Способы проведения инвентаризации основных средств

Как проходит инвентаризация основных средств

Больше материалов по теме «Основные средства» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Инвентаризация основных средств – процесс трудоемкий, однако его необходимость и важность для правильного учета ОС трудно переоценить. Каждая организация имеет на балансе определенное количество ОС, их число значительно увеличивается, если речь идет о производственной фирме. В статье расскажем, как провести инвентаризацию основных средств с минимальной потерей времени и максимальной эффективностью.

Общие принципы и подготовительный этап

Инвентаризация основных средств имеет две стороны и цели:

• установить фактическое наличие ОС и их рабочее состояние;
• установить соответствие этих данных данным бухгалтерского учета.

В своей работе инвентаризационная комиссия руководствуется Методическими указаниями Минфина (пр. № 49 от 13/06/95).

Сроки и периодичность проведения инвентаризации по общему правилу определяются руководителем. Он издает приказ (распоряжение) на проведение инвентаризации по ф. ИНВ-22 либо по форме, принятой в организации. Случаи, когда инвентаризация необходима, указаны в п. 1.5 документа (один из них – составление годового отчета).

Важно! Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — один раз в 5 лет.

Перед непосредственным началом инвентаризации необходимо проверить:

• инвентарные карточки (книги), другие регистры аналитического учета ОС, используемые в организации;
• техническую документацию объектов ОС;
• документацию на арендованные ОС, объекты на хранении.

Такая проверка позволяет заранее исправить ошибки, которые возникают в бухгалтерских записях при переносе данных из технической документации. Если документы на хранение или аренду ОС не оформлялись, утеряны, не получены, этот пробел необходимо восполнить.

Далее основные средства инвентаризируются с заполнением двух форм: ИНВ-1 и ИНВ-18. Первая – это инвентаризационная опись, куда заносятся данные ОС, количество и стоимость по факту, количество и стоимость по данным БУ. Второй документ представляет собой сличительную ведомость, где выявляются результаты инвентаризации: излишек или недостача. Он заполняется по объектам, фактическое наличие которых отличается от данных бухучета.

Правила инвентаризации ОС

Основной смысл инвентаризации заключается в определении реального наличия и состояния объекта, чтобы при необходимости скорректировать имеющиеся бухгалтерские данные. На это указывают правила проведения инвентаризации ОС (пр. № 49):

1. Объект, не принятый к учету, а также в случаях, когда по нему указаны неверные данные, или данные отсутствуют, комиссия должна описать на месте верно и полно, включить все технические показатели и иные показатели по нему в опись. Пример: по зданиям указать материалы постройки, назначение, обмеры, площадь, этажность (за исключением подвальных помещений), дату постройки.
2. К обнаруженным неучтенным объектам должна применяться рыночная оценка. Износ определяется по фактическому состоянию. Для постановки на учет таких объектов составляется соответствующий акт.
3. При фактическом переоборудовании (расширении, реконструкции, восстановлении), в результате чего объект используется по другому назначению, в опись вносится обновленные сведения.
4. Если комиссия установила, что на объекте производились капитальные работы: пристраивались помещения, достраивались этажи; или часть подверглась слому, ликвидировалась, обращают внимание, как объект отражен в бухучете. Если изменения не отражены, необходимо по данным первичной документации о работах скорректировать балансовую стоимость ОС. В описи приводятся данные об изменениях.

По общему правилу машины, оборудование, транспорт вносятся индивидуально, с указанием технических характеристик, изготовителя и других значимых данных. В некоторых случаях однотипный инвентарь, станки и инструменты, имеющие одинаковую стоимость и используемые в одном подразделении организации, учитываются в инвентарной карточке соответствующей формы группой. В описи они отражаются одной строкой с указанием фактического количества объектов.

Объекты, временно выбывшие с мест стоянки, используемые или находящиеся вне территории организации (например, железнодорожный подвижной состав, машины, машины в капремонте), необходимо инвентаризировать заранее, до выбытия. В то же время ОС, находящиеся в ремонте, целесообразно инвентаризировать с внесением данных в отдельную форму ИНВ-10 (акт). Комиссия осматривает объект в ремонте и сравнивает фактические затраты на ремонт с планируемыми. В акте отражаются данные об экономии или перерасходе, используемые в дальнейшем для анализа и выявления экономических резервов. Указывается процент технической готовности объекта.

Отдельные описи составляются на ОС:

• непригодные к использованию – полностью изношенные, испорченные (указывается причина непригодности);
• арендованные и на ответственном хранении (указываются реквизиты документов, подтверждающих аренду, ответственное хранение).

Как отразить в учете

Излишки основных средств отражают в составе прочих доходов, проводки при выявлении недостачи будут зависеть от наличия или отсутствия виновных лиц.

Проводки при наличии излишков:

Проводки при обнаружении недостачи:

• Дт 01/выбытие Кт 01 – списана первоначальная стоимость ОС.
• Дт 02 Кт 01/выбытие – списана амортизация.
• Дт 94 Кт 01/выбытие – остаточная стоимость ОС отнесена на недостачи.
• Дт 73/2 Кт 94 – сумма объекта по остаточной стоимости отнесена на виновных лиц.
• Дт 50, 51, 70 Кт 73/2 – недостача удержана из зарплаты, погашена в кассу или на расчетный счет.
• Дт 91/2 Кт 94 – если виновник не установлен, недостачу относят в прочие расходы. Проводка делается на дату получения соответствующих документов от госорганов (ст. 265-2(5) НК РФ).

В налоговом учете стоимость излишков основных средств входит в состав внереализационных доходов, недостача ОС считается внереализационным расходом. Внесенная виновником недостача отражается как внереализационный доход.

При списании недостачи необходимо восстановить НДС по основному средству, поскольку объект не работает в производстве. Восстанавливают входной НДС в соответствии с размером остаточной стоимости.

Источник

Способы проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств

3.1. До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

3.2. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

3.3. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

3.4. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

3.5. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

3.6. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

3.7. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Источник

Инвентаризация основных средств предприятия: в каких случаях она проводится, причины, порядок и периодичность проведения

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Во время описи определяют:

• есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
• насколько корректно присвоены инвентарные номера;
• правильно ли ведется бухгалтерский учет;
• объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

• в результате чрезвычайной ситуации;
• если началась реорганизация или ликвидация;
• имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
• МОЛ или руководитель скоро поменяются;
• вскоре будет составляться годовая отчетность;
• были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Шаг 1: Как подготовиться

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

• составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
• назначаются члены комиссии, а также ее глава;
• определяются сроки, отведенные на процедуру;
• со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
• подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

Шаг 2: проведение пересчета по факту

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Шаг 4: оформляются итоги

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

• стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
• следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

• сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
• технические паспорта;
• наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

• можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
• становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
• допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

Необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

• опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
• ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
• ИНВ-18 – сличительная ведомость;
• ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

• если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
• для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
• отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Проводки для отображения описи ОС: пример

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

Источник