Способы систематизации информации это

Приступая к работе с информацией, необходимо определить (поставить) цель этой работы. Цель определяет направления поиска, источники информации и методы ее получения, формы ее представления и способы распространения.

Цель информационной работы всегда состоит в приобретении и (или) распространении сведений, необходимых для осуществления кон кретных действий, изменения поведения людей, принятия решений.

То, для каких действий или решений необходима информация, опре деляет, какие информационные материалы понадобятся, какого характера информация должна быть получена, каким способом и из каких источников. Определение на ранних этапах проекта его основных параметров сэкономит ресурсы, сделает усилия более эффективными.

Этот процесс может включать как собственно сбор уже имеющейся, так и создание новой, дополнительной информации.

Для того, чтобы сориентироваться в информации без дополнительных временных затрат, полезно наметить общее направление сбора в соответствии с целью работы. Цель помогает определить основные параметры нужной информации: «широту» требуемой информации, степень детализации и глубину проработки.

Существует множество путей получения информации, среди которых:

работа с литературным материалом;
запросы в организации-держатели информации (государственные и общественные образовательные организации);
привлечение к работе консультантов или экспертов;
поиск информации в автоматизированных информационных системах;
поиск в ресурсах компьютерных сетей;
собственные наблюдения.

Информационный поиск может быть

адресный (по формальным признакам);
семантический (по смыслу, содержанию);
документальный; фактографический и др.

Исходя из представления о желаемой информации, следует опреде лить, какими методами и из каких источников может быть получена такая информация. К источникам педагогической информации можно отнести огромное количество книг, статей, специализированных автоматизирован ных информационных систем, электронных баз данных и т.п., данные образовательных организаций различных типов, информацию различных категорий педагогических работников.

Планируя информационный поиск, важно иметь в виду следующий принцип: тип источника должен быть адекватен характеру требуемой информации. Для некоторых практических применений существенным оказывается «статус» источника информации.

Свойства источника информации:

Достоверность — подразумевает, что информация, содержащаяся в источнике, должна соответствовать действительности, быть истинной, правильной.
Полнота — означает, что источник информации должен отражать все существенные стороны проблемы, значимые факты. При этом требования к полноте источника определяются целью его подготовки, и определение «существенные» означает «существенные с точки зрения поставлен ной цели».
Ссылки и обоснования. Информация либо берется из другого источника, либо создается. Информация может создаваться, с одной стороны, в результате собственных наблюдений или измерений, с другой стороны — путем вычислений или выводов на основе некоторой исходной информации. При этом новая информация, как правило, создается с использованием определенных методик. Сведения о происхождении приводимой информации важны для правильного ее понимания и оценки, эффективной работы с материалом. Наличие таких сведений в источнике информации позволяет оценить его достоверность и, в некоторой мере, степень его полноты.
Отсутствие неоднозначности, неопределенности.
Современность источника информации — предполагает оперативность и своевременность получаемых из данного источника не устаревшей информации.
Избыточность — если используется только один метод, один источник для получения информации, сведения могут оказаться односторонними, неполными или попросту недостоверными. Информацию следует собирать и анализировать с некоторым запасом, с превышением того объема, который непосредственно нужен для описания проблемы. Такой подход предоставит необходимую свободу при дальнейшей работе с информацией, позволит быть готовым к освещению незапланированных частных вопросов, адекватно отреагировать на внезапно возникающие предложения оппонентов или партнеров. Мера такого превышения определяется конкретной ситуацией.
Разумная достаточность — сбор информации необходимо ограни чивать «в ширину» — с точки зрения круга источников или методов, и «в глубину» — с точки зрения степени детализации, глубины проработки во проса. Успешность информационной работы существенным образом зависит от нахождения правильного баланса между принципами избыточности и разумной достаточности.

Средства автоматизации процессов информационного поиска

Автоматизированный поиск информации является многоступенча тым процессом, связанным с нахождением определенных ресурсов компьютерной сети, абонентской системы, требуемой Базы Данных (БД) либо Базы Знаний (БЗ), нужного информационного файла и т.д., содержащих необходимые сведения.

Для поиска информации в базах данных создаются информационно-поисковые системы (ИПС). Они осуществляют поиск по заявкам пользователей. Нередко этот поиск происходит по индексам и ключевым словам.

По характеру выдаваемой информации ИПС делятся на два типа.

Документальная система по заданию пользователя выдает необхо димые ему документы (книги, статьи, законы, отчеты и т.д.). В задании могут указываться сведения об искомых документах: автор, наименование, время издания, издательство и другие реквизиты.

Более сложной является фактографическая ИПС. Ее задача — поиск в документах интересующих пользователя сведений (фактов). Поиск информации осуществляется на естественном языке. Для этих целей осуще ствляется индексирование документов.

Обработка и систематизация

Подходы к обработке информации специфичны для конкретных ее типов и видов. Применяемые методы обработки могут предъявлять определенные требования к предыдущему этапу — сбору информации. Например, для применения статистических методов может оказаться необходимым определенное количество исходных данных. Обработка может также выявить ошибки, допущенные при сборе информации.

Техническая обработка

Некоторые типы информации требуют специальных процедур ее обработки (наиболее характерный пример — статистическая обработка количественных данных). Данные, которые возникают в результате обработки, являются исходными для последующей интерпретации.

Научная обработка

Научная обработка информации включает:

аналитико-синтетическую обработку сообщений (см. «Некоторые подходы к проектированию информационно-педагогических модулей»);
структурирование информации;
свертывание (оценка социальной значимости информационного материала с одновременным снижением объема, при этом потери информативности должны быть минимальны);
альтернативное, справочное или рекомендательное аннотирова ние (краткое сжатое изложение того, чему посвящена данная работа, каков основной достигнутый результат, используемые подходы и методы, применение результатов);
реферирование (краткая передача содержания документа с включением приведенных в документе данных фактографического и фактологического характера по структуре: аналитическое описание, текст (чему посвящен материал, основные результаты в синтетическом виде, наиболее интересные и существенные данные, выводы, аналитическая характеристика автора));
составление библиографических, реферативных, аналитических обзоров (макро-свертывание множества информационных объектов).

Систематизация информации

Систематизация информации — организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней. Это может быть компьютерная база данных, систематически организованная подборка первоисточников или просто таблица, содержащая результаты исследования. В результате этого этапа информация должна быть организована таким образом, чтобы обратиться к ней можно было через некоторое, возможно, весьма продолжительное время. Там, где это возможно, систематизация должна начинаться параллельно со сбором информации.

Эффективная систематизация информации особенно важна в случае создания информационных ресурсов открытого доступа, которые будут использоваться широкой аудиторией в разнообразных целях (см. «Новые способы обработки педагогической информации»).

Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации — установить смысл, значение собранной — информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт — лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом. Именно на этапе интерпретации ранее собранные фрагменты должны сложиться воедино. Для этого необходимо правильно соотнести собранные сведения и, возможно, понять, какой еще информации не хватает.

Содержанием интерпретации может быть, в частности, сравнение, классификация, обобщение (установление закономерностей на основе собранных фактов, выявление причинно-следственных связей между явлениями). Эта стадия информационной работы наиболее трудно поддается формализации. Именно здесь требуется творческая работа, привлечение знаний и опыта, накопленных в ходе предшествующей работы (см. «Новые способы обработки педагогической информации»).

В большинстве случаев в ходе интерпретации требуется сопостав лять разнородную информацию, например, научную, социальную информацию, относящуюся к исследуемой проблеме, нормативные документы.

Процесс интерпретации, являясь центральным, узловым моментом информационной работы, нередко заставляет возвращаться к этапам сбора и обработки информации, чтобы добавить недостающую информацию.

Представление и распространение информации

Представление информации — подготовка на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации.

Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным категориям специалистов одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных категорий могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.

Каналы распространения информации

Необходимо определить, каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов. Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами необходимо работать.

Характеристики, которые необходимо принимать во внимание при выборе различных каналов распространения информации:

размер аудитории;
качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);
срок доставки информации;
ресурсы, необходимые для распространения информации по данному каналу.

Эти характеристики полезно учитывать, определяя приоритетные каналы распространения информации для целевой аудитории. В свою очередь, сам канал распространения информации предъявляет дополнительные требования и к содержанию, и к оформлению материала.

Средства телекоммуникации выступают достойной альтернативой традиционным средствам распространения информации. В этом процессе активно привлекаются такие возможности и сервисы телекоммуникаций, как электронная почта, электронные телеконференции, информационные серверы и т.д.

Особенно богатый материал для оценки и комплектования информационных фондов способен дать этап распространения информации — именно на этом этапе материалы встречаются с той аудиторией, для которой они предназначены. Хорошо организованный процесс распространения информации является процессом двусторонней коммуникации с аудиторией, которая позволяет узнать, как аудитория воспринимает материалы, являются ли они убедительными, есть ли в них ответы на вопросы, интересующие ее. Возможно, после этого этапа понадобится корректировка материалы или возврат к предыдущим этапам информационной работы.

Источник

Этапы систематизации информации

Вы будете перенаправлены на Автор24

Этапы систематизации информации — это этапы обработки информационных данных или документов для преобразования их к необходимому формату и их интерпретация, которая позволяет пользователю правильно воспринимать эти данные.

Систематизация информации

Если речь идёт об информации в документальном формате, то под ее систематизацией понимается формирование индекса классификации документа согласно его содержанию и в соответствии с таблицей классификации по библиографии. А главной задачей систематизации является представление содержательного смысла документа в форме набора индексов классификации для обеспечения правильной работы поисковой библиографической системы.

Основные объекты, подлежащие систематизации, как правило, следующие:

Публикации (издания).
Научные труды.
Изобразительные издания.
Нотная запись музыкальных произведений.

Под общей методикой понимается набор методов и правил, применяющихся для систематизации информации по любым сферам знаний.

В отличие от частной методики, которая состоит из правил, относящихся к систематизации информационных документов по отдельным областям знаний или по набору близких наук, общая систематизация даёт возможность выразить смысловую структуру документа как набор индексов классификации для формирования справочного фонда.

Основы и способы систематизации

При выполнении систематизации требуется выполнение основных принципов:

Содержание документа имеет более высокий приоритет чем его форма. Индекс присваивается документу согласно его содержанию, за исключением случаев, когда уже в таблицах есть разделение по форме издания.
Научная объективность. Состоит в объективном анализе и определении главного направления в содержании документа. Осуществление этого правила сопряжено с выполнением дополнительных изменений системы классификации.
Последовательный принцип. Реализации этого принципа помогают правила общей и частной методик систематизации. Состоит в использовании одних и тех же способов в схожих условиях.

Готовые работы на аналогичную тему

При практической работе по систематизации применяются такие методики:

Многократное отражение. Применяется в случаях, если в документах имеется более одного аспекта содержания. Такой метод подразумевает присутствие в формуле классификации двух и более индексных значений. Первый индекс считается главным (основным), а другие —дополнительными. Все индексы объединяются между собой знаком плюс. Такой метод применяется в следующих случаях:

Для систематизации документов, рассматривающих более одного вопроса или объекта.
Для систематизации документов, представляющих большую актуальность и научную ценность.
При частной методике систематизации, если вслед за разделением по классификации идут методические предписания, где сообщается о возможности повторения отображений в других подразделах.

Аналитическая систематизация. Основа метода состоит в систематизации не всего документа, а его составных частей. Причём главным считается индекс, который отображает весь смысл документа, где расположена составляющая часть, а в качестве дополнительного выступает аналитический индекс, который отображает смысл составляющей части.

Основные правила систематизации

Систематизация подразумевает выполнение пяти главных правил:

Приоритетное значение частных вопросов над общими. Структурное построение главных разделов таблиц выполнено согласно принципу «от общего к частному». На верхних ступенях расположены общие определения (тематика, проблематика), а на следующих вниз ступенях располагаются менее значимые «частные вопросы».
Систематизация выполняется согласно аспектам данного объекта (предмета). Следует иметь ввиду, что литературные издания по рассматриваемому предмету, который располагается в определённой сфере познания и практики, и при этом учитывается в аспектах других научных дисциплин или практики, следует отнести к той научной области, в плоскости которой изучается объект.
Правило систематизации по сферам использования.
Правило систематизации согласно объекта воздействий.
Правило систематизации документа обширного наполнения содержанием. Имеются ввиду документы, описывающие три или более объекта, или один объект в трёх и больше аспектах.

Этапы систематизации

Операция систематизации состоит из следующих этапов:

Этап аналитики. На этом этапе выполняется анализ информации, цель которого определить область знаний к которой относится главный смысл документа.
Этап лингвистики. Задача на данном этапе состоит в построении логической цепи определений на основе «от общего к частному», которая строится на базе отдельных элементов смысла документа.
Этап поиска. Задача этапа заключается в определении индекса обрабатываемого документа.
Этап синтеза. По итогам работы на предыдущих этапах вырабатывается формула классификации документа, представляющая из себя определённую очерёдность расположения индексов классификации, которая определяет решение по классификации. При систематизации первым будет индекс основных таблиц, согласно главному смыслу документа, далее идут вспомогательные индексы. Формула классификации определяет строгий порядок очерёдности индексов классификации, которые определяют решение по классификации.
Этап редактирования. Идёт уточнение сформированного индекса, которое учитывает объёмы конкретной системы хранения информации. Происходит детализация индекса до уровня, который требуется информационной поисковой системе.
Этап окончательного оформления. Оформляются индексы и ярлыки изучаемых документов.

На базе принципов, способов и правил формирования индексов выполняются такие операции систематизации:

Операция анализа документа в качестве предмета систематизации.
Операция выработки решения по классификации.
Операция формирования предметных подразделов для алфавитного указателя систематизированного каталога.

Источник