Способы планирования проектной деятельности

Планирование проектов в организации (часть 4)

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

1. Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
2. Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

1. Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
2. Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
3. В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.
4. Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

1. Длительность проекта
2. Прямая прибыль от реализованного проекта.
3. Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
4. Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
5. Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

1. Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.
2. Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

1. В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.
2. В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Источник

Способы планирования проектной деятельности

Библиографическая ссылка на статью:
Андреева А.О. Методы эффективного планирования проекта // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2015. № 3 [Электронный ресурс]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2015/03/7579 (дата обращения: 06.11.2021).

В современном мире деятельность успешных организаций заключается в выполнении проектов. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности, например, разработка программного средства, проведение предвыборной компании, проектировка оборудования и прочее.

Планирование – это то, с чего начинается любой проект. Планирование является одним из главных процессов управления проектом, определяющим во времени все работы по осуществлению проекта. Таким образом, планированию следует уделять много внимания и усилий. В большинстве случаев провальность проектов заключается в том, что менеджер отнесся к планированию пренебрежительно. В настоящее время существует множество методик для эффективного планирования. Эти методики помогают корректировать планирование, находить более оптимальные варианты, выявляют узкие места в проекте. Однако некоторые методики имеют большую популярность среди менеджеров проектов, а другие никак не используются.

Методами эффективного планирования занимались многие исследователи[1,2,3,4,5,6 и др.]. Однако, анализ состояния проблемы эффективного планирования проекта, показывает, что на долю успешных проектов приходится всего 47%, доля рискованных проектов в 37%, из них: 25% – восстановленные, 12% – провальные и доля закрытых проектов равная 6%. Среди причин неуспешности проектов, планирование занимает 4 место, тем самым подтверждая свою значимость. От качества планирования во многом зависит результат всего начинания[7,8 и др.].

Проблемы планирования объясняются следующим:

— недостаточно данных для планирования проекта;

— недостаточное внимание к определенным аспектам проекта, вследствие чего не все учтено, недостаточно деталей;

— плохая осведомленность о работах, проводимых в проекте, как следствие ошибочные расчеты при планировании.

Для устранения проблем с планированием используется ряд подходов:

1. Теория расписаний (ТР) – это раздел исследования операций, в котором строятся и анализируются математические модели календарного планирования различных целенаправленных действий с учетом целевой функции и различных ограничений. Содержательно многие задачи ТР являются оптимизационными. Для решения задач ТР необходимо разработать алгоритм решения. Основная цель при исследовании задач ТР – это построение эффективных, то есть быстрых, алгоритмов решения[4].

2. Метод планирования проектов – Диаграмма Ганта. Предназначена для иллюстрации этапов работ проекта. У каждой работы указываются сроки выполнения, дата начала и окончания работы, связи между работами, а на самой диаграмме все работы показываются в виде полосок, соединенные стрелками, на этих полосках показан процент выполнения работы и назначенные на нее ресурсы. Визуализация значительно облегчает работу менеджеру проекта.

3. Сетевые методы планирования так же являются графическим отражением работ проекта. Изображается сетевой граф – схема, состоящая из вершин соединенных между собой дугами. Вершины – это работы проекта (события), дуги – это последовательности работ. По формулам просчитываются такие показатели, например, как: критический путь, ранний срок наступления события, поздний срок наступления события, резерв времени. Далее на графе указываются просчитанные показатели. Так же можно проводить оптимизацию сетевых планов.

4. Метод Pert – это способ анализа времени, которое требуется для выполнения каждой из работ. Этот метод позволяет определить минимальное необходимое время для выполнения проекта. По данному методу можно строить сетевые диаграммы, наподобие тех, что рассматривались выше, а можно и провести оценку сроков проекта: оптимистическую, пессимистическую и реальную. Все показатели просчитываются по формулам.

5. Эвристические методы оптимизации. Эвристические методы обеспечивают выявление, обработку и упорядочение системы закономерностей, механизмов и методологических средств конструирования нового задания и целеустремленных способов деятельности на основе обобщения прежнего опыта и опережающего отражения моделей будущего с целью решения поставленной задачи наиболее эффективно.

Некоторые эвристические методы оптимизации функций:

— искусственные иммунные системы;

— метод перекрестной энтропии.

Помимо этого был создан ряд эффективных эвристических методов календарного планирования:

— метод «Сглаживание»[9,10 и др.].

6. Метаэвристические методы оптимизации. К наиболее эффективным и популярным эвристическим методам относятся так называемые метаэвристики – обобщенные стратегии поиска оптимума в пространстве решений. Начальная их реализация как правило достаточно проста и позволяет быстро получить практический результат.

Некоторые метаэвристические методы:

— алгоритм имитации отжига;

— муравьиные алгоритмы[11,12,13,14 и др.].

В ходе исследования был проведен сравнительный анализ (см. табл.1).

Таблица1 – Сравнительный анализ методов планирования проектов

Название метода

Плюсы

Минусы

Теория расписаний

1. Возможность составления оптимального расписания из большого количества работ

1. Сложный для понимания способ;
2. Выполнение математических расчетов

Диаграмма Ганта

1. Визуализация проекта;
2. Значительное облегчение работы менеджера проекта при планировании

1. Негибкость, при изменении каких – либо факторов в проекте всю диаграмму приходится перерабатывать

Сетевые методы планирования

1. Визуализация проекта;
2. Возможность просчета разных сроков наступлений событий;
3. Возможность проведения оптимизации

1. Проведение математических расчетов;
2. При визуализации требуются пояснения

Метод Pert

1. Тройная оценка, сразу видно чего ожидать в худшем случае, а к чему нужно стремиться;
2. Существует показатель, показывающий достоверность оценки

1. Формулы приближенные, получается оценка близкая к средним значениям

Эвристические методы оптимизации

1. Способность обработки работ большой размерности;
2. Нахождение приемлемого решения в ситуациях любой сложности

1. В эффективности уступают точным алгоритмическим подходам;
2. Находит не всегда эффективное решение

Метаэвристические методы оптимизации.

1. Позволяют исследовать большое пространство поиска для нахождения решения близкого к оптимальному;
2. Короткие сроки нахождения решения

1. Более затратные по сравнению с другими методами;
2. Сложны в применении

Все методы по-своему эффективны, у них есть плюсы и минусы, каждый метод хорош в разных направленностях и особенностях проекта. Но некоторые из них более популярны среди менеджеров проектов по объективным причинам, которые можно отследить по сравнительному анализу. Один из главных критериев – визуализация. Люди значительно лучше воспринимают информацию, представленную визуально, так как на осознание такой информации уходит меньше времени, представление о ней не нужно додумывать самому, она уже есть перед глазами. Так же доказанный факт, что зрительная память работает лучше. Другой немаловажный критерий – простота использования. В современном мире важно время. От времени зависит успешность и заработок. Чем проще использовать метод планирования, тем быстрее пройдет этап планирования проекта и начнется выполнение самого проекта.

Библиографический список

1. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Использование информационных технологий в управлении проектами. – Магнитогорск, 2011. – 216 c.
2. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем. – Магнитогорск, Изд.-во: Магнитогорский государственный университет, 2012. – 306.
3. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами с использованием Microsoft Project: учебное пособие. Магнитогорск, Издательство: Магнитогорский государственный университет , 2009. – 196 с.
4. Лазарев А.А., Гафаров Е.Р. Теория расписаний. Задачи и алгоритмы: учебное пособие/ Лазарев А.А., Гафаров Е.Р.; под ред. С.Н. Васильева: МГУ им. М.В. Ломоносова – Москва, 2011;
5. Ромазанов А.И. Разработка прототипа системы для автоматизированного составления расписаний машинного типа: статья/ Ромазанов А.И.; научный руководитель Афонин П.В.: Молодежный научно-технический вестник ФС77-51038, ФГБОУ ВПО «МГТУ им. Н.Э. Баумена» – Москва;
6. Балашов А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов,Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. — М. : Издательство Юрай, 2013;
7. Критерий успешного проекта [Электронный ресурс]/ Гибкие технологии. Управление бизнес-процессами / статья: сайт – URL: http://gibtech.ru/blog/discus?entry_id=172 (Дата обращения: 25.02.2015 );
8. Антонов А.. Планирование проектов – ставка на результат. [Электронный ресурс]/ Настольный журнал ИТ-руководителя «Директор» / статья: сайт – URL: http://www.osp.ru/cio/2007/09/4370656/ (Дата обращения: 25.02.2015 );
9. Обзор современных эвристических методов оптимизации [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://habrahabr.ru/post/193894/ (Дата обращения: 25.02.2015);
10. Методы решения задач календарного планирования [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://www.stroitelstvo-new.ru/proizvodstvo/kalendarnoe-planirovanie-7.shtml (Дата обращения: 25.02.2015);
11. Аксенов В.В.. Метаэвристические методы решения задач комбинаторной оптимизации [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://omega.sp.susu.ac.ru/books/conference/PaVT2009/papers/Posters/003.pdf (Дата обращения: 25.02.2015 );
12. Алгоритм имитации отжига [Электронный ресурс]/ энциклопедический материал: сайт – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%90%D0%BB%D0%B3%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%BC_%D0%B8%D0%BC%D0%B8%D1%82%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%BE%D1%82%D0%B6%D0%B8%D0%B3%D0%B0 (Дата обращения: 25.02.2015 );
13. Алгоритм имитации отжига [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://www.math.nsc.ru/AP/benchmarks/UFLP/uflp_sa.html (Дата обращения: 25.02.2015);
14. Муравьиный алгоритм [Электронный ресурс]/ энциклопедический материал: сайт – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D1%83%D1%80%D0%B0%D0%B2%D1%8C%D0%B8%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%B0%D0%BB%D0%B3%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%BC (Дата обращения: 25.02.2015).

Количество просмотров публикации: Please wait

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Источник