Способы рационального использования своего времени

7 правил рационального использования времени

В сутках всего 24 часа, и у вас есть возможность сделать день максимально продуктивным. Как научиться рационально использовать время? Это не так сложно, если знать и применять 7 простых правил, о которых мы расскажем далее.

Тайм-менеджмент в действии

Искусство управлять своим временем подвластно каждому. Изучайте технологию организации времени и повышения эффективности его использования и постепенно внедряйте тайм-менеджмент в свою жизнь. По началу может быть нелегко, но упорство и желание стать более продуктивным и успевать больше покроют все сложности. Итак, как рационально использовать время? Ловите 7 правил!

Странное правило, особенно когда речь идет о возможности успевать больше, не правда ли? Но нет! Это правило не зря занимает первое место.

Когда мы выполняем много дел, в спешке не замечаем их значимость. Если немного притормозить, то можно осознать значимость каждого действия. Все, что вы делаете обретет больше смысла. Тогда и желание успевать делать больше значимых дел увеличится. А это мотивирует на скорейшее внедрение тайм-менеджмента в повседневную жизнь.

Пример: вы гуляете в парке с ребенком, а у вас еще очень много дел. Если вы при этом будете постоянно думать, когда же пройдут эти полчаса или час, выделенные на прогулку, как вы придете домой и сразу же начнете что-то делать важное, вы не осознаете ценность прогулки. Освободите свои мысли на это время от других задач, полюбуйтесь природой, вслушайтесь в ее звуки, почувствуйте свежесть воздуха. Тогда эта прогулка даст положительные эмоции и будет ценной.

1. Создавайте структуру свободного времени

Психологи и эксперты утверждают, что во время работы человек сосредоточен, так как рабочее время структурировано. Поэтому рекомендуется структурировать и свободное время, хоть это и не совсем логично. Просто попробуйте задавать цель и определять для себя важность всего, что делаете в свободное время. Пусть это даже будет обычное лежание на диване и просмотр сериала. Когда даже, казалось бы, бесполезные действия, будут иметь смысл, вы будете чувствовать себя более счастливым и продуктивным. Главный принцип тайм-менеджмента – у всего должны быть цель и смысл.

1. Заведите дневник времени

Записывайте все ваши действия в течение дня и указывайте потраченное на них время. Так вы сможете найти положительные и отрицательные закономерности и тенденции в том, как используете время, увидеть, что и как влияет на вашу продуктивность, понять, соответствуют ли ваши действия приоритетам. Учет времени поможет понять, какие изменения нужно внести, чтобы стать более продуктивным.

1. Делайте меньше, но качественнее

Разнообразная и насыщенная жизнь – это с одной стороны хорошо. Но чем больше у нас дел, тем менее качественно мы выполняем каждое из них. Вы можете иметь основную работу и дополнительную, заниматься развитием собственного блога, ходить на курсы и тренинги, изучать и пытаться создать свой бизнес-проект и многое другое. Но подумайте, может быть, необходимо сосредоточиться только на наиболее важном, уделить максимум внимания чему-то одному? Может, стоит отказаться от чего-то, и тем самым повысить продуктивность?

Часто люди плывут по течению: много работают, стараются уделять время своим интересам, семье, не забывать о друзьях. При этом редко задумываются, в то ли русло направляют они максимум своих сил и времени. И каждый день они разрываются между работой, семьей и другими важными аспектами своей жизни, не понимая, что имеет наивысшую значимость. Подумайте, что вам важнее – работа или, например, семья? И вкладывайтесь по максимуму в то, что сделает вас счастливым.

Есть интересное правило, согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата. Ваши действия имеют разную отдачу. Чем она выше, тем лучше результат.

Приведем простой пример. Если каждый день 3 часа вы отдаете просмотру телевизора, то потратите на это в целом 10 лет жизни при условии, что проживете до 80 лет. Подумайте, так ли важен телевизор, если он заберет у вас столько времени. Сколько всего вы могли бы сделать за 10 лет? Это время можно потратить на то, что принесет больше удовольствия.

1. Думайте, что у вас очень мало времени

Вы будете успевать значительно больше и получать лучшие результаты, если каждое утро будете осознавать, что у вас ВСЕГО 24 часа, а не ЦЕЛЫХ 24 часа. Посчитайте, сколько времени вы тратите на работу, на сон, на обязательные дела по дому и прочие занятия, которые невозможно отменить. И вы поймете, что на отдых, развлечения, интересы у вас совсем немного времени. Осознавая это, вы сможете убирать из своего распорядка лишнее и тратить время на самые значимые и желанные действия.

Постепенно тайм-менеджмент приведет вас к тому, что вы будете довольны тем, как проводите каждый свой день. Попробуйте научиться все успевать. И не забывайте тренировать мозг, ведь давая ему полезную нагрузку, вы улучшаете внимание, память и концентрацию, соответственно, повышаете продуктивность. Используйте тренажеры Викиум ежедневно, и результата долго ждать не придется.

Источник

Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Содержание

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала, ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник