Способы решения проблем проекта

Решение проблем при управлении проектом

В прошлом считалось, что опыт управления проектами практически нельзя обобщить, поскольку каждый проект уникален, как следствие такой области, как «решение проблем» уделялось мало внимания. Но постепенно становится очевидным, что управление проблемами является ключевым ингредиентом успеха проекта: с проблемами надо разбираться, иначе прогресс замедлится, и проект пострадает.

Накопленный опыт позволяет составить определенный алгоритм решение проблем, складывающийся из последовательных шагов.

Алгоритм «Решение проблем»

Распознавание проблемы

Прежде всего необходимо ответить на следующие вопросы: связан ли симптом с существующей проблемой; можно ли объединить симптом с чем-то, происходящим в настоящий момент; каковы характерные черты проблемы; какую приоритетность следует ей приписать; что нужно сделать с проблемой сначала.

Анализ проблемы

Для этого используется сочетание прямых наблюдений, интервью, обзоров документов и заседаний. При сборе информации не всегда целесообразно привлекать внимание к проблеме — целесообразно говорить о симптомах и возможных действиях. Рекомендуется начать с сотрудника, который предложил усовершенствование, собрать как можно больше информации, определить категорию проблемы, дать ее трактовку — от консервативной до радикальной, сосредоточиться на действиях.

Определение альтернатив

1. ничего не делать;
2. реструктурировать проект без новых ресурсов;
3. добавить ресурсы для решения проблемы, не обращая внимания на стоимость;
4. перераспределить ресурсы внутри команды проекта;
5. устранить ресурсы из проекта;
6. расширить масштаб и/или цель проекта;
7. сузить масштаб и/или цель проекта;
8. решить проблему за пределами проекта;
9. изменить технологию работы в проекте.

Принять решение проблем

Действия в данном контексте обычно подразумевают или политику, или изменения плана и меры в отношении ресурсов. Выбрав решение и определив действия, следует проинформировать топ-менеджмент о проблеме и рекомендованном подходе.

Объявление о решении и действиях

Одновременно с принятием решения проблемы!

Совершение действия

Совершать действия следует одновременно: если делать это последовательно, некоторое время будет существовать «гибрид» старого и нового.

Проверка и контроль исполнения

Результаты действий и решений должны проявиться вскоре после их претворения в жизнь. Для этого следует ответить на вопросы: вылечена «болезнь» или только ее симптомы; не создают ли побочные результаты решений новые проблемы; существуют ли дополнительные области, где можно применить эти действия, и решения с небольшими дополнительными усилиями.

Для практического применения можно предложить три различных по уровню детализации способа структуризации и анализа возникающих проблем:

• формулирование проблемы и возможные последствия;
• выделение определенных проблемных областей и мониторинг потенциальных сложностей;
• структуризация проблем и возможных способов их решения.

Каждый из этих методов имеет как преимущества, так и недостатки. На практике возможна любая их комбинация. Главное — осознать: проблемы можно структурировать и анализировать с использованием определенных алгоритмов. Далее приводятся примеры рассмотрения проблем различными способами.

Всегда существует несколько вариантов решения проблемы, но использование неправильного подхода может лишь усугубить ситуацию. Даже чрезмерным привлечением внимания к проблеме можно нанести вред — иногда это вызывает панику. Еще один вариант — набрать новых членов команды, однако их придется вводить в курс дела, что отвлечет сотрудников от продуктивной работы и замедлит координацию и принятие решений.

Первый метод

Возникающие в процессе реализации проекта проблемы можно условно разделить на несколько групп и порекомендовать некоторые методы их наиболее эффективного решения.

Проблема 1. Моральный дух команды: если моральный дух слаб, разумно укреплять его «снизу вверх», повышать уверенность сотрудников в себе, обеспечивать дополнительную поддержку. Если моральный дух силен, не обольщайте себя тем, что все идет хорошо, — у команды может быть просто завышена самооценка.

Проблема 2. Состав команды: рекомендуется решать кадровые проблемы самостоятельно и мирно. Если такие меры не помогают, имеет смысл обсудить проблему с топ-менеджментом.

Проблема 3. Неэффективность управления крупным проектом: можно разбить команду на подкоманды, планируя их взаимодействие.

Проблема 4. Создание дружеской атмосферы: если в проекте участвуют сотрудники, имеющие сложные отношения друг с другом, не стоит заставлять их работать вместе. Нужно организовать выполнение задач таким образом, чтобы ограничить их контакт.

Проблема 5. Управление технологией: неразумно воспринимать технологию как должное — любая технология требует управления и активной оценки ее использования.

Проблема 6. Изъятие из проекта критически важных ресурсов: следует с самого начала учитывать, что такая угроза существует; четко представлять себе потребности, настаивать на получении определенных ресурсов, учитывая при этом состояние бизнеса фирмы в целом.

Проблема 7. Низкие показатели деятельности и отставание от графика: прежде всего необходимо выявить причины ее возникновения (задачи не были включены в план; проект вовремя не получает ресурсов; команда не выполняет работу в срок и т. д.). Часть проблем можно предотвратить за счет четкого планирования, однако, если проблема все же возникает, стоит поговорить с командой и выяснить, что можно сделать, чтобы разрешить ее с имеющимися ресурсами.

Проблема 8. Координация работы с поставщиками и подрядчиками: еще до начала проекта следует выяснить личный интерес поставщика или подрядчика и использовать его. При выборе поставщиков или подрядчиков необходимо четко формулировать задачи проекта. Для облегчения координации работы с ними выявить зависимости между проектами; определить способы контроля качества и изменения графика и приоритетов; установить процесс координации между проектами на уровне менеджера проекта и ниже.

Второй метод

Рассмотрим три проблемы, которые могут возникнуть в группах, их причины и возможные пути решения.

Проблема 1. Низкие результаты работы. Клиент считает, что группа не заинтересована в решении проблемы и ее члены не способны работать вместе.

• члены группы не могут достичь согласия по поводу задачи группы;
• задача группы в отношении результата и ресурсов была поставлена нечетко;
• менеджеры не справляются с работой;
• руководитель проектной группы не имеет соответствующих полномочий или лидерских качеств;
• члены группы не обладают достаточными техническими и функциональными качествами.

Возможные способы коррекции ситуации:

• более четко сформулировать задачу группы;
• прояснить разделение функций и подотчетность в группе;
• организовать тренинг руководителю группы по лидерству;
• провести тренинг для членов группы по техническим и функциональным навыкам.

Проблема 2. Личностные конфликты в группе. В команде проекта существуют очень сильные противоречия. Основываясь на опыте, предположим следующие причины межличностных конфликтов в группах:

• члены группы уверены в том, что именно они, а не менеджер, несут полную ответственность за результаты работы группы;
• руководитель группы не распределил задания и ответственность между членами группы.

Возможные пути решения проблем:

• дать понять членам группы, что руководитель отвечает за результат ее работы;
• объяснить каждому сотруднику круг его обязанностей и ответственности и провести общее собрание для разрешения возникших конфликтов.

Проблема 3. Члены группы не могут работать как одна команда. Одна из наиболее распространенных проблем, как в функциональных, так и в проектных группах. Возможные причины:

• руководители не могут прийти к согласию по поводу конкретной задачи группы и подотчетности;
• задача группы была поставлена нечетко с точки зрения результата и ресурсов.

Решение: проконсультировать топ-менеджмент по поводу распределения между ними полномочий и ответственности.

Во всех трех случаях мы рассматривали ситуации с иерархической структурой группы. Предположим, мы имеем дело с группой партнеров. В зависимости от предполагаемых причин проблем, можно предложить одно из следующих решений:

• выработать коллективное видение задания группы в отношении ресурсов и результатов;
• выработать персональное видение задачи каждого в отношении ресурсов и результатов;
• обсудить совместно значимость разделения обязанностей и распределить сферы ответственности между членами группы;
• провести обучение членов группы по лидерству, навыкам межличностного общения и техническим. Особый акцент сделать на коллективных обсуждениях, разрешении конфликтов.

Разумеется, это далеко не полный список проблем, причин их возникновения и возможных действий. Но сама методология анализа ситуации достаточно универсальна.

База данных по проблемам. По опыту, полезно иметь базу данных по проблемам, для составления которой не требуется много усилий. Вот ее основные элементы: опознавательный код проблемы; статус (выявлена, решена, анализируется, завершена и пр.); уровень приоритетности; на что воздействует; дата возникновения; описание; сотрудник, отвечающий за проблему; дата ожидаемого решения; код решения (заменен на другой, решено, отложено на неопределенный срок, завершено); решение по проблеме; действия; комментарии.

Резюме

Возникновение тех или иных проблем в процессе выполнения проекта — нормальное явление. Существует немало разнообразных методов их структуризации и разрешения. Выбор наиболее эффективного метода зависит от множества разных обстоятельств. Главное — работать над разрешением проблем систематически и организованно. Накопленный опыт позволяет выявить обычные ошибки при решении проблем:

• неосведомленность о проблеме;
• неверный «диагноз»;
• решение не «продано» топ-менеджменту;
• принятие решений без запланированных действий;
• действия при отсутствии рамок решения;
• неспособность действовать тогда, когда нужно;
• действия, не соответствующие принятым решениям.

Пятенко Сергей Васильевич,
генеральный директор «Экономико-правовой школы ФБК»,
д.э.н., магистр делового администрирования

Источник

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ: ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ РЕШЕНИЯ

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ: ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ РЕШЕНИЯ

Пластинина Людмила Ивановна,

преподаватель высшей категории,

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Петербургский государственный университет путей сообщения Императора Александра I» в г. Ярославле

В данной статье будут рассмотрены проблемы, с которыми сталкиваются преподаватели-руководители индивидуальных проектов (далее – ИП) в рамках реализации Федерального государственного образовательного стандарта среднего общего образования (далее – ФГОС СОО).

Согласно ФГОС СОО утвержденного приказом Министерства образования и науки РФ от 17 мая 2012 г. №413 (с изменениями и дополнениями): «Индивидуальный проект представляет собой особую форму организации деятельности обучающихся (учебное исследование или учебный проект).

Индивидуальный проект выполняется обучающимся самостоятельно под руководством учителя (тьютора) по выбранной теме в рамках одного или нескольких изучаемых учебных предметов, курсов в любой избранной области деятельности (познавательной, практической, учебно-исследовательской, социальной, художественно-творческой, иной).

Результаты выполнения индивидуального проекта должны отражать:

сформированность навыков коммуникативной, учебно-исследовательской деятельности, критического мышления;

способность к инновационной, аналитической, творческой, интеллектуальной деятельности;

сформированность навыков проектной деятельности, а также самостоятельного применения приобретенных знаний и способов действий при решении различных задач, используя знания одного или нескольких учебных предметов или предметных областей;

способность постановки цели и формулирования гипотезы исследования, планирования работы, отбора и интерпретации необходимой информации, структурирования аргументации результатов исследования на основе собранных данных, презентации результатов.

Индивидуальный проект выполняется обучающимся в течение одного или двух лет в рамках учебного времени, специально отведенного учебным планом, и должен быть представлен в виде завершенного учебного исследования или разработанного проекта: информационного, творческого, социального, прикладного, инновационного, конструкторского, инженерного.» [1]

Если внимательно ознакомиться с написанным выше, становиться ясно что роль педагога при реализации ФГОС СОО в части написания ИП с одной стороны должна быть пассивной, так как ИП – это самостоятельная деятельность обучающегося, но с другой стороны – это деятельность под руководством педагога и тут необходима активная роль педагога. И это первая и, наверное, самая малая проблема, с котором сталкивается педагог-руководитель ИП. При хорошем владении методикой руководства ИП эта проблема исчезнет сама-собой, не зря же говорят: «Учитель не тот, кто учит чему-либо, а тот, кто помогает раскрыть своему ученику то, что ему уже известно». [2]

Если говорить о ФГОС СОО то «проект» как часть слова встречается в нем 55 раз (в редакции от 11 декабря 2020 г.) и это явно показывает значимость данного понятия. Согласно словаря В. Даля: « Проект – план, предположение, предначертание; задуманное, предположенное дело, и самое изложение его на письме или в чертеже…Прожектировать – задумать, загадать, сообразить и предположить к исполнению; составлять для сего записку, чертеж и пр…Прожектёр, -рка, охотник до проектов, у кого много предположений, задач для исполнения; затейщик, выдумщик». [3] Возможно еще такое понятие слова «Проект» согласно Большого энциклопедического словаря: « ПРОЕКТ (от лат. projectus, букв. — брошенный вперед) — 1) совокупность документов (расчетов, чертежей и др.) для создания какого-либо сооружения или изделия. 2) Предварительный текст какого-либо документа. 3) Замысел, план». [4]

На основании изложенного можно увидеть, что, например, тему ИП должен выбрать обучающийся, причем она может совсем не совпасть с тем перечнем тем что ему предлагает программа и тут нас подстерегает еще одна проблема – желание обучающегося выходит за рамки утвержденной программы предмета. Конечно, мы как грамотные педагоги, можем подсказать, направить, скорректировать «полет фантазии» наших обучающихся, но для этого необходимо время на наблюдение за ними, на выяснение их предрасположенностей, увлечений, интересов, но опять проблемы, так как мы зажаты в рамки и вынуждены выдерживать сроки закрепления тем ИП.

Со своей стороны, я нашла выход из данной проблемы в портфолио обучающегося, а ведь оно как нельзя лучше подскажет нам «любимую тему» нашего студента, даст понять на каком уровне знаний и опыта в данном вопросе он стоит. Нам всего лишь необходимо попросить обучающегося похвастать (в хорошем смысле этого слова) своими достижениями и проблемы выбора темы будет снята. Конечно все будет хорошо только если у вас в программе по предмету есть такая строчка – тема по выбору/предложенная обучающегося (имся), которую вы не забыли добавить при написании программы.

Почти во всех статьях и литературе, которая встречается в немалом количестве в виртуальном информационном пространстве Internet, при выполнении ИП выделяют три этапа:

подготовительный – этап планирования, в том числе: ознакомление с методическими рекомендациями по выполнению проекта, выбор темы проекта и утверждение в ходе собеседования окончательного варианта темы проекта, составление библиографии по теме индивидуального проекта, составление и обсуждение плана индивидуального проекта с руководителем проекта;

основной – включает поэтапное выполнение проекта: написание теоретической части индивидуального проекта и разработку практической части индивидуального проекта, а также промежуточные отчеты, текущий контроль качества составления проекта; внесение (при необходимости) изменений в разработку проекта;

итоговый, предполагающий оформление результатов: предварительное обсуждение результатов индивидуального проекта, проверка правильности исследования, окончательное оформление индивидуального проекта при соблюдении всех требований, защита индивидуального проекта.

Самая распространенная проблема при реализации данного алгоритма – это его временнáя растянутость что может привести к потере интереса обучающегося и как следствие срыв графика выполнения ИП. Грамотный педагог строит работу руководителя ИП четко планируя даты консультаций и «контрольных точек» по ИП и в случае «угасающей мотивации» всегда должен иметь «козырь в рукаве» в виде интересного факта, занимательного явления и т.п. по теме проекта, который сможет простимулировать обучающегося к дальнейшему поиску и работе. Педагог во время всей реализации исследовательской деятельности обучающегося, а мы про это не забываем, что ИП – это «инновационная, аналитическая, творческая, интеллектуальная деятельность» [1] всегда незримо ведет контроль процесса.

Если правильно организовать сою деятельность, то под руководством преподавателя обучающийся должен успешно решить такие задачи ИП как: способствовать формированию универсальных учебных действий:

личностных (готовность и способность к образованию, в том числе самообразованию, на протяжении всей жизни; сознательное отношение к непрерывному образованию как условию успешной профессиональной и общественной деятельности)

метапредметных (умение понимать проблему, выдвигать гипотезу, структурировать материал, подбирать аргументы для подтверждения собственной позиции, выделять причинно-следственные связи в устных и письменных высказываниях, формулировать выводы; умение самостоятельно организовывать собственную деятельность, оценивать ее, определять сферу своих интересов; умение работать с разными источниками информации, находить ее, анализировать, использовать в самостоятельной деятельности; владение навыками познавательной, учебно-исследовательской и проектной деятельности, навыками разрешения проблем; способность и готовность к самостоятельному поиску методов решения практических задач, применению различных методов познания).

Хотя ФГОС СОО и не призван формировать общие компетенции (далее ОК), но в рамках ИП некоторые из них достаточно удачно могут быть реализованы. Например, следующие ОК:

ОК 01. Выбирать способы решения задач профессиональной деятельности применительно к различным контекстам;

ОК 02. Осуществлять поиск, анализ и интерпретацию информации, необходимой для выполнения задач профессиональной деятельности;

ОК 03. Планировать и реализовывать собственное профессиональное и личностное развитие;

ОК 09. Использовать информационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 10. Пользоваться профессиональной документацией на государственном и иностранном языках. [5]

Еще одна проблема, которая встречается при выполнении ИП – это наличие так называемого продукта или результата деятельности обучающегося по окончании работы над проектом. Тут так же важно обдумать это вопрос с обучающимся еще на подготовительном этапе чтобы итог работы был действительно зримым и мог быть представлен на защите, которую естественно рекомендуется проводить публично. Это необходимо и с той точки зрения, чтобы создать ситуацию успеха за выполненный труд, чтобы студент гордился проделанной работой, и чтобы остальные обучающиеся послушав защиту могли так же стать чуть компетентней в той области знаний, где ваш студент реализовывал проект.

Не стоит забывать и еще одну проблему которую может решить преподаватель-руководитель ИП, она, наверное, самая значимая в рамках освоения уже федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования (далее ФГОС СПО) – это подготовка к выполнению курсовых проектов/работ, а также к выполнению выпускной квалификационной работы. Если правильно реализовать методику выполнение ИП, научить обучающегося соблюдать все нормы к оформлению ИП и пр., то вам будут благодарны все преподаватели профессионального цикла, и конечно же обучающиеся которые смогут в будущем справиться с написанием этих работ.

Свою статью на тему «Индивидуальный проект: проблемы и пути решения» хочу закончить словами, которые на мой взгляд лучше всего резюмируют изложенное выше: «Посредственный учитель излагает. Хороший учитель объясняет. Выдающийся учитель показывает. Великий учитель вдохновляет». [6]

Список используемых источников:

1. Федеральный государственный образовательный стандарт среднего общего образования

2. Пауло Коэльо, бразильский прозаик и поэт

3. Толковый словарь живого великорусского языка В. Даля

4. Большой энциклопедический словарь

5. ФГОС СПО по специальности 13.02.07 Электроснабжение (по отраслям), утвержден приказом Министерства образования и науки РФ от 14 декабря 2017 г. №1216

6. Уильям Уорд, британский государственный и политический деятель

Источник