Способы создания электронного архива

Электронный архив документов

Заказать

В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

• Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
• Удобная классификация.
• Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
• Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
• Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

1. Подготовка первичных материалов. Оригиналы бумаг требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок и других посторонних предметов и систематизировать.
2. Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
3. Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
4. Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

Обзор электронного архива

Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.

Карточка атрибутов электронного документа

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.

2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.

Возможность поиска документа по атрибутам

Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».

Результаты полнотекстового поиска

3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:

4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.

Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:

• доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц). Функция позволяет создать защищённую общую базу данных, управление которой становится доступно только уполномоченным лицам;
• автоматическое резервное копирование документов. Функция поможет предотвратить случайную утерю информации после краха оборудования или программного обеспечения;
• доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих комплексную защиту передаваемой информации. Функция упростит построение системы удалённой работы сотрудников и обеспечит возможность получения информации с внешних ПК при наличии доступа;
• автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.

Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.

Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:

• плавный переход, не требующий дополнительных затрат времени на обучение.
• потеря части информации при переводе с физических носителей на электронные практически исключается.

Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.

Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.

Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Источник

Создание электронного архива в организации

Суть электронных архивов

Электронным архивом называют информационную систему структурированного защищенного хранения документов в оцифрованном виде, которая обеспечивает удобный поиск и доступ к документам в электронном виде с учетом разграничения прав доступа и конфиденциальности. В классификации информационных систем ЭА входят в категорию ECM — Enterprise Content Management (управление корпоративным контентом).

В число функций любого, даже самого простейшего, ЭА входят прием документов на хранение, управление ими, поиск по атрибутам, организация доступа к электронным файлам и бумажным оригиналам и учет их выдачи. Наиболее продвинутые системы архива имеют и другие функции — например, такие, как поддержка связей между документами (сделками, клиентами и т.д.) и электронной подписи, быстрое формирование и выгрузка перечня документов и многое другое.

Задачи, решаемые с помощью электронных архивов

Оцифровка архива и внедрение системы ЭА зачастую сопутствуют друг другу и вместе дают возможность перевести большую часть бумажных документов в электронный вид, снабдив их специальными атрибутами и расположив в удобной структуре хранения. Тем самым освобождается место в офисе и экономятся средства на аренду специализированных помещений для держания бумаги. Для оставшейся части документов, которые по законодательству должны храниться в физическом виде, создаются электронные копии с отметкой о нахождении оригинала, что позволит быстро найти их в случае необходимости.

Электронный архив многократно увеличивает скорость обработки информации. Он значительно снижает трудозатраты на поиск документов, ознакомление с ними, их копирование. Если хранение информации в цифре для организации дело привычное, то ЭА централизует архивы и разгружает сторонние информационные системы от большого массива данных, позволяя им работать с предусмотренной архитекторами скоростью.

Важное достоинство электронного архива — в том, что он обеспечивает высокую степень сохранности и защищенности документов. Последние после перевода в электронную форму получают надежную защиту от повреждения, уничтожения или утраты — как по неосторожности, так и со злым умыслом. В состав ЭА входит система резервного копирования данных, которая минимизирует влияние форс-мажорных обстоятельств — так, она предотвращает повреждение или утрату документов при выходе из строя оборудования или программного обеспечения.

С помощью электронного архива можно наделить сотрудников компании разными правами доступа. Благодаря чему особо важная документация всегда будет защищена от нежелательных глаз.

Заслуживает внимания расширение возможностей делопроизводства и повышение его эффективности, которые достигаются при внедрении системы электронного архива. Так, ЭА позволяет работать с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно, что недостижимо при использовании обычной бумажной документации или электронного файла на сетевом диске.

Опыт многих компаний позволяет утверждать, что результатом внедрения электронного архива становится увеличение скорости принятия управленческих решений, обеспечение точного контроля делового процесса и, как следствие, повышение общей трудовой дисциплины персонала.

Виды электронных архивов

Многочисленные достоинства электронных архивов сделали их популярными и обеспечили им широкое распространение в самых разных областях бизнеса. В зависимости от особенностей хранимой документации можно выделить несколько видов ЭА.

Архив кадровой документации

Предназначен для хранения в электронном виде трудовых договоров, личных дел, внутренних регламентов и инструкций, внутренних документов, распоряжений и приказов, касающихся работы с кадрами. В таком архиве содержатся не только документы, составленные внутри компании (в частности, трудовые договоры), но и те, которые поступили в организацию извне (например, копии трудовых книжек).

К электронному архиву кадровой документации предъявляется важное требование: система, на базе которой он внедряется, должна соответствовать отечественному законодательству о защите персональных данных.

Архив финансово-договорной документации

В нем хранятся счета на оплату, контракты, товарные накладные, счета-фактуры и другие первичные документы компании. При организации такого электронного архива на передний план выходят возможность быстрого поиска нужного документа по разным атрибутам, конфиденциальность информации и ее надежная защищенность от форс-мажорных обстоятельств и несанкционированного доступа.

Руководство компании может принять решение структурировать архив финансово-договорной документации по разным критериям — например, по сделкам (заказам), контрагентам или договорам.

Архив технической документации

Он предназначен для хранения эксплуатационной документации, паспортов изделий и других подобных документов. Внедрение такого электронного архива целесообразно в компании, которая занимается поставками тех или иных товаров или имеет в своем арсенале сложное оборудование, эксплуатирует различные строительные и инженерные объекты.

Хранение технической документации в электронном виде позволяет организовать быстрый доступ к чертежам и инструкциям, облегчив обслуживание и ремонт объектов.

Архив проектной документации

В нем хранятся чертежи, пояснительные записки, эскизы, сметы, многие другие документы, создаваемые при проектировании объектов.

Это — не полный перечень видов электронных архивов. В каждом конкретном случае руководство компании учитывает существующие потребности и внедряет оптимальную систему.

Структура электронного архива

Структура ЭА напрямую зависит от специфики деятельности предприятия, на котором внедрена система электронного архива. Несмотря на многообразие вариантов, можно выделить несколько основных элементов, входящих в структуру любого ЭА:

архивное хранилище электронных документов. Представляет собой электронную базу данных, которая в большинстве случаев хранится на корпоративном сервере компании;

система ввода документов. В нее входят устройства для сканирования документации (в том числе потокового) и ее ввода в архив вручную;

система вывода документов. Цифровизация делопроизводства открывает множество возможностей, однако при этом остается необходимость использования бумажной документации — например, для ее отправки в контролирующие ведомства. В эту систему входят печатающие и копирующие устройства, позволяющие получать твердые копии документов и тиражировать их.

Этапы создания

На первом этапе следует определить цели и задачи внедрения электронного архива. Их четкое формулирование позволит избежать необоснованного расходования средств и максимально эффективно решить актуальные задачи компании.

На следующем этапе нужно детально сформулировать требования, предъявляемые к ЭА. Это позволит правильно подобрать конфигурацию аппаратного и программного обеспечения, на базе которого будет реализован архив.

На третьем этапе следует подготовить техническую инфраструктуру компании. Специалисты выполняют закупку серверов и дисковых массивов, приобретают программное обеспечение, устанавливают и настраивают элементы ИТ-инфраструктуры и ЭА.

На следующем этапе специалисты интегрируют ЭА с существующими ИТ-системами организациями (CRM, ERP, CAD/CAM/CAE и другими). Так формируется единое информационное пространство, делающее документооборот прозрачным и эффективным.

После того как инфраструктура подготовлена, производят перевод существующих документов в электронную форму силами подрядчика. На этом этапе выполняют сканирование, распознавание полученных изображений, ввод информации в систему электронного архива. Так создается ядро ЭА, которое в будущем будет дополняться и совершенствоваться.

Выполняют обучение персонала организации работе с электронным архивом. Сотрудникам рассказывают о функциональных возможностях ЭА, демонстрируют его преимущества, показывают основные приемы работы с документами в электронной форме, объясняют причины наиболее распространенных ошибок, передают другие важные навыки.

«Логика: АРХИВ»

На рынке программного обеспечения для организации электронного документооборота существует немало решений, доказавших свою эффективность. Одно из популярных — программный продукт «Логика: АРХИВ», разработанный компанией «Логика Бизнеса».

Предлагаемый продукт поставляется в нескольких специализированных конфигурациях, позволяющих организовать удобную работу с разными документами — кадровыми, техническими, финансовыми и другими. Преднастроенные варианты конфигурации ЭА позволяют существенно сократить время на внедрение системы.

«Логика: АРХИВ» открывает доступ ко всем преимуществам электронного архива, перечисленным в этом обзоре. Кроме того, имеет немало других достоинств:

позволяет соблюсти требования отечественного законодательства, регламентирующего документооборот;

реализует большой набор функциональных возможностей;

предоставляет широкие возможности адаптации и настройки, которыми можно воспользоваться без привлечения квалифицированных ИТ-специалистов;

отличается высочайшей производительностью и позволяет работать с миллионами документов, представленных в электронной форме;

обладает легкостью масштабирования;

позволяет использование на базе разных операционных систем (Windows, Linux и других) и совместно со многими СУБД (MS SQL, Oracle, Postgres и другими);

поддерживает открытый API и интеграцию с другими информационными системами компании;

поддерживает работу с электронной подписью и документами длительного хранения.

Это — далеко не полный перечень возможностей программного комплекса «Логика: АРХИВ». Свяжитесь со специалистами нашей компании и проинформируйте их о ваших потребностях, а они расскажут о том, чем комплекс будет полезен в вашем случае.

Источник