Способы оценки вовлеченности персонала

Сотрудники на удалёнке: оцениваем и повышаем вовлечённость

Dec 17, 2020 3:37:54 AM / Автор Yva.ai

Доходность компаний, в которых работают вовлечённые сотрудники, выше на 21 % по сравнению с компаниями, сотрудники которых не вовлечены и не заинтересованы в успехе организации. Об этом сообщил Институт общественного мнения Gallup Analytics (США) 1 .

Но как влиять на вовлечённость и продуктивность специалистов, если они перешли на удалёнку и перестали быть «видимы» руководителю? Допандемийные методы управления и трекинга производительности в дистанционном формате частично или полностью утратили эффективность.

Неясно, как ситуация сказывается на сотрудниках: их эффективность падает или растёт? Они работают день или ночь или заняты своими делами?

Ещё год назад эти вопросы не стояли так остро. Казалось, переход на дистанционную работу случится плавно, а его пик случится через 10-15 лет, и к тому моменту люди сами смогут выбирать, оставаться им в офисе или работать из дома.

Однако пандемия 2020 года внесла грандиозные коррективы: по данным New York Times, ограничительные меры карантина коснулись 4 миллиардов жителей планеты. Так как же измерять и повышать вовлечённость специалистов, работающих удалённо? Ответы – в новом материале Yva.ai.

Настроение рынка работодателей на конец 2020

В апреле 2020 многие компании были вынуждены быстро перевести персонал на дистанционную работу. Изоляция спровоцировала потерю согласованности взаимодействий и торможению рабочих процессов именно тогда, когда для выживания бизнеса требовались быстрые решения.

Этот и многие другие факторы выгорания, раньше знакомые в основном фрилансерам и самозанятым, стали неприятной реальностью для большинства команд.

Но и после окончания первой волны локдауна многие организации продолжают работать дистанционно. По оценкам экспертов, прозвучавших на декабрьской онлайн-дискуссии «Бизнес на удалёнке», компании не планируют возвращение к прежнему, «допандемийному» формату.

Таким образом, вопросы поиска инструментов для оценки и воздействия на вовлечённость персонала в новых условиях остаются открытыми.

Опыт компаний, перешедших на удалёнку до пандемии

Некоторые компании оказались готовы к локдауну лучше других, потому что задолго до пандемии сформировали удалённые команды и имели достаточно времени, чтобы наладить их продуктивную работу. О чём говорит их опыт?

Институт общественного мнения Gallup Analytics 2 (США) приводит такие данные: дистанционная работа улучшает HR-брендинг и является политикой, желательной для талантливых специалистов.

Примерно 54 % офисных сотрудников готовы уволиться из компании, если в другой фирме им предложат работать из дома и с гибким графиком. А 53 % опрошенных подчеркивают, что для них важен оптимальный баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью.

«Миллениалы не хотят жертвовать свободой ради работы. Они ищут вакансии, которые позволяют им интегрировать оба фактора», – отмечают в Gallup.

Вместе с этим в институте отметили, что правительственные учреждения, которые после окончания самоизоляции отказались от удалённой работы, столкнулись с некоторыми затруднениями. В частности, сотрудники стали чаще брать отпуска и больничные, а производительность труда так и не вернулась на докризисные показатели.

В Китае 3 учёные, занимающиеся вопросами мотивации удаленных работников, предложили сотрудникам call-центра крупного туристического агентства добровольно перейти на работу из дома. Половина специалистов согласилась, а остальные остались в офисе.

Эксперимент длился 9 месяцев. За это время выяснилось, что эффективность сотрудников на дистанционке выросла на 13 %, а у их коллег из второй группы осталась на прежнем уровне. Учёные отметили, что удалёнщики реже брали перерывы и больничные, совершали больше звонков и в целом были удовлетворены своей работой.

Проблемы компаний, которые не были готовы к изоляции

Компании, ранее не имевшие широкого опыта удалённого взаимодействия, столкнулись со сложностями контроля эффективного использования рабочего времени и индивидуальной продуктивности.

По оценкам Gartner, к началу 2021 года большинству работодателей (до 80 %) потребуется освоить инструменты мониторинга, которые помогут им следить за сотрудниками, анализировать их переписку по электронной почте, профиль в социальных сетях и биометрические данные.

Распространенная ошибка руководителей на данном этапе – внедрение тотального контроля. Основным негативным эффектом является недоверие сотрудника, формирующееся вследствие утраты ощущения свободы, а в некоторых случаях – даже нарушения его прав.

Современные технологии позволяют многое:

• делать снимки экрана с периодичностью от 1 до 15 минут,
• записывать всё, происходящее на мониторе, на видео,
• записывать через веб-камеру все, чем сотрудник занимается в рабочее время,
• распознавать различные отвлекающие события (разговор с членами семьи, общение с другом по телефону, перекус за компьютером)

Однако такие подходы не только не повышают, но снижают мотивацию сотрудников, создают дополнительные риски выгорания и добровольного увольнения. Поэтому главная задача HR-специалистов и руководителей при переходе компании на удалённую работу – достижение баланса между автономией сотрудников и мониторингом их производительности.

Исследования ученых Принстонского университета (США, штат Нью-Джерси) показывают, что фирмы, которые доверяют специалистам и предоставляют им больше свободы действий, имеют высокие показатели эффективности. Кроме того, персонал в таких организациях чувствует себя комфортно и менее склонен к тому, чтобы менять работу.

Какие показатели вовлечённости полезно анализировать?

По методологии Yva.ai для оценки вовлечённости специалистов система на основе искусственного интеллекта прибегает к измерению более 40 параметров, совокупный удельный вес которых даёт высокоточное представление о вовлечённости сотрудника в динамике. Например, большое значение имеют активность сотрудника и количество выполняемых им задач.

Продолжительность активной деятельности и длительность простоев.

Инструменты учёта рабочего времени лучше использовать не как средство принуждения и наказания, а как персональные трекеры благополучия сотрудников. Это позволяет выявить, кто из исполнителей перегружен, и своевременно принять меры по перераспределению задач и предотвращению выгорания.

Результативность в соотношении с длиной цифрового рабочего дня

Информация о продолжительности рабочего времени сотрудников не даёт представления о том, насколько эффективно они решают задачи. На объективную оценку вовлечённости специалиста значительно влияет изменение его производительности – по KPI, соответствующим его позиции.

По изменениям вовлечённости в цифровом следе система может уловить ранние признаки выгорания и дать руководителю возможность повлиять на ситуацию до того, как сотрудник потерял эффективность.

Помимо количественных метрик вовлечённости, существуют косвенные показатели вовлечённости. Например, лаборатория MIT Human Dynamics 4 исследовала эффективность работников в различных сферах – от медицинских учреждений до call-центров. Самым ярким признаком эффективной команды оказался уровень социальной вовлечённости сотрудников.

Популярным инструментом для поддержания общения внутри компании, частично или полностью перешедшей на дистанционную работу, являются онлайн-встречи. При этом многие популярные сервисы для организации видеоконференций предоставляют возможность измерять базовые метрики вовлеченности, например, активность слушателей в чате, количество включений камеры и микрофона и т. д.

Но есть и опасность: слишком много социальной вовлечённости, которая ведёт к снижению эффективности команды.

«При резком росте частоты конференций может возникнуть обратный эффект, который в англоязычной среде называют Zoom-усталостью. По разным оценкам человек тратит порядка 50 минут на подготовку к видеоконтакту. После завершения разговора ему нужно ещё около 20 минут, чтобы снова почувствовать себя продуктивным», – отмечает вице-президент Yva.ai по HR-аналитике и организационному развитию Егор Ворогушин.

Ещё один косвенный показатель вовлечённости – уровень удовлетворённости сотрудников. Экономисты из Уорикского университета 5 подсчитали, что сотрудники, которые в целом довольны своей жизнью, работают на 12 % эффективнее. А их коллеги, которые по той или иной причине не удовлетворены текущей ситуацией, на 10 % хуже справляются с обязанностями, чем сотрудники со сравнительно нейтральной ситуацией.

Исследования McKinsey 6 выявили 6 ключевых факторов, влияющих на удовлетворённость работников:

• отсутствие страха увольнения,
• финансовая защищенность и стабильность,
• баланс между личной жизнью и работой,
• справедливое отношение,
• здоровый климат в коллективе,
• ментальное и физическое здоровье.

Во многом это коррелирует с компонентами благополучия сотрудника.

Как измерить показатели удовлетворённости сотрудников при отсутствии непосредственного контакта?

Один из доступных способов – проведение пульс-опросов. Обратная связь позволяет HR-менеджерам и руководителям понять, какие факторы оказывают положительное или отрицательное влияние на продуктивность персонала.

Кроме того, в отличие от измерения эффективности, обратная связь отражает ситуацию не только постфактум, но и является прогностическим индикатором. С помощью пульс-опросов можно выяснить, как нивелировать влияние негативных обстоятельств до того, как это скажется на бизнесе.

7 советов для повышения вовлечённости удалённых сотрудников

Суммируя опыт сотен российских, зарубежных и международных компаний, People Analytics Yva.ai сформулировали 7 советов, которые помогут бесплатно повысить качество удалённой работы без дополнительных расходов компании.

Совет 1. Выбирайте оптимальные способы связи для решения различных задач на удалёнке

По данным различных исследований о стрессе и вовлечённости, до 39 % респондентов считают основной причиной нервного напряжения на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Как сделать эффективно?

• Телефонный звонок – для индивидуальной беседы, обсуждения деликатных вопросов, быстрого решения.
• Видеоконференция – для планирования, мозговых штурмов и командной работы в совместном креативном пространстве или с демонстрацией экрана.
• Чат – для решения быстрых, но некритичных вопросов и информирования о статусах задач.
• Голосовые сообщения – для корректировок в режиме алгоритма действий,
• Email – менее срочные, но детализированные задачи, формальная коммуникация, в т. ч. внешняя.

Совет 2. Настройте внутреннее информирование о происходящем в компании

Отмечается, что сотрудники испытывают меньше напряжения, если они в курсе положения дел в компании. Для этих целей можно запустить внутренний сайт, как это сделали в интернациональном коммуникационном агентств Dentsu Aegis Network.

На корпоративном портале размещаются новости, рекомендации по сохранению продуктивности, ответы на популярные вопросы, а также правила профилактики коронавирусной инфекции. Один из разделов посвящен вопросам охраны труда, в том числе – в условиях home office.

Совет 3. Поддерживайте командный дух сотрудников компании

Количество способов это сделать ограничивается только креативностью ваших HR-специалистов и неформальных лидеров компании. Проводите любые неформальные онлайн-мероприятия для сплочения коллег:

• Zoom-зарядки,
• киносеансы,
• онлайн-корпоративы,
• флэшмобы.

Заведите в корпоративном мессенджере один-два неформальных чата для обмена нерабочими моментами, которыми ваши сотрудники хотят делиться. Это поможет поддерживать хорошее настроение в команде и снизить стресс из-за рабочей нагрузки.

Совет 4. Создайте новые рабочие инструкции вместе с командой

На удалёнке основы HR-менеджмента возводятся в квадрат с точки зрения таких аспектов, как концентрация и самодисциплина сотрудников.

Правила работы изменились? Создайте новые инструкции для коммуникации, гигиены труда, реакции на отвлекающие события. Поговорите с вашей командой и введите новые нормы.

• Надо ли вашим сотрудникам переодеваться в рабочую одежду даже дома, чтобы чувствовать себя более собранными?
• Требуется ли сотрудникам виртуальный check-in «к работе готов», чтобы отделить личное время от рабочего?
• Стоит ли пользоваться статусами «на обеде» или «на встрече», чтобы лучше организовать рабочий процесс и меньше отвлекаться?
• Нуждается ли ваша команда во введении ограничений на рабочую коммуникацию вечерами и по выходным?

Задайте вопросы. Проанализируйте ответы. Пусть воссоздание границы между работой и домом станет результатом командной работы.

Важно: новые корпоративные правила не стоит рассматривать как инструмент жёсткого контроля. Приемлемо лишь то, что полезно – тогда новый деловой этикет поможет предотвратить профессиональное выгорание и повысить вовлечённость на удалёнке.

Совет 5. Позаботьтесь о ментальном и физическом здоровье сотрудников

В России 75 % граждан ощущают подавленность 6 из-за негативного информационного фона в связи с распространением коронавируса, а перманентный стресс негативно влияет на работоспособность. Такой вывод сделали авторы опроса в рамках проекта «Здоровье Mail.ru».

Чтобы снизить уровень тревожности во время перехода на удалённую работу, компания Unilever провела открытую онлайн-конференцию с авторитетным врачом. Спикер ответил на вопросы сотрудников, касающиеся коронавирусной инфекции и помог справиться с неопределённостью.

Также в организации действует корпоративная программа поддержки Employee Assistance Program. Работники, которые переживают за здоровье и благополучие близких в сложившейся ситуации, могут обратиться за помощью психолога. Консультации проводятся конфиденциально.

В компании Теле2 работникам предоставили доступ к онлайн-тренировкам. Также для каждого сотрудника диетологи составили индивидуальные дневники здорового питания.

А в агентстве Dentsu Aegis Network для поддержания здоровья сотрудников проводятся онлайн-занятия по йоге и дистанционные тренировки корпоративного клуба бегунов. Каждый четверг работников приглашают на курсы общей физической подготовки.

Комплексная забота о благополучии сотрудников может потребовать вложений, но многие инструменты можно внедрить бесплатно. Начните с доступного.

Совет 6. Занимайтесь обучением сотрудников

Обучение – мощный вовлекающий инструмент, который позволяет напомнить сотруднику, что компания в нём заинтересована, и в то же время повысить его ответственность за результаты.

Компания O1 Properties все образовательные мероприятия перевела в онлайн-формат, а также запустила новые проекты, направленные на расширение кругозора и развитие кадрового потенциала работников.

Корпорация Ipsen в онлайн-формате провела традиционный «День карьеры», в рамках которого сотрудники получили возможность узнать о перспективах профессионального роста и смогли обменяться опытом с коллегами из других стран.

Консорциум «Кодекс» организовал для руководителей разных уровней цикл обучающих мероприятий, где они смогли получить новые знания и навыки управления персоналом, планирования и контроля.

Совет 7. Поощряйте творческие инициативы сотрудников

В компаниях работают люди с разными увлечениями: кто-то фотографирует, кто-то занимается музыкой, а кто-то участвует в волонтёрских программах.

Предложите таким сотрудникам:

• дать заметку в корпоративном блоге,
• организовать небольшой мастер-класс,
• провести дружеский конкурс для коллег.

Если с помощью топ-менеджеров и HR-специалистов вам удастся дать сотрудникам возможность проявить творческие способности, вовлечённость возрастёт. Ваши люди почувствуют себя не просто ресурсом производительности, но действительно людьми, которые интересны и как специалисты, и сами по себе.

В сложившейся ситуации каждой компании важно выйти из 2020 года с новыми уроками и новым опытом, который поможет развиваться в новом, 2021 году.

Как говорил Уинстон Черчилль, пессимист видит проблемы в любой возможности, а оптимист находит возможности в любой трудности.

Узнайте, как использовать возможности искусственного интеллекта для повышения вовлечённости удалённых и распределённых команд – на мастер-классе Давида Яна «Как повысить эффективность и трансформировать компанию с помощью технологий ИИ и поведенческой аналитики?» Смотрите в записи прямо сейчас!

1-2. Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says ‘Yes’ // Gallup. Adam Hickman, Jennifer Robison. 2020.

2. Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says ‘Yes’ // Gallup. Adam Hickman, Jennifer Robison. 2020.

3. «Спросил, увидел, починил: как повысить эффективность сотрудников на удаленке с помощью HR-чекапа» // Rusbase. Эльза Егорова. 2020.

4-6. «Как оценить эффективность сотрудников на удаленной работе?» // «Управляем предприятием». Дмитрий

7. «Две трети россиян впали в депрессию из-за коронавируса» // «Известия». 2020.

Источник