Наводим порядок в деятельности юридических и договорных отделов организации
На правах рекламы
 |
| Milkos / Depositphotos.com |
«Кому позвонить?», «С кем встретиться?», «Какой иск сформировать?», «Как успеть сдать отчет?», «Когда доделать договор?», «Куда затерялась визитка делового партнера?»… – подобные вопросы тысячами проносятся в головах корпоративных юристов. Ежедневная рутина однообразных действий, кипы однотипных документов, множество существенной информации, начиная от контактов контрагентов и заканчивая датами встреч, сдачи документов и проведения судебных заседаний, делают их работу невыносимой. Сколько усилий прикладывают сотрудники для упорядочивания своей работы, раскладывая документы по разным папкам, собирая контакты в отдельные файлы, оставляя в блокнотах напоминания и обводя в календарях важные даты. А ведь современные технологии уже давно достигли определенных успехов в области автоматизации деятельности юридических и договорных отделов предприятий. Разработанная ООО «Аракс Групп» программа «Юридический офис 2.9» – явное тому подтверждение.
Самая свежая, усовершенствованная, версия программы в области документооборота способна значительно облегчить жизнь не только единственному юристу в организации, но и всему юридическому отделу. Главное ее преимущество – систематизация сведений обо всех документах компании в журналах регистрации, которая позволяет оптимизировать и ускорить порядок поиска нужных документов или информации.
Контакты, папки, документы,
Бесчисленный поток идей.
Суды, контракты, конкуренты –
В таком режиме каждый день.
Уйдешь – а завтра все сначала:
Но для юриста – не беда.
Когда в делах порядка мало,
Поможет «Аракс Групп» всегда!
Программа «Юридический офис 2.9» состоит из нескольких модулей: «Регистрация и ведение договоров», «Регистрация и ведение коммерческих предложений», «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)», «Поручения юридического отдела», «Регистрация исковых заявлений», «Регистрация исполнительных листов», «Регистрация доверенностей», «Регистрация претензий», «Регистрация жалоб», «Расписание слушаний в судах». По каждому из них формируется соответствующий журнал регистрации, содержащий всю необходимую информацию и предоставляющий пользователю дополнительные опции.
В частности, в разделе «Регистрация и ведение договоров» пользователь сможет не только хранить все тексты документов (договоров, актов сдачи-приемки, дополнительных соглашений, протоколов разногласий, спецификаций к договорам), но и осуществлять учет и формирование учетных документов (счетов, счетов-фактур и накладных), составлять договоры по «своим» шаблонам. Имеется возможность вставки «оригинала» договора в любом формате.
.png)
Модуль «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)» поможет вести учет всей корреспонденции, облегчая и ускоряя получение нужной информации для анализа путем ее отбора по различным критериям и формирования необходимых отчетов.
В рамках раздела «Регистрация доверенностей» возможны осуществление учета юридических и бухгалтерских доверенностей, формирование печатных форм доверенностей, контроль их возврата и составление отчетов по журналу.
Модуль «Исковые заявления» позволяет вести учет судебных дел, включая исполнительное производство, и предусматривает синхронизацию по номеру дела с картотекой арбитражных дел kad.arbitr.ru
Во всех журналах программы «Юридический офис 2.9» можно добавлять и удалять записи, редактировать карточки, прикреплять к ним отсканированные копии документов, файлы и приложения, упорядочивать записи по любому столбцу, осуществлять поиск по журналу исходя из различных параметров, выводить журнал на печать, печатать отчеты, а в некоторых – и отправлять уведомления по E-mail лицам, имеющим отношение к зарегистрированным документам и договорам.
Также в большинстве модулей налажена система оповещений. Например, в рамках регистрации и ведения договоров программа напомнит о незакрытых договорах, срок действия которых истекает в ближайшее время, об этапах договора и поэтапной оплате, о задержке согласования договора. В свою очередь, модуль регистрации доверенностей подскажет об окончании срока действия доверенности, а раздел регистрации корреспонденции – о дате контроля документов и сроке исполнения для ответственных лиц. В остальных модулях настроены оповещения по контрольным датам для соответствующих журналов регистрации.
Еще одной неотъемлемой частью программы являются справочники:
Все программные продукты могут быть доработаны на заказ с учетом потребностей конкретной организации в автоматизации отдельных бизнес-процессов. При этом посетителям портала ГАРАНТ.РУ до конца 2019 года при покупке лицензии на любую программу AraXGroup предоставляется скидка в размере 20% по промокоду GARANT2019
- контрагентов – информация по контрагентам собирается в специальном журнале с функцией отслеживания и напоминания о запланированных контактах;
- филиалов – ведется учет реквизитов филиалов с возможностью вставки отсканированных изображений всех документов филиалов;
- судов – осуществляется учет реквизитов судов с возможностью учета судей, аппарата судов и подведомственности.
Особого внимания заслуживает справочник «Сотрудники», который будет полезен кадровой службе организации. Он нацелен на ведение журнала сотрудников с возможностью учета всех реквизитов, вакансий, отпусков, переводов, аттестаций, взысканий, поощрений, прогулов, командировок и т.п. В разделе возможно формирование личной карточки работника № Т-2, трудового договора, приказов и произвольных документов на базе шаблонов MS Word, составление штатного расписания, графика отпусков, табеля учета рабочего времени. Помимо этого, доступны функции вставки отсканированных изображений всех документов сотрудников, ведения журнала трудовых договоров, кадровых и командировочных приказов, расчета стажа работы сотрудников, а также оповещения по дням рождения, медкнижкам, переподготовке, срокам регистрации, разрешения на работу и действия водительского удостоверения.
Пользователю предлагается на выбор три интерфейса программы: «Администратор» (полный доступ ко всем журналам и справочникам, включая возможность добавления и удаления пользователей, доступ к журналу системных событий), «Оператор» (полный доступ к журналам раздела меню «Регистрация» и Справочникам и ограниченный доступ в раздел меню «Сервис») или «Только просмотр» (просмотр всех журналов без возможности добавления, удаления и редактирования). При этом для удобства работы с каждым интерфейсом можно настроить, какие журналы будет видеть пользователь, и какими правами доступа к ним он будет обладать. Можно назначить режим «Видеть только свои документы».
Стоит отметить, что отдельные функции программы «Юридический офис» представлены в самостоятельных программных продуктах – «Ведение договоров 5.8» и «Регистрация документов организации 4.6». Первый предназначен для учета договоров в организациях и предусматривает ведение реестра договоров и базы контрагентов. Возможна интеграция программы с «1С: Предприятие 8.3». Второй же нацелен на автоматизацию работы канцелярии, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Воспользоваться программой смогут даже те организации, у которых скопилась масса документов за прошлые годы, – их не придется вводить вручную, а можно будет автоматически загрузить из файла, созданного в Excel.
Таким образом, масштабность решаемых задач, многообразие функций и технологий, расширенная инструкция и простота в использовании делают программы ООО «Аракс Групп» незаменимыми помощниками для корпоративных юристов. Трудно спорить и с тем, что автоматизация процесса, исключая человеческий фактор, способствует повышению качества выполняемой работы. Поэтому, чем платить штрафы за допущенные при оформлении документов ошибки, подрывать репутацию организации пропущенными сроками и утерянными документами, лучше обеспечить своих сотрудников качественным программным продуктом, который не только высвободит время, необходимое для решения более важных вопросов, но и повысит конкурентоспособность организации и уровень доверия ее клиентов.
Справка о компании:
«Аракс Групп» предлагает программные решения для автоматизации, в том числе для юридических и договорных отделов, для секретарей и отделов кадров.
Среди клиентов «Аракс Групп» тысячи российских компаний и государственных организаций.
Компания основана в 2007 году.
Источник
Как автоматизировать работу юриста с помощью современных технологий?
 |
| alphaspirit / Shutterstock.com |
Дискуссия о цифровизации юридической профессии продолжается и, кажется, завершится нескоро. Эксперты уверены, что некоторые сервисы могут существенно упростить работу юриста, хотя бы частично. Сегодня, как представляется, значительная часть юридической работы – это повторяемые процедуры. И если их автоматизировать, работу можно выполнить быстрее и качественнее, так как будет отсутствовать человеческий фактор.
Так, например, многие юристы вручную добавляют реквизиты компаний в договоры, на основании информации из ЕГРЮЛ. Поскольку она находится в открытом доступе [сервис ФНС России можно найти по ссылке egrul.nalog.ru. – ГАРАНТ.РУ], данный процесс можно автоматизировать – подобные программные решения уже есть, но пока лишь в отдельных компаниях, а не в открытом доступе. Специалисты отмечают, что автоматизировать также можно проставление в договорах платежных реквизитов и добавление в судебные акты ссылок на конкретный пункт закона, чтобы и то, и другое происходило практически в один клик.
Отдельные современные сервисы позволяют не просто дополнить шаблон договора данными, а создать документ с нуля. Как рассказали специалисты, принцип работы конструкторов договоров заключается в том, что практикующие юристы заранее вносят в них правила, как именно должен быть составлен тот или иной документ. То есть загруженных шаблонов в подобных программах нет, а чтобы создать документ, система задает пользователю вопросы и на основе его ответов формирует договор. Подчеркивается, что программы способны также автоматически отслеживать изменения в законодательстве, основываясь на данных информационно-правовых систем, но все изменения в систему, как правило, вносятся вручную. Это, предположительно, позволяет возлагать ответственность за ошибки по-прежнему на людей, а не на роботизированную систему.
Пока, к слову, нет предпосылок тому, что привычные договоры уйдут в прошлое, и их заменят так называемые смарт-контракты. Как пояснили эксперты, под смарт-контрактом понимается защищенный алгоритм, самостоятельно проверяющий исполнение заложенных в него условий. Несмотря на достоинства, такие, как автономность и независимость от посредников, неизменность условий, низкая стоимость, безотзывность, мгновенное исполнение, смарт-контракту присущ целый ряд недостатков, на это также указали юристы. В него, например, нельзя включить все многообразие отношений, которое могло бы быть заложено сторонами в обычный договор. Неизменность можно назвать не только достоинством, но и недостатком смарт-контракта – сегодня стороны нередко выстраивают долгосрочные отношения на основе договора, а в таких случаях может потребоваться внесение изменений в его содержание. Также остается нерешенным вопрос, насколько такой контракт юридически обязателен: содержит ли все обязательные условия для его заключения, однозначно ли сформулированы все его условия, обладают ли стороны право- и дееспособностью для вступления в правоотношения. Неизвестно также, возможно ли раскрыть в смарт-контракте особенности соблюдения конфиденциальной информации, коммерческой тайны, а также сохранности персональных данных. В то же время при помощи такого контракта, по мнению некоторых юристов, можно, например, подтверждать различные этапы доставки какого-либо товара, то есть использовать как инструмент промежуточного контроля. Предполагается, что его можно будет использовать шире, если к работе IT-специалистов подключатся юристы, которые смогут четко «разложить» договор на алгоритмы, помочь перенести привычный договор на IT-платформу без потери всех нюансов. Пока такая работа не проделана, констатируют эксперты. А значит, юристам предстоит продолжать работу с обычными договорами и по возможности ее упрощать.
Автоматизировать при помощи специальных сервисов можно также работу юристов, осуществляющих регистрацию компаний, считают представители профессионального сообщества. Сегодня, по их словам, есть возможность в онлайн-режиме подать документы на регистрацию юрлица, внести изменения в устав уже существующей компании, а также ликвидировать организацию. При наличии квалифицированной электронной подписи можно взаимодействовать с ФНС России удаленно и даже заплатить госпошлину, не посещая отделение банка. В то же время пока подобные системы могут помочь юристу в работе лишь частично – сегодня нет возможности в онлайн-режиме, например, оформить реорганизацию юрлица в форме присоединения, а также зарегистрировать смену генерального директора организации.
В настоящее время технологии способны также облегчить подготовку юриста к судебному разбирательству. Так, компания «Гарант» разработала новый автоматизированный сервис по подбору судебной практики – аналитическую систему «Сутяжник». Если скопировать текст искового заявления в сервис, робот подберет наиболее близкие решения судов общей юрисдикции или арбитражных судов. Причем чем подробнее будут изложены сведения о деле и нюансы правовой ситуации в загружаемом документе, тем проще системе станет найти судебные решения, в большей мере соответствующие специфике дела. Также «Сутяжник» может сформировать список правовых норм, которые чаще всего упоминаются в найденных судебных актах, что в конечном итоге позволит лучше подготовиться к процессу. Воспользоваться аналитической системой можно бесплатно до конца 2018 года.
Нетрудно заметить, что сегодня способов автоматизации работы юриста на рынке действительно немало. Они способны пусть не целиком заменить юриста, но как минимум, ускорить выполнение его регулярных задач. А из простых составляющих, как указывают эксперты, и складываются сложные кейсы. Однако, чтобы сервисы действительно стали частью профессиональной деятельности, важен вопрос доверия – чтобы юристы не сомневались в надежности технологий и работы других юристов.
Источник
