Способы повышения качества управления

Совершенствование бизнес-процессов

Совершенствование бизнес-процессов на предприятии проводится в двух случаях – либо если руководители отследили объективную неэффективность принятых регламентов и корпоративных традиций, либо если на рынке произошли серьезные перемены. Примером первого варианта может быть низкий уровень доходности в сравнении с иными участниками рынка, фиксируемый несмотря на напряженный труд всех сотрудников. Второй вариант – это, например, изобретение новых технологий, которыми начинают пользоваться все представители той или иной отрасли.

Все фирмы время от времени предпринимают шаги, направленные на повышение эффективности своей деятельности. Но только там, где процессный подход к управлению бизнесом применяется систематически и осознанно, там, где он ложится в основу всего менеджмента, эти действия производятся вовремя и всесторонне. Для улучшения бизнес-процессов разрабатываются специальные системы. Некоторые из них, пройдя испытание временем, стали общепризнанными в среде управленцев.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим пять основных способов совершенствования бизнес-процессов:

• Методика быстрого анализа решения (FAST). Этот образ действий нацелен на прорыв в некоей конкретной области и близок к идее «мозгового штурма». Группа специалистов в течение одного-двух дней обсуждает один определенный процесс. По итогам совещания предлагаются меры, которые позволят улучшить показатели в течение ближайших 90 дней. Какие из предложений принять, а какие отвергнуть, решает высшее руководство. Но при этом каждый из участников совещания обязан помнить, что несет личную ответственность за выработанные идеи – неудача будет свидетельствовать о непрофессионализме и может иметь негативные последствия для карьеры. Эта система была разработана и усовершенствована в таких успешных компаниях, как IBM, «Форд Мотор» и E&Y.
• Бенчмаркинг. В основе этой схемы лежит сравнение бизнес-процессов внутри организации с регламентами аналогичных действий в компаниях, добившихся лучших результатов. В ходе анализа эксперты определяют, что именно негативно влияет на работу фирмы. Исправление выявленных в итоге ошибок позволяет существенно улучшить качество товаров или услуг, повысить финансовые и иные показатели. Это довольно простой и дешевый комплекс мер, однако порой сложные задачи можно решить как раз самыми очевидными путями.
• Перепроектирование. Тот набор операций, который подлежит редактуре, внимательно изучают и изображают в виде схемы. Затем она критически анализируется и изменяется. Чаще всего при этом устраняется излишняя бюрократия и дублирующие операции, упрощаются приемы работы, внедряется автоматизация и информационные технологии. При этом в самом этом подходе существует опасность чрезмерного формализма и бюрократизации. Важно, чтобы все происходило не только в теории, но и постоянно проверялось на практике и обсуждалось с непосредственными исполнителями.
• Инжиниринг. Под этим термином понимается эволюционное развитие всех существующих операций, постепенное внедрение новых технологий, эксперименты с новыми правилами и неспешное улучшение результатов. Эта схема не приносит в бизнес больших перемен и не обещает мгновенных ярких успехов, но она необходима для того, чтобы компания шла в ногу со временем и не деградировала. В тех организациях, которыми руководят грамотные управленцы, инжиниринг ключевых процессов проводится перманентно.
• Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR). Business process reengineering – осуществляемое группой профессионалов радикальное перепроектирование всех хозяйственных процессов в организации. Это очень сложный и затратный проект. Поэтому к нему прибегают либо компании, находящиеся на грани краха, либо компании-лидеры, чувствующие потребность оставаться на первом месте и обновляться быстрее конкурентов. Первоначально схема каждого процесса (в первую очередь основного) создается в идеальном варианте, а затем ее оттачивают с учетом конкретных обстоятельств, финансирования и иных ресурсов. Цель команды – приблизить реальность к идеалу настолько, насколько окажется возможно. Затем все процессы согласуются между собой, создается либо обновляется корпоративная стратегия, определяются и контролируются критерии эффективности.

Методы совершенствования бизнес-процессов выбираются в зависимости от того, какие вопросы стоят перед реформаторами. FAST или бенчмаркинг позволяют оперативно устранить отдельные ошибки, перепроектирование и инжиниринг применяются для глубокого и комплексного разбора ситуации, для более сложных и медленных реформ. Реинжиниринг – еще более трудный подход, который можно назвать революционным.

Совершенствование системы управления бизнес-процессами подразумевает регулярное применение всех вышеперечисленных систем. Менеджеры, ответственные за эту сферу, должны оперативно реагировать на возникающие сложности внутри предприятия и на новые вызовы рынка. Каждый такой сигнал заставляет их выбирать наиболее подходящий образ действий и немедленно запускает его в работу. Эта деятельность никогда не кончается – бизнес, словно живой организм, постоянно обновляется и приспосабливается.

Все описанные системы мер объединяет комплексность. Изменения внутри фирмы проводятся не случайным образом, редактируется сразу вся последовательность операций, приводящих в тому, или иному результату. Для примера рассмотрим организацию работы call-центра. Допустим, операторы медленно отвечают на звонки, с трудом ищут информацию в базе данных, грубо говорят с клиентами. Если вспомнить об этой проблеме случайно на каком-нибудь заседании, то можно принять решение об усовершенствовании базы данных, но забыть об улучшении АТС, о принятии этического регламента для сотрудников, об определении точных критериев качества (время ответа на звонок, время консультации, опрос абонентов об удовлетворенности услугой). В таком случае новая база данных может лишь незначительно повлиять на ситуацию. Если же помнить о том, что главная цель подразделения – оперативная помощь клиентам, то управленец уже не сможет указать в отчете о своей деятельности такое отдельное и сомнительное достижение, как обновление базы данных. Иными словами, процессный подход позволяет компании совершенствовать себя не формально, а в реальности.

Совершенствованием бизнес-процессов могут заниматься сотрудники и руководители, имеющие профильное образование. Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а так же на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».

Источник

Повышение качества системы управления организацией: экспресс-оценка

Повышение качества системы управления – совокупность действий коллектива организации, направленная на повышение характеристик системы управления, обеспечивающих эффективную реализацию целей компании и её долгосрочную конкурентоспособность.

Повышение качество системы управления организацией можно оценить с помощью специального теста, разработанного на основе нескольких научно-практических разработок. Детальный анализ характеристик системы управления проводится в ходе аудита системы управления. Первым шагом может стать быстрая оценка качества системы управления с помощью нашего бесплатного теста.

Если вы уже воспользовались нашим сервисом оценки качества системы управления по интегральному критерию Strategium Space Score (SSS), то на данной странице дана информация, которая поможет расшифровать полученные вами результаты.

Если вы зашли на эту страницу до того, как получили значение SSS, то рекомендуем вам сначала пройти экспресс-оценку, сохранить результаты и вернуться на эту страницу для расшифровки результатов.

После прохождения теста вы получаете значение Strategium Space Score (SSS), которое в зависимости от ваших ответов может принимать значение от 0 до 100.

Так как эта бесплатная экспресс-оценка, то вы видите только один рассчитанный параметр (SSS). Для получения более детальной оценки требуется провести более глубокий анализ ваших ответов. Для этого потребуется заполнить анкету, данные которой, в отличие от анонимного теста будут доступны для анализа нашими специалистами. Тем не менее, на основе пройденного вами теста и полученного параметра тоже можно сделать важные выводы.

Повышение качества системы управления: инструкция для интерпретации результатов оценки

Strategium Space Score – интегрированный параметр, который оценивает развитие системы стратегического управления компании по 20 критериям. Эти критерии оценивают качество четырёх областей, важных для повышения вероятности реализации стратегии компании:

1. Стратегический диалог.
2. Процессы разработки стратегии.
3. Содержание стратегии.
4. Реализация стратегии.

Научное обоснование такого подхода и варианты его практического применения для повышения качества системы управления опубликованы в наших статьях на этом сайте и ряде научных изданий.

После заполнения анкеты вы получили усреднённую оценку степени развития вашей системы стратегического управления и небольшие пояснения к ним прямо на странице результатов. В этой статье вы получите более подробные пояснения.

В реальном аудите мы используем более детальную шкалу, которая указана на рисунке, а для целей настоящей статьи принято, что значение SSS до 20 пунктов соответствуют критически низкому уровню развития, 20-80 – среднему, а более 80 – высокому.

Чем ниже SSS, тем больше необходимость повышения качества системы управления, но есть некоторые нюансы, которые мы сегодня изучим.

Чтобы точнее определить подход для улучшения системы управления вашей компании на основе результатов экспресс-оценки, необходимо сделать следующее:

1. Определите значение Strategium Space Score (вы получили это значение после прохождения теста).
2. Найдите полученное значение SSS на горизонтальной оси графика на иллюстрации ниже.
3. Посмотрите, какие зоны в большей степени охватывают пространство на графике над точкой, соответствующей вашему значению SSS: синяя, красная или зелёная. Эта информация нужна для принятия решения.

Как видно на графике выше, есть три варианта интерпретации результатов теста:

I. Низкое значение качества системы управления SSS (менее 20).

Преобладание красной зоны и SSS менее 20 означает, что в вашей компании не ведётся практически никакой работы по повышению качества системы управления. Может показаться, что в этом случае следует незамедлительно заняться разработкой плана по исправлению этой ситуации, но это не так.

В этом случае оптимально начать движение компании вперёд с анализа траектории развития и повышения квалификации в управлении. При таком уровне развития ваша инициатива по изменению вряд ли закончится успехом. Дело в том, что управление изменениями должно происходить через разработку и реализацию стратегии развития. Однако, она является сложным интеллектуальным продуктом, поэтому сначала необходимо повысить уровень компетенции руководства компании и коллектива в этом вопросе.

Как вы видите на схеме выше, ваши результаты относятся к преимущественно красной зоне на графике, но красная зона частично относится и к высокому качеству системы управления. Это означает, что пробелы в квалификации могут быть при любом уровне развития, просто масштаб этой проблемы значительно меньше.

При таком начальном уровне понимания стратегической тематики, ваша компания вы просто не сможет разработать более или менее качественную стратегию, которая поможет вам двигаться вперёд и повысить качество управления. Поэтому сначала мы рекомендуем записаться на наш бесплатный курс по стратегическому управлению, в котором вы ознакомитесь с базовыми понятиями стратегического управления и наметите пути дальнейшего развития.

Также вам подойдут опции начального уровня наших программ по разработке стратегии компании и бизнес моделированию. Эта работа позволит вам и вашей команде поднять квалификацию до начального уровня и наметить траекторию улучшения системы управления вашей компании.

Кстати, программа по разработке стратегии компании может быть применена и для подразделения. Долгосрочный план развития одной из функций вашего предприятия – это неплохая стартовая площадка для повышения квалификации менеджмента и подготовки к разработке целостной корпоративной стратегии.

II. Среднее значение качества системы управления SSS (20 — 80).

Преобладание синей зоны и результат SSS от 20 до 80 означает, что в вашей компании не критически низкий, но и не очень высокий уровень качества системы стратегического управления. Конечно, внутри данной оценки может быть разные компании. Показателеь SSS=25 неприемлем для любой компании в современной динамичной экономике, а значение 75 является хорошим уровнем, обеспечивающим высокие шансы реализации стратегии и довольно хороший уровень долгосрочной конкурентоспособности.

Более подробную оценку пограничных уровней качества мы делаем с помощью аудита системы стратегического управления. Такой аудит можно провести несколькими способами, в том числе и дистанционно и даже силами ваших специалистов по нашей методологии. По ссылке вы найдёте наиболее подробное описание того, что входит в аудит стратегического управления. Варианты проведения аудита и ориентировочную стоимость данной услуги вы можете видеть в соответствующем разделе сайта по ссылке выше.

Вернёмся к интерпретации ваших результатов. Если они попали в диапазон 20-80, то максимальную ценность для вашей компании даёт не анализ траектории развития и повышение квалификации. В этом случае наибольший эффект даст разработка полноценного стратегического плана и уточнение деталей того, что может помешать его грамотной разработке и реализации.

Для таких компаний важнее разобраться, какие новые цели наметить и детально проработать способы их достижения. В этом может помочь детальный аудит системы стратегического управления, который можно провести самостоятельно.

При таком подходе вы не только разработаете стратегию, но и предусмотрите способы устранения проблем в системе управления, которые мешают достижению целей. Это даст двойной эффект. Поэтому мы рекомендуем обратить внимание на специальную программу по повышению качеста системы управления компаний, которая включает:

• проведение полноценного самостоятельного аудита системы управления,
• самостоятельную разработку стратегии вашей командой по нашей методологии,
• внедрение системы стратегического управления, чтобы все пройденные на предыдущих этапах работы были закреплены в нормативной базе компании.

III. Высокое значение качества системы управления SSS (более 80).

Если ваш SSS более 80, то ваша компания попадает преимущественно в зелёную зону графика. Если эти результаты объективны и вы советовались с коллегами при заполнении анкеты, то вас можно только поздравить.

В нашей практике компания с настолько развитой системой стратегического управления ещё не встречалась. Встречались только неправильно заполненные анкеты.

Но всё же для данного уровня качества системы управления стоит провести более детальную оценку вашей стратегической документации и процессов, чтобы найти возможности для дальнейшего совершенствования. Эта работа включает анализ регламентов планирования, стратегических планов, отчётов о их реализации, должностных инструкций и положений о подразделениях, которые участвуют в стратегическом процессе.

Более подробную информацию про повышение качества системы стратегического управления вы можете получить в этом видео:

Источник