Способы первичного отражения объектов бухгалтерского учета

Тема 3. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация

Цель: раскрыть сущность первичного наблюдения, важность и необходимость оформления хозяйственных операций первичными бухгалтерскими документами, изложить суть инвентаризации.

Задачи:

1. Раскрыть понятие первичного наблюдения и его значение в бухгалтерском учете.
2. Раскрыть необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете.
3. Изложить порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств и отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

Оглавление

3.1. Понятие первичного учета и его значение в бухгалтерском учете

Первичный учет – единый, повторяющийся во времени организованный процесс измерения, регистрации, накопления и хранения информации.

Вопрос о месте первичного учета в системе управления является одним из важнейших в теории бухгалтерского учета. Процедуры первичного наблюдения включают в себя:

• оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
• однозначное толкование объектов и событий хозяйственной жизни, отражаемых в бухгалтерском учете;
• совмещение во времени оформления, наблюдения и измерения фактов хозяйственной деятельности;
• формы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни.

По результатам первичного наблюдения составляются бухгалтерские документы.

3.2. Первичные бухгалтерские документы и их классификация; понятие документооборота и порядок его составления

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета является его документальность, благодаря чему все записи в учете имеют доказательную юридическую силу.

Документ является основанием и подтверждением записей, отраженных в регистрах бухгалтерского учета. Различают документацию и документ.

Документация – оформление экономического события документом.

Документ (от лат. documentum – письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение) в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» служит основанием ведения бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операцией;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

В условиях применения вычислительной техники реквизиты и данные первичных учетных документов могут быть зафиксированы в виде кодов, а подписи ответственных лиц заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы нумератором или типографским способом.

Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке и таксировке. Проверка осуществляется по форме и по существу. Первичные учетные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

3.3 Инвентаризация и порядок отражения ее результатов на счетах бухгалтерского учета

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация представляет собой процесс, в ходе которого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние, и оценка имущества и обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Различают плановые и внезапные инвентаризации, полные и частичные.

Плановая проводится в заранее установленные сроки.

Внезапная (внеплановая) инвентаризация проводится в сроки, назначенные непосредственно перед ее проведением.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49). Изложенный в них порядок распространяется на все организации и юридические лица (кроме банков и иных кредитных учреждений).

1. Инвентаризацию имущества.
2. Инвентаризацию финансовых обязательств.

инвентаризация имущества состоит из:

• инвентаризации имущества, учитываемого на балансовых счетах (проверка наличия основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, денежных средств и т.д.);
• инвентаризация имущества, учитываемого на забалансовых счетах.

Инвентаризация финансовых обязательств включает инвентаризацию кредиторской задолженности поставщиков, кредитов в банках, займов, резервов и т. д.

Инвентаризация проводится комиссией, назначенный приказом руководителя организации в присутствии материально-ответственного лица, у которого взята расписка в том, что все ценности им оприходованы, а документы сданы в бухгалтерию.

Порядок проведения инвентаризации включает в себя следующие этапы.

1. До начала инвентаризации комиссия получает все документы по ценностям, которые будут инвентаризироваться.
2. В процессе инвентаризации выявляются фактические остатки имущества путем пересчета, взвешивания, обмера, а также реально учтенные финансовые обязательства. Данные заносятся в инвентаризационную опись или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем 2 экземплярах.
3. По результатам инвентаризации составляются сличительные ведомости по имуществу или обязательствам, по которым выявлены отклонения: излишки или недостатки. Для оформления результатов инвентаризации могут использоваться единые регистры, в которых совмещаются показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости.

Работа инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются:

1. Результаты инвентаризации.
2. Выводы комиссии.
3. Указания по устранению недостатков.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться следующими правилами.

1. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, распложенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Сроки и периодичность проведения инвентаризации указанных видов имущества должны быть соответствующим образом закреплены в учетной политике организации.
2. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата проведения, перечень подлежащих проверке хозяйственных средств и источников устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В течение года (в межинвентаризационный период) в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в дополнение к постоянной инвентаризационной комиссии формируются рабочие инвентаризационные комиссии. Они действуют исключительно в период проведения инвентаризации и непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Деятельность рабочих инвентаризационных комиссий контролируется постоянной инвентаризационной комиссией организации.

Если у организации имеются представительства и филиалы, наделенные имуществом, или в случае, когда проверке подлежит большое количество материальных ценностей, для проведения инвентаризации целесообразно создавать рабочие инвентаризационные группы. Они подчиняются рабочей инвентаризационной комиссии или отдельным ее членам, проверяют наличие и физическое состояние материальных ценностей по их местонахождению и материально ответственным лицам. Создаваемые в организации постоянная инвентаризационная комиссия и при необходимости рабочие инвентаризационные комиссии и группы являются основными участниками процесса инвентаризации.

К работе в составе инвентаризационных комиссий и групп могут привлекаться сотрудники службы внутреннего аудита и представители независимых аудиторских организаций. Последние действуют на основании доверенностей, выданных в установленном законом порядке.

Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания результатов проверки недействительными. Аналогично при проверке имущества и финансовых обязательств должны присутствовать все члены рабочих инвентаризационных комиссий и групп. Если по болезни или другой уважительной причине в инвентаризационных мероприятиях не могут участвовать отдельные члены рабочих инвентаризационных комиссий и групп, в приказе о проведении инвентаризации лучше предусмотреть дополнительных членов комиссий (групп).

Основанием для проведения любой инвентаризации является приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации, который оформляется в соответствии с унифицированной формой № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08. 1998 г. № 88). Приказ является письменным заданием, в котором указываются конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до проведения инвентаризации. После подписания руководителем он вручается председателю инвентаризационной комиссии.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1. Осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией.
2. Заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования.
3. Соответствуют ли должности материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности.
4. Созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей.
5. Оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами.
6. Существует ли контроль за порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение.
7. Хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно.
8. Назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки, предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

В соответствии с п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации результаты инвентаризации отражаются в данных бухгалтерского учета того месяца, в котором она была завершена. Результаты инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации, поскольку п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации устанавливает, что предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации и именно он принимает окончательное решение о зачете.

Сумма ущерба в размере, не превышающем среднемесячный заработок работника, взыскивается на основании приказа руководителя организации, который должен быть сделан не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба (с даты утверждения результатов инвентаризации).

Обычно ущерб возмещается путем удержания сумм из заработной платы работника. По согласованию с администрацией организации в возмещение ущерба работник может передать организации равноценное имущество или исправить поврежденное. С разрешения администрации допускается также возмещение работником ущерба с рассрочкой платежа.

Если месячный срок с даты утверждения инвентаризации истек или работник не согласен возмещать ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, сумма ущерба возмещается в судебном порядке.

Полученные организацией постановления следственных органов и решения судебных органов передаются в бухгалтерию для взыскания с виновных лиц сумм установленного судом ущерба, либо отнесения сумм ущерба на финансовые результаты (если виновные лица не установлены).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1. Излишки имущества приходуются с отнесением их на финансовые результаты организации.
2. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства.
3. Недостача имущества сверх норм естественной убыли относится на счет расчетов по возмещению материального ущерба.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Выводы

Бухгалтерский учет организуется на основе первичных документов, благодаря чему все записи в учете имеют доказательную юридическую силу. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документацией. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Применяемые в бухгалтерском учете документы классифицируются по ряду признаков: распорядительные, оправдательные, комбинированные, первичные, сводные, разовые и накопительные и др.

Документы бухгалтерского учета, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию.

Источник