Способы повышения эффективности кадровой работы

Как повысить эффективность управления персоналом

Круг задач, которые должны решать hr-специалисты, постепенно расширяется. Сегодня сотрудник кадровой службы не просто человек, который ведёт кадровый учёт. Hr-менеджер должен уметь находить перспективных сотрудников, помогать им адаптироваться, проводить обучение (в том числе и руководителей направлений, если требуется); следить за тем, чтобы кадровая политика компании всегда соответствовала требованиям законодательства. Как при таком объёме работ сделать управление персоналом наиболее эффективным? На что обратить внимание?

Типы задач

Hr-менеджер решает задачи двух типов.

Hard things — это операционные задачи, такие как поиск, отбор, найм специалистов, работа с вакансиями, составление должностных инструкций. Для решения этих задач в настоящее время важны автоматизация и оптимизация процессов.

Soft things — это нематериальные задачи, связанные с укреплением корпоративной культуры, созданием мотивирующей обстановки в коллективе, улаживанием конфликтов между сотрудниками. Этот тип задач становится всё более значимым, и именно акцент на soft things помогает повысить эффективность управления персоналом в целом. Потому что для бизнеса сегодня быть успешным — значит быть человекоориентированным. Эффективность бизнеса растёт не тогда, когда в компанию привлекли лучших специалистов, а когда все они работают на общий результат в атмосфере доверия и уважения друг к другу.

Советы hr-специалистам и руководителям бизнеса

1. Планируйте задачи с учётом личных особенностей сотрудников

Если человек работает медленно, то нет смысла поручать ему горящие задачи; он не будет справляться и потеряет мотивацию. Если у человека маленькие дети, то не сто́ит отправлять его в длительные командировки. Когда человек силён в генерации идей, есть смысл ставить ему задачи именно в этой области, поручая реализацию идей другим членам команды.

2. Цифровизируйте процессы

Так, обучение и адаптация сотрудников пройдут быстрее, если использовать элементы геймификации процессов. Важно также использовать цифровые сервисы для получения быстрой обратной связи от сотрудников и для оценки их вовлечённости — например, сервис Happy Job.

3. Учитывайте квалификационные достижения

Если сотрудник прошёл обучение и его компетенции возросли, важно дать ему возможность профессионального роста внутри компании или, как минимум, расширить его зону ответственности и повысить заработную плату. Возможности внутреннего роста мотивируют сотрудников, снижают уровень текучки кадров и повышают их лояльность по отношению к компании.

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

4. Обеспечивайте лёгкую внутреннюю коммуникацию

У каждого сотрудника должна быть возможность донести свои идеи и предложения до руководства. Если такой возможности нет, велика вероятность, что вы теряете ценные идеи, которые могли бы способствовать росту компании, а вместе с ними и желание сотрудников работать эффективно, на результат.

5. Позаботьтесь о комфортной атмосфере

Разрешите сотрудникам обустраивать рабочие места с максимальным удобством. Например, если человеку комфортнее работать, когда на столе стоит фото семьи, — у него должна быть возможность поставить такое фото. Не помешает оборудовать в офисе комнату отдыха для разгрузки и общения персонала.

Люди — это ценный актив любого бизнеса. Постарайтесь сделать так, чтобы людям было комфортно работать в компании, чтобы они чувствовали уважение и поддержку, видели перспективу. Так результаты будут намного лучше, чем при акценте только на поиск и подбор кадров, без заботы о том, чтобы удержать, адаптировать и мотивировать их.

Источник

Не винтики: как мотивировать сотрудников работать эффективнее

Большинство компаний отмечают ценность инвестиций в человеческий капитал. Согласно исследованию ВЭФ, две трети топ-менеджеров хотят в первый год получить возврат средств, вложенных в обучение сотрудников. Но лишь 17% уверены, что смогут сделать это.

Умение нанимать и удерживать лучших людей сильнее влияет на успех лидера, чем любой другой фактор, написал в книге «Как управляют лучшие» известный американский бизнес-тренер Брайан Трейси. Эффективность работы любой компании зависит от каждого сотрудника. Поэтому руководителю предприятия важно выбрать стратегию развития команды и регулярно повышать квалификацию работников.

В российских компаниях с этим бывают проблемы. В среднем квалификация сотрудника в нашей стране уступает компетенциям его западного коллеги, такой вывод в беседе с РБК озвучила вице-президент по финансам MasterCard, основатель онлайн-школы «Карьера как игра», корпоративный консультант Мария Тронина. Это в большей степени касается различных производств и сферы обслуживания.

Одна из причин этого — иерархичность и опора на связи, процветающие в российских компаниях, отметила эксперт. До сих пор на работу зачастую берут не самых компетентных и мотивированных сотрудников, а знакомых и родственников. Другая причина — раздутый штат в организациях, состоящий во многом из малокомпетентных работников, получающих высокую зарплату. Они тянут компанию вниз, но не все руководители это понимают. Мария Тронина также выделяет невысокий эмоциональный интеллект сотрудников в качестве фактора, мешающего прогрессу компании. Даже самые умные и квалифицированные работники не всегда могут понять друг друга, договориться, научиться взаимодействовать.

При этом требования к навыкам сейчас повышаются, из-за этого программы обучения устаревают быстрее, чем прежде. Это также является причиной неэффективности кадров, уверена Эльза Егорова, CEO направления HCM-платформы компании-разработчика HRtech-решений TalentTech. Зачастую компании тратят много средств на уже не эффективные процессы.

Как исправить ситуацию и повысить эффективность кадров

Избежать убытков и разорения, активно развивать предприятие поможет правильно выстроенный менеджмент. Как рассказала РБК Трендам руководитель направления МВА Нетологии Юлия Княжанская, важно «на берегу» провести грамотную оценку сотрудников и выявить их корневую мотивацию: что побуждает работать в компании, что вдохновляет, а что наоборот демотивирует. Определить это поможет несколько механизмов.

Можно действовать по принципу «сверху вниз», то есть сверить стратегические цели бизнеса с текущим его состоянием и предложить варианты развития сотрудникам, если в этом есть потребность. Например, сейчас предприятие выпускает около 1 млн изделий в год. Через два года можно повысить показатели до 2 млн. В этом случае вырастет зарплата. Но чтобы этого добиться, нужно прокачать те или иные навыки сотрудникам. Таким образом составляется план развития компетенций, чтобы бренд мог достигать поставленных целей и при этом развивать свой штат, пояснила Княжанская.

Для повышения эффективности работы команды эксперт рекомендует индивидуальный подход. Например, это могут быть личные беседы каждого с корпоративным психологом для выявления актуального состояния человека.

«Быть может, сотруднику не нужно повышение квалификации, а его проблемы на рабочем месте связаны с нездоровой атмосферой в коллективе, общей усталостью, недостатком мотивации. В таком случае специалисту может быть нужно не дополнительное обучение, а полноценный отпуск, изменение рабочего графика или новые бизнес-цели», — сообщила эксперт.

Основная задача руководителя — выявить сотрудников, нуждающихся в прокачке навыков в первую очередь. По мнению эксперта, к ним относятся те, кто недавно перешел на новую, более ответственную должность или те, кто «засиделся» на старой, но пока не понимает, куда хотел бы двигаться дальше. Их необходимо направить на переподготовку.

«Путь с точками А (где сотрудник находится сейчас) и Б (позицией, к которой человек хочет прийти в компании через некоторое количество лет) помогает понять, какими навыками/знаниями должен обладать сотрудник, чтобы достичь своей цели и усилить бизнес со своей помощью», –– резюмирует Княжанская.

Правильная мотивация не всегда возникает за счет выстроенной системы вознаграждения. Для многих сотрудников важнее личные отношения с коллективом, сообщает Мария Тронина. Часть руководителей удерживают сотрудников на харизме, уважении к собственной персоне. Люди работают во благо компании, потому что считают ее чуть ли не своим домом.

При этом в основе продуктивной стратегии лежит агрегированная аналитика, собранная в одном месте, отмечает Эльза Егорова. Это что-то сродни продвинутому дэшборду: необходим инструмент, который не только визуализирует, но и анализирует любые данные. С помощью него можно проанализировать как информацию по всей команде, так и данные по конкретному сотруднику. Важно изучить цели, вовлеченность, навыки, а затем оцифровывать все и представить руководителям или HR-специалистам подсказки, куда двигаться конкретному работнику.

Сотрудников можно разделить на три группы по уровню эффективности:

1. High-performers. Людям такого типа необходимо сохранять запал, вовлеченность, а руководителям — следить за тем, чтобы такой сотрудник не перегорел. Он должен ставить перед собой амбициозные цели, а руководитель их поощрять.
2. Middle-performers. Работникам этого уровня важно дать такой трек развития (например, в зонах: «не могу», «не хочу», «не знаю»), который сможет помочь им перейти в первую группу.
3. Low-performers. В этой категории нужно выявлять пробелы и проблемы, которые мешают перейти на ступень выше. Причем важно, чтобы на всех этапах этот процесс был самоуправляемым, то есть чтобы инструменты развития были у линейных руководителей.

Подобное разделение поможет обратить внимание на проблемы конкретного человека и развить именно его талант, а не применять к разным людям одинаковый метод –– это бесполезно.

Вообще, универсальный подход к развитию навыков устарел, добавила эксперт. Сейчас актуально адаптивное тестирование знаний и настройка образовательного контента для человека с его уникальными пробелами в компетенциях. Если добавить к этому удобный формат, с которым сотрудник может воспользоваться контентом прямо в своем смартфоне, тогда развитие команды станет удобным и для учеников, и для их руководителей.

Нейросети в помощь

По данным Gartner, 17% организаций планируют использовать искусственный интеллект в процессе рекрутинга, а 30% внедрят эту технологию к 2022 году. В целом, пока тренд сфокусирован на оптимизации количественных показателей. Но ИИ может применяться и для персонализации внутренней карьерной траектории сотрудника. Такой подход со временем приводит к повышению производительности и улучшению показателей.

В западных компаниях этот подход применяется уже сегодня. Например, сервис Sora помогает автоматизировать рабочие процессы, построить рабочее пространство для каждого сотрудника, подыскать новичку напарника, который введет его в курс дела и так далее. Другой пример — сервис Personio, который агрегирует большие данные и отслеживает параметры каждого сотрудника с момента собеседования на всех этапах карьерного роста. Сервис уже может выполнять роль карьерного коуча и ментора, который помогает сотруднику в профессиональном развитии.

Российские компании также подхватили новый тренд. Как рассказала РБК CEO Univertus Елена Абашкина, недавно было принято решение разработать интеллектуальную систему, которая выстраивает цифрового двойника с конкретными характеристиками сотрудника. Работодатель получает возможность строить прогнозы, анализировать результативность сотрудников, необходимые инвестиции в обучение, а также составлять индивидуальную траекторию развития каждого работника. Это дает компаниям возможность повышать мотивацию и уровень вовлеченности отдельных сотрудников предприятия и команд на 20–30%, а качество планирования обучения и развития работников ― на 70%.

Источник

Как оптимизировать кадровую работу

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. Рассмотрим, как упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

• автоматизировать технические функции;
• сократить расходы на персонал и не только на персонал;
• нормировать труд кадровых специалистов;
• увеличить эффективность бизнес-процессов;
• исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону.

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о расторжении/прекращении трудового договора;
• политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.

Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

• Совет. Составьте перечень документов. Напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, вы увидите, от каких пунктов можно отказаться.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приеме на работу содержит много информации, которую не каждый работодатель готов вносить в приказ. Например, условие об испытательном сроке. Ст. 68 ТК РФ устанавливает, что приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Здесь важно, чтобы не было разночтений, но объем приказа работодатель может регулировать сам.

В информационных системах, которыми мы пользуемся, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Специалист по кадрам Татьяна Козинец:

«Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь. Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени. Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».

Корректировка формы и смена формата

Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели ведут большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы:

• подготовка проекта документа;
• проверка документа;
• согласование документа;
• утверждение документа;
• регистрация документа;
• срок, в течение которого создается этот документ.

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота.

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

По каждому типу документации надо учесть, установлены ли требования:

• обязательно ли вести его в письменной форме;
• нужна ли собственноручная подпись работника или работодателя.

При переходе следует различать два понятия:

1. Электронный документ — это документированная информация в электронном виде, которую можно передать через информационно-телекоммуникационные сети и прочитать с компьютера или мобильного устройства. То есть это документ, который существует только в электронном виде. Его надо подписать электронной подписью, но необязательно распечатывать.
2. Электронный образ документа — это документ, который подписан кем-то. Например, приказ. Этот документ подписывается, сканируется, скан направляется работнику, работник его распечатывает, расписывается на нем и направляет работодателю.

Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о видах подписи мы рассказывали в одном из материалов.Кадровые документы, которые согласно законодательству должны быть подписаны собственноручно, в электронном формате требуют усиленной квалифицированной подписи (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63). К ним относятся трудовой договор, ознакомление с локальным нормативным актом, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и пр.

Если в законах нет требования готовить документ на бумаге, для подписания достаточно усиленной неквалифицированной ЭП, а для необязательных документов можно использовать простую подпись.

Таким образом, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Пример оптимизации приема на работу 666.9 КБ

Пример оптимизации работы с отпусками 643.3 КБ

Источник