10 шагов к эффективности ПОСЛЕ мероприятия
Порция полезных знаний от специалистов 4Д. Открываем рубрику “Будни event-менеджера”.
Начнем с конца, а именно — с пост-этапа.
После месяцев упорной работы ваше мероприятие, наконец, состоялось. Последний гость покинул площадку, клиент счастлив. Казалось бы, можно наконец-то расслабиться… НО! Работа event-менеджера на этом совсем не заканчивается.
Правильно организовать работу после мероприятия практически так же важно, как и правильно его провести.
Чтобы пост-активности не растянулись на недели или даже месяцы после мероприятия, необходимо внести их в календарный план проекта еще на этапе его подготовки.
Итак, что необходимо сделать:
1. Актуализировать базы
Любой event-менеджер знает, что лучше работать с проверенными подрядчиками, которых знаешь не 1 год. Однако мероприятие мероприятию рознь, и все равно из раза в раз возникает потребность в поиске новых партнеров. Поэтому крайне важно первым делом после мероприятия добавить всех, с кем вы познакомились, в базу контактов. Это поможет вам при организации своей работы в дальнейшем.
Если на вашем мероприятии предполагается большое количество гостей и их регистрация (например, на презентации, форуме и пр.), позаботьтесь о том, чтобы получить списки регистраций, как только все гости будут в сборе еще во время мероприятия. Все списки нужно свести в единый электронный документ и направить как клиенту, так и сохранить себе.
2. Обратная связь
Обратная связь имеет важное значение, в особенности, если вы собираетесь проводить серию подобных мероприятий, а также для подведения итога относительно достижения поставленных ранее целей.
Попытка сделать гостей мероприятия активными участниками носит название «краудсорсинг». Краудсорсинг — это «одалживание» контента, идей, взглядов людей, имеющих то или иное отношение к событию. Таким образом, вы можете не только лучше ознакомить свою аудиторию с событием, но и получить ценную информацию как фидбек. Проведение опросов до, во время и после мероприятия — отличный пример краудсорсинга. Это помогает понять, что потребители и другие заинтересованные стороны стремятся получить в итоге.
Также немаловажное значение имеет своевременное получение обратной связи, которую вы не запрашивали. Инструменты social media помогут вам подключиться к любому неприватному обсуждению вашего мероприятия и своевременно отреагировать на упоминания. Наладьте систему мониторинга социальных сетей и отслеживайте все поступающие сообщения.
3. Рассылка благодарностей
Благодарности очень важны. Каждому приятно, когда его труд ценят по достоинству. Рассылка благодарностей — прекрасный способ выразить признательность всем, кто работал над проектом, который повысит лояльность к вам партнеров и добавит мотивации сотрудникам.
Важно, чтобы благодарности были персонализированы. Вы можете использовать для рассылки электронную почту или социальные сети, добавьте от себя несколько сопроводительных строк, желательно избегая клише. Дополните каждое письмо фото с адресантом на мероприятии, если таковые имеются.
И не забудьте про запрос благодарностей от клиента. Если мероприятие крупное и прошло с успехом, не поленитесь и попросите у заказчика благодарственное письмо. Такого рода документы добавят вам привлекательности и повысят лояльность уже у будущих заказчиков, что может привести к реализации новых интересных проектов.
4. Подготовка отчета
После того, как вы получили и проанализировали фидбек от гостей, нужно приступить к подготовке отчета о мероприятии. Отчет готовится в течение 5 дней после проведения мероприятия. Он должен отражать все аспекты вашей работы по подготовке и проведению мероприятия, оценивать достижение поставленных целей. Также рекомендуется сопровождать ваш отчет фоторядом (например, по позициям полиграфии, дизайна, персонала, специального тех.оборудования и пр.). Если мероприятие сопровождалось PR-поддержкой, то в отчет также должны быть включены списки аккредитаций, мониторинг выходов в СМИ, оценка эффективности коммуникаций и пресс-клиппинг.
Если у вас работал фотограф и оператор, то не забудьте в самые короткие сроки предоставить клиенту полный архив фото, исходники видео и сам смонтированный отчетный ролик.
5. Social media
Работа в социальных сетях кипит во время подготовки и достигает своего пика во время трансляции с места событий, затем активность замедляется, если не прекращается совсем. Но пост-публикации также очень важны! Вовлекайте аудиторию путем публикации контента с мероприятия (фото, видео, презентации). Однако нужно помнить, что для максимального восприятия контента необходимо его строго отобрать и четко структурировать. Контента не должно быть много, но он должен быть интересным и информативным.
6. Обновление материалов на сайте
Сайт – первичный маркетинговый инструмент в том числе и для будущих проектов, а также маяк для всех, напоминающий о том, какое великолепное событие состоялось. Информацию о состоявшемся мероприятии необходимо добавить (или обновить), дополнив ее фото, видеоконтентом, а также сопроводить некоторыми аналитическими выводами из отчета. Если вы делаете мероприятие под клиента, то не забудьте согласовать публикацию.
7. Сбалансировать бюджет
Время цифр! Только посчитав итоговые расходы после мероприятия, вы можете судить об его успешности с финансовой стороны. Расчет возврата инвестиций необходим абсолютно каждому проекту.
Цифры не лгут. Подбив бюджет, вы сразу сможете оценить, насколько достигли всех поставленных целей по прибыли. Цифры скажут вам, где есть пробелы и что можно доработать в будущем.
8. Разбор полетов
Когда пыль от мероприятия улеглась, бюджет закрыт и проанализированы все результаты необходимо провести рабочее совещание с командой по итогам мероприятия. Впечатления должны оставаться свежими, поэтому не стоит затягивать.
Что же нужно обсудить?
1) Достигнуты ли поставленные цели
2) Выделить сильные и слабые стороны реализации проекта
3) Собрать фидбек от каждого члена вашей команды
Удалось ли вам добиться успеха? Благодаря чему? Какие возникали проблемы, и как их можно было избежать? Что бы вы сделали в следующий раз по-другому?
В любом случае ваша команда потрудилась на славу. Не упустите возможность отметить свои успехи и победы. Это мотивирует коллектив на более слаженную работу в будущем.
9. Технологический обзор
Event-индустрия, как и любая другая, не стоит на месте – постоянно появляются новые и новые технологии, которые могут украсить ваше мероприятие, сделать его более интересным и даже инновационным! Поэтому регулярно проводите аудит новых технологий и программного обеспечения. Имея представление о новинках рынка, вам будет проще «продать» то или иное мероприятие клиенту, ведь знания дают вам бесспорное конкурентное преимущество.
Также уделите время на запросы компаниям, работающим с различными технологическими достижениями, сопоставьте затраты и результат на выходе.
10. Расслабьтесь
И наконец… расслабьтесь!
Подготовка и проведение мероприятий – это тяжелый труд, как морально, так и физически. Мероприятия сменяют одно другое, и часто отдых нам только снится. Но нужно уметь выделять в тяжелом рабочем графике время на отдых, иначе он может так и не случиться. В идеале после тяжелого проекта лучше всего взять неделю отпуска или хотя бы длинные выходные.
Если вы проводите мероприятие в другом городе или стране, не бойтесь потратить немного больше денег и остаться еще на несколько дней после мероприятия. Просто гуляйте, смотрите город и наслаждайтесь жизнью. К сожалению часто организаторы, путешествуя по всему миру, не видят ничего кроме аэропортов, конференц-залов и концертных площадок. Вы очень хорошо потрудились, насладитесь же плодами своего труда!
И в заключении следует отметить, что мероприятия не завершаются никогда. Любой финал – это старт новому проекту, который будет еще лучше и технологичнее предыдущего. В данном контексте все активности после мероприятия крайне важны! Если вы не будете о них забывать, то зарекомендуете себя как профессионал отрасли.
Источник
Как нескучно подводить итоги: четыре проверенные техники и бонус для пессимистов
Многочисленные статьи о важности подведения итогов часто остаются висеть в закладках мертвым грузом по одной простой причине: «Вот я взял ручку, сел за стол, и что дальше?»
«Начните планировать свое время, не позволяйте гневу управлять вами, учитесь ценить момент» — все эти советы закономерно разбиваются о простой вопрос: Как?
Подводить итоги — не такое уж скучное занятие. Особенно если вами будет двигать желание что-то изменить в своей жизни.
Источник фото: Pixabay.com
За любыми инструментами стоят цели и ценности, это правда. Но абстрактные намерения так и остаются только тихой грустью (или громкими словами, зависит от типа личности), если не найти простых и практичных способов эти намерения оживить.
Для начала — несколько важных вещей, о которых все время тянет забыть:
● Цель подведения итогов — что-то изменить (в своем поведении, режиме, методах работы, привычках, объеме и типах работы). Значит, результатом эффективной сессии должна стать некая action point — задача, действие. Не список сделанного, не список проблем, не Осознание, а что-то, что вы начнете или прекратите делать.
● Вам не надо принимать решение на всю жизнь: если вы решили ложиться на полчаса раньше, это не значит, что вы обязуетесь делать это ближайшие сто лет. В следующий раз, когда вы соберетесь подводить итоги (я активно советую хотя бы раз в месяц), вы пересмотрите результаты и, если что-то пошло не так, просто попробуете «подкрутить настройки» еще раз.
● Иногда полезнее концентрироваться не на том, что вы сделали или не сделали за это время, а на том, как вы это делали, что из ваших привычек помогало вам добиваться цели, а что мешало.
● Если вашей action point окажется «буду планировать меньший объем работы», это тоже нормально. Может, вы не мало делаете, а много планируете, так часто случается.
● Если вы подводите итоги раз в неделю, пусть результатом будет только одно изменение, даже если хочется всего и сразу: одно действие легче воплотить, плюс легче оценить, сработала перемена или нет.
«Хорошо, ну вот я взял ручку, сел за стол, и дальше что?». А вот что.
Вверх!
Нарисуйте на листе А4 воздушный шар или ракету. (Если вам на секунду покажется, что вы слишком взрослый и серьезный человек, просто пообещайте себе, что никому не покажете, — и продолжайте).
На ваш воздушный шар действуют три типа сил: балласт тянет его вниз, горячий воздух толкает его вверх, а ветер сбивает его с курса — сносит в сторону.
Теперь постарайтесь не слишком усиленно думать и просто выписывайте все, что приходит в голову. Если это не итоги недели или дня, пусть получится 8-12 идей для каждой категории. Какие-то мысли будут логически группироваться — обводите их в группы или отмечайте цветом (например, «болит голова» и «постоянно хочется спать» можно сложить в «плохо себя чувствую»).
Заварите чаю, поглазейте в окно — и переключайтесь в режим анализа: что можно с этим сделать.
«Сделать» может и во многих случаях должно включать «продолжать»: наверняка у вас есть полезные привычки, эффективные решения, удобные инструменты, отметьте это для себя, это важно.
Из получившегося списка потенциальных решений выбирайте два-три, которые вы попробуете реализовать. Допишите к ним: Когда я начну это делать? Каким будет мой первый шаг:? Когда и как я проверю результаты?
Немного случайных примеров:
- Во вторник узнаю у А. телефон тренера, и до 15 декабря схожу к нему на пять занятий.
- Со среды буду ложиться спать не позднее 23:00 в течение недели.
- В понедельник попрошу коллег о помощи с заданием Х.
Mad-Sad-Glad (Злой — Грустный — Довольный)
Нарисуйте таймлайн периода или проекта, который вы анализируете, отметьте несколько ключевых событий.
Используя цветные маркеры или просто разные значки, попытайтесь вспомнить, в какие моменты вы чувствовали злость (раздражение, разочарование), в какие моменты вам было грустно (тревожно, обидно), а в какие моменты или периоды вы чувствовали радость (удовольствие, нежность, уют, тепло).
Обычно сама эта картинка уже наводит на размышления:
- Какая эмоция самая частая?
- В какие момент вы чаще всего злитесь?
- Откуда приходят ресурсы, что приносило радость?
Иногда требуется некоторая смелость признать, что весь проект или весь месяц был сплошной нервотрепкой, и ответить себе на вопрос: «А зачем это мне?» На таймлайне можно располагать что угодно: карьеру за какой-то период, отношения с кем-то, все области жизни за месяц, развитие конкретного хобби. В целом, пространство для маневра тут огромно.
Теперь время для вопроса: «И что теперь?» Что делать, чтобы радостных моментов стало больше? Как не повторить те же самые ошибки? Сформулируйте и запишите какое-то действие или задачу.
Пять «Почему?»
Выбирайте конкретные ситуации, в которых что-то пошло не так, и спрашивайте себя «почему» пять раз подряд. По условиям игры ответы из области самобичевания не принимаются (ответить «потому что я ленивый» — нельзя). Ответы-обвинения других — только если вы собираетесь что-то с этим делать («Я провалил проект из-за Анфисы» принимается только в том случае, если отсюда последует «. и поэтому я найду другого иллюстратора».)
Как это выглядит на практике:
— Я не делала зарядку ни разу на этой неделе.
— Потому что утром я не успеваю, а вечером я сначала «только что поела», а потом «уже пора спать».
— Потому что я ем что-то слишком легкое в обед, прихожу с работы очень голодная и немедленно ужинаю.
— Потому что я забываю заказывать еду заранее, а когда вспоминаю, ем фрукты или сендвичи, чтобы не ждать доставку.
— Потому что у меня нет одного любимого места доставки, а каждый раз искать новое мне лень.
— Потому что слишком много вариантов, в некоторые надо долго звонить, или нельзя оплатить картой, или слишком большая сумма минимального заказа.
[вот тут вступает самый главный вопрос]
[как правило, вариантов несколько]
1. Ложиться и вставать на полчаса раньше — делать зарядку утром.
2. Делать разминку до ужина, как только пришел домой.
3. Потратить час в воскресенье и нагуглить подходящие доставки еды, в течение недели пользоваться этим готовым списком.
4. Опросить приятелей, какой доставкой обедов они пользуются.
Я осознанно выбрала простой и немного неуклюжий пример.
Задача в том, чтобы вырваться из философской рефлексии: «Я не могу заставить себя заниматься спортом, потому что я ленив и у меня никогда не найдется на это времени».
— Надо найти время на спорт.
— Нет, не сейчас, потому что у меня [обстоятельства чрезвычайной важности].
— Надо заранее заказывать еду в офис в течение двух недель, чтобы проверить, в этом ли проблема.
Естественно, кто-то сразу почувствует, что проблема не в режиме питания, и диалог уйдет в другую сторону. Для кого-то вставать раньше будет самым простым вариантом (кстати, тогда задача звучит не как «вставать раньше», а как «в течение двух недель вставать на полчаса раньше» — за две недели это либо сработает, либо спокойно ищите другое решение).
«Велосипед»
Нарисуйте две окружности и равномерно отметьте на них от четырех до двенадцати засечек.
Каждая засечка — ваша цель или область вашей жизни. Если вы подводите итоги короткого периода (меньше месяца), это могут быть задачи (написать статью, проект такой-то, спорт, курсы языка). Для итогов года скорее подойдут темы (финансы, семья, здоровье, дом и т.д.).
Подпишите обе окружности одинаково.
Первое колесо — приоритетность ваших целей, где центр — ноль, а точка на самой окружности — 10. «Насколько для меня важна эта цель от 0 до 10?»
Приоритет должен быть не объективным (согласитесь, «объективный приоритет» — немного оксюморон). Обучение чечетке вполне может оказаться приоритетнее инвестиционного проекта, если чечетка — единственное, что на данном этапе заряжает вас энергией. Или если вы собираетесь бросить инвестирование и стать актером.
Второе колесо — ваша реальность за некоторый период. «Как много времени я уделял этой цели от 0 до 10?»
Велосипед поедет, если оба колеса симметричны или почти симметричны, то есть вы тратите время и внимание пропорционально своим жизненным приоритетам.
Если «Открыть свою фотовыставку» — самая важная цель этого года, но вы занимались этим вопросом аж четыре часа за последние три месяца, что-то идет не так.
На всякий случай предупрежу, что вывод «ну вот, я опять забросил свои скульптуры, так я и не стану скульптором» — не вывод. Если «колеса» явно не симметричны, просто переходите к вопросу «И что теперь?» От какого занятия можно откусить пару часов в неделю? Что именно заставляет вас откладывать якобы важное дело? Непонятно, с чего начать? Страшно? Оно не является таким уж важным? Сформулируйте одно действие и внесите его в список планов.
Бонус для пессимистов: «Я счастлив — я хочу»
Инструмент специально для тех, кто избегает подводить итоги из-за привычки обесценивать свои результаты. Таким людям стоит лишь подумать: «Что я сделал за эту неделю?», как голос из глубин начинает кричать: «Ничего! Ты ничего не сделал! Ты мог выучить весь английский, открыть бизнес и изобрести звездолет, но ты ленился! Ты ничего не сделал!»
Если этот псих запугал вас настолько, что подвести итоги или составить план стало решительно невозможно, можно его обмануть.
Вам понадобится две колонки: «Я счастлив, что. » и «Я хочу, чтобы. » В первую колонку вы запишете все, что на этой неделе (в этом месяце, в конкретном проекте и т.д.) удалось и получилось. Во вторую — то, что вам хотелось бы улучшить.
Я счастлив, что я закончил статью.
Я счастлив, что удалось получить помощь от коллеги Н.
Я счастлив, что перенес презентацию без последствий.
Я счастлив, что занимался спортом два часа в неделю. (даже если вы планировали восемь).
В колонке «Я хочу» важно удержаться от записей в духе «Я хочу, чтобы Афанасий стал умнее». Это не в вашей власти. Переформулируйте в «Я хочу иметь надежного бизнес-партнера» — хотя бы так.
Я хочу вылечить наконец зуб.
Я хочу опубликовать 2 новых статьи.
Я хочу заниматься спортом 3 часа в неделю.
Я хочу больше узнать о подводных лодках. (мало ли, почему нет)
Из колонки «Я хочу» выбирайте что-то одно и переформулируйте это в конкретное действие с понятным первым шагом: «Записаться к стоматологу на следующий вторник», «Заказать на сайте Х книгу о подводных лодках». Относите это в свой список задач.
Записи приятно сохранить. Из колонок «Я счастлив» могут сложиться вдохновляющие итоги месяца и даже года. Списки «Я хочу» можно будет пересматривать в поисках новых идей.
И конечно, если не понравилась, не сработала, не подошла одна техника, — смело пробуйте другую или придумывайте свою. Кстати все то же самое можно делать с командой. Например, техника с воздушным шаром адаптируется под команду почти без изменений.
Нескучного вам подведения итогов!
Хотите разобраться со своими целями?
Сделайте это в проекте
Стодневка – экспедиция к новому Я
Открыта запись в Стодневку, которая стартует 1 ДЕКАБРЯ.
Подробности тут
Стодневка – это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.
Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.
- Автор и ведущий курса — Армен Петросян.
- Работа проходит в команде единомышленников на закрытом сайте, куда имеют доступ только участники группы.
- На данный момент в проекте уже 3545 участников, большинство прошли Стодневку не по одному разу.
- Инструменты Стодневки — фрирайтинг, работа с планом дня, трекинг привычек, списки, ведение дневника и многое другое.
- Оплатив курс однажды, вы получаете право проходить Стодневку сколько угодно раз.
- Узнать подробности
- Записаться на курс
- Скачать пример письма с заданием
- Посмотреть вводный вебинар для одной из групп
- Прочитать истории участников
Источник
