Способы развития навыков планирования

Эффективное планирование

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной цели. У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же — вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

• Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
• Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
• Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
• Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
• Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
• Достигать баланса в жизни.

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами — вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет — изучить английский язык за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании — думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время — это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании — они внимательно изучают самих себя, свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по тайм-менеджменту. В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Источник

Глава 16 Развитие навыка планирования и определения приоритетов

Организационный навык планирования / расстановки приоритетов означает способность создать план достижения цели или выполнения задачи, а также определить самый важный элемент и сосредоточиться на нем. Взрослые используют его для небольших задач, например приготовления пищи, а также более долгих, например запуска проекта на работе или решения организационных вопросов насчет добавления пристройки к дому. Если вы не можете расставить приоритеты и придерживаться их или назначить время для завершения этапов в крупном проекте, возможно, вы «живете одним днем» или рассчитываете, что кто-то поможет вам достичь целей.

Как развить навык планирования и расстановки приоритетов

Когда дети еще маленькие, мы все планируем за них. Мы ставим задачи в виде серии шагов и подсказываем, как выполнить каждый из них — будь то уборка в своей комнате или сборы в поездку на каникулы или в летний лагерь. Некоторые родители показывают детям весь процесс на бумаге, создавая списки или контрольные перечни, которых должны придерживаться дети. На деле эти списки предназначены для нас, но, когда дети видят, как мы их составляем, чтобы организовать свою работу, они приобретают навыки, которые будут использовать для собственных нужд. Списки также помогают понять, что такое планирование, потому что дают детям возможность увидеть, как выглядит план.

Дети подрастают, и важность планирования повышается. Оно особенно необходимо в период, когда в школе задают проекты или большие многоэтапные задания. Учителя обычно разбивают такие задания на подпункты и помогают ученикам создать собственный план, определив крайние сроки завершения каждого этапа. Учителя понимают, что навык планирования не врожденный и если пустить дело на самотек, многие до последней минуты не приступят к заданию. Поэтому ученики обязаны определять промежуточные сроки. Для этого им приходится разбивать крупные проекты на небольшие фрагменты и последовательно выполнять их — в этом как раз и заключается суть планирования.

От учеников средней школы ожидают, что они уже способны выполнять эту задачу, а к старшей школе они должны научиться сами искать работу на лето и подать в срок документы в вуз. Конечно, не все подростки одинаково хорошо овладевают этим навыком.

Второй элемент этого навыка — умение расставлять приоритеты, и здесь используется та же модель. Пока дети маленькие, мы (и их учителя) определяем приоритеты и учим детей решать главные задачи в первую очередь. Безусловно, большинство взрослых согласится, что сначала нужно выполнить домашнее задание, а потом уже можно смотреть телевизор. Но вопрос о том, сколько свободы дадут взрослые детям для расстановки приоритетов в отношении использования времени, часто больше зависит от личных ценностей взрослых, чем от желания привить детям навык. В нашем высококонкурентном мире многие дети все «свободное» время занимаются танцами, музыкой и изобразительными искусствами. А дело в том, что родители — а иногда и дети — уверены, что ребенок обязан быть успешным и целеустремленным. Другие родители верят — иногда это ответная реакция на собственную перегруженность, — что «дети должны быть детьми». Поэтому они не учат своих чад планировать собственное время. Однако если пустить все на самотек, дети будут тратить время только на телевизор и видеоигры. Конечно, каждый родитель имеет право помогать детям достичь вершин. Но общая цель улучшения организационных навыков в том, чтобы дать им необходимое и они могли стать независимыми. А для этого нужно принимать активное участие в их жизни, с раннего детства объяснять, что такое приоритеты, и постепенно, по мере взросления, научить самостоятельно расставлять их.

Насколько развиты навыки планирования у вашего ребенка?

С помощью шкалы оцените, насколько успешно ваш ребенок выполняет каждое из перечисленных заданий.

Шкала

0 — Никогда или редко

1 — Делает, но не очень хорошо (около 25 % времени)

2 — Делает достаточно хорошо (около 75 % времени)

3 — Делает очень хорошо (всегда или почти всегда)

Подготовительная группа / детский сад

___ Может закончить задачу или действие до того, как перейдет к следующему

___ Способен выполнять небольшой список задач или план, разработанный кем-то другим

___ Может выполнить простое художественное задание, состоящее более чем из одного шага

Младшие классы начальной школы (1–3-й)

___ Может выполнить двух— или трехэтапный проект (например, поделки, создание моделей) по собственному дизайну

___ Понимает, как накопить деньги на покупку дорогой игрушки

___ Может выполнять двух— или трехэтапное домашнее задание с поддержкой родителей (например, анализ книги)

Начальные/младшие классы средней школы (4–5-й)

___ Может запланировать развлечения с друзьями (например, поход в кино)

___ Понимает, как накопить деньги на дорогую покупку (например, приставку для видеоигр)

___ Может выполнять долгосрочные школьные проекты, если основные этапы в них выделены кем-то другим (учителем или родителем)

Средняя школа (6–8-й классы)

___ Может заниматься поиском материалов в интернете как для школьных заданий, так и для себя

___ Может составить план внешкольных мероприятий или летних развлечений

___ Может выполнить долгосрочный школьный проект с помощью взрослых

Продвижение навыка планирования и расстановки приоритетов в повседневной жизни

1. Составляйте планы для детей, даже когда они маленькие. Скажите: «Давай составим план» — а затем распишите несколько этапов. Лучше составить контрольный список, в котором ребенок сможет отмечать выполненные шаги.

2. Активнее привлекайте ребенка к планированию. Так вы сможете показать ему модель процесса. Спросите: «Как думаешь, что нужно сделать в первую очередь? А потом?» и т. д. Записывайте каждый шаг, который назовет ребенок.

3. Поначалу планируйте то, что ребенку хочется сделать. Дети с б?льшим удовольствием разработают план постройки шалаша, чем, например, уборки в шкафу. Но в обоих случаях применяются одинаковые принципы.

4. Помогайте ребенку определять приоритеты, спрашивая, что, по его мнению, нужно сделать в первую очередь. Задавайте вопросы вроде: «Что самое важное на сегодня?» Вы покажете важность этого вопроса, если не позволите ребенку заниматься тем, чем он хочет, пока он не выполнит приоритетное задание (например: «Ты сможешь посмотреть телевизор, когда выучишь уроки» или «Ты сможешь поиграть, когда помоешь посуду»).

График работ и сроки сдачи: учимся планировать долгосрочные проекты

Максу 13 лет. Он хороший ученик, у которого никогда не было проблем с домашним заданием до тех пор, пока в 5-м классе их не познакомили с долгосрочными проектами. Сначала он паниковал, боясь задания со дня выдачи до дня сдачи. Возникали предсказуемые эмоциональные срывы всякий раз, когда его мама спрашивала, что он уже сделал. Со временем Макс перестал рассказывать маме о таких заданиях, и она не знала о них до тех пор, пока не увидела дневник с замечанием учителя, что Макс либо не выполняет задания, или его работы неполные. Мама заметила, что Макс лучше справлялся с заданиями, когда учитель разбивал их на небольшие этапы и требовал от учеников сдать каждый фрагмент к определенному сроку. Мальчик был готов делать что угодно, кроме задания. И когда мама спрашивала о нем, Макс всегда приводил аргументы, которые казались ему разумными: «Я должен закончить математику, потому что учитель будет проверять ее в начале урока» или «На английском завтра будет опрос по этому рассказу, и мне надо дочитать его. Ты же не хочешь, чтобы я получил плохую оценку?»

Мама Макса наконец поняла, в чем проблема: мальчик не знал, как планировать долгосрочные проекты. Ей показалось, что, если какой-то этап будет слишком сложным, он станет препятствием. Мама поговорила с Максом, и они решили, что она будет ему помогать в планировании. Используя в качестве ориентира сроки, которые один из учителей назначил для легкого проекта, они выделили этапы в проекте по социологии, который нужно было сдать через три недели. Мама попросила Макса, чтобы он оценил каждый шаг по шкале от 1 до 10, где 1 — «пустяк», а 10 — «практически невозможно». Они договорились, что хотят, чтобы каждый этап Макс оценивал не более чем в 3 балла. Чтобы повысить привлекательность работы, мама решила разработать систему бонусов. Каждый раз, когда Макс закончит этап в запланированный срок, он получит 3 очка. Если он управится раньше срока, то заработает 5 очков. Макс уже давно хотел получить новую видеоигру, но она стоила дорого. Денег на карманные расходы на нее бы явно не хватило. Макс с мамой договорились, сколько стоит каждое очко, чтобы он смог увеличить свои сбережения и купить игру раньше.

Максу потребовалось всего один раз пройти весь процесс с маминой помощью, чтобы отказаться от поощрений. А мама радовалась тому, что всякий раз, когда они разрабатывали план, Макс мог самостоятельно планировать больше и больше.

Шаг 1. Установление поведенческих целей

Целевой организационный навык: планирование

Конкретная поведенческая цель: научиться планировать и выполнять долгосрочные задания

Шаг 2. Изменение окружения

Какие предметы/люди помогут достичь цели?

Мама поможет при разработке плана и будет контролировать его выполнение (напоминания, поддержка)

Какие конкретные навыки получит ребенок, кто обучит его, каким образом?

Навык: научить разбивать долгосрочный проект на этапы, привязанные к определенным срокам

Кто обучит навыку? Мама

Составить перечень этапов выполнения проекта

Оценить сложность каждого этапа (по шкале от 1 до 10)

Пересмотреть шаги, сложность которых, по мнению Макса, выше 3, чтобы упростить их

Установить сроки сдачи для каждого этапа

Напоминать Максу о завершении каждого этапа

Какие поощрения будут применяться в качестве стимула для использования/отработки навыка?

Очки за своевременное завершение этапа, дополнительные — за досрочное

Очки можно обменять на деньги, и Макс купит видеоигру, о которой давно мечтал

Не стесняйтесь обратиться за помощью к учителю, если вы не уверены в своих силах или ничего не выходит. Чтобы добиться успеха, нужно помочь ребенку составить план и следить за его выполнением; сделать его реалистичным и согласовать временные рамки каждого этапа. Здесь может возникнуть проблема: если у вас тоже слабо развиты навыки планирования, успех проекта окажется под вопросом. Понадобится помощь учителя, чтобы определить задачи и временные рамки для каждой из них. Иногда учителям кажется, что их собственная рубрикация проекта подходит для всех учеников. Тогда обратите его внимание на тот факт, что у вашего ребенка этот навык недостаточно развит и прошлый опыт показывает, что ему требуются более конкретные и краткосрочные задачи, регулярный контроль и обратная связь.

Главный по организации: думаем наперед, планируя встречи с друзьями

Элис — активная, общительная второклассница. На ее улице нет детей ее возраста, так что, если она хочет встретиться с друзьями вне школы, они должны приехать к ней или она к ним. Мама Элис с удовольствием свозит дочку к друзьям, если не загружена работой, не отвозит ее старших братьев и сестер на футбол или в театральную студию или не занята чем-то еще. Но Элис не думает наперед: решая встретиться, не уточняет, заняты ее друзья или нет и сможет ли мама отвезти ее в гости. Она может проснуться утром в субботу или воскресенье и решить, что хочет увидеться с друзьями. Но часто друзья заняты или мама загружена и не может отвезти дочь в гости. В итоге Элис шатается по дому в плохом настроении, жалуясь, что ей нечем заняться. В понедельник, когда она придет в школу, друзья станут рассказывать о том, чем они занимались в выходные, а она почувствует себя брошенной. Мама часто повторяла Элис, что нужно договариваться о встрече заранее. Девочка соглашалась, но, естественно, быстро забывала об этом.

Мама предложила Элис поискать решение проблемы и помогла дочке все спланировать, задавая наводящие вопросы. «Думаю, ты хочешь, чтобы пришла Джейми. Что ты сделаешь в первую очередь? — Я спрошу Джейми, не хочет ли она прийти. — Тебе нужно попросить разрешение? — Да, я сначала спрошу у тебя. — Предположим, она согласилась. Что дальше? — Она придет. — А ей разве не нужно разрешение? — Ой, да, я забыла, она должна спросить свою маму. — Хорошо, если ее мама не против, что тебе нужно сделать?» Они продолжали беседу, пока не определили последовательность действий, и с помощью мамы Элис составила для себя план.

Сначала маме приходилось в начале недели напоминать дочке, чтобы та подумала о планах на выходные, приняв во внимание загруженность мамы и друзей. Продолжая практиковаться, Элис сможет спланировать мероприятие и даже стать кем-то вроде «главного организатора» для друзей.

Шаг 1. Установление поведенческих целей

Целевой организационный навык: планирование

Конкретная поведенческая цель: Элис выделит шаги, необходимые для планирования внешкольного мероприятия с друзьями, за несколько дней до выходных

Шаг 2. Изменение окружения

Какие предметы/люди помогут достичь цели?

Родители задают вопросы / высказывают предположения, на которых основываются этапы планирования

План действий готов

Мама напоминает Элис, что пора начать планирование

Какие конкретные навыки получит ребенок, кто обучит его, каким образом?

Навык: планирование выходных

Кто обучит навыку? Мама

Мама и Элис обсуждают, что ? необходимо учесть при планировании визита друзей

Потом мама помогает Элис составить письменный перечень шагов

Мама напоминает Элис, что пора начинать планирование выходных

Какие поощрения будут применяться в качестве стимула для использования/отработки навыка?

Элис может контролировать свое расписание и встречаться с друзьями

• Выясните, обладает ли ваш ребенок достаточно хорошими навыками начала выполнения заданий и следования плану. Если план провалился, придется значительно чаще напоминать и направлять ребенка, чтобы он приступил к заданию. Еще раз изучите главы 14 и 15. Возможно, вы захотите попробовать некоторые рекомендации, чтобы улучшить навыки начала выполнения задания и настойчивости в достижении цели.

• Убедитесь, что проблема с организацией прихода детей в гости не связана с тем, что ваш ребенок пытается наладить отношения с кем-то, с кем у него не выходит подружиться. Возможно, с кем-то из детей ребенку общаться проще, чем с другими. Разговор с учителем поможет понять, с кем из одноклассников, по его мнению, вашему ребенку проще наладить контакт.

• Еще один способ усовершенствования социальных навыков и навыков планирования — регулярные мероприятия по выходным. Спорт, театр, танцы и другие занятия обеспечивают структурированное общение. Они косвенно развивают навыки планирования и дают возможность встречи с друзьями вне школы.

Источник