Способы повышения эффективности для коммуникаций

14 методов эффективной коммуникации на рабочем месте

Содержание:

В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.

Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?

Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.

Методы повешения эффективности коммуникации на работе

1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации

Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.

2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия

Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.

Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.

3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами

Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.

4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет

Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.

Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.

Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:

Не отменяйте встречи. Это может навредить моральному духу вашей команды. Убедитесь, что ваше программное обеспечение для онлайн-встреч и звонков актуально и надежно. Будь то инструмент для видеоконференцсвязи или система VoIP, вам необходимо убедиться, что ваши встречи регулярно не прерываются. Приходите подготовленными и составьте повестку дня. Нет ничего хуже, чем тратить время на болтовню в течение 15–30 минут без четкого плана того, чего вам нужно добиться от вашей команды.

5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте

Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.

Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.

6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.

Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.

Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.

Вы можете собирать отзывы двух типов:

Качественная обратная связь: спросите свою команду, что вы и организация можете сделать, чтобы улучшить их условия на рабочем месте. Это текстовые ответы, которые могут дать вам более глубокое понимание. Количественная обратная связь: сбор таких показателей, как внутренний показатель Net Promoter Score (NPS), который измеряет уровень счастья по шкале от 1 до 10. Эти ответы основаны на числах, которые позволяют анализировать удовлетворенность каждый квартал.

7. Сохраняйте политику «открытых дверей»

Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.

8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух

Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.

Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.

9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения

На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.

Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.

Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.

10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности

Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.

Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.

11. Научитесь лучше разговаривать по телефону

Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.

Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.

12. Научитесь лучше писать электронные письма

Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.

Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.

13. Практикуйте публичные выступления

Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.

Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.

14. Понять сильные и слабые стороны друг друга

У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.

Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде

Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.

На основании данных из письменных и устных каналов коммуникации Вы сможете оптимизировать бизнес-процессы и максимально адаптировать условия труда для вашей команды.

Источник

Повышение эффективности управления организацией c использованием современных коммуникаций

Вы будете перенаправлены на Автор24

Предпосылки повышения эффективности управления организацией с использованием современных коммуникаций

Повышение эффективности управления организацией с использованием современных коммуникаций – это комплекс методологических подходов, ориентированных на совершенствование системы управления за счет улучшения качества коммуникаций внутри организации.

Уровень организационных коммуникаций непосредственно влияет на поведение сотрудников в процессе трудовой деятельности, а также на другие процессы управления человеческими ресурсами:

• отбор, подбор и прием на работу,
• развитие (профессиональное и личностное),
• оценку,
• компенсацию.

По мере роста информатизации, применяемой в организациях, возрастает значение коммуникаций в управлении. Еще одним фактором роста значимости выступает повышение изменчивости внешней среды. Все это делает коммуникации важным конкурентным преимуществом на современной стадии развития общества.

Мерой эффективности внутриорганизационных коммуникаций выступает то, насколько затраченные на них ресурсы (материальные, финансовые, человеческие) способствуют достижению организационных целей. На эффективность влияют разнообразные факторы, которые можно условно разделить на две группы:

К индивидуальным факторам относятся все те, которые связаны с отдельными сотрудниками компании, их мотивацией и способностями к участию в информационном обмене.

На уровне отдельного сотрудника эффективность коммуникации снижается из-за следующих проблем, называемых коммуникационными барьерами:

• различие восприятия: интерпретация информации людьми производится на основе их личного опыта (который отличается), статуса, положения в иерархии и т.д. Например, у начальника цеха и инженера может быть разное видение причин, по которым оборудование вышло из строя – даже если они ознакомились с одной и той же вводной информацией,
• семантика: широко используется специальный жаргон или диалектные слова. Например, конструкторское бюро может использовать в переписке с отделом продаж термины, затрудняющие понимание информации неспециалистами,
• субъективная оценка: отправитель оценивает получателя по прошлому опыту. Если руководитель в чем-то проявил свою некомпетентность, в будущем сотрудники могут относиться к нему с недостаточным уважением, считать его плохим специалистом, что будет служить барьером для восприятия исходящих от него указаний,
• навыки коммуникации: специальное обучение коммуникационным техникам не проводится. Очень часто на совещаниях важная информация не доносится до заинтересованных лиц по причине неумения оратора ее убедительно представить,
• культурные различия: различия в воспитании, традициях, ценностях. Наиболее ярко проявляется в международных компаниях или при внешних коммуникациях с иностранными партнерами.

Готовые работы на аналогичную тему

На уровне организации действуют иные коммуникационные барьеры:

• организационная структура: чем больше в организации выделено иерархических уровней, тем сложнее передать информацию между ними, тем выше риск возникновения искажения сведений. Также отрицательно влияет на внутриорганизационные коммуникации дифференциация статуса сотрудников, занимающих разные положения в компании: из-за нее к чисто техническим трудностям добавляются психологические,
• информационная перегруженность: иногда компания предоставляет работникам существенно больше данных, чем им нужно для выполнения своих должностных обязанностей. Сотрудникам приходится тратить свои ресурсы на обработку избыточных сведений, попытки их осмыслить и применить,
• фильтрация: когда информацию корректируют и просеивают для обеспечения интересов отдельных сотрудников, а не организации в целом, фильтрация превращается в серьезный барьер. При коммуникации снизу вверх велик риск намеренного искажения сведений, что может привести к принятию ошибочных решений, влекущих негативные последствия,
• неадекватное техническое оснащение. Простейший пример: при разговоре по телефону сотрудники плохо слышат друг друга, в итоге часть сведений остается непонятой или воспринятой искаженно.

Пути повышения эффективности коммуникаций

Для преодоления индивидуальных коммуникационных барьеров могут использоваться следующие стратегии:

• уделение особого внимания со стороны организации развитию коммуникационных навыков работников. Важнейшими из этих навыков являются предоставление обратной связи и активное слушание. Суть активного слушания состоит в том, что слушатель помогает говорящему сказать именно то, что он хотел сказать. К принципам активного слушания относится полный запрет на перебивание, нейтрализация отвлекающих факторов, демонстрация симпатии и заинтересованности, терпеливость, уместные вопросы. За счет обратной связи процесс коммуникации становится двусторонним, что существенно повышает его эффективность за счет возможности уточнений. Обратная связь должна быть своевременной, включающей перефразированную оригинальную информацию и уточняющие вопросы, избегающей оценочных суждений в адрес оригинального сообщения,
• обеспечение развития технических навыков. Сотрудники должны уверенно пользоваться электронной почтой, мессенджерами и другими применяемыми в компании средствами коммуникации,
• создание управленческих систем и формирование культуры, ориентированной на открытые коммуникации («горячие линии», «ящики для посланий»),
• проведение тренингов для понимания значения культурных различий и национальных особенностей разных сотрудников.

Для преодоления организационных коммуникационных барьеров нужно определение приоритетов в обработке информации, создание атмосферы доверия и открытости руководства, обеспечение максимально достижимой справедливости и исполнение обещаний, выявление и наказание сотрудников, которые намеренно искажают информацию.

Источник