Способы отражения расходов при усн

Базовые правила учета расходов на УСН

Компании и предприниматели, применяющие УСН «доходы минус расходы», платят налог с чистой прибыли. Чем больше они учитывают расходов, тем меньше у них получается налог. Поэтому налоговые следят за тем, чтобы в расходы не записывали лишнее.

Границы между предпринимательскими нуждами и личными зачастую очень размытые. Но эти границы все же полезно правильно определять. Для начала следует разобраться с формальными правилами учета расходов, потому что они, в отличие от доходов, учитываются намного сложнее.

Тот факт, что с вашего счета списались деньги, еще не основание для того, чтобы учесть ту или иную сумму в налогах. Более того, чаще всего расходы учитываются вообще на другой день — не на тот, когда деньги физически списались с вашего расчетного счета.

Правила № 1: Расходы должны соответствовать списку из ст. 346.16 НК РФ

Прежде чем учесть расход, нужно проверить, есть ли он в списке Налогового кодекса. Проблема в том, что некоторые расходы там описаны очень размыто, особенно материальные.

Под материальные расходы попадают материалы для производства, материалы для выполнения услуг, стоимость доставки до покупателя, стоимость спецодежды, бахилы, одноразовые стаканчики, ремонт и многое другое. И это усложняет задачу: ты не всегда уверен, что это именно те расходы, которые можно учесть.

В то же время Налоговый кодекс содержит и однозначные формулировки при определении расходов: например, расходы на оплату труда, канцелярские товары, рекламу, оплату товарного знака, аренду. И вроде бы все четко определено, но формального попадания в список недостаточно. Например, вы можете учесть расходы на аренду офиса, в котором работаете, но не можете учесть расходы на аренду квартиры, в которой живете. То же самое с расходами на ремонт этих помещений.

Правило № 2: Расход должен быть экономически обоснован и направлен на получение дохода

Любой расход предпринимателя должен как-то поспособствовать развитию бизнеса, то есть зарабатыванию денег или увеличению активов.

Например, если у вас кофейня, то нецелесообразно учитывать расходы на постройку забора где-то за городом. Это никак не поможет вашему бизнесу. Расходы на турпутевку можно учесть, только если она для вашего сотрудника и то с некоторыми ограничениями. Свою путевку до Турции учесть тоже не получится.

Одним словом, связь между расходом и прибылью от этого расхода иногда тяжело понять. Причем непросто это сделать даже при честных и, казалось бы, логичных расходах.

Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

Получается, что необязательно увеличивать выручку за счет расходов, достаточно планировать, что это произойдет. Хотя нельзя до конца быть уверенными в том, что в спорных ситуациях налоговая эти аргументы примет.

Правило № 3: Должны быть документы, подтверждающие расходы

Без документов налоговая не поймет, что именно вы купили, и не сможет установить связь между расходом и намерением заработать. В списании с расчетного счета информации совсем недостаточно.

Прежде всего расходы подтверждают:

• акт
• накладная
• договор
• кассовый чек (будет достаточно, если вы сами что-то купили в магазине как физлицо, с 2021 года в кассовом чеке прописывается номенклатура)
• платежные поручения

Обязательно делайте сканы чеков, потому что со временем чеки выцветают.

Если вы что-то купили и по какой-то причине у вас нет подтверждающих документов, то учитывать расход по УСН опасно. Налоговая может запросить подтверждение расхода, и если вы не сможете его обосновать, то придется подавать корректировку декларации, доплачивать налог и, скорее всего, уже с пеней, потому что срок оплаты к тому времени будет пропущен.

Если налоговая решит, что вы намеренно учли необоснованные расходы, то вам выставят штраф в размере 40 % от недоплаченного налога.

Запросы на пояснения приходят довольно часто. Причем налоговая проверяет даже маленьких предпринимателей и просит их подтвердить свои расходы документами.

Правило № 4: Учесть расходы можно только после того, как вы расплатились или получили товар

Если вы не получили товар или услугу, так как работаете по предоплате, то расход учесть пока нельзя. Вы это сможете сделать лишь тогда, когда все получите и когда на руках будет иметься акт или накладная.

Без труда сформируйте и отправьте декларацию УСН, книгу учета доходов и расходов

Иногда расход нужно учесть не на дату списания с расчетного счета, а на дату получения товара или услуги. Например, товар оплачен 4 мая, а пришел только 10 мая. В этом случае учесть расход можно только 10 мая, а в КУДиР надо сделать запись, где документом-основанием будет накладная и ее номер. Если бы товар был получен 10 мая, а оплата за него прошла попозже, 11 или 12 мая, то расход можно было бы учесть по факту списания денег с расчетного счета.

Таким образом, нужно смотреть, какая дата позже, и учитывать расход именно по поздней дате.
Оформить как врезку с иконкой icon-11-other-megaphone:

Учитывайте расход по последней из дат:

• дата оплаты поставщику;
• дата получения от поставщика товаров или услуг.

Отдельно стоит рассмотреть такую ситуацию, как перепродажа. В данном случае в расчет нужно брать три даты:

• дата оплаты товара;
• дата получения товара от поставщика;
• дата отгрузки товара конечному покупателю.

То есть при перепродаже расходы на товар можно учесть только тогда, когда вы его перепродали. Это может случиться через пару месяцев или даже через пару лет, но только тогда вы действительно сможете учесть расход.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Ключевые моменты в учете основных средств при УСНО

Автор: Новикова С. Г., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Затраты на приобретение (сооружение) основных средств (ОС) разрешены к учету при УСНО (конечно, только при применении объекта налогообложения «доходы минус расходы»). При этом порядок признания затрат на ОС зависит от периода их приобретения налогоплательщиком.

Приобретение объекта ОС именно в период применения УСНО – весьма выгодная операция для налогоплательщика, поскольку затраты в этом случае учитываются в течение года с момента ввода объекта в эксплуатацию. А вот досрочная продажа объекта ОС (ранее сроков, определенных нормами гл. 26.2 НК РФ) – напротив, чревата дополнительными платежами в бюджет из-за обязательного пересчета налоговых выплат.

Порядок признания расходов по ОС в рамках УСНО

Расходы, связанные с приобретением ОС и понесенные в период применения УСНО, учитываются с момента ввода этих средств в эксплуатацию. В таком же порядке признаются расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение ОС. Об этом сказано в пп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ.

В течение налогового периода расходы по ОС принимаются за отчетные периоды равными долями в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 346.16 НК РФ, – в последнее число отчетного (налогового) периода в размере уплаченных сумм (пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). И, конечно, обозначенные расходы принимаются при соответствии критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

При этом затраты на имущество, права на которое подлежат государственной регистрации (в ЕГРН), учитываются в расходах с момента документально подтвержденного факта подачи документов на регистрацию указанных прав (п. 3 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.11.2018 № 03-11-11/78852).

Причем, как установлено п. 4 ст. 346.17 НК РФ, «упрощенцы» вправе учесть в налоговой базе расходы только по объектам ОС, используемым при осуществлении предпринимательской деятельности.

Иными словами, для включения в расходы при УСНО затрат на приобретение (создание) объектов ОС необходимо выполнение трех условий:

оплата объекта (полная или частичная). Способ оплаты ОС (заемными или собственными средствами) значения не имеет (см. письма Минфина России от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172);

ввод объекта в эксплуатацию;

использование его при предпринимательской деятельности.

Компания на УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» в апреле 2021 года приобрела и ввела в эксплуатацию в качестве основного средства оборудование стоимостью 270 000 руб.

Эти затраты компания признает в расходах равными частями (по 90 000 руб.) по состоянию на 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.

Есть еще несколько важных моментов касательно признания расходов по ОС. В их состав включаются объекты, признаваемые амортизируемым имуществом в соответствии с гл. 25 НК РФ (на что указано в п. 4 ст. 346.16 НК РФ). Амортизируемым же признается имущество, которое одновременно отвечает следующим условиям (п. 1 ст. 256 НК РФ):

находится у налогоплательщика на праве собственности (если иное не установлено гл. 25 НК РФ);

используется для извлечения дохода;

имеет первоначальную стоимость более 100 000 руб.;

К сведению: первоначальная стоимость ОС при УСНО определяется по правилам бухгалтерского учета (пп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы определить первоначальную стоимость ОС, необходимо суммировать фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление. В затраты на приобретение ОС включаются (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»):

стоимость ОС по договору;

расходы на консультационные и иные услуги, необходимые для приобретения объекта;

таможенные пошлины и сборы, связанные с покупкой объекта;

вознаграждения по посредническому договору, если ОС приобреталось с участием посредника;

сумма «входного» НДС, уплаченного поставщику.

С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Ему на смену придет ФСБУ 6/2020 «Основные средства». Этот стандарт можно применять и в 2021 году (что обязательно отражается в учетной политике).

Отражение операций по ОС в КУДиР

Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) ОС, их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение отражаются в КУДиР в разд. 2. (Он обязателен для заполнения лишь для «упрощенцев», выбравших в качестве объекта налогообложения доходы минус расходы.) Расходы по ОС в указанном разделе отражаются позиционным способом отдельно по каждому объекту (п. 3.4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н).

Важный нюанс отражения расходов по ОС в КУДиР: итоговая сумма, которая отражает расходы на покупку, учитываемые при исчислении налоговой базы одного или нескольких объектов ОС, указывается в последней строке разд. 2 в графе 12. Затем ее необходимо вписать в графу 5 разд. 1 книги.

Добавим: записи по одному и тому же объекту ОС вносятся в разд. 2 ежеквартально, пока стоимость (остаточная стоимость) объекта не будет полностью признана в налоговой базе при УСНО. Допустим, ОС приобретено при УСНО и принято к налоговому учету в апреле 2021 года (то есть во II квартале). Следовательно, одинаковые записи по нему будут внесены в разд. 2 во II, III и IV кварталах.

Расходы по ОС при смене режима налогообложения

При переходе плательщика налога на прибыль на УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» в налоговом учете на дату перехода отражается остаточная стоимость ОС, оплаченных до перехода, в виде разницы между ценой приобретения (сооружения, изготовления, создания самой организацией) и суммой начисленной амортизации (п. 2.1 ст. 346.25 НК РФ). Если объект не введен в эксплуатацию в период применения общего режима налогообложения, это не объект ОС и амортизация по нему не начисляется. Соответственно, стоимость такого имущества на дату перехода на УСНО в силу названной нормы определять не нужно.

Порядок признания остаточной стоимости ОС, приобретенных до начала работы в рамках УСНО, зависит от срока полезного использования объекта (пп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ):

до 3 лет включительно – расходы учитываются в течение первого календарного года применения спецрежима;

от 3 до 15 лет включительно – 50, 30 и 20 % стоимости в течение соответственно первого, второго и третьего календарных лет применения УСНО;

свыше 15 лет – в течение первых 10 лет применения данного налогового режима.

В каждом налоговом периоде расходы принимаются к учету за отчетные периоды равными долями.

В феврале 2020 года компания приобрела и ввела в эксплуатацию основное средство стоимостью 240 000 руб. Срок полезного использования данного объекта ОС – 5 лет. Сумма начисленной амортизации за 10 месяцев 2020 года составила 40 000 руб.

С 1 января 2021 года компания применяет УСНО с объектом «доходы минус расходы».

Остаточная стоимость объекта ОС на 1 января 2021 года составила 200 000 руб. (240 000 — 40 000).

Эту сумму компания будет списывать равными долями в течение 3 лет: в 2021 году – 100 000 руб. (по 25 000 руб. ежеквартально), в 2022 году – 60 000 руб. (по 15 000 руб. ежеквартально), в 2023 году – 40 000 руб. (по 10 000 руб. ежеквартально).

В ситуации, когда строительство объекта налогоплательщик начал еще в рамках общего режима налогообложения, но достраивает его и вводит в эксплуатацию уже в рамках УСНО, данный объект считается приобретенным (созданным) в период применения УСНО. Следовательно, в этом случае затраты по ОС учитываются в расходах по правилам УСНО (определенным п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), конечно, при условии оплаты понесенных расходов и эксплуатации объекта в предпринимательской деятельности.

Если объект незавершенного строительства, строительство которого начато на общем режиме, не введен в эксплуатацию и после перехода на УСНО, то расходы на его сооружение, произведенные в период применения общего режима налогообложения и УСНО, не подлежат включению в налоговую базу по «упрощенному» налогу (см. Письмо Минфина России от 21.01.2020 № 03-11-06/2/2841).

Таким образом, решение вопроса о признании в составе «упрощенных» расходов затрат, понесенных в связи со строительством объекта недвижимости сначала в рамках общего режима налогообложения, а затем при УСНО, зависит от того, что происходит с этим объектом дальше. Если он так и не будет введен в эксплуатацию (то есть останется в статусе объекта незавершенного строительства), нет никаких оснований для включения данных затрат в налоговую базу по «упрощенному» налогу. Продавать объект незавершенного строительства после перехода с общего режима на УСНО с точки зрения налогообложения невыгодно – ведь тогда выручку от его реализации придется учесть в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ). А списать на расходы затраты на его строительство не получится, поскольку подобные расходы в силу пп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ могут быть учтены в уменьшение налоговой базы при УСНО только после ввода объекта в эксплуатацию, чего в данном случае не происходит.

О восстановлении НДС по объектам ОС при переходе на УСНО

При переходе на УСНО суммы НДС, принятые к вычету по объектам ОС, в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ, подлежат восстановлению в налоговом периоде, предшествующем переходу на спецрежим (п. 3 ст. 170 НК РФ). Восстановлению подлежат суммы налога в размере, пропорциональном остаточной (балансовой) стоимости объекта ОС без учета переоценки. Подлежащие восстановлению суммы налога не включаются в стоимость ОС, а учитываются в составе прочих расходов в соответствии со ст. 264 НК РФ.

Восстановить НДС потенциальный «упрощенец» должен в налоговом периоде, предшествующем переходу (то есть в четвертом квартале, поскольку налоговым периодом для НДС является квартал – ст. 163 НК РФ).

К сведению: если НДС по имуществу, приобретенному до перехода на УСНО, к вычету не ставился, то данный налог восстанавливать не нужно (см. Письмо Минфина России от 18.10.2016 № 03-07-14/60503).

С 2021 года компания переходит с общего режима налогообложения на УСНО. При этом по состоянию на 31 декабря 2020 года у нее имелось оборудование, по которому необходимо было восстановить НДС.

Первоначальная стоимость оборудования – 270 000 руб., начисленная амортизация – 63 000 руб., НДС (20 %), ранее принятый к вычету, – 54 000 руб.

Остаточная стоимость оборудования на дату перехода на УСНО составила 207 000 руб. (270 000 — 63 000).

Восстановленный НДС с остаточной стоимости оборудования равен 41 400 руб. ((270 000 — 63 000) / 270 000 x 54 000). Эту сумму компания отразила в составе прочих расходов на основании ст. 264 НК РФ.

Как быть со стоимостью ОС, если изменился объект налогообложения?

Может ли «упрощенец» признать в расходах стоимость объекта ОС, приобретенного до смены объекта налогообложения с «доходы» на «доходы минус расходы»?

Это возможно, но только если ввод объекта ОС в эксплуатацию состоялся в период, когда налог уже исчислялся с разницы между доходами и расходами (несмотря на то, что затраты, связанные с его приобретением (сооружением), были понесены в период применения объекта налогообложения «доходы») (см. письма Минфина России от 11.12.2019 № 03-11-11/96917, от 18.10.2017 № 03-11-11/68187).

При признании расходов на приобретение ОС, оплачиваемого в рассрочку, при смене объекта налогообложения при УСНО следует руководствоваться Письмом Минфина России от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53560. В нем сказано, что суммы платежей, уплачиваемые за актив после перехода на объект налогообложения «доходы минус расходы», можно учесть в составе расходов на приобретение ОС в размере фактически уплаченных сумм.

Компания на УСНО с объектом налогообложения «доходы» в декабре 2020 года приобрела и оплатила ОС первоначальной стоимостью 365 000 руб. В эксплуатацию оно было введено в январе 2021 года – в период, когда компания уже применяла объект налогообложения «доходы минус расходы». В декабре 2020 года компания оплатила лишь часть стоимости оборудования – 250 000 руб. Оставшиеся 165 000 руб. были уплачены в феврале 2021 года.

В 2021 году в расходах компания может учесть только 165 000 руб., уплаченные за оборудование в феврале. Эта сумма будет учтена в налоговой базе равными долями.

Таким образом, компания признает в расходах в 2021 году в течение четырех кварталов по 41 250 руб. (165 000 руб. / 4 кв.) и отразит эту сумму в разд. 1 КУДиР по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.

Последствия досрочной реализации ОС при УСНО

В случае реализации приобретенных ОС до истечения 3 лет с момента учета затрат на их приобретение в составе расходов в соответствии с гл. 26.2 НК РФ (в отношении ОС со сроком полезного использования свыше 15 лет – до истечения 10 лет с момента их приобретения) «упрощенец» обязан пересчитать налоговую базу за весь период пользования такими ОС с момента учета в составе расходов затрат на их приобретение до даты реализации, передачи (принимая во внимание положения гл. 25 НК РФ) и уплатить дополнительную сумму налога и пени.

В этих случаях необходимо осуществить перерасчет «упрощенного» налога за все отчетные (налоговые) периоды, в которых были учтены затраты на приобретение ОС по правилам гл. 26.2 НК РФ, для чего из состава расходов исключаются названные затраты. При этом в расходах учитывается сумма амортизации, начисленная в отношении данных ОС в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ за период с момента учета их стоимости в составе расходов при УСНО до даты их реализации (передачи).

Возможность учета в расходах остаточной стоимости ОС, приобретенных в период применения УСНО и реализованных до истечения вышеуказанных сроков их полезного использования, ст. 346.16 НК РФ не предусмотрена (см. Письмо Минфина России от 19.11.2020 № 03-11-06/2/100677).

Пересчет «упрощенного» налога при досрочной реализации объекта ОС – довольно сложная операция. Он производится за весь период использования объекта начиная с момента его полного принятия к учету в расходах. Эта процедура существенно осложняется при оплате стоимости ОС частями, ведь в расходы можно списать только оплаченную часть стоимости.

Механизм пересчета налоговой базы при УСНО состоит в следующем (см. также письма Минфина России от 13.02.2015 № 03-11-06/2/6557, от 14.04.2014 № 03-11-06/2/16837):

1. Учтенные ранее затраты, связанные с приобретением (созданием) ОС, исключаются из состава расходов.

2. Рассчитывается амортизация ОС в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ за период с момента учета расходов по ним в налоговой базе до даты их реализации (передачи). Затем амортизационные отчисления включаются в налоговую базу.

Компания, применяющая УСНО, в феврале 2020 года приобрела ОС стоимостью 450 000 руб. и со сроком полезного использования 84 месяца (пятая амортизационная группа) и в этом же месяце ввела его в эксплуатацию. Но в марте 2021 года компания продала ОС за 390 000 руб. В том же месяце названная сумма поступила на расчетный счет компании.

Изначально компания, начиная с I квартала 2020 года, ежеквартально учитывала в составе расходов сумму в размере 112 500 руб. (450 000 / 4) (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

При досрочной продаже ОС компания должна осуществить корректировку налоговой базы, рассчитать и уплатить суммы скорректированных авансовых платежей и налога, а также рассчитать и уплатить пени. То есть она должна исключить из состава расходов, учтенных при расчете «упрощенного» налога, за I квартал, полугодие, 9 месяцев и за 2020 год суммы 112 500, 225 500, 337 500, 450 000 руб. нарастающим итогом соответственно.

Отметим, что ФНС в Письме от 14.12.2006 № 02-6-10/233@ в рассматриваемой ситуации рекомендовала «упрощенцам»:

не вносить в КУДиР результаты исправления расходов за прошедшие налоговые (отчетные) периоды;

оформить бухгалтерскую справку и отразить в ней сторно сумму расходов по реализуемому объекту основных средств, а также суммы «новых» расходов.

Следующий шаг – расчет амортизации по ОС (за период с марта 2020 года по март 2021 года) и включение этих сумм в расходы.

Ежемесячная сумма амортизационных отчислений составляет 5 357 руб. (450 000 руб. / 84 мес.).

Отчетные (налоговый) периоды

Амортизационные отчисления, включаемые в налоговую базу, руб.

Ежемесячно

Нарастающим итогом

I квартал 2020 года

5 357 (5 357 руб. x 1 мес.)

Полугодие 2020 года

21 428 (5 357 руб. x 4 мес.)

Девять месяцев 2020 года

37 499 (5 357 руб. x 7 мес.)

53 570 (5 357 руб. x 10 мес.)

I квартал 2021 года

16 071 (5 357 руб. x 3 мес.)

Далее компания должна рассчитать авансовые платежи и «упрощенный» налог за 2020 год к доплате.

Отчетные (налоговый) периоды

Корректировка налоговой базы, руб.

Сумма налога к доплате, руб.

I квартал 2020 года

На 107 143 (112 500 — 5 357)

16 071 (107 143 x 15%)

Полугодие 2020 года

На 203 572 (225 000 — 21 428)

30 536 (203 572 x 15%)

Девять месяцев 2020 года

На 300 001 (337 500 — 37 499)

45 000 (300 001 x 15%)

На 396 430 (450 000 — 53 570)

59 465 (396 430 x 15%)

Таким образом, по итогам 2020 года компания должна доплатить в бюджет 59 465 руб. «упрощенного» налога.

В рассматриваемой ситуации компании нужно указать в КУДиР за текущий, 2021 год начисленную на основании бухгалтерской справки сумму амортизации 16 071 руб. за январь – март 2021 года.

Кроме того, на дату перечисления доплаты в бюджет компания также должна рассчитать пени за просрочку авансовых платежей, исходя из сумм и сроков их уплаты, налога за 2020 год и ключевой ставки, действующей в эти периоды.

Учет в составе расходов стоимости объекта ОС возможен только при применении объекта налогообложения «доходы минус расходы». При этом «упрощенцы» признают расходы на приобретение (создание) ОС быстрее, чем на общем режиме налогообложения. Порядок признания затрат на ОС в расходах зависит от периода их приобретения, а для объектов, приобретенных до перехода на УСНО, – от срока полезного использования. Реализуя ранее установленного срока учтенные в расходах по УСНО объекты ОС, «упрощенец» должен произвести перерасчет налога по правилам гл. 25 НК РФ. Кроме того, он должен подать уточненную декларацию по УСНО за период перерасчета и уплатить пени с возникающей в этом случае недоимки.

Источник