Способы проверки заработной платы

Аудит оплаты труда

Автор: Светлана Симонова руководитель группы по расчету заработной платы WiseAdvice

Аудит оплаты труда

Автор: Светлана Симонова
руководитель группы по расчету заработной платы WiseAdvice

Собственник бизнеса заинтересован в аудите расчетов с персоналом по оплате труда не только потому, что, благодаря заключению экспертов, станет ясно, соответствует ли деятельность компании законодательству РФ. Объективная независимая оценка операций по оплате труда покажет, насколько эффективно формируются затраты предприятия и отвечают ли финансовые результаты его деятельности ожиданиям первых лиц организации.

Цель аудита заработной платы

Заработная плата является одним из основных видов расходов организации. Ошибки при ее расчете, например, излишнее доначисление, могут повлечь недовольство со стороны налоговиков. Ведь в этом случае получается, что были завышены расходы по налогу на прибыль, и, следовательно, организация не доплатила в бюджет НДФЛ и налог на прибыль.

Чтобы не вынуждать сотрудников ФНС приехать и самостоятельно убедиться в достоверности расчетов и отчетности, во всех смыслах выгодней опередить их и самим инициировать анализ оплаты труда и тем самым предотвратить все ошибки и последующие за ними убытки. Однако смысл аудита учета заработной платы заключается не только в этом.

Инспекторам небезразличны реальные факты экономической жизни организации. И собственникам бизнеса – тоже. В этом их интересы сходятся. В процессе организации действенной стратегии управления трудовыми ресурсами руководство сталкивается со спорными ситуациями.

Неоднозначное положение дел зачастую является причиной или следствием нарушения трудового и гражданского законодательства, а также отсутствия эффективной системы оплаты труда. Рекомендации специалистов в ходе аудита бухгалтерского учета оплаты труда касаются снижения рисков предпринимательской деятельности в целом и формирования экономически обоснованного порядка начисления зарплаты в частности.

Помимо всего прочего аудит зарплаты предполагает:

• исследование и оценку влияния всех компонентов системы оплаты труда на мотивацию персонала;
• проверку обоснованности и рациональности использования различных форм и способов оценки труда сотрудников;
• поиск дополнительных ресурсов повышения производительности труда для достижения стратегических целей компании.

Но главная цель аудита выплаты заработной платы – это:

• фундаментальная работа с документацией, отражающей операции в бухгалтерском учете по начислению и выплате зарплаты;
• проверка соблюдения законодательства (трудового, гражданского, налогового);
• установление степени точности применяемых в организации методик учета и налогообложения операций по начислению и выплате заработной платы;
• выявление уже допущенных ошибок и оценка их влияния на достоверность отчетности, а, следовательно, и реакцию ФНС.

План аудита

Организация аудита оплаты труда начинается с составления программы и плана контрольных мероприятий. Традиционно аудиторская проверка состоит из трех этапов:

• подготовка необходимых документов;
• непосредственно сам аудит;
• обобщение изученной информации и создание аудиторского заключения.

Заработная плата по своей социально-экономической сути выходит за рамки процессов, происходящих внутри компании между руководством, персоналом и собственниками. Зарплата определяет положение работника за пределами организации, поэтому порядок ее начисления и выплаты так тщательно регулируется на законодательном уровне.

Согласно Гражданскому кодексу, заработная плата рассматривается как вознаграждение за труд, исходя из квалификации работника, сложности, количества и качества выполняемых им работ. Поэтому проверка заработной платы подразумевает работу не только с бухгалтерскими и налоговыми регистрами, но и с кадровыми документами. Аудиторское заключение должно содержать оценку взаимосвязи финансовой и нефинансовой документации.

Значение кадрового документооборота

Конкретные данные, которые понадобятся для оценки трудовых отношений в компании и соблюдения законодательства, зависят от специфики бизнеса и кадрового учета предприятия. Но, как правило, основными документами при проверке начисления заработной платы являются:

• Локальные нормативные акты. Именно с них начинается работа аудитора – ведь изначально необходимо выяснить, существуют ли вообще в компании системные документы, прямо или косвенно регулирующие принципы оплаты труда.
• Штатное расписание. От содержания этого документа напрямую зависит кадровый потенциал организации, а значит, и фонд оплаты труда. Очень важно, чтобы нормативный акт, регламентирующий порядок и основания для начисления основных и стимулирующих выплат, совпадал по основным стратегическим пунктам со штатным расписанием.
• Трудовые договоры, которые могут содержать индивидуальные особенности начисления зарплаты и премий работникам.
• Табель учета рабочего времени и внутренний трудовой распорядок. И то, и другое необходимо, чтобы оценить, насколько соответствуют доходы каждого сотрудника его реальному вкладу в результаты экономической и производственной деятельности компании.
• Положение о премировании. Без него нельзя полноценно провести аудит системы начислений. Начисление премии регламентируется пунктом 15 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. И от соблюдения указанных в нем условий будет зависеть, например, включат ли премиальные в средний заработок сотрудника или нет.

Применяемый в компании порядок премирования определяет, насколько пропорционально вознаграждение за труд отдельного работника его производственным успехам. Опираясь на эту информацию, инспекторы в свою очередь будут судить, не пытается ли организация уйти от налогов, необоснованно увеличив расходы на оплату труда.

Изучив, кто и как работает в компании и по каким принципам получает зарплату, аудитор может приступить к работе с первичными документами и сводными регистрами, применяемыми в компании.

Проверке выплаты заработной платы и формированию отчетных показателей предшествует анализ порядка начисления заработной платы и удержаний. Анализ фонда оплаты труда предусматривает и проверку бухгалтерских проводок при начислении и выплате дивидендов.

Конкретные способы обработки информации зависят от применяемой методики аудита.

Методика аудита

Особенности аудита заработной платы зависят от учетной политики организации.

Из того, о чем говорилось выше, ясно, что многое в подходе аудитора зависит от рабочих взаимоотношений внутри коллектива. Тем не менее, ответы на следующие вопросы помогут сделать выводы относительно оплаты труда практически в любой компании:

• выявлены ли суммы невыплаченной заработной платы;
• есть ли расхождения между данными расчетной (расчетно-платежной) ведомости и регистров бухгалтерского учета;
• можно ли из сведений аналитического учета получить необходимую информацию по каждому дебитору и кредитору, а также узнать суммы, удержанные из зарплаты работников;
• содержит ли аналитический учет по счетам 70, 73 данные по каждому сотруднику;
• были ли установлены причины переплат и недоплат работникам (если такие случаи имеют место быть).

Анализируя информацию во время проверки, как правило, используют международный стандарт аудита 500 «Аудиторские доказательства». Словом, аудитор должен оценить, является предоставляемая организацией информация надежной и достаточно ли ее для формирования подробного заключения.

Эксперты 1С-WiseAdvice не просто проведут аудит расчета зарплаты , но и параллельно укажут и помогут исправить пробелы в работе штатных кадровиков и бухгалтеров. В ходе проверки наши специалисты проверят:

• расходы на заработную плату персонала за конкретный период и насколько грамотно оформляется документально и отражается в учете каждый вид начислений;
• точность расчета налогооблагаемой базы;
• своевременность выплаты зарплаты, налогов и отпускных;
• насколько соблюдаются все нюансы расчета среднего заработка для отпусков, больничных, командировок;
• «зарплатную» отчетность: по НДФЛ и страховым взносам.

По итогам аудита мы составим детальный отчет, в котором опишем каждый обнаруженный недочет или ошибку, а также какие последствия они могут повлечь для бизнеса. Наши специалисты пересчитают заработную плату сотрудников, находившихся в отпуске или на больничном, и вы сможете оперативно исправить все пробелы.

С нами вы можете быть уверены в том, что все выплаты сотрудникам, а также «зарплатные» налоги и взносы рассчитаны правильно.

Источник

Как проходит аудит расчетов с персоналом по оплате труда

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Аудит – это независимая проверка и получение результатов оценки касательно деятельности предприятия. Аудит расчетов с сотрудниками по оплате работы – это трудоемкий процесс, предполагающий работу сразу с множеством типов операций. Однако такая процедура проводится в обязательном порядке в любой крупной организации.

Вопрос: Какие аналитические процедуры применяются для формирования аудиторской выборки в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда?
Посмотреть ответ

Цели и задачи проверки

Главная цель аудита – определение соответствия используемой предприятием методики бухучета касательно оплаты труда законам страны. Производится сверка фактического положения дел в компании с нормативными бумагами, постановлениями, актами, внутренней документацией.

Рассмотрим задачи проверки:

• Контроль над исполнением закона касательно начисления зарплат, удержаний платы, а также отражений всех операций в бухучете.
• Установление достоверности проведенных операций по оплате труда и их фиксации в бухучете.
• Сравнение сведений из аналитического и синтетического учета.
• Установление законности оформления сотрудников на предприятии.

Аудиторский анализ основывается на таких документах, как:

• Штатное расписание.
• Бумаги, на основании которых распределяются прибыли.
• Приказы.
• Личные карточки сотрудников.
• Трудовые договоры.
• Табели по организации времени.
• Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность.
• Расчетные и платежные ведомости.
• Лицевые счета.
• Бухгалтерский баланс.
• Регистры для учета.

При проведении проверки могут использоваться все документы, связанные с трудовыми взаимоотношениями. Потребуется комплексный аналог бумаг. К примеру, сложно осуществить полноценный аудит на основании одних лишь трудовых договоров. Нужны бумаги, которые указывают на фактическую оплату труда.

Методика проведения

При осуществлении проверки проводится инспектирование бумаг:

• Проверка законности учета рабочего дня.
• Установление законности составления платежной документации.
• Установление правомерности учета депонированной зарплаты.

Аудитором производится также проверка сумм выданных зарплат путем расчетов. В частности, осуществляются следующие мероприятия:

• Установление обоснованности начислений. Все зарплаты должны быть выплачены в полном объеме. Сотрудникам производятся начисления за сверхурочную работу, труд в ночное время, выходные дни.
• Проверяется полнота отчислений по дополнительным зарплатам: выплаты по листу о временной нетрудоспособности.
• Проверяется полнота расчета общего дохода.

В рамки процедуры включена проверка обоснованности льгот по налогам. Проверяется законность налоговых вычетов, обоснованность использования ставок по налогам. Также аудитор устанавливает законность удержаний, произведенных по исполнительному листу. Одна из самых трудоемких задач – проверка соответствия показателей бухучета и регистров.

Нарушения, которые часто выявляются при аудите

В процессе проверок довольно часто выявляются нарушения. Это реалии функционирования российских компаний. Предприниматели говорят о том, что при работе практически невозможно обойтись без нарушений. Рассмотрим их перечень:

• Сотрудники работают на предприятии неофициально. То есть отсутствуют трудовые договоры.
• Нет коллективных договоров с сотрудниками.
• Нет заявлений сотрудников о выдаче льгот по НДФЛ.
• Предприятие необоснованно списывает средства с баланса на выплату налогов на обучение сотрудников. То есть вычеты были сделаны, однако требуемые учебные мероприятия не произведены.
• Работодатель начисляет надбавки к зарплате сотрудников без оснований. То есть проведенные доплаты и премии не подтверждены внутренними документами предприятия и трудовыми договорами.
• В ПФР и подобные органы не делаются выплаты, которые предприятие обязано делать: премия, оплата питания, различная финансовая помощь.
• Предприятие игнорирует необходимость оформления отпускных, выдачу компенсаций работникам, которые осуществляют свою деятельность на основании договоров гражданско-правового типа.
• Компания многократно заключает договор с одним работником на выполнение одной и той же услуги.

Во многих организациях сотрудники не оформлены официально. Такое нарушение объясняется тем, что работодатель не желает оплачивать налоги и прочие выплаты. Также распространенность проблемы вызвана небольшими компаниями при выявлении. Это грубое нарушение Трудового кодекса.

Основные этапы аудита расчетов с сотрудниками

Процедуру проверки предприятия можно подразделить на следующие этапы:

1. Ознакомительный. Сначала аудитор осуществляет проверку правомерности оформления работников. У каждого из сотрудников должен быть трудовой договор или договор гражданско-правового типа. Аудитору нужно проверить правильность оформления документов. В них должны быть указаны все необходимые данные. Условия сотрудничества с предприятием не должны противоречить ТК.
2. Основной. На данном этапе осуществляется соответствие сведений синтетического и аналитического учета. При этом проводится проверка сальдо, сопоставляются фактически выданные зарплаты и дебетовые обороты. Затем рассматривается законность начисления плат по кредитовому счету 70. Аудитор должен учесть порядок начисления зарплат: стандартный или сдельный. Сотрудников на предприятии обычно много, а потому проверить законность деятельности в отношении каждого работника невозможно. Выполняется выборочная проверка в отношении каждого из сотрудников. На этой стадии проводится обоснованность начисления доплат, премий. Аудитор должен проверить, что имеющийся долг перед сотрудниками отражен в строке 622 баланса. Важно подтвердить законность заполнения корреспонденции в бухучете.
3. Заключительный. По завершении проверки составляется аудиторский отчет. Он должен быть подтвержден рабочей документацией, которая также составляется аудитором.

ВАЖНО! При осуществлении проверок нужно учесть особенности фиксирования выплат. Деньги считаются выплаченными работнику только после того, как они фактически получены им. Средства не считаются выплаченными в случае, если произошла отправка расчетных бумаг в банковское учреждение.

ВНИМАНИЕ! Нарушением считаются счетные ошибки, допущенные бухгалтером. К примеру, специалист ошибочно дважды начислил зарплату. Все ошибки можно исправить сразу после нарушения. Если они не были исправлены самим бухгалтером, то это будет считаться нарушением.

Источник