Способы снижения издержек примеры

Как снизить расходы компании или пути снижения издержек

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.

Переменные и постоянные затраты

Как работать с издержками? В первую очередь стоит разделить затраты на переменные (те, которые зависят от сезонности, объемов сбыта) и фиксированные (регулярные платежи каждый месяц). Стоит учитывать, что в рамках одной статьи расходов могут быть и переменные, и постоянные издержки.

Например, заработная плата сотрудников может состоять из оклада и премиальной части. Оклады — это постоянные затраты, которые легко посчитать и внести в финансовый план хоть на год вперед. Премии и бонусы — это переменные, которые зависят от того, как сотрудники выполняют планы.

Аренда офисных и производственных помещений, казалось бы, тоже целиком и полностью относится к постоянным затратам. Однако если необходимо на короткий период арендовать склад, торговое место на выставке или ярмарке, то это уже переменные затраты.

Коммунальные платежи тоже могут быть двух видов. Например, это фиксированная ставка за содержание жилья, клининг и оплата за свет, воду и тепло, которая каждый месяц может быть разной.

Стоимость сырья, комплектующих скорее будет отнесена в переменным издержкам, так как на цену влияет общее состояние рынка.

При оптимизации постоянных издержек стоит сразу же стратегически смотреть на договор аренды офиса, его локацию, условия эксплуатации, фонд оплаты труда, отношения с поставщиками.

Так, если изначально найти офис дешевле, то в течение долгого времени доля затрат на него будет небольшой. Опять же, учитывая качество офиса, можно спрогнозировать и переменные издержки. Например, если офис холодный, то за счет использования обогревателей и тепловентиляторов, вырастут затраты на электричество в холодный период. Если управляющая компания не оказывает услуги по уборке помещений, то придется нанимать клининг самостоятельно или вводить в штатное расписание должность уборщицы.

С постоянными издержками нужно работать в первую очередь, так как в периоды сезонного спада или во время кризиса они будут съедать большую часть оборота компании.

Оптимизация затрат на содержание штата

Фонд оплаты труда — одна из существенных статей затрат. Помимо денег, которые работник получает на руки, работодатель уплачивает за него взносы. Один из способов снизить расходы на оплату труда — переводить часть задач на аутсорсинг и нанимать на работу самозанятых. Такой вариант подойдет для сотрудников, которые не заняты в основных бизнес-процессах компании. Вывести за штат можно хозяйственные службы, бухгалтеров, рекрутеров, маркетологов.

Еще один способ сокращения затрат на персонал — это перевод части штата на удаленную работу. В этом случае освобождаются офисные площади, что тоже косвенно влияет на снижение издержек.

Еще один способ снизить затраты на персонал — это пересмотреть систему компенсаций и льгот. Например, компенсации за питание, занятия спортом, использование своего оборудования и автомобиля. Вполне вероятно, что какие-то тарифы давно не пересматривались или сотрудник уже не пользуется автомобилем в тех объемах, что раньше, поэтому и платить ему можно меньше.

Переход от больших окладов к большим премиям мотивирует сотрудников тщательнее выполнять свои обязанности, что косвенно повлияет на производительность и эффективность работы. Минусы такой системы — это существенное снижение зарплаты сотрудника в низкий сезон или во время кризиса. Да и не всем такая система подойдет. Поэтому главное — тщательно продумать систему мотивации, в том числе учитывать не только количественные показатели, но и качественные.

Собственный офис или аренда

За решением купить свой офис часто стоит желание сократить расходы на аренду. Покупка офиса или производственного помещения может быть оправдана, если арендовать офис менее выгодно. Например, в этом районе дефицит нежилых помещений, аренда высокая или бизнес позволяет легко передать часть собственных помещений в субаренду.

Минусы покупки помещения или оборудования связаны с необходимостью изымать собственные средства из оборота или оформлять кредит в банке. В этом случае стоит просчитать несколько вариантов развития событий — и в случае масштабирования бизнеса, и в случае его уменьшения. Если бизнес вырастет, то где искать другие помещения и на каких условиях. Если бизнес “просядет”, то что делать с освободившимися площадями?
В этом случае помогает расчеты, финансовый план и, конечно же, хорошие предложения на рынке. Если в результате того же кризиса можно купить достойное помещение ниже средней стоимости по рынку, то в перспективе это будет дешевле, чем ежемесячная аренда.

Оптимизация логистики

Затраты на транспортировку и хранение сырья или продукции можно отнести к переменным издержкам. В среднем, расходы на логистику и склад составляют 10-15%, а в ряде бизнесов они могут доходить до 30-40% от всех затрат.

Эти издержки сокращаются вместе с уменьшением объема производства и продаж и не так существенно забирают оборотные средства. Тем не менее оптимизация и этих статей расходов поможет повысить маржинальность и иногда существенно.

Транспортные расходы можно оптимизировать за счет работы с разными транспортными компаниями. Иногда выгоднее заключить договор с перевозчиком — индивидуальным предпринимателем.

При расчете стоимости транспортных и логистических услуг надо учитывать не только сумму за перевозку, но и скорость поставки, среднее время на таможне (для импортных товаров и сырья).

Если мы рассматриваем небольшие бизнесы, то оптимизировать затраты на транспорт можно за счет перераспределения функционала между уже работающими сотрудниками. Так, во время пандемии и тотального закрытия всех точек общепита многие кафе и рестораны перешли на доставку блюд, а функции курьеров передали официантам.
Снизить затраты на ГСМ помогает внедрение систем мониторинга транспорта, которые отслеживают все передвижения и стоянки автомобилей и рассчитывают реальные расходы топлива.

Бизнесы, которым принципиально соблюдение условий хранения продукции (скоропортящиеся продукты, заморозка) несут потери из-за отсутствия нужного оборудования или неорганизованной логистики. Аренда удобного склада или инвестиции в оборудование помогают снизить издержки в перспективе.

Еще один вид потерь — это плохая организация работы склада, когда из-за неравномерной загрузки приходится нанимать лишний персонал или неэффективно обрабатывать заказы и принимать готовую продукцию. Решение — в оптимизации работы персонала и в правильной организации рабочих мест.

Выгодные поставщики

Регулярный пересмотр контрактов с поставщиками тоже влияет на стоимость затрат. Полезно мониторить предложения других компаний и покупать у тех, кто предлагает цену ниже. Просить у старого поставщика скидки за объем, аргументируя тем, что другие предлагают дешевле.

Другой вариант — освоить новые технологии и перейти на другой тип сырья или упаковки. Например, служба доставки продуктов может перейти с одного типа контейнеров на другой.

Снижение издержек — это целая система анализа всех расходов. Важно выделять переменные и постоянные расходы и смотреть, как оптимизировать каждую из этих групп.

Веб-сервис Контур.Бухгалтерия помогает не только вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность, но и анализировать издержки. Сервис автоматически готовит финансовые и управленческие отчеты по себестоимости, продажам, долгам и другим критериям. Первые две недели работы бесплатны для всех новых пользователей.

Источник

Сокращение бизнес-расходов: 10 рабочих способов

Малый бизнес всегда очень чутко реагирует на любые изменения в законодательстве и экономической ситуации в стране. С нового года НДС составит 20%, что неизбежно приведет к снижению покупательской способности на все. С июля 2019 года вступит в силу 3-й этап закона об онлайн-кассах, который охватит абсолютно всех предпринимателей.

Что предпринять, чтобы бизнес остался успешным, а сотрудников не пришлось увольнять? Лучшим способом станет грамотное сокращение бизнес-расходов. Как это сделать выгодно и безболезненно, не нарушая закон? Рассмотрим 10 рабочих способов.

1. Аренда более дешевой коммерческой недвижимости

В 2014 году Тверская улица в Москве опустела буквально за месяц. Исчезли яркие вывески, витрины опустели, пропали промоутеры у входа в метро. Такова была реакция бизнеса на резкое увеличение стоимости аренды недвижимости в центре столицы. Причем переехать в более бюджетные места предпочли не только организации малого бизнеса (нотариусы и адвокаты, дизайнерские бутики, антикварные магазины и т.д.), но и крупные супермаркеты, сетевые ритейлеры одежды и обуви, банки.

С тех пор тренд вынесения офисов и точек продаж из центра на периферию становится все сильнее. Главная причина – стоимость аренды квадратного метра. Она всегда будет ниже в удаленных от центра районах. Но и посещаемость в спальных районах может оказаться куда выше, чем в центре. Задумайтесь: если у вас автосервис, химчистка, парикмахерская или любая другая организация сферы услуг, нужен ли вам статусный и дорогой центр города?

Также подумайте, нужен ли вам такой большой офис, торговый зал или склад? Возможно, уменьшение площади арендуемой недвижимости решит проблемы.

Еще один способ – арендовать жилое помещение, которое обойдется существенно дешевле коммерческой недвижимости. Для небольших организаций (нотариальная контора, небольшой салон красоты) в спальном районе это может оказаться не только самым доступным, но и самым удобным вариантом сокращения расходов для бизнеса.

Некоторые стартапы предпочитают отказаться от офиса вообще. Альтернатива – регулярные встречи команды в коворкинге и использование программ для совместной удаленной работы. Но, как правило, долго в таком режиме организация существовать не может. Офис (хотя бы очень маленький) открывать в итоге приходится.

2. Снижение налоговой нагрузки

Проверенный и самый популярный сегодня метод снижения налоговой нагрузки – переход на спецрежим (ЕНВД, УСН, ЕСХН, патент). Налоговые льготы полагаются организациям, развивающим инновационные производства, предпринимателям без наемных работников, самозанятым и т.д.

Организации с относительно невысокой выручкой могут получить освобождение от уплаты НДС. Для этого ИП или ООО должны быть на общей системе налогообложения, заниматься не подакцизными товарами, а выручка за квартал не должна превышать 2 млн рублей без учета налогов.

Также существуют различные налоговые вычеты для малого бизнеса. Например, за установку онлайн-кассы предприниматели могут вернуть до 18 тысяч рублей. Все самые важные вопросы и ответы об обязательной установке онлайн-касс с 1 июля 2018 года мы рассмотрели в этой статье.

3. Часть сотрудников – удаленно

Оптимизация штата для снижения бизнес-расходов совсем не обязательно грозит увольнением части сотрудников или срезанием им зарплаты. Таких радикальных методов можно избежать, если перевести часть людей на удаленный режим работы. Для вас – экономия на рабочем месте. Для сотрудника – удобство и даже дополнительная мотивация. О работе удаленно, как способе нематериальной мотивации в малом бизнесе, мы писали в одном из предыдущих материалов. Кроме того, вы можете привлекать специалистов из любых регионов, где зарплаты могут быть существенно меньше, а выбор хороших сотрудников – больше.

Подумайте, нужно ли, например, менеджеру по работе с клиентами быть в офисе с 9.00 до 18.00. Возможно, лучше организовать ему постоянную связь по телефону, почте и мессенджерам? Подавляющее большинство интернет-магазинов поступают именно так.

Конечно, в этом случае важно не дать слишком много свобод. Помочь могут четко поставленные KPI не только с объемами, но и со сроками выполнения работ. И важно понимать, что стратегически важных сотрудников и управленцев переводить на полностью удаленный режим работы категорически нельзя. Поэтому сделать полностью удаленный офис вряд ли получится.

4. Аутсорсинг вместо непрофильных отделов

Не обязательно держать свой отдел логистики или ВЭД, если вы, например, занимаетесь только продажей зарубежных товаров, но не их импортом. Также многие компании малого бизнеса предпочитают пользоваться услугами внешнего подрядчика по юридическим или бухгалтерским вопросам, дизайну, созданию и поддержке сайтов и т.д.

Плюсы такой стратегии очевидны. Во-первых, не нужно тратиться на содержание и обучение персонала. Во-вторых, это сдельная оплата труда (за проект или за конкретные объемы работ, а не по ставке в месяц штатному специалисту, который половину этого времени может быть не занят ничем).

Среди основных минусов – предоставление информации третьим лицам. В корпорациях с подрядчиками часто подписывают соглашение о неразглашении. Но в малом бизнесе это практически не работает.
Кроме того, у подрядчика часто не бывает общей картины вашей ситуации. Даже если вы обращаетесь к одному и тому же партнеру, исполнители по вашему проекту могут быть разными.

5. Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы

Сегодня даже крупный бизнес сокращает расходы на рекламу и маркетинг. Так, в 2017 году Procter & Gamble сократила выпуск рекламы на 41% за год и вдвое уменьшила количество интернет-ресурсов, где размещалась реклама продуктов. Бюджеты на рекламу и маркетинг сильно урезали российские банки и автопроизводители. Средний и малый бизнес также следуют этому тренду.

Руководитель отдела маркетинга ПланФакта недавно рассказал на страницах VC.ru о современных работающих способах привлечения клиентов, прочитайте обязательно.

Приходится признать, что в эпоху соцсетей и авторского контента еще недавно результативные маркетинговые каналы больше не работают. Поэтому стоит сесть и внимательно пересмотреть все свои инструменты продвижения.

Так, небольшой ювелирный магазин в городе с населением в 200 тысяч человек не один год использовал в качестве основных маркетинговых каналов флаеры и рекламу в местных СМИ. Руководство полагало, что аудитория магазина слишком консервативна, чтобы воздействовать на нее в соцсетях. После серьезного аудита издержек было принято решение отказаться от прежних каналов продвижения и в экспериментальном порядке завести страничку магазина во Вконтакте и Instagram. Контент там был не только рекламным, но и познавательным: рассказы о ювелирных технологиях и знаменитых ювелирах, легендарных украшениях и драгоценных камнях и т.д. Стратегия контент-маркетинга позволила создать большой лояльный клуб потенциальных покупателей. За 2018 г. продажи магазина выросли на 27%. К тому времени магазин существовал уже 12 лет и предыдущие 3 года роста практически не было.

6. Отказ от нерентабельных проектов

Есть проекты, которые делаются для имиджа. Таким образом у вас в портфолио известный бренд и плюс к репутации вашего бизнеса. Такие проекты часто делаются себе в убыток. Подумайте, так ли они для вас важны в сложный период, когда нужно сокращать издержки.

Также стоит еще раз оценить все проекты по отдельности и постараться выявить невыгодные. Например, если вы делаете массовые закупки для нескольких проектов сразу, у вас есть отложенные платежи или оплата вашей работы происходит с большой отсрочкой. Для анализа рентабельности отдельных проектов или направлений деятельности можно использовать специальные программы финансово-управленческого учета.

Недавно пользователь ПланФакта рассказал именно такой пример. Компания занимается строительством частных домов. В высокий сезон закупки кирпича совершались массово для возведения нескольких загородных объектов одновременно. Затраты на каждый проект по отдельности никто не считал. Казалось, что прибыль есть (она действительно было у застройщика в целом). Когда владелец строительной фирмы загрузил все данные о своих рабочих объектах в ПланФакт, оказалось, что несколько строительств – это убыточные объекты.

7. Совместные промо и бартер

Для сокращения бизнес-расходов можно объединяться и проводить совместные промо и рекламные акции, например, с соседями по торговому или бизнес-центру. Такая схема особенно подходит для тематически связанных бизнесов. Например, фотостудия и салон красоты могут заказать один большой рекламный баннер на фасад своего здания. Объединиться для проведения мастер-класса по приготовлению пирогов могут кафе и магазин посуды. Таким образом вы не только существенно экономите бюджет на маркетинг, но и расширяете аудиторию покупателей.

Бартер – услуги или товары по обмену. Также выгодный вариант сотрудничества и экономии бюджета. Например, известен случай, когда радиостанция крупного города предоставляла рекламное время в эфире фирме по благоустройству и ремонту в обмен на их услуги. Выгода обеим сторонам очевидна: офису радиостанции – ремонт, вышеупомянутой фирме – реклама в радиоэфире. У этой схемы есть и минусы: при заключении бартерных сделок остро встает вопрос о налогах и прочих выплатах.

8. Проверить «прочие расходы»

В каждом бизнесе есть статья «Прочие расходы». Она не связана напрямую с получением прибыли. К таким нестратегическим расходам относятся закупка канцелярии, оргтехники, питание сотрудников, корпоративы и т.д. Подумайте, нужно ли вам столько канцелярской продукции? Или можно уменьшить ее закупки в полтора-два раза? Нужны ли вам 5 принтеров на 25 сотрудников в офисе? Или достаточно двух машин и, соответственно, двух комплектов чернил и бумаги? Обязательно ли содержать свою столовую или можно заказывать еду с доставкой? Пересмотр непрофильных расходов помогает снизить издержки до 30%, что для малого бизнеса может оказаться спасительным в трудные времена.

9. Закупки б/у вместо нового

Закупки оборудования для основной деятельности фирмы и даже для полноценного существования сотрудников в офисе невозможно исключить совсем. Но совсем не обязательно покупать все новое. Например, зачем вам новый дорогой плоттер в типографию, витрины для магазина или профессиональная кофе-машина, если можно найти такой же товар хорошего качества на вторичном рынке?

К примеру, сегодня большинство стартапов, которые открывают новую кофе-точку, предпочитают покупать для начальной стадии бизнеса именно подержанное оборудование. Хорошее оборудование для кофе стоит дорого и на старте проекта составляет самую большую часть затрат. Цены на профессиональную кофе-машину начинаются от 100 тысяч и могут доходить до 500 тысяч рублей. Купив подержанную технику в приличном состоянии, можно сэкономить до 50% бюджета на организационные расходы.

Но стоит внимательно выбирать подержанную мебель, технику и оборудование. Велик риск приобрести товар в плохом состоянии и потратить больше денег на его ремонт и обслуживание.

10. Автоматизация бизнес-процессов и сервиса

Опытные и трудолюбивые сотрудники – половина успеха бизнеса. Однако совсем не обязательно держать большой штат профессиональных и высокооплачиваемых специалистов на одном направлении деятельности. В малом бизнесе достаточно одного или двух стратегов и/или управленцев. А всю работу по отлаженным схемам, текучку и аналитику можно доверить специальным программам. Таким образом вы не только сократите издержки на зарплату сотрудников, но и сделаете бизнес-процессы более отлаженными и оперативными.

Например, программы финансово-управленческого учета заменяют финансовые отделы, а чат-боты стали альтернативой отделу продаж и HR-специалистов для онлайн-собеседований на базовые позиции. Об автоматизации бизнеса с помощью чат-ботов мы подробно рассказывали здесь.

Сколько же можно сэкономить на зарплате сотрудников? Недавно историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета ПланФакт поделился Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS. В его бизнесе наш сервис заменяет как минимум одного высококвалифицированного финансиста с зарплатой от 100 тысяч в месяц. Представьте, что таких профессионалов при отсутствии нужной программы в компанию придется взять не одного, а нескольких. Выгода очевидна.

Сокращение бизнес-расходов – хорошая стратегия не только в сложные времена, но и всегда. Даже если вы просто, уходя из офиса, не забываете выключать компьютер и гасить свет (и всех своих сотрудников попросите), это тоже экономит немалую часть бюджета ☺

Мы рассказали про 10 способов сокращения расходов, которые точно работают. Больше способов вы можете узнать из записи нашего вебинара с Натальей Эйдиновой, финансовым директором с 20-летним опытом:

Оптимизируйте расходы и сэкономленные деньги вкладывайте в развитие бизнеса!

Источник