Способы повышения эффективности менеджера

Как повысить эффективность менеджера по продажам

Эффективность – это достижение финансовых результатов с минимальными затратами времени и сил. Эффективный менеджер совершает больше сделок и получает больше прибыли за рабочий день. Мы расскажем, как измерить свою эффективность и улучшить достигнутые результаты.

Как измерить эффективность

Для измерения эффективности работы нужно составить личную воронку продаж. Воронка состоит из этапов:

• первый контакт;
• выявление потребностей;
• обсуждение коммерческого предложения;
• согласование договора;
• выставление счета;
• получение оплаты.

Составьте воронку за рабочий месяц. Посчитайте, сколько клиентов у вас было на каждом этапе. Примите число первых контактов за 100 % и переведите остальные цифры в проценты. Чем выше процент клиентов, оплативших счет, тем выше ваша эффективность.

Посмотрите, на каких этапах воронки продаж теряется больше всего клиентов. Подумайте, чем это может быть вызвано, и что вы можете сделать, чтобы их удержать. Так вы определите точки роста для повышения эффективности.

Фотография рабочего дня

Записывайте, на что вы тратите свое время в течение рабочего дня. Чтобы фотография дня была точной, отмечайте выполненные дела каждые 5 минут. Любой менеджер по продажам выполняет рутинные дела:

• обработка почты;
• работа с договорами;
• телефонные звонки;
• встречи;
• срочные и важные задачи.

Если вы будете хаотично чередовать задачи, ваша эффективность будет низкой. Если вы сначала позвоните клиенту, потом напишите другому клиенту, потом составите договор для третьего… то за день успеете меньше, чем при распределении дел по группам: звонки, письма, документация, встречи.

Примерный план рабочего дня менеджера может выглядеть так:

9:00–9:30 обработка почты

9:30–11:00 исходящие звонки

11:00–11:30 срочные и важные задачи

11:30–14:00 встречи и переговоры

14:00–16:00 работа с почтой и договорами

16:00–18:00 срочные и важные задачи

Итоги рабочего дня

В конце каждого дня сравните изначальный план и фотографию дня, количество продаж по плану и по факту. Для измерения ежедневной эффективности используйте следующую таблицу:

За месяц
Факт продаж	План продаж	Процент выполнения плана
500 000	1 000 000	50%
На сегодня
Факт продаж	План продаж	Процент выполнения плана
500 000	500 000	100%

На основе данных из таблицы можно составить план-прогноз работы. Заполняя эту таблицу ежедневно, вы научитесь видеть, какие результаты получите через неделю (месяц, год) при работе в прежнем темпе.

Например, если вы закрываете до 10 сделок в день и работаете 20 дней в месяц, то за месяц можно совершить максимум 200 продаж. Чтобы закрыть 300 или 500 сделок за месяц, нужно изменить стратегию работы.

Управление временными ресурсами

Для повышения личной эффективности нужно научиться управлять временными ресурсами. Для контроля времени используйте схему тайм-менеджмента 4П. Она состоит из четырех элементов:

1. Планы. Это список ваших целей на день, неделю, месяц.
2. Приоритеты. Самые важные цели из списка. Если у вас нет времени на какую-то цель, она не входит в ваш список приоритетов.
3. Пожиратели. Это дела, которые вам нравятся, но ухудшают вашу эффективность.
4. Правила. Это ваши принципы использования времени.

Тайм-менеджмент 4П подходит для организации рабочего времени и личной жизни. Запомните, что если вам не хватает времени на выполнение задачи, то вы подсознательно не хотите этим заниматься. Чтобы повысить мотивацию, награждайте себя за выполнение подобных задач.

Цикл Деминга PDCA

При планировании начните с анализа результатов прошлого календарного года. Напишите, чего вы достигли за этот год. Перечитайте этот список и поставьте цели на следующий год (на 365 дней с момента составления списка).

Во время анализа и выяснения, почему что-то у вас не получилось, используйте технологию по достижению целей – цикл Деминга. Это поможет понять, что нужно поменять, если вы не достигли цели в прошлом году, чтобы достичь ее в этом.

Суть техники: запланировать, сделать, проверить, поменять, если что-то идет не так. И повторять, пока цель не будет достигнута.

1. Plan. Планируйте. Составляйте планы по продажам на день, неделю, месяц. Запланируйте число звонков и писем клиентам на каждый день.
2. Do. Действуйте. Работайте, чтобы достичь поставленных целей. Во время рабочего дня не отвлекайтесь на посторонние задачи.
3. Check. Проверяйте. Сравните запланированные и фактические показатели. Найдите ваши точки роста и улучшайте ежедневные показатели работы.
4. Act. Меняйте. Если некоторые ваши действия не приносят результата, измените стратегию переговоров с клиентами или график рабочего дня. Если вы достигли цели, то составьте новый, более амбициозный план.

Подробное описание цикла Деминга PDCA вы найдете в книге Анжелы Бэрон «Управление результативностью». Советуем прочитать эту книгу, чтобы научиться работать на результат.

SWOT-анализ

Используйте метод SWOT-анализа для оценки своих сильный и слабых сторон, а также внешних факторов. Принцип SWOT представлен в таблице:

Strengths (сильные стороны). Знания, навыки, опыт, знакомства.	Weaknesses (слабые стороны). Стресс, лень, прокрастинация	Внутренние факторы
Opportunities (возможности). Инвестиции, программы поддержки бизнеса	Threats (угрозы). Кризис, пандемия, самоизоляция, закрытие границ	Внешние факторы

Проанализируйте по этой схеме достигнутые вами результаты за прошлый год, а также цели на будущий год. Определите, как каждый фактор влияет на достижение ваших целей. Подумайте, как вы будете преодолевать возможные угрозы и работать над слабыми сторонами, чтобы ваша цель была достигнута.

Например, вы менеджер по туризму, и вы поставили цель заработать миллион долларов за этот год. Но эта цель не будет достигнута из-за внешних угроз (пандемия, закрытие границ). Вам нужно составить новый план, учитывая изменение обстоятельств. Использовать свои сильные стороны: знания, навыки, знакомства. Искать новые возможности, например, политические и экономические программы для поддержки бизнеса.

Матрица Эйзенхауэра

По матрице Эйзенхауэра можно разделить все цели на важные и неважные, несрочные и срочные. Важными считаются цели, которые приносят деньги. Любую поставленную цель можно записать в один из квадратов таблицы:

не срочно	срочно
важно	B	A
не важно	D	C

• А. Срочные и важные. Неотложные проблемы. Проекты на грани срыва. Срочные встречи и важные отчеты, отложенные на последний день.
• В. Несрочные и важные. Это цели, связанные с развитием бизнеса. Проектная работа. Запланированные мероприятия и встречи. Важные телефонные переговоры.
• С. Срочные и не важные. Не путайте срочность с важностью. Если не выполнить дела из этой категории вовремя, они перейдут в пункт А и будут мешать выполнению важных дел.
• D. Несрочные и не важные. Проверка новостей в социальных сетях. Личные телефонные звонки. Перекуры и чаепития. Исключите эти дела из рабочего времени.

Цели из квадрата А сделайте приоритетом. Выделите время на их выполнение в первую очередь. Закончив с этими делами, переходите к квадрату В, пока цели из этого пункта не стали срочными. Дела из квадрата С можно выполнить в третью очередь или делегировать. От целей из квадрата D лучше отказаться. Они занимают ваше время, но не приводят к увеличению дохода.

Нужно организовать работу так, чтобы каждый день выполнять не больше двух срочных и важных дел. В ситуации нехватки времени легко допустить ошибку. Есть большая вероятность, что работу придется переделывать. Это приведет к еще большим затратам времени.

Дела из квадрата В называются «золотыми». Именно они приводят к успеху. Планируйте 60 % дел, а 40 % оставляйте в резерве. Но не увлекайтесь и не тратьте все время на выполнение этих целей. Распишите каждую цель из квадрата В в формате Smart.

Закон Парето

Правило Парето формулируется так: 20 % усилий дают 80 % результата. Как применяется закон Парето в работе отдела продаж:

• выполнение 20 % задач дает 80 % дохода. Определите эти задачи и уделяйте им внимание в первую очередь;
• 20 % клиентов дают 80 % выручки. Проанализируйте статистику по продажам найдите этих клиентов и работайте с ними в первую очередь;
• 80 % продаж делают 20 % менеджеров. Если вы руководитель отдела продаж, выделите этих сотрудников и назначьте им бонусы, чтобы мотивировать остальных;
• 20 % документов содержит 80 % информации. При работе с документацией просмотрите все документы и прочитайте только важные пункты.

Правило 60/40

Составляя план рабочего дня, держите 40 % времени в резерве. У вас неизбежно будут возникать незапланированные дела. Например, ответы на звонки и решение других вопросов. Заложите в графике время на рутинные дела и неожиданные проблемы. Так вы уменьшите влияние внешних факторов на достижение целей. Жесткое планирование должно охватывать толко 60 % времени.

Недельное планирование

Перед началом рабочей недели составьте план по дням:

1. Определите задачи, которые нужно выполнить на неделе (выберите из To Do List).
2. Распределите задачи по дням недели и назначьте время выполнения.
3. Прочие задачи расположите вокруг ключевых дел в неопределенное время.
4. Оставьте 40 % свободного времени в рабочем расписании.

Изучите собственные биоритмы и найдите время, когда вы максимально эффективны. Это важно понимать, чтобы планировать важные дела на время пика собственной активности. Планирование недели и дня особенно важно для удаленных работников и для людей, работающих на себя.

Эффект пилы

Эффект пилы заключается в чередовании пиков и спадов активности. Исследования показывают, что примерно каждые 7 минут работы возникают прерывающие факторы: входящие звонки от клиентов, разговоры с коллегами, сообщения в социальных сетях. После этого для восстановления внимания нужно 2–5 минут.

Чтобы снизить количество прерываний, отключите телефон на время рабочей смены. Для личных звонков и сообщений выделите небольшой перерыв в середине дня. Если вы работаете из дома, объясните членам семьи, в какое время вас нельзя отвлекать.

Контроль времени

Когда вы составляете план дня, оставляйте время на переключение внимания. Например, если для подготовки КП требуется 25 минут, добавьте еще 5 минут. Внесите в план 30 минут для работы над КП. Дополнительное время нужно для восстановления концентрации при переходе к новому пункту плана.

Контролируйте время, которое вы проводите в дороге. Учитывайте пробки при расчете времени на поездку к клиенту. Всегда прибавляйте 10 % к рассчитанному времени, чтобы точно приходить на встречи за 5 минут до начала. Опоздание может привести к потере доверия клиента. Также не теряйте время в пробках: слушайте аудиокниги, делайте звонки клиентам, проверяйте почту, составляйте планы на день и неделю.

Формула экономии 10 часов

Вы можете сэкономить 10 часов в неделю, если будете следовать этим правилам:

• тратьте на анализ результатов не более 5 минут в день;
• выделите 2 минуты, чтобы обозначить приоритетные цели на завтра (квадрат А);
• выделите 3 минуты, чтобы делегировать не приоритетные задачи (квадрат С).

Эта простая техника позволит вам избежать лишней траты времени, сфокусироваться на главных задачах и уделить больше времени продажам.

Заключение

Используйте описанные техники, чтобы работать над собой, планировать время и улучшать свои финансовые результаты. Но не стремитесь делать все дела идеально. Перфекционизм приводит к снижению мотивации. Старайтесь каждый день быть лучше, чем вчера, даже на 1 %, и вы достигните успеха.

Источник

Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо — вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая — прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет — вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде — это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам — тем более.

Далее — профессионализм. Самый прокачанный спец в команде — это руководитель. Он должен навскидку отвечать на большинство рабочих вопросов подчиненных. Не можете навскидку — бегите гуглить. Но не оставляйте вопросы без ответов и не давайте сотрудникам вариться в собственном соку.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео — все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день — на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее — мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи. Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор — светлые идеалы. Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация — это желание работать. Замотивировать сотрудника — значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

• деньги. Не будем лукавить — это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата — не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно — получил премию. Сдал проект раньше срока — прибавка к окладу. Вот так это работает;
• карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег — вообще красота;
• бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь — все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

• вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
• командный дух. Если работник понимает, что коллектив — его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
• простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии — отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание — способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели — это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” — антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное. Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины. Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца — там с дисциплиной все в порядке:

• внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время — с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше — все только с письменного согласия начальника;
• субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему — менеджеры по продажам. Вассал моего вассала — не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
• должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
• замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник — все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло — назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
• дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте — вполне разумно.

В дисциплине главное — система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений — все это должно быть систематизировано. Главное правило — никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя — значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

1. Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
2. Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
3. Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
4. Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание — качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
5. Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции — не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников — хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
6. Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров — литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

• ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
• разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
• проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
• проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
• устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Источник