Способы систематизации обобщения информации

Методы систематизации информации

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

— методы поиска и накопления информации;

— классификацию и индексирование информации;

— способы доступа к информации;

— способы представления информации;

— обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

• структурированная информация;
• информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;
2. завершение образов;
3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей картине информации выделяется то, что является фигурой, т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ — это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам люблю — не люблю, нравится — не нравится, хорошо — плохо, лучше — хуже, приемлемо — неприемлемо и т.п.

Восприятие — очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизацияинформации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» — процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

• библиографическое описание
• описание содержания документа
• назначение документу указателя местоположения

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

Статьи к прочтению:

Маргарита Иванова. Анализ и структурирование информации «Анализ НАОБОРОТ»

Похожие статьи:

Методы обеспечения безопасности информации в ИС: препятствие; управление доступом; механизмы шифрования; противодействие атакам вредоносных программ;…

Правовая защита информации Правовая защита информации предполагает наличие регламентации прав на информацию, контроль за процедурами реализации прав….

Источник

Обобщение и систематизация информации

Вы будете перенаправлены на Автор24

Обобщение и систематизация информации — это выход на более высокий уровень абстракции за счёт определения общих информационных признаков и организация информационных данных в стройную систему на базе некоторых принципиальных положений.

Общие сведения

Начиная работу с информационными данными, следует сформулировать конечную цель этой процедуры. Цель указывает, в каком направлении и где следует вести поиск информации, а также определяет способы её нахождения, форматы и методы её анализа перераспределения. Целями работы с информацией почти всегда являются получение и распространение данных, которые требуются для выполнения определённых мероприятий, влияющих на решение конкретных проблем. То, для каких операций или решения каких проблем требуется информация, влияет на область необходимых информационных данных и откуда она может быть получена.

Процесс сбора информации

Эта операция заключается в сборе уже существующих и формировании новых информационных данных. Для правильной ориентации в информационном поле и сокращении затрат времени, необходимо определить общий вектор поиска, соответствующий намеченной цели работ. Целевые ориентиры помогают выработать главные элементы требуемой информации, ширину охвата информационных массивов, уровень детализации и степень глубинных проработок. Есть много методов, чтобы получить информацию, основные из них:

1. Изучение литературных материалов.
2. Обращение к организациям, которые обладают нужной информацией (правительственные и общественные).
3. Использование консультационных услуг различных специалистов.
4. Применение для поиска автоматизированных информационных систем.
5. Поисковые операции в массивах данных компьютерных сетей.
6. Личный опыт наблюдений.

Системы поиска информации делятся на:

• Адресную (по формализованным показателям).
• Семантическую (по смысловому анализу).
• Документированную (на основе фактов и документов).

Готовые работы на аналогичную тему

Следуя предположениям о структуре необходимых информационных данных, можно выявить потенциальные источники и методы получения информации.

При планировании процедуры поиска информации, необходимо помнить, что источник по своему типу должен соответствовать основным характеристикам искомой информации.

Источник информации должен обладать следующими свойствами:

1. Истинность информации. Имеется ввиду, что информация из источника достоверна.
2. Информационная наполненность. Информация источника должна освещать все основные проблемные аспекты и факты.
3. Наличие ссылок и обоснований. Информационные данные или поступают из иного источника, или воспроизводятся самостоятельно. Создание информации может быть итогом собственного опыта изысканий или опираться на вычисления и выводы на базе имеющейся базовой информации.
4. Не должно быть неоднозначного толкования и неопределённых фактов.
5. Информация должна быть современной, то есть данные не должны быть устаревшими.
6. Необходима некоторая избыточность информации, то есть необходимо иметь некоторый информационный запас.
7. Рациональный размер объёма информации, то есть надо установить границы по «ширине» набора источников и по «глубине» (уровню детализации).

Автоматизация методов поиска информации

Автоматизация информационного поиска представляется как многоуровневый процесс, который связан с обнаружением необходимых ресурсных источников компьютерных сетей. Чтобы найти нужную информацию в массивах данных, проектируются и реализуются специальные информационные поисковые системы, которые выполняют процедуру поиска по запросам пользователя.

По типу предоставляемой информации такие системы подразделяются на два вида:

1. Система подбора документов. По запросам она находит нужные пользователю документальные источники (своды законов, книги, отчёты и так далее).
2. Система на базе фактографии. Эта система сложнее в организации, поскольку её задачей является обнаружение в документальных источниках конкретных, интересующих заказчика, фактов. Поиск ведётся на обычном языке и при этом применяется индексация документов.

Обработка информации

Методы обработки информационных данных имеют различную специфику для каждого конкретного случая. Используемые способы обобщения (обработки) часто предопределяют некоторые особенности этапа сбора информации. К примеру, для использования методов статистики, как правило, требуется заданный объём исходной информации, ниже которого эти методы недостоверны. При обобщении, анализе и обработке информации могут быть выявлены и ошибки, сделанные при её сборе. Можно выделить следующие виды обработки информации:

Техническая обработка. Существуют информационные данные, которым необходима специальная процедура обработки (например, количественная статистика). Информация после обработки выступает как исходная для дальнейшего интерпретационного анализа.

Научная обработка информации. Состоит из:

• Аналитическая и синтетическая переработка данных.
• Формирование структуры информации.
• Сворачивание (оценка значения информации и уменьшение её объёма без заметных потерь смыслового содержания).

Систематизация информации

Под систематизацией информации понимается преобразование её в удобную для использования, сохранения и последующего применения форму.

Например, возможно создание компьютерной информационной базы данных, которая содержит итоги исследований. По завершению этой процедуры информация представляется в таком формате, что возможно обращение к ней через любые промежутки времени. Когда это представляется возможным, систематизацию необходимо начинать одновременно с информационным сбором. Оптимальная систематизация информации имеет очень большое значение при формировании информационных массивов общего пользования (использование обширной группой пользователей с самыми разными целями).

Обобщение (интерпретация) информации

Это финальный этап работы с информацией. Задачей интерпретации является формирование основного смыслового значения собранного информационного набора. Иначе данный информационный массив не станет базой для выработки необходимых решений, направления реальный действий, работ.

Источник