Список использованной литературы…………………………………………13
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
1.1 История развития телеграммы
Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.
С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.
Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).
В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.
1.2 Характеристика телеграммы
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.
Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)
2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
1. простая (обыкновенная)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
4. уведомление телеграфом
5. уведомление телеграфом срочное
6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура
5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
· указание категории телеграммы;
· отметка о виде телеграммы;
· телеграфный адрес получателя (условный или полный);
· текст (содержание телеграммы);
· регистрационный делопроизводственный номер;
· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).
Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами телеграммы являются:
· отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);
· телеграфный адрес получателя;
· регистрационный индекс (номер);
· почтовый адрес организации-отправителя;
· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
· текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
3. Факсограмма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограммы
Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).
В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).
На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.
Источник
Способы передачи информации электронное письмо факс телеграмма
3.2. Прием, обработка, регистрация и передача документов по электронной почте, каналам телефонной и факсимильной связи
3.2.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта, телефонограммы и факсимильная связь.
Сообщения, поступившие в арбитражный суд по электронной почте, каналам факсимильной связи и посредством телефонограмм, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации.
Полученные факсограммы, телефонограммы и электронные сообщения подлежат учету и регистрации по месту их приема в системах САС или САД аналогично документам на бумажных носителях.
3.2.2. По электронной почте арбитражным судом могут быть приняты документы информационного характера, относящиеся к судебным делам, например, запросы о движении дел, жалобы на действия судей, запросы о предоставлении информации в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».
3.2.3. Факсограммы и электронные сообщения, поступившие по каналам факсимильной связи или по электронной почте суда, в том числе и по Системе электронной подачи жалоб на действия судей и сотрудников аппарата арбитражных судов, в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами и жалобами, а также материалами, рассматриваемыми в подразделениях, после регистрации передаются подразделением делопроизводства по реестру судьям, в производстве которых находятся дела и жалобы, или руководителям соответствующих подразделений (за исключением жалоб на действия судей и работников аппарата суда, которые передаются в секретариат председателя суда). После получения сообщения, поданного по СПЖ, работник отдела регистрации распечатывает его и регистрирует в САД. Результат рассмотрения поступившей жалобы размещается в СПЖ.
Электронные сообщения и факсограммы, поступившие в суд на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.
Тексты поступивших в судебные составы и подразделения телефонограмм, в том числе обращения, поступившие на «телефон доверия» суда, факсограмм и электронных сообщений регистрируются в САС или САД (в зависимости от характера обращения), а в случае отсутствия технической возможности такой регистрации — записываются получателем в журналах учета принятых факсограмм, телефонограмм, телеграмм и электронных сообщений (приложение N 8) и оперативно передаются лицу, которому адресовано сообщение.
Тексты факсограмм, телефонограмм (приложение N 9) и электронных сообщений по судебным делам подшиваются в материалы судебного дела.
В секретариате председателя арбитражного суда при необходимости дополнительно ведется журнал учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений, поступивших на имя руководителей суда.
3.2.4. Получение и отправку телеграмм, телефонограмм, документов по каналам факсимильной связи и электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений.
3.2.5. Получение, отправку, учет факсограмм и электронных сообщений осуществляют работники арбитражного суда, ответственные за работу с факсимильными аппаратами и электронными почтовыми ящиками ведомственной электронной почты.
3.2.6. Принятые по электронной почте и каналам факсимильной связи сообщения, передаваемые в подразделения арбитражного суда, регистрируются непосредственно в САД с прикреплением к регистрационной карточке текста электронного сообщения либо при отсутствии технической возможности непосредственной регистрации распечатываются на бумажных носителях и регистрируются в САД.
В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе. Факт поступления оригиналов документов регистрируется в карточке САД, в которой ранее были зарегистрированы электронные документы.
3.2.7. Документы, поступившие по каналам факсимильной связи или электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и от депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в арбитражном суде, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные председателю арбитражного суда, регистрируются по общим правилам в САД и передаются незамедлительно в секретариат председателя арбитражного суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами.
3.2.8. Заявки на передачу телеграмм, служебной информации по каналам факсимильной связи и электронной почте с использованием официального ящика ведомственной электронной почты суда (приложение N 10) подписываются судьями или руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года.
Учет отправленных факсимильных сообщений производится в журнале учета отправленных телефонограмм, факсограмм и электронных сообщений (приложение N 11).
3.2.9. По электронной почте и каналам факсимильной связи арбитражный суд может направить информацию, имеющую процессуальное значение, например, суд вправе в силу части 1 статьи 122 АПК РФ известить лиц, участвующих в деле, о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи с учетом требований, изложенных в пункте 5.9 Инструкции.
Кроме того, в случаях, не терпящих отлагательства (часть 3 статьи 121 АПК РФ), а также если такое уведомление согласовано со стороной по делу, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.
При этом на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего текст, дата и время передачи, а также фамилия лица, его принявшего.
3.2.10. Документ, подлежащий передаче по каналам факсимильной связи, изготавливается шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, через 1,5 интервала, передается сотруднику отдела делопроизводства, ответственному за передачу документов по каналам факсимильной связи.
Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.
3.2.11. Передавать документы и материалы с пометкой «Секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати» по электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почте, возлагается на судью, председателя судебного состава, руководителя структурного подразделения и/или исполнителя, подготовившего материал к передаче.
3.2.12. С принятием ВАС РФ локального акта о порядке использования электронной подписи в арбитражных судах, для целей приема, передачи и хранения документированной информации официального характера может быть использована система электронного документооборота.
3.2.13. В рабочем порядке для обмена электронными документами между арбитражными судами и между подразделениями в суде используется Единая система электронной почты (далее — ЕСЭП).
Единая система электронной почты предназначена для передачи и приема сообщений электронной почты (электронных сообщений), в том числе с вложением документов, между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде, а также с внешними пользователями.
Использование иных почтовых систем, в том числе и ранее применявшихся в арбитражных судах, не допускается.
3.2.14. Доступ к ЕСЭП пользователей арбитражных судов обеспечивается с использованием программного обеспечения MS Outlook через сеть Интернет либо с мобильных устройств при их наличии у пользователей.
Адреса электронной почты пользователей генерируются автоматически на основании приказа соответствующего арбитражного суда о назначении на должность судьи или гражданского служащего и ввода этой информации в систему единого штатного расписания арбитражных судов Российской Федерации (СЕШР) в установленном формате:
nnn — индекс арбитражного суда в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации;
i — первая буква имени пользователя;
fio — фамилия пользователя, автоматически созданная по правилам транслитерации в латинской транскрипции.
Размер почтового ящика каждого пользователя составляет не менее 1024 Мб.
3.2.15. Электронное сообщение — электронное письмо (входящее, исходящее), структурированное определенным образом.
1) адрес электронной почты отправителя — формируется автоматически при создании письма в ЕСЭП;
2) адрес электронной почты получателя — пользователя в арбитражном суде либо внешнего пользователя;
3) тема — краткое содержание сообщения;
4) содержание электронного сообщения — необходимое для передачи текстовое сообщение, направляемое получателю;
5) подпись отправителя — информация о судье или гражданском служащем арбитражного суда, отправившем сообщение, включая его фамилию, имя, отчество, должность, а также почтовый адрес и адрес официального сайта арбитражного суда.
Электронное сообщение может содержать вложение — файл любого формата, направляемый получателю.
3.2.16. Порядок отправки и приема подписанных документов (электронных образов документов) определяется Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации.
Отправка и прием таких документов между арбитражными судами осуществляется по официальным адресам, указанным в прилагаемом Перечне официальных адресов Единой системы электронной почты арбитражных судов Российской Федерации.
3.2.17. Обмен электронными сообщениями по ЕСЭП между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде ведется в целях передачи распорядительной, справочной и другой информации, содержащейся в электронном сообщении и необходимой для обеспечения повседневной деятельности, обмена информационными документами в произвольном формате и проектами документов в текстовых форматах.
3.2.18. Обмен электронными сообщениями по ЕСЭП с внешними пользователями ведется в рамках служебной деятельности судей и гражданских служащих арбитражных судов.
3.2.19. Электронные сообщения, поступающие по ЕСЭП, в том числе с вложенными файлами, относятся к информации служебного пользования.
Судьи и гражданские служащие арбитражных судов обязаны регулярно в течение рабочего времени знакомиться с поступившими электронными сообщениями и при необходимости направлять ответные сообщения адресатам.
3.2.20. Не подлежат передаче с использованием ЕСЭП:
1) судебные документы по делам, находящимся в производстве, за исключением случаев, предусмотренных законом, настоящей Инструкцией и иными правовыми актами.
Надлежаще поданными в электронном виде считаются только процессуальные документы, направленные в арбитражные суды через онлайн-сервис подачи документов «Мой Арбитр». Документы, полученные с использованием ЕСЭП, носят информационный характер и не должны рассматриваться в качестве процессуальных документов.
2) документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и иные документы, носящие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные судей и гражданских служащих арбитражных судов.
3.2.21. Электронные образы документов, подписанных (утвержденных) Председателем ВАС РФ, его заместителями, руководителем аппарата — администратором ВАС РФ, направляются после регистрации в тот же день корреспондентам (федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов Российской Федерации) в соответствии с перечнем адресов, указанных в настоящей Инструкции.
3.2.22. Электронные образы документов, подписанных руководителями структурных подразделений ВАС РФ, подлежащие передаче по каналам ЕСЭП, направляются в тот же день после регистрации корреспондентам (федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов Российской Федерации, Суду по интеллектуальным правам) с почтового адреса структурного подразделения в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП.
3.2.23. Электронные образы документов, подписанных руководителями арбитражных судов Российской Федерации, направляются в ВАС РФ в тот же день после регистрации в арбитражном суде, в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП.
3.2.24. Электронные образы документов, подписанных руководителями арбитражных судов Российской Федерации, направляются в арбитражные суды в тот же день после их регистрации в суде, в соответствии с перечнем адресов внутриведомственной электронной почты.
3.2.25. Электронные образы документов, поступившие в арбитражные суды Российской Федерации, регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.2.26. Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес арбитражных судов Российской Федерации подлежат электронные образы документов Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в части, касающейся деятельности арбитражных судов Российской Федерации:
приказы и распоряжения ВАС РФ;
письма по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по указанию руководства ВАС РФ).
3.2.27. Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес ВАС РФ подлежат электронные образы следующих документов:
письма руководству ВАС РФ и руководителям структурных подразделений ВАС РФ, подписанные руководителями арбитражных судов Российской Федерации, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов Российской Федерации).
3.2.28. Обязательной передаче по ЕСЭП между арбитражными судами Российской Федерации подлежат электронные образы документов:
письма, адресованные в арбитражные суды Российской Федерации, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов Российской Федерации).
