Способы подачи заявок поставщикам

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как подать заявку, чтобы точно допустили к участию в тендере + шаблоны заявок

Чтобы принять участие в тендере, нужно подать заявку. Шаг влево, шаг вправо, и ее могут не принять.

• 
• 
• 

Павел Стоянов

Занимается развитием продуктов для участников госзакупок в Тинькофф Бизнесе

Как прокачать бизнес

Получите персональную подборку услуг для оптимизации бизнеса

Представим, мы нашли подходящую закупку, изучили требования и решили принять участие в тендере. Для этого нужно подать заявку — рассказываем, как это сделать и на что обратить внимание. В конце статьи вы сможете скачать шаблоны заявок.

Типовые формы заявок

В конце 2019 года вступило в силу постановление правительства о типовых формах заявок. По сути, государство ввело стандарты заявок для разных видов закупок, в том числе для электронного аукциона.

В постановлении прописали, что нужно указывать в заявке, но сами формы должен ввести Минфин своим приказом. Его пока нет. Как только появится — использование шаблонов станет обязательным для всех: заказчиков, поставщиков и электронных площадок.

Жалуйтесь в ФАС, если вашу заявку отклонили и сказали, что она нетиповая

Сейчас заказчики не могут отклонять заявки, если они нетиповые. Если такое произойдет, нужно жаловаться в ФАС.

Правда, заказчик может в закупочной документации приложить форму заявки. Тогда нужно использовать ее. Но во всех остальных случаях у вас не могут не принят заявку того, что она нетиповая.

Гайд для начинающих: как участвовать в госзакупках

Наши юристы описали весь процесс простым языком, без зубодробительных формулировок. Подпишитесь и получите гайд.

• 
• 
• 
• 
• 

Где подать заявку

Заявки подают через электронную торговую площадку, на которой размещена информация о закупке. Для работы с площадками пользуйтесь Internet Explorer или «Спутник» — это два браузера, которые работают с отечественной криптографией. Если попытаетесь работать через другие, скорее всего, ничего не получится.

Сам процесс выглядит так:

1. Выбираете закупку.
2. Нажимаете кнопку «Подать заявку».
3. Заполняете электронную форму заявки.
4. Проверяете данные.
5. Подписываете заявку электронной подписью и отправляете.

Заявка для электронного аукциона состоит из двух частей. Они так и называются: первая и вторая. Разберем их подробнее.

Подготовка первой части заявки: две формы

Условно первая часть заявки делится на составляющие: форму 1 и форму 2. Это негласные наименования, но они устоялись в сфере госзакупок и часто встречаются.

Форма 1 — согласие. В ней участник подтверждает, что готов поставить товар или выполнить услугу на тех условиях, которые указаны в закупке. Форму 1 даже не всегда нужно отдельно заполнять и прикладывать. На некоторых площадках то, что вы подали заявку, уже означает согласие, на других — его можно подписать прямо в интерфейсе. Вот, например, как это выглядит на площадке «Сбербанк-АСТ»:

На площаке «Сбербанк-АСТ» заявку можно подписать прямо в интерфейсе

Форма 2 — соответствие техзаданию. В закупочной документации заказчик пишет, что ему нужно. Например, прописывает характеристики и требования к товару. В форме 2 участнику нужно показать, что он правильно понял заказчика и готов предоставить именно такую продукцию.

Для товаров удобно делать таблицу и сравнивать характеристики заказчика со своим предложением. Вот форма 2 для закупки сахара:

В форме 2 можно сделать таблицу и показать, что товар соответствует требованиям

Подготовка второй части заявки: сведения о себе и документы

Во второй части заявки нужно указать сведения о себе и приложить документы, которые требует заказчик. Всё это заказчик смотрит уже после подведения итогов тендера. Здесь есть личные данные поставщика, которые до аукциона по закону раскрываться не должны.

Сведения. Это базовая информация: фамилия, имя, отчество, адрес, контактные и паспортные данные. Обычно всё это автоматически подтягивается на самой площадке:

Данные сами подтянулись в заявку

В случае победы заказчику нужно будет копировать данные для заполнения контракта. Из электронной формы это не всегда удобно делать. Поэтому для удобства заказчиков можно завести отдельную карточку компании в ворде или пдф. В ней нужно записать все те же данные и реквизиты своего счета. Саму карточку отправляют вместе с остальными документами.

Документы. Площадки тоже стараются всё упростить для пользователей. В интерфейсе могут встречаться отдельные формы для загрузки документов и формы, в которых можно выбрать нужный вариант ответа. Но в любом случае нужно сверяться с требованиями закупки, чтобы не забыть прикрепить указанный документ.

Например, на площадке РТС-тендер удобно сделана форма с преимуществами: если вы претендуете на льготу, открывается возможность загрузить документ. Если не претендуете — документ загрузить не получится:

Прямо в форме можно подгрузить документы

Когда всё заполнили и проверили, отправляйте заявку. Ее рассмотрят и сообщат, допустили ли вас к торгам. Подробнее об этом в других наших статьях.

Бонус: шаблоны заявок

Обычно у начинающих поставщиков больше всего трудностей возникает с заполнением первой части заявки, потому что сначала не совсем ясно, чего ждет заказчик в форме 2. Со временем участники закупок находят свой беспроигрышный вариант и используют его как шаблон.

Если у вас его пока нет, воспользуйтесь нашими шаблонами. Для этого перейдите по ссылке, скопируйте документ себе и подставьте свои данные:

Специальный счет для госзакупок

Поможем открыть отдельный счет для подачи заявок в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

• Откроем за две минуты, если есть расчетный счет в Тинькофф Бизнесе.
• Начисляем проценты на остаток.
• Не берем деньги за блокировку и разблокировку денег во время торгов.

Источник

Оформление и подача заявки на участие в госзакупках по 44‑ФЗ

онлайн-обучение с выдачей документа об образовании

Если компания планирует участвовать в госзакупках, то она должна подготовиться к ним заранее. Разберем форму подачи заявки на участие, обязательные сведения участника, сроки

Закон запрещает заказчику устанавливать в документации обязательные требования к оформлению и форме заявки (ч. 2 ст. 64 № 44-ФЗ). Означает ли это, что каждый поставщик может придумать свою форму заявки?

Форма заявки на участие и рекомендации заказчика

Заказчик может включать в состав документации примерную форму заявки на участие или рекомендации по ее оформлению. Совет: придерживайтесь таких рекомендаций, и не изобретайте особых способов оформления. Это упростит и вашу работу, и работу комиссии заказчика по рассмотрению поданных заявок, и позволит избежать досадных недоразумений.

Форма подачи заявки может быть произвольной

Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подавать заявку только в виде электронного документа. А к заявке на электронный аукцион предъявляются свои, особые требования (ст. 66 № 44-ФЗ).

Заказчик указывает формулировку согласия участника на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и способ оформления информации о конкретных характеристиках товара и товарном знаке. Также заказчик может рекомендовать способ оформления информации об участнике закупки (наименование, место нахождения, ИНН и др.).

В состав документации заказчика должна быть включена инструкция по заполнению заявки на участие в закупочной процедуре. Эта инструкция, конечно, не имеет силы закона, но на практике ее лучше придерживаться, чем игнорировать.

Чтобы снизить вероятность необоснованного отклонения заявки, при ее заполнении следует:

• использовать общепринятые обозначения и наименования;
• избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
• уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Шесть обязательных сведений в заявке участника

При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:

1. согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
2. наименование поставляемого товара (в случае, если поставляется товар или выполняются работы, оказываются услуги, для выполнения, оказания которых используется товар);
3. товарный знак (при наличии);
4. количество;
5. конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник размещения заказа может предложить товар с улучшенными характеристиками);
6. документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

Особое внимание обратите на описание характеристик товара, если вы предлагаете эквивалент. Вы должны учесть все параметры эквивалентности, которые указал заказчик. И ваш товар должен полностью им соответствовать. Варианты «но ведь отличается совсем чуть-чуть» в госзакупках не проходят.

Также нужно указывать и другие характеристики товаров, если заказчик их устанавливает в документации, ведь по ним он будет определять соответствие заявки участника требованиям.

Необходимые документы участника

В заявке на участие в закупочной процедуре участник обязательно указывает информацию о себе:

• наименование, фирменное наименование (при наличии);
• место нахождения, почтовый адрес;
• номер контактного телефона;

ИНН участника, учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа. Проследите, чтобы данные в заявке строго соответствовали вашим учредительным и регистрационным документам.

К заявке нужно обязательно прикрепить документы, подтверждающие соответствие требованиям законодательства, например, правомочность участника закупки заключить контракт. А вот соответствие следующим требованиям подтверждаем лишь декларацией, составленной в свободной форме:

• непроведение ликвидации;
• неприостановление деятельности;
• отсутствие недоимки по налогам, сборам;
• отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков;
• отсутствие судимости у руководителя, главного бухгалтера, членов исполнительного органа.

Только не надо думать, что декларация — это ваше сочинение на свободную тему. Все, что вы там напишете, должно соответствовать действительности. Плата за фантазии — упущенный контракт, а в худшем случае — РНП и финансовые потери.

Заявка на участие: уложиться в срок!

При подаче заявки на участие в выбранной закупочной процедуре важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. А кроме того, сроки могут быть изменены в отдельных случаях, регламентированных законодательством.

Если заказчик внес изменения в документацию, нужно успеть проверить соответствие своей заявки новым требованиям. А при необходимости — отозвать заявку и подать новую. На все эти действия участнику отводится совсем немного времени, даже с учетом измененного срока подачи заявок.
Помимо непосредственного срока, отведенного для подачи заявки, участник должен учитывать и фактические затраты времени на подготовку документов для участия в выбранной закупочной процедуре.

А если закупка предполагает внесение обеспечения заявки — нужно заранее позаботиться о том, чтобы необходимая сумма вовремя была переведена заказчику или на электронную площадку.

Обеспечение заявки на участие в конкурсе теперь может быть представлено и в виде банковской гарантии.

Планирование участия в госзакупках должно начинаться задолго до того, как состоится сама закупочная процедура. Именно грамотное планирование и ответственный подход к заполнению документов позволят вам получать выгодные государственные и муниципальные контракты.

Источник