Способы проверки библиотечного фонда библиотеки

Проверка БФ. Задачи и методы.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек.Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствие каталогов фактическому наличию книг в библиотеке.

Проверка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде .

Проверка в качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями.

Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами — предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации.

Основная задача проверки — охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.

Проверке подлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на бухгалтерском учете, то есть на балансовой стоимости. В зависимости от типа, статуса библиотеки, и объема ее фондов осуществляются различные виды проверок.1) сплошная, 2) частичная, 3) выборочная.

Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.

Существуют три основных способов проверки фонда:

– сверка с документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);

– проверка с помощью контрольных талонов;

– проверка при помощи топографического каталога (в топографическом каталоге карточки размещены соответственно размещению документов в структурных подразделениях библиотеки)

В случае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяют экспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают сумму выданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверка считается законченной.

Проверка фонда состоит из нескольких процессов:

– проверяется правильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаются дублетные;

– редактируется алфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбывание книг;

– просматривается читательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки, кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводится в порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;

– сверяются учетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов. Важнейшими из них являются: подготовительный этап, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.

Источник

Карагандинская ОУНБ

Карагандинская областная универсальная научная библиотека им. Н.В. Гоголя

Вход на сайт

Актуальные новости

Послание Главы государства

Центр «Парасат жолы»

Аманжоловские чтения

Карагандинский BOOKblogger

Проверка книжного фонда библиотеки. Как ее организовать?

Проверка книжного фонда библиотеки. Как ее организовать?

Проверка осуществляется совместно с увольняющимся работником, а также в присутствии работника отдела комплектования и обработки центральной районной библиотеки.

Проверка фонда — сличение каждой единицы с документами индивидуального учета с целью установления наличия в фонде произведений печати и других материалов.

В ходе проверки выявляют:

Проверка фонда способствует:

Проверка библиотечных фондов осуществляется одним из способов проведения проверки (посредствам контрольных талонов, по инвентарным книгам) в следующие сроки:

Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравниваются к очередному сроку проверки.

Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения акт о списании передается на утверждение.

Вся работа по проверке фонда осуществляется в три этапа:

Подготовительная работа.

В случае необходимости за месяц до начала проверки в библиотеке вывешивают объявление о сроках ее начала и окончания, где обращаются к читателям с просьбой возвратить к началу проверки документы, задержанные свыше установленного срока. Проводят подготовительную работу с фондом: проверяют точность расстановки, расставляют возвращенные читателями или задержанные при обработке документы. Готовят бумагу для написания контрольных талонов, коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши и т.д. Необходимо ведение ежедневного точного учета работы каждого участника проверки.

Основные способы проверки фонда в нашей области

Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

Проверка БФ с помощью инвентарной книги.

Выбор способа проверки зависит от условий работы библиотеки, вида расстановки и объема фонда.

Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

Это наиболее распространенный способ проверки фонда. Суть его заключается в том, что на каждый экземпляр документа пишется талон размером в половину каталожной карточки.

Существует два варианта проверки фонда с помощью контрольных талонов.

1) талоны составляют по учетным документам, а потом сверяют с фондом на полках;

2) талоны пишутся непосредственно с документов (книги и др.), которые стоят на полках. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записей.

После написания талонов на весь имеющийся фонд, пишутся талоны на документы выданные читателям (сведения берутся из читательских формуляров). На книги, выданные читателям или в передвижные библиотеки, талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах, в читательских формулярах, в тетради книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке.

Контрольные талоны расставляют по инвентарным номерам. Проверку осуществляют путем сверки контрольных талонов с инвентарной книгой — против записи ставят отметку о проверке. По инвентарной книге составляют список недостающих книг.

Использованные контрольные талоны сохраняют к следующей проверке в той же последовательности, в которой они сверялись с учетным документом.

Проверка фонда с помощью инвентарной книги заключается в сверке каждой книги с записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый — снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг) и называет их инвентарные номера. Второй — по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак («галочку»); отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям .Сведения об отсутствующих изданиях находят в «Тетради регистрации карточек учетного каталога» и учетном каталоге, выписывают на специальный лист.

Итоги проверки оформляют актом определенной формы в 3-х экземплярах. В акте комиссия делает заключения о правильности организации хранения фонда в библиотеке, состоянии ведения его учета и выдачи, выполнении инструкций и распоряжений по этому вопросу, указывает на недостаток в экземплярах и общую их стоимость. Комиссия подает директору ЦБС документы по итогам проверки. Он определяет степень материальной ответственности виновников и утверждает акт. После утверждения первый экземпляр акта передается в отдел комплектования, второй — в бухгалтерию, а третий остается в библиотеке, или отделе библиотеки, фонд которого проверялся. После утверждения акта, невыявленные издания исключают, а сведения о них изымают из каталогов и картотек.

В случае необходимости по результатам проверки директор ЦБС издает приказ, в котором определяются мероприятия по устранению выявленных недостатков в организации учета, хранения и использования фонда, указывает конкретных виновников.

Примерный план проведения проверки книжного фонда (примерный)

Источник

Проверка наличия документов библиотечного фонда

Проверка наличия документов – определение наличия зарегистрированных в учѐтных регистрах документов библиотечного фонда, а также установление их соответствия учѐтной документации.

7.1. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее – проверка фонда)

производится в обязательном порядке:

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

Библиотека вправе отразить во внутрибиблиотечной документации возможность внеплановой проверки библиотечного фонда или его части при смене материально-ответственного лица. Это положение регламентируется нормативно-правовым документом, принятым в библиотеке. Проверка фонда при смене материально-ответственного должностного лица структурного подразделения – фондодержателя производится на основании приказа директора библиотеки (организации). Сроки проверки при приеме-сдаче не регламентированы и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части, применить сплошную проверку или выборочную.

7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:

– документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни – ежегодно;

– фонд редких и ценных книг – один раз в 5 лет;

– фонды библиотек до 50 тысяч учѐтных единиц – один раз в 5 лет;

– фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учѐтных единиц – один раз в 7 лет;

– фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учѐтных единиц – один раз в 10

– фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учѐтных единиц – один раз в 15 лет;

– фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учѐтных единиц – один раз в 20 лет;

– фонды библиотек свыше 20 миллионов учѐтных единиц – 1 миллион экземпляров в

Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы, независимо от присвоения им регистрационного номера (инвентарного, системного номера компьютерной программы, штрих-кода, других маркировочных обозначений) и др.

Существуют следующие виды проверок: сплошная, частичная и выборочная. Сплошная проверка всего библиотечного фонда – проверка документов всех

подразделов библиотечного фонда в соответствии со сроками, установленными нормативными документами.

Частичная проверка – проверка определенной совокупности документов, выделенных по какому – либо признаку в самостоятельный подраздел и являющийся частью общего фонда библиотеки (фонда читального зала, абонемента, отдела редких книг и т.д.).

Выборочная проверка – проверка отдельных документов или части подраздела фонда. Как правило, применяется в случаях, вызванных неординарными обстоятельствами.

Для проведения плановых проверок составляется график проверок на текущий год

и на перспективу с указанием проверяемого объема фонда и его частей.

Проверка осуществляется с помощью различных методов или способов. В практике работы библиотек применяются основные методы (главные) и вспомогательные (упрощенные). В основе любого метода, за некоторым исключением, заложен принцип сличения каждого документа (каждой условной единицы учѐта (экземпляра), включенного

в фонд библиотеки, с регистрами индивидуального учѐта – инвентарной книгой или другой формой, принятой в библиотеке с помощью специально созданного для этих целей аппарата.

В процессе проверки фонда производится также изучение фонда, осуществляется вторичный отбор документов, выявление ветхих, дефектных, устаревших по содержанию

документов, соответствие их профилю комплектования, возможный перевод документов на другой уровень хранения и т.д.

7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учѐта.

Проверка фонда сетевых локальных документов может осуществляться путем автоматического сопоставления библиографических записей с полнотекстовыми файлами,

и когда выявляются «пустые» (неактивные) ссылки, начинается процесс поиска отсутствующего файла (по системному номеру, ключевым словам и.п.) в пользовательском фонде. Если файл находится, вносятся необходимые исправления, и файл встраивается в систему. Если файл не находится в пользовательском фонде, поиск осуществляется в архивном/резервном фонде, и на основе мастер-копии восстанавливается пользовательская копия. Если файл не находится и в архивном/резервном фонде, решается вопрос о повторном сканировании документа или об исключении документа из электронной библиотеки. Исключение оформляется актом о списании по причине утраты с внесением изменений в количественные показатели библиотечного фонда и в балансовую стоимость (в случае отражения электронных сетевых локальных документов на балансе библиотеки).

Проверка локальных сетевых электронных документов может производиться на дефектность – по «контрольной сумме» или CRC (циклическому избыточному коду). Это некоторое значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении. Соответственно, если в документе был добавлен хотя бы только пробел, то контрольная сумма этого документа изменится, и будет понятно, что в него произошло вмешательство. Есть несколько систем контрольных сумм, поэтому важно, чтобы их проставление и проверка осуществлялись одной программой.

Данный вид проверки обеспечивается покупкой специализированных программ или установкой программного обеспечения, уже включающего в себя эту опцию в закрытом режиме (осуществляется автоматически). Проверка по контрольным суммам осуществляется индивидуально для каждого электронного документа.

7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учѐта; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки.

Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Завершающий этап проверки – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине. Если необходимо, составляется объяснительная записка к акту. В месячный срок принимаются меры к разысканию всех изданий, не обнаруженных во время проверки и к устранению возникших недоразумений. В течение этого времени отрабатываются все возможные версии отсутствия документов (хищение, ошибки при расстановке, передвижении документов, приеме их на хранение, нарушение правил выдачи пользователям, недостатки в ведении учѐта документов и т.д.). Перед подписанием акта о результатах проведения проверки председатель и члены комиссии,

проводившие проверку, информируют руководителей и сотрудников библиотеки о результатах проверки, анализируют их замечания и возражения. При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проведении проверки. Акт о результатах проведения проверки и списком документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем

и всеми членами комиссии. Акт (со списками) утверждается руководителем библиотеки (организации).

7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.

Отсутствующие в процессе проверки фонда документы при невозможности установления виновных лиц, списываются как «убытки по недостачам» по правилам бухгалтерского учѐта. Но этому должен предшествовать процесс разыскания отсутствующих изданий, поиск возможностей их восстановления, затем оформление Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (код по ОКУД 0504144). Исключение (списание) документов (книг, других видов документов), отсутствующих на месте по неустановленной причине, осуществляется по причине «утрата»; к акту прилагается список отсутствующих документов и пояснительная записка о мерах по предотвращению утрат и по разысканию, восстановлению отсутствующих документов.

Процент допустимой недостачи в библиотечном фонде, как собрании материальных, интенсивно используемых ценностей, может устанавливаться руководителем библиотеки по согласованию с учредителем заблаговременно, и он должен быть зафиксирован в Порядке исключения документов из библиотечного фонда. Вычисление процента допустимой недостачи в библиотечном фонде определяется опытным путѐм на основе анализа статистических данных за определѐнный период.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Источник