Способы пополнения корпоративной карты

Получили бизнес-карту: как пользоваться в компании

У бизнеса много вариантов, как применять бизнес-карту. Можно давать сотрудникам для оплаты расходов в командировках, ограничить категории трат и использовать как топливную карту или для офисных нужд, выставлять лимиты и выдавать курьерам. Рассказываем, как еще можно пользоваться бизнес-картой и учитывать по ней траты как расходы бизнеса.

• 
• 
• 

Надежда Тарасова

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе

Компании используют бизнес-карту, чтобы сотрудники могли расплачиваться в командировках, а бухгалтеры видели траты и могли ограничить их по сумме или категории. ИП используют бизнес-карту, чтобы платить за все покупки: и личные, и для бизнеса.

И это далеко не все, что может корпоративная карта. В статье разбираем, как ее еще можно использовать и как учитывать расходы.

Статья вышла при участии команды по бизнес-картам Тинькофф Бизнеса: Анастасии Фетисовой и Александра Пария.

Что такое бизнес-карта

Бизнес-карта — это дебетовая карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. Ей можно расплачиваться по терминалу или в интернете, а можно снимать наличные — как удобно. Платить по безналу можно везде, где есть эквайринг: в России и за рубежом.

Как бизнес-карту используют ИП. Предприниматель может пользоваться бизнес-картой как личной дебетовой: тратить и на личные нужды, и на нужды бизнеса. По закону все деньги индивидуальных предпринимателей — это их личные деньги. ИП может тратить деньги с бизнес-карты на что угодно в рамках закона: на закупку сырья, авиабилеты, танцевальный кружок детей, ужин в ресторане и большой монитор в офис.

Как бизнес-карту используют ООО. Компании могут оплачивать бизнес-картой только нужды бизнеса, а личные нужды участников не могут. По закону имущество компании не принадлежит ее участникам.

❌ Что ООО нельзя оплачивать	✅ Что можно оплачивать
Личные покупки участника: автомобиль, ресторан, компьютер

Командировочные расходы сотрудников: суточные, топливо, билеты, гостиницу

Товар для перепродажи: фастфуд, электронику, металлопрокат и другие

Вещи для офиса: компьютеры, канцелярию, стулья

Услуги подрядчиков: юристов, электриков, дизайнеров

Налоги компании: на прибыль, имущественные, НДС

Рекламу для бизнеса в социальных сетях: во ВКонтакте, Фейсбуке, Инстаграме, Ютубе

Какими бывают бизнес-карты

Бывают ограниченные бизнес-карты и универсальные. Изначально банк выпускает универсальную карту, а в приложении руководитель может ее настроить для своих задач и сделать ограниченной.

Ограниченные. С помощью таких карт одни товары покупать можно, а другие нельзя.

Логистические компании выпускают для водителей топливные карты, чтобы на заправке можно было купить только бензин, но не хот-доги.

Службы доставки выпускают для курьеров продуктовые карты, чтобы можно было купить только еду в кафе и ресторанах, но не новый Айфон в магазине техники.

Ограниченные бизнес-карты подходят компаниям, чьи сотрудники часто покупают по работе определенный вид товаров и есть риск, что они потратят деньги компании на личные покупки.

Универсальные. На такие карты можно покупать что угодно: хоть хот-доги, хоть Айфоны.

Сотрудники компании часто ездят в командировки → можно разрешить оплачивать разные виды трат: еду, номера в хостелах, проезд. Чтобы сотрудник не потратил слишком много, на такой карте можно установить общий лимит на любые расходы.

Предприниматель не хочет тратить время и деньги на переводы себе на карты → можно использовать бизнес-карту как личную: например, покупать продукты домой и платить ипотеку.

Универсальные бизнес-карты могут пригодиться ИП и компаниям, которые часто отправляют сотрудников в командировки.

Обычно бизнес-карты делают так, чтобы их можно было использовать в обоих сценариях: в качестве универсальных и ограниченных.

ИП открыл кафе и выпустил одну бизнес-карту. Он использовал ее как личную: покупал продукты и домой, и в кафе. Когда прибыли стало больше, ИП открыл вторую точку и нанял туда сотрудников. Чтобы они сами закупали нужные продукты, он передал им бизнес-карту и ограничил категории покупок — только «Продукты».

Бизнес-карты бывают еще пластиковые и виртуальные. Дальше об этом расскажем подробнее.

Как бизнес-карта помогает компаниям и ИП

Бизнес-карта помогает в решении таких задач:

• ускорить работу бухгалтерии;
• контролировать расходы сотрудников;
• контролировать лимиты без усилий;
• делать покупки без страха потерять пластиковую карту;
• расплачиваться в онлайн-сервисах;
• снижать траты.

Ускорить работу бухгалтерии. Бухгалтерия тратит много времени на выдачу наличных сотрудникам, например, для командировок. По подсчетам Тинькофф Бухгалтерии, если в командировку каждый месяц уезжают по пять сотрудников, на выдачу наличных может уходить до пяти часов в месяц.

С бизнес-картой можно обойтись без наличных. Бухгалтер может потратить эти дополнительные пять часов на более полезную работу.

Бизнес-карта помогает ускорить работу, которую приходится делать, когда сотруднику нужны деньги на траты компании

Контролировать расходы сотрудников. В некоторых бизнесах сотрудники компании часто покупают по работе: фастфуд для доставки, бензин для газели. Когда для этого выдают наличные, сложно точно подсчитать, сколько потратил водитель, курьер или экспедитор.

Некоторые сотрудники пользуются деньгами компании: они могут купить шоколадку на выданные деньги или бензин для личного автомобиля. Когда много сотрудников так делают, компания может нести серьезные убытки.

В курьерской службе ICL сотрудники крали до миллиона рублей в месяц. Курьеры выкупали товар у ресторанов, чтобы доставить его покупателям, а в конце дня могли купить себе домой телевизор. Банк курьерской службы не позволял ставить лимит на бизнес-карты, а судебные иски не помогали возвращать украденные деньги.

Чтобы контролировать расходы сотрудников, можно выпустить бизнес-карты, которые позволяют ставить лимиты и ограничения. Например, бизнес-карту в Тинькофф Бизнесе можно контролировать в приложении или личном кабинете. Есть три способа:

1. Установить четкий лимит, сколько можно потратить за месяц, день или вообще.
2. Следить за детальными чеками с расходами сотрудников, чтобы видеть, не купил ли водитель хот-дог.
3. Ограничить категории покупок, чтобы сотрудник мог купить только определенное.

Например, гендиректор выбрал категорию «Топливо» для водителя. Таким образом он ограничил доступ ко всем остальным категориям. Теперь сотрудник сможет расплатиться бизнес-картой только на заправке. Когда он придет в пиццерию или магазин бытовой техники, платеж по карте не пройдет.

Контролировать лимиты без усилий. Некоторые компании тратят много времени на то, чтобы передать курьеру или водителю дополнительные деньги для работы.

Например, курьер получает заказ на 12 000 ₽, а денег у него уже нет — все ушли на другие заказы. Чтобы доставить заказ вовремя, нужно привезти курьеру наличные.

В этом случае небольшие компании могут выпустить бизнес-карты, чтобы менять лимиты по запросу курьера. Тогда не придется тратить время бухгалтера на выдачу наличных, время водителя — на доставку дополнительной суммы, а деньги — на бензин.

В Тинькофф Бизнесе лимиты по бизнес-карте можно установить прямо в личном кабинете. В верхнем поле можно установить общий лимит трат в месяц, а в нижнем — лимит на снятие наличных в сутки

Карта удобней, чем наличные, но все же в больших компаниях менять вручную лимиты каждому курьеру тоже занимает время, особенно если их больше сотни.

Компания каждый день доставляет по 2000 заказов. Бывает, нужно за день увеличить лимиты для 150 курьеров. В итоге менеджер потратит полдня на выставление лимитов вручную для всех курьеров.

В этом случае можно интегрировать систему службы доставки с Тинькофф Банком по Open Api. Это позволит выставлять лимиты для курьеров автоматически. Например, когда приходит заказ на 2500 ₽, система сама выставляет лимит 2500 ₽.

Чтобы лимиты автоматически менялись, компании нужен программист. Он настроит интеграцию лимитов по API между банком и внутренней системой компании, где курьеры берут заказы.

Потратить больше выставленного лимита не получится

Делать покупки без страха потерять пластиковую карту. На этот случай можно сделать виртуальную карту — это та же самая бизнес-карта, только без пластикового носителя: можно расплачиваться где угодно, менять ПИН-код, смотреть чеки, реквизиты.

Как выпустить виртуальную карту, зависит от банка. В Тинькофф Бизнесе сначала нужно открыть расчетный счет, а потом можно сразу выпустить виртуальную карту через приложение банка или личный кабинет. Это может сделать только лично ИП или директор компании.

Чтобы расплачиваться в обычных магазинах, нужно привязать виртуальную карту к Apple Pay, Samsung Pay или Google Pay.

Так выглядит экран Google Pay. Достаточно поднести устройство к торговому терминалу, чтобы расплатиться

Расплачиваться в онлайн-сервисах. Некоторые считают, что небезопасно передавать реквизиты пластиковой бизнес-карты в онлайн-сервисы: Google Ads, Facebook Ads Manager, «Кинопоиск», Ozon, Яндекс.Маркет.

Чтобы безопасно расплачиваться онлайн, можно использовать виртуальную бизнес-карту. Перед тем как покупать, можно установить лимиты на этой карте. Тогда деньги не спишут, если забыли отключить ненужную подписку или рекламную кампанию.

Снижать траты. Бизнес-карта позволяет уменьшить затраты в таких случаях:

• на обмене валют в командировках;
• на комиссиях при снятии наличных и переводах себе на карту;
• на экономии времени;
• на обслуживании расчетного счета.

Можно сэкономить на обмене валют, когда сотрудники часто ездят в командировки за границу. Если в командировках платить рублевой картой, придется доплачивать от суммы в чеке за конвертацию или в качестве комиссии. Гораздо выгодней открыть валютную бизнес-карту, менять валюту в приложении и расплачиваться в другой стране местными деньгами.

ИП могут сэкономить на комиссии, которую нужно платить за переводы на личную карту или снятие денег в банкомате. Если использовать бизнес-карту как личную, не нужно платить комиссию: можно сразу тратить деньги на продукты, одежду и другие вещи.

Бизнес-карта позволяет сэкономить ИП на комиссии: можно сразу делать покупки вместо того, чтобы сначала переводить себе на карту или снимать наличные

Можно сэкономить на решении рутинных задач с помощью консьерж-сервиса. Так называют пакет услуг, которым можно пользоваться, если у бизнеса премиальная бизнес-карта. Услуги оказывает личный менеджер: он может помочь снять рутинные задачи по командировке — забронировать гостиницу и купить билеты.

Еще бизнес-карта помогает экономить на обслуживании расчетного счета. Если потратить определенную сумму с карты, банк не будет брать плату за обслуживание счета. В Тинькофф Бизнесе это можно сделать, если тратить по бизнес-карте больше 50 000 ₽ на Простом тарифе и больше 200 000 ₽ на Продвинутом.

Частые вопросы о бизнес-картах

Отвечаем на распространенные вопросы о безопасности, комиссии и законах:

1. Как снимать наличные с бизнес-карты ИП и ООО?
2. Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию?
3. Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН?
4. Как ООО отчитываться за расходы?
5. Как оформить корпоративную карту?

Как снимать наличные с бизнес-карты ИП и ООО? Как с дебетовой карты: найти банкомат и снять наличные. Комиссия зависит от тарифа расчетного счета. Например, в Тинькофф Бизнесе на тарифе «Простой» можно снять до 400 000 ₽ в месяц с комиссией 1,5% + 99 ₽.

Во всех банках есть суточный лимит на снятие наличных. Например, в Тинькофф Бизнесе можно снять только 100 000 ₽.

Если вам нужно больше 100 000 ₽, свяжитесь с представителем банка и попросите увеличить лимит. Менеджер попросит объяснить, зачем столько наличных, и может попросить показать подтверждающие документы.

Какие документы могут быть подтверждающими:

• договор с контрагентом, который принимает только наличные;
• кассовый ордер на выдачу наличных и приказ директора о длительной командировке.

Если объяснение покажется неубедительным, а документов не будет, банк может отказать в увеличении лимита. Таким способом банк исполняет закон 115-ФЗ по борьбе с обнальщиками.

Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию? «Сомнительная» операция — это когда деньги ООО тратят на личные нужды участника компании.

Что именно делать — зависит от ситуации. Разберем два кейса.

Собственник компании снял наличные с бизнес-карты и купил подержанный «Мерседес» → верните деньги в кассу или учтите их в счет будущих дивидендов. Для возврата денег не нужен авансовый отчет.

Собственник компании купил тот же «Мерседес», но расплатился по безналу бизнес-картой → он может взять на себя обязательство возврата или согласится на то, что ему не заплатят часть дивидендов в этом квартале.

Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН? Личные расходы учитывать и подтверждать не нужно — потратили и потратили, никому нет дела. Личными считаются все, что вы тратите на себя: новая машина, визит в парикмахерскую, принтер домой.

Расходы на бизнес нужно подтверждать, чтобы их учли при расчете налогов. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список, что по закону считается расходами на бизнес.

Чтобы подтвердить расходы, нужно записывать номера и даты расходных документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Если у налоговой будут сомнения, она заглянет туда.

Не будет расходного документа → не получится учесть расходы → не получится уменьшить налог.

Расходные документы — это чеки, товарные накладные, счет-фактура, акт выполненных работ, авансовые отчеты. Они нужны и при расчете наличными, и при расчете по безналу. Если рассчитывались за покупку бизнес-картой, чеки будут в приложении и личном кабинете. Остальное нужно запрашивать у контрагента или сотрудника, но не всегда.

Покупаем канцелярию в магазине → хватит чека.

Покупаем канцелярию в магазине, с которым заключили договор → нужен акт, накладная, счет-фактура.

Сотрудник уходит в командировку → нужен локальный нормативный акт, например приказ, чеки и авансовый отчет.

Обратите внимание на последний пример. Чтобы компаниям или ИП подтвердить расходы сотрудника по бизнес-карте, нужно сначала один раз оформить локальный нормативный акт, например приказ. В нем нужно указать все, что касается политики компании насчет бизнес-карт:

• кто и сколько может тратить;
• в какие сроки нужно сдавать отчет по расходам;
• какие операции можно совершать, а какие нельзя;
• какие цели у расходов могут быть;
• какие документы принимаются для учета документов;
• что будет, если сотрудник потеряет карту, потратит больше или скажет ПИН-код вне компании.

Такой документ приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. После этого можно хоть десять сотрудников отправить в командировки и учитывать их расходы по бизнес-карте. Мы подготовили шаблон приказа и показали, как его заполнять. Подробности по ссылке.

Клиентам Тинькофф не нужно подписывать локальный нормативный акт, чтобы сотрудник пользовался деньгами под отчет. Если оформить корпоративную карту Тинькофф Бизнеса на имя сотрудника, не нужно ни издавать приказ, ни писать заявление на выдачу ему денег. Оплата или снятие наличных считается фактом выдачи денег под отчет. Все потому, что бизнес-карта напрямую привязана к расчетному счету.

Как ООО отчитываться за расходы? Компаниям нужно подтверждать все расходы, чтобы вести бухучет и уменьшить налоги — последнее актуально для ООО на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».

Чтобы подтвердить расходы, нужно хранить все расходные документы. Если налоговая при проверке обнаружит, что не хватает, нужно заплатить штраф до 30 000 ₽. А если компания снижала налоги по расходам без документов, нужно будет заплатить еще один штраф — 20% от недоимки.

В качестве расходов на бизнес ООО могут учитывать все, что идет на развитие компании: новые наушники для подкаст-студии, бутилированная вода для сотрудников, оплата товара для перепродажи, аренда офиса. Нет никаких точных списков, как на УСН «Доходы минус расходы».

Это далеко не все, что нужно знать о том, как отчитываться по расходам с бизнес-карты. Есть много нюансов, как учитывать расходы для деловой встречи, командировок и налогового вычета по НДС. Об этом мы написали отдельную статью.

Как оформить корпоративную карту? Откройте расчетный счет в банке, который выдает бизнес-карты, и попросите выпустить такую. Если вам нужно несколько, назовите точное число. Например, в Тинькофф при открытии расчетного счета компании могут получить первую карту бесплатно, а остальные — за дополнительную плату. Зато обслуживание любого количества бизнес-карт бесплатное.

Бизнес-карта для управления расходами компании

Удобно для выплаты командировочных и контроля за тратами сотрудников:

• обслуживание и выпуск первой карты — 0 ₽;
• выпуск виртуальной карты — 0 ₽;
• больше сорока категорий для того, чтобы установить, что можно покупать, а что нельзя.

Сейчас читают

Платит ли ИП на УСН налог на имущество

Предприниматели на упрощенке должны платить налог на имущество, но только по определенной недвижимости

Как настроить бизнес-аккаунт в Инстаграме

Бизнес-аккаунт помогает продвигать бизнес в Инстаграме. Объясняем, кому это нужно и как его создать

Как создать сайт для бизнеса самостоятельно

Создать сайт для компании самому без знаний программирования — это реально. Рассказываем, с помощью каких инструментов это сделать проще всего и что нужно учесть

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

• 
• 
• 
• 
• 

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

• 
• 
• 
• 
• 

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник