;
Специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
Средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для предотвращения утечки важной служебной информации. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
СКУД – системы контроля доступа в служебные помещения, фиксирующие время входа и выхода сотрудников;
Средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры).

Например, комплекс программ StaffCop Enterprise отслеживает действия интернет-пользователей, блокирует сайты, отвлекающие сотрудников от работы.
Система Kickidler, позволяет отслеживать использование различных сервисов и работу на клавиатуре. Программа составляет отчеты о временных затратах каждого сотрудника, выдает статистические диаграммы учета полученных данных.

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».

Российское законодательство обязывает работодателей обеспечить учет рабочего времени своих сотрудников, используя современные системы и формы контроля трудозатрат. На предприятиях и в учреждениях устанавливаются разнообразные режимы труда, соответствующие специфике их деятельности. Это требует особого подхода к ведению учетной процедуры. Используется поденный и понедельный метод отслеживания рабочего времени, или производится суммирование трудозатрат за определенный период. При этом учитываются все особенности работы сотрудников, облегчается расчет заработной платы и составление статистических отчетов.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Источник