Способы оценки информационного потока

Методы исследования информационных потоков

Анализ потоков информации с помощью графического метода

Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока—документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы (рис. 2.2). Процедуры преобразования элементов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовок столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной пли неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даны краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Рис. 2.2. Графические элементы, используемые для описания потоков информации

Из частей, показанных на рис. 2.2, состоит графическая схема движения потоков информации. Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Описание потоков информации с использованием теории графов

Описание потоков информации процессов управления с помощью графов является одним из наиболее разработанных методов. С его помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации; применение математического аппарата теории графов позволяет оптимизировать работу управления и каналов связи; имеется возможность также представить динамику управления и движения информации, которая ускользает при пользовании другими методами. В настоящее время имеется много примеров использования теории графов в описании данных процессов. Они различаются по характеру описываемых объектов, по видам графов. Рассмотрим наиболее типовые примеры.

Исследование информационного потока на основе его сетевой модели. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ (конечное событие) либо будет использоваться в ходе выполнения работ (начальное событие).

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находятся критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определено время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов и т. д.).

Графоаналитический метод исследования потоков информации. Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные Данные из внешней среды, через входы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы. В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами Функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации — х_i. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший — результаты функционирования.

На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат x_i — компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным. Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i,j), стоящий на пересечении i-й строки и j-roстолбца, равен единице, если из вершины в вершину x_j идет дуга, и равен нулю в противном случае. Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т. д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.

Рис. 2.3. Схема движения данных в системе оперативного управления

Матричная модель позволяет определить:

• порядок схемы потока информации;
• порядок каждой компоненты потока;
• число компонент, непосредственно участвующих в формировании каждого результата;
• число результатов, в формировании которых непосредственно участвует каждая компонента;
• число путей фиксированной длины, связывающих любые две компоненты потока;
• число возможных путей, связывающих любые две компоненты потока;
• все результаты, для формирования которых используется каждая компонента, и все компоненты, необходимые для формирования каждого результата;
• номер такта, после которого может быть погашена во внешней памяти каждая компонента исходных данных и промежуточных результатов;
• число тактов, в течение которых каждая компонента хранится во внешней памяти.

Порядок графа и функциональных результатов является, таким образом, некоторой оценкой потока информации. Время погашения и продолжительности хранения может использоваться при анализе организации и объема внешней памяти.

Рассмотрим условный пример (рис. 2.3).

Составим матрицу смежности и последовательность матрицы по степеням.

Анализ этих матриц позволяет определить данные по всем перечисленным выше пунктам. Например, проанализировав результирующую строку каждой матрицы по числу нулей, можно судить о порядке компонент. Для X1, Х2, Х3, Х4 число входящих путей равно 0 (нули в таблице M3), следовательно, эти компоненты являются исходными данными 0-порядка. В таблице М2 образовались нули для компонент Х5, Х6 и в третьей таблице — для Х7 и Х10. Четвертая таблица степени M3 не проводилась, так как она равна нулю по всем элементам. Итак,

X1, Х2, Х3, Х4 — компоненты 0-порядка;

X5, X6 — компоненты 1-го порядка;

Х7, Х10 — компоненты 2-го порядка;

Х8, Х9 — компоненты 3-го порядка.

Упорядочим граф по тактам движения потоков информации (рис. 2.4). Таким образом, анализ матрицы смежности позволил выяснить подробности структуры графа, не замеченные при первом рассмотрении.

Описание потоков информации с помощью графов типа «дерево».

Система потоков информации может быть описана с помощью комплекса графов.

Строятся центральный граф — «дерево» взаимосвязи показателей — и графы расчетов, показывающие потоки и преобразование информации при расчете отдельных показателей.

Дерево взаимосвязи показателей формируется с учетом иерархии, ребра ориентированы от исходных показателей к результирующим, для которых, в свою очередь, имеется более высокая ступень укрупнения (уровень).

Описание системы в виде дерева возможно в тех случаях, когда имеется результирующий или главный показатель на каждом уровне. Так как некоторые исходные показатели могут служить при образовании нескольких результирующих, не исключено срастание деревьев. Деревья расчета могут объединяться путем подстановки в дерево вместо значения какого-либо исходного показателя дерева расчета этого показателя.

Рис. 2.4. Граф, упорядоченный по тактам движения потоков информации

Такая процедура может повторяться до тех пор, пока среди исходных показателей не будет вторичных, т. е. имеющих свои деревья расчета.

Описание потоков информации графом типа «дерево» используется в заводоуправлении промышленного предприятия при организации системы плановых расчетов. Графы определяют логические связи между элементами системы. Например, с помощью дерева можно изобразить движение информации в заводоуправлении при разработке перспективного плана (рис. 2.5).

Начальная вершина дерева соответствует работе собственно заводоуправления, заключающейся в выработке принципиальных положений для разработки плана, в анализе вариантов разделов плана, разрабатываемых отделами, их увязке, принятии решения, представлении проекта плана.

Вершины следующих уровней соответствуют работе подразделений заводоуправления. Совокупность вершин первого уровня отражает работы, проводимые отделами по разработке разделов плана, вершины второго уровня отображают работы групп. Работы групп делятся на расчеты соответственных участков плана. Каждый расчет образует свое дерево, в котором отражены взаимосвязи потоков информации более низкого уровня (см., например, рис. 2.6).

Рис 2.6 Движение информации при расчете объема производства

Информационная модель в виде графа типа «дерево» содержит в себе следующие сведения:

• наименование и характеристику блоков преобразования информации;
• последовательность преобразования информации в процессе планирования;
• наименование и характеристику блоков преобразования информации;
• источники входной информации;
• адреса выходной информации.

Схема дает обобщенную характеристику функционирования планового органа, указывает типы преобразований информации, их последовательность, направления и адреса потоков информации. Схема может являться первым звеном при разработке сетевой модели организационного проекта.

Метод функционально-операционного анализа

Метод функционально-операционного анализа предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой органам территориального планирования. Кроме того, он применяется в работе высших функциональных органов планирования и управления, не связанных непосредственно с управлением технологическими процессами.

Существо метода заключается в следующем: выявляются основные функции территориальных плановых (или других управляющих) органов; функции расчленяются на элементы; элементы состоят из операций. Для каждой операции составляется схема, находятся цели, функции и информационные связи; находятся объемы информации, определяется ее характер с помощью составления систем входной и выходной информации в формах документов. Операции планирования объединяются в логическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.

Порядок разработки модели. Работа но анализу и конструированию информационных систем выполняется в следующей последовательности:

1. разработка научных основ и принципиальной схемы информационной системы;
2. выявление структуры и функций системы;
3. разработка логической схемы моделирования;
4. сбор и анализ алгоритмов и моделей планово-экономических задач;
5. разделение информационной системы на подсистемы, элементы и операции, изучение каждой подсистемы;
6. определение и формализация задач, которые поддаются алгоритмизации, типизации операций;
7. выявление целей, функций и связей каждой операции;
8. составление математических моделей операций;
9. подбор и разработка алгоритмов, их обоснование, выработка рекомендаций по применению;
10. определение объемов и характера информации, построение новой системы документации;
11. разработка алгоритмической схемы обработки информации;
12. построение территориальной информационной системы.

Стадии разработки. Первая стадия моделирования информационной системы включает в себя определение границ этой системы, формулировку исходных предпосылок и определение характера работы по построению системы. Работы подразделяются на титульные, проблемные, подробные и текущие.

Структура и функции системы выявляются с помощью макромоделей. В случае появления нескольких разнородных функций система считается сложной. Одновременно увязываются операции низового и народнохозяйственного планирования, обеспечивается моделирование основных связей и взаимодействий, возникающих при построении плана.

Следующим этапом является разбиение системы на составные части, подсистемы, элементы, операции. Границы системы задаются исследователем. Подсистема, которую нельзя больше расчленить по определенному критерию, рассматривается в качестве компоненты, компонента, в свою очередь, делится на операции, для каждой операции выявляются цели, функции и связи, затем составляется их математическое описание и подбирается метод решения модели.

Задачи, соответствующие определенным операциям, соединяются в группы единой логической схемой. Перечень задач позволяет ориентировочно определить объем информации и способствует эффективной организации процессов моделирования.

Моделирование операции состоит из:

1. определения целевой функции операции и разработки правил отбора решений;
2. построения иерархии элементов операции;
3. определения входа и выхода операции;
4. определения и измерения информационных связей и потоков;
5. составления системы коммуникаций передачи информации;
6. разработки системы документации;
7. алгоритмизации и последующего составления программы;
8. оценки технических средств.

После этого производится расчет ориентировочного объема информации: определяется класс задач, к которому принадлежит операция, строится логическая схема решения, определяются объемы вводимой, выводимой, хранимой информации, количество арифметических и логических операций по обработке информации, длина массивов информации; на основе этого выводится средний объем ожидаемой информации.

Следующим этапом будет подбор моделей и алгоритмов уже известных и меняющихся, а также разработка новых алгоритмов для еще не решав- я задач. В этом случае привлекаются новые методы, например эвристические. Средством взаимоувязки операций может служить сетевая модель, определяющая размещение потоков информации и порядок выполнения операций. В результате моделируется весь информационный процесс, выявляются его звенья, конструируются новые необходимые потоки информации.

Следующим этапом является разработка алгоритмической схемы обработки информации, составляются математические программы; производится оценка технических средств. Заключительный этап — имитация информационных систем с помощью вычислительной техники и системы динамических моделей.

Метод анализа норм выработки решений

Процесс принятия решений является одним из самых сложных и малоисследованных процессов человеческой деятельности в области управления.

Характерные черты процесса принятия решения следующие:

• альтернативность — наличие множества возможных решений;
• наличие критерия выбора решения в виде целевой функции (одна или несколько целей);
• выбор наилучшего варианта решения, под которым понимается вариант, в наибольшей степени соответствующий критерию выбора решения;
• наличие характеристики объективных условий среды объекта принятия решений, т. е. описание нерегулируемых переменных (одно из важнейших условий обеспечения выбора наилучшего варианта);
• наличие субъекта принятия решения, действующего в соответствии с предоставленными ему полномочиями, с участием других заинтересованных лиц, представляющих интересы и точки зрения;
• решение принимается на основе логических, неформализованных операций (вычислительные операции играют здесь вспомогательную роль).

Этапы процесса принятия решения. Процесс принятия решения складывается из нескольких этапов:

1. Получение информации о проблеме.
2. Анализ информации для того, чтобы убедиться в надежности полученных сведений, разграничить всю информацию по степени важности и т. д.
3. Формулировка факторов, учитываемых в процессе принятия решений. Определяются признаки, по которым будут сравниваться альтернативы. Большую роль играют индивидуальные особенности людей, принимающих решение. Одна часть факторов будет формировать ограничения, другая — цели, на достижение которых должно быть направлено решение.
4. Построение модели поведения системы, для которой принимается решение. Модель является намеренно упрощенной схемой, из которой возможно получить рекомендации по решению проблемы.
5. Разработка альтернатив — возможных способов достижения поставленных целей, из которых должны выбираться наилучшие.
6. Прогнозирование альтернатив, в результате которого определяются вероятность реализации каждого варианта и вероятность следствий его реализации.
7. Формирование критерия. Под критерием понимается некоторое правило, позволяющее сопоставлять альтернативы и осуществлять направленный выбор среди них. Особенностью принятия планово-экономических решений является то, что критерий выбора наилучшей альтернативы чаще всего строится гипотетически и во многом определяется интуицией и опытом работы плановика.
8. Выбор на основании критерия. Обследование процесса принятия решений проводится с целью получения материала, необходимого для совершенствования этих процессов. Степень детализации обследования зависит от требований выбранной методики совершенствования. В качестве аппарата обследования используются структурно-информационные схемы, таблицы решения, инструменты записи алгоритмов и математические модели.

Общая схема обследования требует:

• разработать структурно-информационную схему;
• в соответствии с этапами, выделяемыми в процессе преобразования информации при построении структурно-информационной схемы, составить обобщающую таблицу решения, объединяющую эти этапы;
• сформулировать обобщающую таблицу решения для каждого этапа;
• описать процесс принятия решений на каждом этапе с помощью таблиц решений и математических моделей, ориентируясь на соответствующую обобщающую таблицу;
• построить схемы взаимосвязей таблиц решений, математических моделей и алгоритмических таблиц;
• уничтожить нумерацию таблиц решений, алгоритмических таблиц и математических моделей, так как один блок принятия решения на структурно-информационной схеме может быть описан несколькими таблицами решений; уточнить структурно-информационную схему.

Описание процесса принятия решения может производиться с помощью таблиц. На первом этапе проводится общее обследование, без детализации. Строятся структурно-информационные схемы-графики. В анализе органов управления этот метод называется «методом схем информационных связей плановых расчетов».

Рассмотрим таблицы решений как основу аппарата обследования.

Таблица решения является моделью процесса принятия решения.

Таблица 2.9 Таблица решений

В таблице решения (табл. 2.9) представлены:

Условия, учитываемые при принятии решения (II раздел);

Действия, предпринимаемые в результате проверки условий (III раздел); правила решения (I и IV разделы).

Возможные значения результатов проверки условий называются входами Условий и записываются в I разделе. Элементы, указывающие, какие действия выполняются при определенных значениях входов условий, называются входами действий и помещаются в IV разделе.

Установим взаимосвязь таблицы решения и процесса принятия решения по этапам.

1 и 2. Получение и анализ информации занимают существенное место в процессе принятия решения. При составлении таблицы решения конкретизируются в форме получения и анализа информации, на основе которой формируются списки условий и действий.

3. Разработка перечня факторов в таблице интерпретируется как формирование условий.

4. Построение модели объекта — необходимое условие при заполнении таблицы.

5. Разработка альтернатив интерпретируется как составление перечня действий, выполняемых при принятии решения.

6. Прогноз альтернатив в таблице решения определяет вероятность появления соответствующих правил решения.

7. Формирование критерия определяет совпадение реальной ситуации, характеризуемой результатами проверки условий, с одной из ситуаций, перечисленных в I разделе.

8. Выбор действия, которое должно быть выполнено в реальной ситуации.

Для связи потоков информации с конкретными шагами управления к таблице могут быть добавлены два дополнительных раздела: V и VI. В них дается характеристика информации, используемой при проверке условий и выполнения действий. Для записи используются 6 позиций:

1. наименование входной информации;
2. форма представления входа;
3. адрес, откуда получена входная информация;
4. наименование выходной информации;
5. форма представления выхода;
6. адрес, куда направляется выходная информация.

Модуль-метод

Модуль-метод применяется для анализа структуры информационного потока после использования других методов. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному структурному каналу. При движении карточки на ней отмечаются все операции обработки информации по данному каналу. Операции обработки информации включают съем, кодирование, отображение, передачу, переработку, представление информации и выработку решений. В результате обработки карточек простейшими средствами механизации можно получить подробные сведения о количестве информации, проходящей по данному каналу или используемой в данной операции, определить пропускную способность, вычислительные мощности, выявить дублирование, определить периодичность, частоту поступления информации и другие количественные и качественные характеристики.

Метод дает весьма детальное описание количественных и качественных характеристик фиксированного потока информации.

Метод матричного моделирования

Информационная модель служит основным, завершающим обследование документом, отражающим во взаимоувязанной форме деятельность как любого подразделения (отдела), выполняющего определенные функции управления так и всего заводоуправления в целом. Матричная информационная модель обеспечивает:

• выражение в наглядной форме процесса формирования и движения показателей и документов,
• отражение в единообразной комплексной форме всех данных о деятельности каждого из подразделений;
• возможность представления в комплексной форме необходимых данных о деятельности всей обследуемой системы в целом;
• выяснение структуры и функций отдельных подразделений предприятия в условиях комплексной системы обработки данных.

Матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи всех подразделений предприятия и его окружения (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Это — модель выявления потоков информации системы или любого ее подразделения, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики.

Назначение и содержание модели. Модель состоит из четырех квадрантов и трех вспомогательных разделов. Каждый из квадрантов и разделов имеет свое специфическое содержание и назначение (табл. 2.10).

В 1 квадранте информационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет шахматную композицию, т. е. одинаковое наименование документов и показателей по строкам и столбцам. Квадрант характеризует и процессы проведения всех планово-экономических расчетов в подразделении: формирование документов (показателей) и их использование.

Столбцы квадранта I содержат сведения о том, какие документы (показатели) используются для формирования других документов (показателей), а строки показывают, сколько раз и для формирования каких документов (показателей) используются показатели из документов данного подразделения.

Каждый из блоков, расположенных по основной диагонали I квадранта, отражает формирование показателей данного документа.

Итоговые результаты I квадранта характеризуют: по столбцу — количество Разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования Показателя данного столбца; по строке — степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или показателей каких-либо других документов подразделения.

Таблица 2.10 Матричная информационная модель

Наименование подразделений потребителей

Частота (периодичность) формирования документа (показателя)

1, 2, . Наименование показателей

Левый вспомогательный раздел (подраздел) А

Правый вспомогательный раздел

Во II квадранте наименование строк совпадает с наименованием строк I квадранта, по столбцам дается наименование потребителей документации.

II квадранте, следовательно, отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие отделы заводоуправления и цехи, во внешние организации, а также в архив подразделения.

Каждый столбец квадранта отражает степень заполнения документов, разрабатываемых в подразделении и передаваемых другим службам. Строки характеризуют распределение показателей из данных документов по подразделениям-потребителям.

Итоговые результаты характеризуют: по столбцу — количество показателей, передаваемых данным подразделением всем другим; по строке — использование показателей или документов данного подразделения во всех других подразделениях.

В III квадранте наименование столбцов совпадает с наименованием столбцов I квадранта; наименование строк — входящие документы и показатели в разрезе подразделений-поставщиков. В III квадранте отражаются все документы, поступающие из других подразделений и внешних организаций, а также направления их использования. Следовательно, квадрант характеризует связи данного подразделения со всеми другими по линии получения необходимой документации, т. е. вход данного подразделения.

Столбцы III квадранта характеризуют использование получаемых от других подразделений сведений для формирования новых документов или показателей. Строки характеризуют использование поступающих документов и показателей в данном подразделении.

Итоговые результаты характеризуют: по столбцу — применяемость поступающих показателей; по строке — количество входящих показателей для формирования показателя I квадранта или простую их переписку в новый документ.

В IV квадранте содержание строк совпадает с третьим квадрантом, а столбцов — со вторым. IV квадрант отражает передачу входящих документов, данные которых используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения, т. е. он характеризует проходящие через рассматриваемое подразделение документы.

Итоговые результаты характеризуют: по столбцу — использование поступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям, По строке — количество поступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям.

Кроме квадрантов, имеются три вспомогательных раздела — левый, нижний и правый.

Левый раздел отражает признаки как составные элементы показателей каждого из документов, которые разрабатываются или поступают в данное подразделение. Каждый отдельный столбец раздела характеризует применяемость признака в различных документах и показателях (разрабатываемые и поступающие) данного подразделения. Строка отражает набор тех признаков, которые включаются в каждый из документов данного подразделения.

Левый вспомогательный раздел, в свою очередь, делится на две части — подразделы А и Б. Подраздел А отражает те признаки, которые имеются в разрабатываемых данным подразделением документах, подраздел Б — признаки поступающих документов.

Правый вспомогательный раздел содержит обобщающую характеристику разрабатываемых показателей информационной модели.

I и II квадранты, вместе взятые, показывают процесс создания показателей и документов и передачи их в другие подразделения, внешние организации или в свой архив.

I и III квадранты отражают процесс формирования показателей и документов в данном подразделении: I квадрант — показатели, разработанные в отделе, III — входящие показатели, которые используются для формирования создаваемых данным подразделением показателей и документов.

II и IV квадранты отражают выход всех документов и показателей, которые создаются в подразделении или поступают от других. Они дают полное представление о связях данного подразделения со всеми другими (внутренними и внешними) через документооборот, т. е. о потоках информации.

III и IV квадранты, вместе взятые, отражают использование, контроль или простую переписку документов и показателей, необходимых в деятельности данного подразделения.

Подраздел Б и III квадрант отражают процесс поступления документов и показателей и дальнейшее их использование в данном подразделении.

Выше был рассмотрен основной тип модели (тип А). Существует ряд вариантов этой основной модели, каждый из которых имеет свои особенности классификации позиций, заполнения и т. д. (этих вариантов существует до 10). Выбор конкретных видов классификации и, следовательно, форм информационных моделей осуществляется в соответствии с задачами и средствами анализа.

Метод матричного моделирования применим главным образом на промышленных предприятиях, где опрос сотрудников относительно характера решаемых задач обычно малорезультативен и процессы рядовой обработки данных занимают большую часть времени работников управления.

Метод семиотического анализа

В семиотическом анализе передача сообщения — коммуникация, рассматривается как язык, т. е. как определенная знаковая система, обеспечивающая общение функциональных подразделений друг с другом и с внешней средой.

Информация как знаковая система изучается в трех аспектах — семантическом, прагматическом и синтаксическом.

И рассмотрение документации как знаковой системы позволяет изучать и ализовать язык документов на разных уровнях и с разных точек зрения. Уровень синтаксического анализа. На этом уровне устанавливаются пра- а формирования и переформирования языковых единиц. Для языка документов это будет установлением правил, по которым одни документы строятся других (документ строится из набора высказываний), изучением правил построения показателей, иными словами, формализацией процедур составления и обработки документов. Все задачи, которые связаны с описанием знаков и выражений языка, с исследованием правил образования таких выражений из более простых знаков, с анализом отношений между этими знаками, а также правил преобразований этих выражений, относятся к области синтаксического анализа.

Синтаксический анализ делится на описательный синтаксис, проблематика которого близка к проблемам синтаксиса в грамматическом понимании, и на чистый синтаксис, проблематика которого носит формальный характер. Практическое значение чистого синтаксиса, который трактует язык как своеобразное исчисление, состоит прежде всего в том, что появляется возможность перевести обычный язык на язык машин. Используя, например, исчисления предикатов, можно задать формы документов, т. е. указать способ упорядочения показателей, из которых они строятся, и тем самым формализовать содержательные связи между показателями. Предикат — в двоичной логике — это логическая функция, относящаяся к п предметам рассматриваемой области с истинными значениями — «истина» или «ложь». Предикат считается заданным, если указано, к каким предметам он относит «истину». Придав наборам показателей, соответствующим определенной форме документа, значение «истина», мы зададим все формы данной системы.

Семантический анализ. На семантическом уровне рассматривается смысловое значение элементов языка. Одна из основных проблем семантики — проблема однозначной передачи и уточнения смысла языковых выражений, связанная с устранением многозначности, нестрогости и эмоциональной окрашенности слое.

Здесь оценивается количество смысловой информации, которое несет отдельный документ, выявляются и устраняются такие недостатки, как наличие одинаковой формы у разных по содержанию документов, показателей и, наоборот, разное оформление одинаковых содержаний.

В качестве средства семантического исследования информационной сиcтемы можно предложить проблемно-ориентированный системный язык экономической информации (СЯИН). Этот неалгоритмический язык выступает Роли посредника между языком экономиста (общепринятым) и специализированным языком вычислительной машины. Сравнивая (вручную или с помощью ЭВМ) фразы СЯИН, описывающие содержание показателей, можно выявить показатели или составные части их, которые относятся к одним и и тем же информационным совокупностям. Эти сведения являются предпосылкой унификации потоков и алгоритмов в АСОД.

Прагматический уровень исследования. Рассматривается отношение документа к его производителям и потребителям. Характер исследований здесь может быть самым различным. Документы строятся для решения определенных задач, но уже функционирующая система документов во многом определяет качество и скорость их решения. Решаемые в ходе производственной деятельности задачи оказывают непосредственное влияние на язык документов. Как содержание, так и конкретная форма документа определяются экономическими задачами и уровнем системы управления, на котором они решаются. Важно выяснить, при решении каких задач необходим данный документ, определить информативность документа для данной задачи и на этой основе предложить оптимальную форму документа.

Метод схем информационных связей плановых расчетов

В схеме информационных связей отражаются плановые расчеты того или иного подразделения, последовательность их выполнения, состав и источники информации, метод переработки и направления дальнейшего использования информации. При помощи простой и удобной символики в схемах в наглядной форме можно представить все потоки информации, взаимодействие различных подразделений в процессе принятия решений, последовательность и взаимосвязь решаемых задач.

Построение схемы информационных связей. Схема строится в такой последовательности:

1. Выбирается основное подразделение органа управления, для которого строится схема. Опыт работы показал, что за основное подразделение при обследовании планового органа следует принять подотдел. Для каждого подотдела строится своя схема, затем их укрупняют в схемы отделов и т. д.

2. Строится схема подразделения органа управления либо силами специалистов обследуемого подразделения, либо сотрудниками специально созданной группы обследования на основании бесед со специалистами.

3. Весь процесс преобразования информации в подразделении разбивается на этапы и составляется схема каждого этапа.

(Например: а) составление плана без учета лимитов; б) корректировка плана первого этапа с учетом установленных лимитов; в) разбивка плановых заданий по подразделениям.)

4. Определяются основные блоки преобразования информации. В качестве основного блока на схеме принимается плановый расчет. Под плановым расчетом понимается любое преобразование информации в процессе планирования. Плановый расчет на схеме обозначается прямоугольником (рис. 2.7), внутри которого записывается его наименование.

5. Для выделенных блоков определяют входную и выходную информацию. Информация на схеме обозначается кружком, внутри которого указывается ее наименование (рис. 2.8).

Рис. 2.7. Обозначение планового расчета

6. Для каждого потока входной информации выясняется ее источник.

Возможны два случая.

а) источником информации является другой блок преобразования того же подразделения (или несколько блоков). В этом случае происходит стыковка

соответствующих элементов схемы;

б) источником информации служит другое подразделение или внешняя организация. Все эти подразделения и организации именуются адресом и обозначаются треугольником, внутри которого записывается их сокращенное наименование. Принято следующее обозначение адресов (рис. 2.9).

Для того чтобы избежать пересекающихся связей, адреса и потоки информации, уже нанесенные на схему, повторяются всякий раз, когда они существенны для какого-либо блока преобразования.

7. Определяется направление дальнейшего движения каждого потока выходной информации.

Здесь также возможны два случая:

а) выходная информация одного блока является входной другого блока;

б) выходная информация поступает за пределы обследуемого подразделения.

В некоторых случаях возможно несколько направлений использования выходной информации.

8. В случаях возникновения Циклов в соответствующих местах схемы в качестве выходных адресов указываются те блоки, откуда начинается новый цикл.

9. При принятии группового решения (если в процессе преобразования информация проходит этап согласования) применяют специальное обозначение (Рис. 2.10).

При необходимости указания, с какой информацией каждый из участников вступает в процесс согласования, целесообразно применять обозначение, показанное на рис. 2.11.

10. Взаимоувязываются все блоки преобразования информации, адреса внутри каждого этапа.

11. Взаимоувязываются все этапы.

Рис. 2.8. Обозначение входа и выхода планового расчета

Рис. 2.9. Обозначение адресов в информационной схеме

12. После построения информационной схемы проверяют выполнение ряда условий:

а) входными и выходными вершинами могут быть только адреса;

б) адрес непосредственно должен быть соединен с информацией;

в) для каждого блока существует хотя бы один входной и выходной поток информации.

13. После того как построены схемы отдельных подразделений, проверяется взаимная стыковка этих схем. Взаимная стыковка подотделов в рамках отдела проверяется анализом всех входных адресов, обозначенных треугольниками с двойной обводкой, взаимная стыковка схем отделов в рамках органа управления проверяется путем проверки всех входных и выходных адресов, обозначенных треугольниками с двойной заштрихованной обводкой, и соответствующей им информации.

Метод этот имеет и некоторый недостаток. Несмотря на простоту и ясность в изображении результатов анализа, он требует кропотливого и тщательного изучения действующей системы и не обеспечивает досконального анализа самой системы показателей. Метод рекомендуется применять в сочетании с другими методами, в частности с методом исследования норм выработки решений.

Рис. 2.10. Принятие группового решения

Рис. 2.11. Обозначение согласования с описанием информации

Анализ описания операций обработки информации в алгоритмическом языке

В настоящее время разработан ряд специальных алгоритмических языков для описания операций, в том числе и информационных. Разработаны также программы автоматического анализа и интеграции процессов передачи и переработки информации, процессов выработки решения.

Во всяком алгоритмическом языке можно выделить две части:

• для описания объектов перерабатываемой информации (исходных, промежуточных и окончательных результатов). Языки, предназначенные для вычислений, позволяют описывать числовые данные (целые и вещественные), а иногда и некоторые другие (булевские величины, векторные и пр.). Языки же, ориентированные на обработку данных, имеют гораздо более развитый аппарат описания данных;
• для описания процессов переработки данных — операторов языка. Языки для вычислений имеют развитый аппарат средств вычислительных процессов Языки для обработки данных должны иметь развитые средства, предназначен для обработки объектов сложной структуры (эффективное обращение к произвольной вершине дерева данных, работу с большими массивами информации, переупорядочение строк в массивах по признаку возрастания или убывания одного из элементов строки — задачи сортировки и т. д.).

Одним из наиболее развитых специализированных языков для обработки данных является КОБОЛ. В этом языке допускается описание алгоритмов, оперирующих с элементами информации сложной структуры с помощью сравнительно простых операторов.

КОБОЛ-программа состоит из трех основных разделов:

1. Раздел данных содержит полное описание подлежащих обработке объектов-данных.
2. Раздел процедур содержит набор процедур для определения того, как должны обрабатываться данные.
3. Раздел оборудования информирует о том, на каком оборудовании будет производиться обработка данных.

В первом разделе приводится полное описание всех объектов, с которыми будет оперировать рабочая программа. Здесь определяются размеры данных, иерархические связи между ними, классы информации (численная или буквенная), особенности размещения в памяти, конкретные значения данных.

Для определения иерархии данных в КОБОЛе введена специальная статья, называемая номером уровня данного. Данное, имеющее минимальный уровень 01, определяет высший уровень иерархии, называемой записью. Ряд записей может входить в массив; наименованию его приписан специальный номер уровня ОМ. Любое данное, входящее в состав некоторого другого данного. имеет соответственно больший уровень.

Рассмотрим пример описания:

01 — Список сотрудников.

02 — Личные данные.

04 — Месяц рождения.

04 — Год рождения.

Здесь номера уровня 01, 02 . определяют, что некоторая запись, называемая списком сотрудников, включает в себя в качестве подразделов личные Данные, название должности и зарплату (уровень 02). В свою очередь, личные. Данные подразделяются на фамилию, имя, отчество и дату рождения (03). Дата же рождения включает в себя и год, и месяц (04). На основании этого писания список сотрудников можно представить в виде таблицы (табл. 2.11).

Количество строк таблицы определяется статьей «Повторить раз». Целое Указывает количество повторения данного уровня.

К каждому из описанных данных возможно непосредственное обращение в разделе процедур — его можно сравнить с чем-либо, умножить, разделить (для чисел), переместить в другое поле и т. п.

Размер и структура каждого элементарного данного (т. е. не содержащего в себе в качестве подгрупп других данных) могут задаваться шаблоном. Шаблон состоит из знаков:

X — любой символ;

А — символ буквы;

9 — символ цифры;

Число повторений символа может быть указано в скобках — запись XXX равносильна записи Х(3).

Источник