Способы работы менеджера по персоналу

Должностная инструкция менеджера по персоналу

Должностная инструкция менеджера по персоналу составляется для определения круга обязанностей обозначенного специалиста, применительно к нуждам конкретного предприятия. Для этого в инструкции описываются основные требования к квалификации менеджера, какими навыка он должен владеть и прочие моменты, важные для выстраивания рабочего процесса. Несмотря на то, что необходимость должностной инструкции не закреплена законодательно, на практике почти во всех компаниях этот документ включается в перечень рабочей документации.

Образец должностной инструкции менеджера по персоналу

1. Основной раздел

1. Менеджер по персоналу отвечает за поиск кадров для требуемых руководством предприятия позиций.
2. Менеджер по персоналу назначается и освобождается от должности директором предприятия, по представлению начальника кадрового отдела.
3. Менеджер по персоналу состоит в подчинении у начальника кадрового отдела.
4. На время отсутствия менеджера по персоналу его функции передаются другому работнику отдела.

Кандидат на эту должность обязан отвечать следующим квалификационным требованиям:

• законченное среднее или высшее образование;
• опыт работы на профильных должностях от 0,5 года.

Менеджер по персоналу должен разбираться в:

• актуальном трудовом законодательстве;
• принятых на предприятии нормах документооборота;
• составлении документов по работникам для государственных органов;
• основных методах поиска специалистов;
• способах проверки информации, представленной соискателями;
• методах проведения профессионального тестирования кандидатов;
• приемах собеседования с кандидатами;
• стандартах вознаграждения сотрудников, принятых на предприятии;
• принципах работы своего предприятия;
• управленческой структуре предприятия;
• текущем состоянии персонала предприятия;
• планах по привлечению нового персонала на предприятие;
• текущем состоянии рынка труда и его перспективах в требуемых регионах и отраслях;
• передовых практиках в кадровом деле;
• внесении информации о сотрудниках в соответствующую базу данных предприятия;
• актуальных профессиональных стандартах по востребованным позициям;
• способах расчета эффективности деятельности сотрудников;
• нормативах премирования и поощрения сотрудников;
• пользовании компьютерами, требуемыми программами и оргтехникой.

Менеджер по персоналу руководствуется:

• нормативами трудового законодательства;
• соответствующими документами предприятия;
• пунктами инструкции.

2. Функции

За менеджером по персоналу закрепляются следующие обязанности:

1. Подбор кандидатур для требуемых предприятию должностных позиций.
2. Взаимодействие с менеджерами предприятия по вопросам кадров.
3. Сотрудничество с кадровыми агентствами в вопросах поиска и отбора кандидатур.
4. Участие в мероприятиях по аттестации сотрудников предприятия.
5. Подготовка обзоров и отчетов по рынку труда.
6. Участие в составлении планов по кадровому развитию предприятия.
7. Взаимодействие с сотрудниками предприятия по проблемным моментам работы.
8. Проведение тестов и собеседований с соискателями, а также проверка сообщенных ими сведений.
9. Отслеживание новаций в сфере кадрового законотворчества.
10. Участие в работе по поощрению работников предприятия.
11. Объяснение соискателям и новым сотрудникам основных рабочих моментов на предприятии.
12. Сотрудничество с коллегами по вопросам кадровой деятельности.
13. Участие в подготовке программ по переподготовке и повышению квалификации сотрудников.
14. Участие в разрешении трудовых споров между сотрудниками.

3. Ответственность

Менеджер по персоналу может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, который был причинён предприятию из-за его некомпетентности, — в соответствии с правилами трудового законодательства.
2. За передачу внутренней информации третьим лицам — в пределах, прописанных в законодательстве.
3. За совершенные в ходе выполнения своих обязанностей правонарушения — в соответствии с действующими законодательными нормами.

4. Права

За менеджером по персоналу закреплен следующий объём прав:

1. Передавать руководству предложения по улучшению ситуации в зоне своей ответственности.
2. Принимать участие в совещаниях своего отдела по вопросам развития.
3. Требовать от работников предприятия данных, которые необходимы для выполнения своих обязанностей.
4. Взаимодействовать со службой безопасности по вопросам оперативной проверки данных, представленных соискателями.
5. Требовать от начальника отдела создания оптимальных условий для ведения своей деятельности.

Для чего нужна инструкция?

Любая компания сталкивается с необходимостью упорядочивания кадровых вопросов. Мало просто назначить сотрудника в отдел — он должен знать порядок взаимодействия с коллегами, объем требуемой работы, свои права и другие моменты, без которых невозможно продуктивное выполнение своих функций. Заполнению этих пробелов и служит должностная инструкция. Её основные функции:

• формализация рабочего процесса;
• информирование сотрудника по основным аспектам его деятельности;
• предотвращение возможных рабочих конфликтов;
• урегулирование трудовых и судебных споров.

Благодаря такому многообразию функций, сейчас инструкция считается стандартным документом для любой специальности.

Основы составления должностной инструкции

В российском законодательстве нет указаний о формате должностной инструкции. Как результат — работодатель может переделывать типовые образцы под свои нужды. Но имеются и определенные стандарты написания ДИ. Так, в её состав включают 4 базовых раздела, которые конкретизируют основные аспекты деятельности сотрудника:

1. Основной раздел.
2. Обязанности.
3. Ответственность.
4. Права.

Эти разделы берутся из образцов инструкций, а затем дорабатываются, исходя из нужд конкретного работодателя. Данные разделы могут быть дополнены несколькими пунктами, конкретизирующими, например, условия работы, должностные связи или оценку качества труда.

Общий раздел

В данной части инструкции прописываются разнообразные основы взаимодействия работника и его нанимателя. Дается описание процедуры его замены, требуемая от него квалификация, владение определенными рабочими навыками и другие моменты. В основном, все здесь прописывается стандартно. Исключением является список требуемых навыков, составляемый под нужды конкретного нанимателя. В части компаний от менеджера по персоналу, кроме подбора кадров, ожидается владение и другими навыками: проверка данных, тестирование соискателей на детекторе лжи, урегулирование деловых конфликтов и прочее.

Требуемые от менеджера навыки должны соответствовать требуемым от него обязанностям, представленным в следующем пункте ДИ.

Функции

Из всех разделов — наиболее индивидуализированный. Ведь у любого работодателя может быть свое представление, чем должен заниматься его менеджер по персоналу. В разный компаниях, отличающихся по размеру, отраслям и организационной форме, данные специалисты, несмотря на одинаковое название, могут выполнять разные обязанности.

Рекомендуется не перегружать сотрудника второстепенными функциями, создающими помехи его основной деятельности.

Ответственность

В данном разделе разобраны основные нарушения, за которые менеджера по персоналу можно будет привлечь к ответственности. Для ряда позиций, в том числе и менеджера по персоналу, имеет смысл отдельно выделить пункт об ответственности за разглашение внутренней информации.

Сама ответственность упоминается в общей форме, с минимумом конкретизации. Это объясняется тем, что конкретная ответственность может быть определена лишь в ходе соответствующих разбирательств.

Права

Раздел посвящен описанию прав, имеющихся у специалиста. Они довольно стандартны, но могут разнообразиться в зависимости от особенностей работодателя. Так, если в компании присутствует служба безопасности, то менеджеру следует дать право на получение от её сотрудников информации по соискателям и сведениям, которые они предоставили.

После окончания процессов составления и согласования инструкции, она распечатывается на корпоративном бланке. Руководитель предприятия и нанимаемый работник своими подписями подтверждают, что согласны с её содержанием. Дополнительно могут потребоваться подписи лиц, с которыми согласовывалось назначение. Печать предприятия ставить в инструкции не обязательно.

Источник

Как перейти в HR после нескольких лет работы в другой сфере

Некоторые считают, что HR-специалисты занимаются только подбором персонала. На самом же деле HR-департаменты российских компаний порой включают в себя множество отделов, в которых работают сотрудники с разным функционалом.

— Специалисты по кадровому делопроизводству контролируют документационное сопровождение процессов управления персоналом в соответствии с трудовым законодательством.
— Тренинг-менеджеры или специалисты по обучению занимаются профессиональным развитием и обучением персонала внутри организации.
— Менеджеры по внутренним коммуникациям создают комфортную среду для общения, развивая инструменты внутренних коммуникаций; поддерживают соблюдение корпоративной культуры и участвуют в организации корпоративных мероприятий.
— Специалисты по компенсациям и льготам (C&B) участвуют в разработке системы грейдов, в построении и внедрении систем мотивации, в формировании компенсационного пакета.
— Менеджеры по подбору персонала определяют способы закрытия вакансий, осуществляют поиск кандидатов, проводят интервью с соискателями, сопровождают процедуры отбора, трудоустройства и адаптации новых сотрудников.

Существуют и другие направления, которые могут иметь разные функции в разных компаниях. Так что, если сфера управления персоналом представляет для вас как для соискателя интерес, для начала выберите для себя наиболее подходящее направление. Для этого определите свои сильные стороны. Речь идет как о личных качествах, так и об определенных навыках с предыдущих мест работы.

Если вам часто доставалась роль наставника для новых сотрудников в отделе, вы не боитесь публичных выступлений, знакомы с правилами предоставления обратной связи и обладаете прочими полезными навыками и знаниями для развития сотрудников, попробуйте себя в качестве специалиста по обучению. Как показывает статистика российских и западных компаний, многие ныне успешные тренинг-менеджеры начинали со стартовых должностей в продажах.

Рекрутерами или хедхантерами часто становятся профессионалы, которые хорошо разбираются в какой-либо отрасли. Например, производственные предприятия нередко переводят отличившихся сотрудников с линейной должности в HR-департамент, потому что те хорошо знают отрасль и производственный процесс.

Что же касается личных качеств, тут все довольно просто. Работа в любом из HR-направлений предполагает большой объем внутренних и внешних коммуникаций, а еще ответственность за принимаемые решения и в конечном счете — эффективность сотрудников организации. Так что для любого специалиста в этой сфере важными будут умение общаться с людьми, дипломатичность, знание психологии отношений в коллективе и многое другое.

Если присмотреться к каждому HR-направлению в отдельности, можно детализировать список личных качеств.

Для специалиста по кадровому делопроизводству следует включить в перечень:
— внимательность;
— дисциплинированность;
— аккуратность;
— умение выполнять большое количество монотонных операций без потери качества.

Специалист по компенсациям и льготам должен обладать: — аналитическим складом ума;
— склонностью к работе с цифрами (в настоящее время среди специалистов C&B работает много экономистов, бухгалтеров, сотрудников с высшим математическим образованием).

От менеджера по внутренним коммуникациям работодатели ждут:
— высокой организованности;
— инициативности и креатива;
— кроме личных качеств, для данной должности плюсом будет образование по специальностям «журналистика», «филология», «лингвистика» или «реклама и PR».

Что искать
Делая выбор, ориентируйтесь на ситуацию в вашем регионе, текущие знания профессиональных отраслей экономики, уровень конкуренции. Как правило, сотрудник без опыта имеет более высокие шансы получить работу менеджера по персоналу в кадровом агентстве, чем у прямого работодателя. В регионе, где отсутствуют крупные работодатели с развитым HR-департаментом, ориентироваться придется на должность с широким перечнем административных и HR-задач: офис-менеджер с функцией подбора персонала или специалист по подбору персонала с функцией кадрового делопроизводства. В выборе могут помочь личные интересы и увлечения: в случае, если вы хорошо разбираетесь в сфере продаж, обратитесь в компании, для которых актуален рекрутинг специалистов по продажам.

Что необходимо учесть на следующем этапе, когда вы уже определились с направлением и занялись поиском работы?
Начните с анализа рынка вакансий и работодателей, чтобы понимать некий средний уровень требований, размеры оплаты труда и перечень стандартных обязанностей.
Разбираясь в вопросе, можно обнаружить у себя недостаток знаний и опыта, который легко восполнить самообучением, читая книги ведущих авторов отрасли, профессиональные форумы и печатные издания, или краткосрочными курсами. Можно выбрать комплекс тем по управлению персоналом, чтобы получить общее представление обо всех направлениях HR-сферы, или отдельные курсы по кадровому делопроизводству, разработке систем мотивации, программным продуктам.
Уже затем приступайте к подготовке резюме на новую должность, оставив в нем максимально полезную и интересную для работодателя информацию.
После этого отправляйтесь «в бой»: откликайтесь на вакансии и заранее готовьтесь ответить на собеседовании, почему решили сменить сферу деятельности, готовы ли снижать свои зарплатные ожидания (так как в большинстве случаев при переходе в новую сферу соискатели теряют уровень дохода), готовы ли пройти стажировку, начать с должности помощника/ассистента отдела/руководителя?

Если в процессе поймете, что вам нужна помощь профессионалов — обращайтесь к экспертам « Готового резюме ». Вместе вы сможете создать резюме, которое заинтересует не одного работодателя.

Источник

Организация подбора персонала: все вопросы и полезные материалы

1. Потребность в найме — это что и зачем?

Хорошо, когда в компании существует стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени.

В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося.

Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал. Или сокращать.

Знание потребности в подборе персонала помогает:

• Составить план закрытия вакансий.
• Расставить приоритеты: кого искать первым.
• Точно спланировать бюджет на подбор.
• Быстрее находить кандидатов.
• Строить кадровую стратегию, мотивировать, развивать и удерживать сотрудников.

2. Какие методы поиска сотрудников есть?

В зависимости от метода подбора компании выбирают разные инструменты поиска.

Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей.

Поиск, как правило, оказывается непростым:

• соискатели не умеют «искать работу»: находить вакансии, оценивать, насколько они соответствуют требованиям, не готовы долго вести переговоры с работодателем;
• не все доходят до собеседования: у кандидатов низкая мотивация, и много работодателей-конкурентов воюют за их внимание.

Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках.

Executive search (от англ. «поиск руководителей») — подбор управляющего персонала и редких специалистов. Его сложность в правильной постановке задачи и поиске человека, идеально подходящего под все требования. Может включать в себя хедхантинг — поиск и переманивание уже трудоустроенных сотрудников.

Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата.

Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена.

Прелиминаринг — практика и стажировки.

3. Что делать, если в компании нет рекрутера?

• Обратиться в кадровое агентство.
• Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. Например, на HRspace.
• Искать самостоятельно. В этой статье мы рассказывали как.

4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника?

Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании.

Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств.

Подробнее про компетенции мы рассказали в этой статье.

5. Как написать текст вакансии?

Хорошая вакансия содержит не только сухой список требований и условий работы.

После прочтения кандидат должен понять:

1. чем занимается компания;
2. какие цели будут стоять перед новым сотрудником;
3. почему эта работа лучше, чем у конкурентов;
4. подходит ли кандидат подо все требования.

В недавней статье мы рассказываем, как написать интересный текст. В апреле исследовали, почему некоторые вакансии на hh.ru собирают тысячи откликов. А еще рассказали подробнее, что писать про саму компанию: большинство кандидатов заходит на страницы работодателей на hh.ru, чтобы узнать больше о будущей работе.

6. Как определить зарплату?

Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма.

С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты.

Если вы предлагаете высокий оклад, то готовьтесь не только к общению с профессионалами, но и с теми, кто откликнулся «на авось».

Несколько советов:

• Перед публикацией вакансии изучайте рынок и зарплату у конкурентов в вашем регионе. Читайте в статье, как это правильно сделать.
• Указывайте зарплату в вакансии. Это поможет собрать больше релевантных откликов.
• Пишите размер оклада после вычета налогов. Большинство кандидатов ждет именно сумму «на руки», они будут разочарованы, если на собеседовании вы скажете обратное.

7. Зачем нужны реферальные программы?

Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок.

К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. Если верить западным исследованиям, сотрудники, пришедшие по реферальной программе, дольше работают в компании и более лояльны к ней.

8. Какие типы собеседований есть?

По методу проведения:

• Групповые интервью: они подходят для массового найма.
• Индивидуальные интервью.
• Ассессмент-центры: это комплексная оценка кандидата, которая включает решение кейсов, презентации, групповую работу и так далее — в зависимости от целей работодателя.
• Профессиональные тесты и тесты способностей.
• Стрессовые интервью.

Интервью по типам вопросов:

• Поведенческое: работодатель узнает о том, как кандидат действовал в разных ситуациях в прошлом, и на основе этого делает выводы, как он будет работать в будущем и добьется ли успеха в его компании.
• Кейс-интервью: работодатель предлагает проблему, которую нужно решить.
• Проективное интервью. Чтобы лучше понять кандидата и избежать социально желательных ответов, работодатели задают проективные вопросы: просят кандидата высказать мнение о людях и ситуациях, с которыми он никак не связан. Кандидату не нужно говорить о себе, поэтому он начинает действовать свободнее. Но так как человек судит о событиях и других людях с точки зрения своего опыта, интервьюер делает из его рассказа полезные выводы.

Кроме собеседований, работодатели используют и другие способы оценки. О них мы рассказали в отдельной статье.

9. Как оценить результат подбора?

Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени!

В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так.

a. Время найма

Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера.

b. Эффективность разных источников, качество и количество откликов

Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность.

• Сколько просмотров было у объявления в разных источниках?
• Сколько людей оставило отклик?
• Сколько кандидатов пришло из каждого канала (с сайта по поиску работы, через реферальную программу, из соцсетей и так далее)?
• Откуда были самые релевантные отклики?
• Сколько людей пришло на собеседования?
• Откуда пришел принятый в компанию человек?

c. Стоимость найма

В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии.

d. Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой

e. Процент уволившихся в первый год кандидатов

Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор.

Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.

Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. Например, специальная вкладка с анализом и статистикой есть в системе Talantix.

10. Что делать с теми, кто не подошел?

Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и правильно отказать.

Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта.

Собирать и хранить такие резюме удобно в системе управления персоналом Talantix. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент.

А что делать дальше?

Впереди у новенького — сложный процесс адаптации. Он нужен, чтобы за три месяца новый сотрудник не заскучал, не перегорел и принес пользу компании.

Кажется, самое время насладиться результатами вашей организации и вернуться к подбору начиная с пункта № 1?

Источник