Способы редактирования ячеек excel

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

Текст вместо чисел
Отрицательные числа там, где их быть не может
Числа с дробной частью там, где должны быть целые
Текст вместо даты
Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →

Источник

Как сделать редактирование в excel?

Если ячейка содержит большой текст или сложную формулу, но с ошибками, то нет смысла удалять их вводить все данные заново. Рациональнее их просто отредактировать.

Для редактирования значений в Excel предусмотрен специальный режим. Он максимально прост, но гармонично объединил в себе толь самые полезные функции текстового редактора. Ничего лишнего в нем нет.

Редактирование строки текста в ячейках

Редактировать содержимое ячеек можно двумя способами:

1 Из строки формул. Щелкните по ячейке, в которой необходимо отредактировать данные. В строке формул отобразиться содержимое, которое доступно для редактирования. Сделайте необходимые изменения, после чего нажмите Enter или кликните по кнопке «Ввод», которая размещена в начале строки формул. Для отмены изменений можно нажать клавишу «Esc» или кнопку «Отмена» (возле кнопки «Ввод»).
2 Из самой ячейки. Перейдите на ячейку и нажмите клавишу F2 или сделайте по ней двойной щелчок мышкой. Тогда в ячейке появится курсор клавиатуры, а ее размер изменится на время редактирования. После всех изменений нажмите Enter или Tab или кликните мышкой на любую другую ячейку. Для отмены редактирования нажмите клавишу «Esc».

Примечание. При редактировании не забывайте о кнопках отмены / повтора действий на панели быстрого доступа. Или о комбинациях клавиш CTRL+Z и CTRL+Y.

Как сделать несколько строк в ячейке Excel?

В режиме редактирования, ячейки обладают функционалом простейшего текстового редактора. Главное отличие – это разбиение текста на строки.

Внимание!
Чтобы разбить текст на строки в одной ячейке Excel нужно нажать комбинацию клавиш Alt+Enter. Тогда вы сможете перейти на новую строку в ячейке. В том месте текста, где находится курсор клавиатуры, появится перенос строки и соответственно начало новой.

В обычных редакторах текст делится на строки нажатием клавиши Enter, но в Excel данное действие выполняет функцию подтверждения вода данных и переход на следующую ячейку. Поэтому как написать несколько строк в ячейке Excel жмите Alt+Enter.

Обратите внимание, что после разделения одной строки в ячейке на две и более с помощью клавиш Alt+Enter, то автоматически активируется опция «формат ячеек»-«выравнивание»-«перенос по словам». Притом что сама эта функция не разбивает строку на слова, а оптимизирует ее отображение.

Режим редактирования

В режиме редактирования работают все стандартные комбинации клавиш управления курсором клавиатуры, как и в других программах Windows:

Клавиша «DELETE» удаляет символ справа, а «Backspace» слева.
CTRL+ «стрелка влево» переход на начало слова, а CTRL+ «стрелка вправо» – в конец слова.
«HOME» смещает курсор клавиатуры в начало строки, а «END» – в конец.
Если в тексте более одной строки то комбинации CTRL+HOME и CTRL+END перемещают курсор в начало или в конец целого текста.

Примечание. Точно так же редактируются: формулы, функции, числа, даты и логические значения.

Стоит еще отметить, что простой режим редактирования позволяет задавать тексту свой стиль оформления: полужирный, курсив, подчеркнутый и цвет.

Обратите внимание, что стиль текста не отображается в строке формул, поэтому его удобнее задавать, редактируя непосредственно в самой ячейке.

Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.

Редактирование в Excel

Существует два основных метода как редактировать в Excel рабочий лист.

Редактирование в Excel исходных данных, т.е. текстовых надписей, числовых значений и формул, включенных в рабочий лист.
Изменение физической структуры рабочего листа, например вставка и удаление столбцов или строк, изменение размера ячеек и т.д.

Редактирование данных Excel

Чтобы редактировать данные Excel в одной ячейке, выполните следующее.

Дважды щелкните на ячейке, в которой содержатся данные, требующие редактирование в Excel.

Microsoft Excel вставит в указанную ячейку курсор.

Измените данные, используя клавиши «Backspace», «Delete» или вводя новые данные.

Помни! После щелчка на ячейке Microsoft Excel отображает ее содержимое в строке формул. Вы всегда можете изменить данные ячейки в строке формул, которая более приспособлена для редактирования содержимого рабочего листа, чем ячейки.

Теперь вы знаете, как редактировать в Excel.

Желаем удачи в ваших начинаниях.

Работа с файлами Excel

Под редактированием таблицы понимается изменение содержимого ячеек и изменение структуры таблицы (добавление, удаление строк или столбцов). Изменение вида таблицы, например, шрифта, которым отображается содержимое ячеек, цвета закраски ячеек, вида границ ячеек называется форматированием. Задачи форматирования рассматриваются в статье Форматирование таблицы в Excel.

Чтобы начать работу с существующей таблицей, ее нужно загрузить в программу Microsoft Office Excel. Сделать это можно несколькими способами.

Если программа Microsoft Office Excel не запущена, то нужно раскрыть папку, в которой находится нужная книга, и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на значке, изображающем книгу.

Содержимое ячейки Excel

Для того чтобы изменить содержимое ячейки, нужно сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши в выбранной ячейке или, используя клавиши перемещения курсора, установить маркер активной ячейки (рамку) в эту ячейку и нажать клавишу . В результате этих действий в ячейке появится курсор. Дальнейшее редактирование содержимого ячейки выполняется обычным образом. Для перемещения по тексту, который находится внутри ячейки, можно использовать клавиши перемещения курсора влево и вправо. Чтобы удалить лишний символ, следует установить курсор после этого символа и нажать клавишу . Чтобы вставить пропущенный символ, установите курсор в ту точку текста, где он должен быть, и нажмите соответствующую клавишу с символом. Для окончания редактирования содержимого ячейки нажмите клавишу , в этом случае курсор переместится в следующую ячейку столбца, или нажмите клавишу , курсор переместится в следующую ячейку строки.

Как добавить строку, столбец в таблице Excel

При составлении таблиц часто возникает необходимость добавления информации в уже заполненную таблицу, например фамилию нового сотрудника. Чтобы сделать это, надо сначала вставить в таблицу пустую строку, а затем ввести необходимые данные.

Для того чтобы между заполненными строками таблицы вставить пустую строку, сначала требуется выделить строку, перед которой пустая строка должна быть вставлена. Для этого надо щелкнуть левой кнопкой мыши на номере строки, перед которой нужно вставить пустую строку. Строка будет выделена цветом.

Как удалить строку, столбец в Excel

Чтобы удалить строку, вначале нужно ее выделить, щелкнув на номере строки листа, а затем сделать щелчок на находящейся на вкладке Главная -> Ячейки кнопке Удалить.

Как изменить ширину столбца в Excel

Довольно часто возникает необходимость изменить ширину столбца таблицы. Это можно сделать несколькими способами.

Проще всего изменить ширину столбца можно при помощи мыши. Для этого надо установить указатель мыши в заголовок листа на правую границу столбца (указатель мыши примет форму двунаправленной стрелки), нажать левую кнопку и, удерживая ее нажатой, перетащить границу колонки вправо или влево.

Как изменить высоту строки в Excel

Если нужно изменить высоту строки, достаточно установить указатель мыши на нижнюю границу строки таблицы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить границу вниз или вверх.

Перемещение строк, столбцов, ячеек в Excel

Иногда возникает необходимость переместить несколько строк или столбцов таблицы, например, для того, чтобы изменить порядок их следования.

Подготовить место, куда должен быть вставлен фрагмент. Подготовка заключается в добавлении в таблицу необходимого количества пустых строк или столбцов. Например, для того чтобы столбцы Кол-во и Цена стояли перед столбцом Стоимость, нужно перед этим столбцом вставить два пустых столбца.

Копирование строк, столбцов, ячеек в Excel

Операция копирования выполняется аналогично операции перемещения. Точно так же, как и при перемещении, перед тем как выполнить операцию Вставить, нужно подготовить место для копируемого фрагмента, добавить в таблицу пустые строки и столбцы.

Для того чтобы скопировать фрагмент таблицы, нужно:
Выделить фрагмент таблицы и на вкладке Главная -> Буфер обмена выбрать команду Копировать. Программа Excel поместит копируемый фрагмент в буфер обмена.

Источник