Способы отказа от предложений

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как красиво отказать: 100 способов сказать «Нет»

Многим людям неудобно отказывать в просьбе, чтобы не показаться грубыми, не задеть чьи-то чувства или сохранить работу.

Из-за этого мы порой соглашаемся с тем, чего, на самом деле, не хотим, а затем жалеем о своем решении.

К счастью, существует несколько способов сказать “Нет” вежливо и при этом сохранить лицо.

Мы сделали подборку лучших способов отказать тактично на просьбы любого вида.

Как отказать человеку в просьбе

3. Нет, спасибо, я не смогу.

4. Не в этот раз.

5. Нет, спасибо, у меня другие планы.

6. К сожалению, это не самое подходящее время.

7. Увы, у меня есть кое-что еще.

8. К большому сожалению, нет.

9. У меня другие дела.

11. Прошу прощения, но я не смогу.

12. Может быть в следующий раз.

13. Звучит здорово, но я не обещаю.

14. Я занят/а другими делами.

15. Я не смогу в это время.

16. Спасибо, не надо.

17. Я не смогу на этой неделе/в этом месяце/году.

18. У меня сейчас слишком много дел.

19. Я сейчас ничего не обсуждаю.

20. Хотела бы я, чтобы это получилось.

22. Хотела бы я, чтобы мы смогли.

23. Если бы я только смог.

24. Мне хотелось бы — но я не смогу.

26. Возможно в следующем месяце, когда ситуация прояснится.

27. Я уже на грани, как нибудь в другой раз.

28. Если бы это только сработало.

29. Я вынужден отказаться.

30. Мне нужно какое-то время.

31. Спасибо, что подумал обо мне, но я не смогу.

33. Ни в коем случае.

34. Черт, я не смогу.

35. Блин, хотел бы я.

36. Я неподходящий человек для этого.

37. Я сейчас учусь ограничивать свои обязанности.

38. Я сейчас не беру новые дела.

39. В другой раз может получится.

40. Не похоже, чтобы мне это подходило.

41. Я сейчас полностью посвящаю себя отдыху, поэтому для другого нет времени.

42. Не уверен, что я лучший кандидат для этого.

43. Нет, спасибо, но звучит заманчиво.

44. Похоже, тебе нужно то, что я на данный момент не могу дать.

45. Я считаю, что не соответствую требованиям, извини.

46. Для меня это не лучшая идея.

48. Я стараюсь экономить.

49. Я не смогу помочь.

50. Если бы только у меня был двойник.

51. Я не могу выделить необходимое время.

52. Я не смогу посвятить этому время.

53. Я сейчас весь в проекте, поэтому не смогу.

54. Хотелось бы, чтобы меня было двое.

55. Я польщен, но не могу.

56. Я не могу дать тебе ответ прямо сейчас, ты свяжешься со мной?

57. Я не могу взять это на себя прямо сейчас.

58. Я по-настоящему ценю то, что ты попросил меня, но я не могу этого сделать.

59. Я понимаю, что ты действительно нуждаешься в моей помощи, но я просто не могу согласиться на это. Извини.

60. Я сейчас скажу нет. Я дам тебе знать, если что-то изменится.

61. Для меня большая честь, что вы попросили меня, но мой ответ отрицательный.

62. Нет, я не смогу это сделать, но вот, что я могу.

63. На данный момент у меня нет того, что тебе нужно.

64. При других обстоятельствах я бы хотел/а, но сейчас не могу.

65. Я хочу, но не могу.

66. Я не могу дать больше, чем положено.

67. Я бы хотел, но знаю, что пожалею об этом.

68. Я не могу взять еще больше обязанностей.

69. Я не могу сделать то, о чем ты просишь.

70. Я могу помочь тебе на следующие выходные вместо этого.

71. Дай мне подумать над этим.

72. Вот, что мне подойдет.

73. Могу я к тебе вернуться попозже?

74. Мне это не подходит.

75. Извини, я занят/а.

76. Спасибо, что подумал обо мне. Я действительно хотел бы.

77. Давай я проверю свой календарь.

78. К сожалению, это не то, что могу сделать в данный момент.

80. У меня уже забронировано.

81. Извини, я не могу помочь в этот раз.

82. Звучит клево, но я знаят/а.

83. Как насчет “Нет”?

84. Не в этой жизни.

85. Послушай, мне нужно идти, но спасибо, что спросил.

87. Мой разум говорит “да”, но мое сердце говорит “нет”.

88. Посмотри! Белочка!

89. Сегодня вечером у меня другие планы.

90. Я бы с удовольствием, но уже слишком занят.

91. Ни в коем случае.

92.У меня сейчас нет для этого времени.

93. Если честно, я не большой фанат …

94. У меня болит голова. Давай поговорим, когда мне будет лучше.

95. Возможно, когда тебе нужно…?

96. Не уверен. Я сегодня плохо себя чувствую.

97. Извини, я не так хорош в …, чтобы помочь тебе.

98.У меня нет нужных навыков.

99. Спасибо за приглашение, но в этот день у моего сына футбольный матч, который я не могу пропустить.

Источник

Как сказать »нет»: 9 способов твердого, но вежливого отказа

Привычка говорить «да»: почему плохо быть безотказным на работе

Элис Мьюир психолог, сертифицированный Британским психологическим обществом, преподаватель, тренер, автор и коуч по персональному росту

Одна из самых распространенных трудностей — необходимость отказывать людям. И хотя на работе часто возникают ситуации, в которых в силу своих профессиональных обязанностей вы просто не сможете сказать «нет», изо дня в день будут складываться и другие обстоятельства, предоставляющие вам определенную свободу выбора. Как воспользоваться своим правом сказать «нет» и правильно сформулировать отказ?

Почему важно уметь отказывать

Рассуждайте следующим образом: не сказав «нет» в нужный момент, вы поставите потребности другого человека выше своих собственных. Вы действительно этого хотите? На работе бывает очень много ситуаций, когда ваши потребности не менее важны, а в некоторых обстоятельствах даже важнее потребностей коллег. Вспомните, как часто коллеги отказывали вам. И вы спокойно и без раздражения принимали этот ответ. Так зачем же переживать из-за того, что кто-то расстроится, если вы поведете себя аналогичным образом?

Настоящая проблема заключается в том, что постоянное «да» легко входит в привычку, а изменить закрепившуюся модель поведения действительно сложно. Вспомните своих коллег. Вы можете предположить, чего ожидать от каждого из них? Вероятно, да. Аналогично ваши коллеги, привыкнув к вашей безотказности, скорее всего, станут обращаться к вам с таким количеством просьб, что вы просто не сможете их выполнить. Таким образом, привычка постоянно соглашаться на просьбы по работе приведет вас к перегруженности, ведь вы взваливаете на себя больше, чем можете сделать или чем действительно должны делать. Это ведет к стрессу, расстройству, неприязни, конфликтам и ошибкам, и со временем ситуация лишь усугубляется.

Итак, умение отказывать, когда вы считаете нужным, — важный навык, которым необходимо овладеть. У вас наверняка будут ситуации, когда вы захотите помочь кому-нибудь, даже если это вам неудобно. Помните: ассертивность означает уважение к вашим потребностям и правам в той же мере, как к правам других, а также согласие, когда нужно, пойти на компромисс.

Многие не любят говорить «нет», считая, что существует единственный способ это сделать — прямой отказ. Такое «нет» может показаться грубым и агрессивным. А это обычно не то впечатление, которое хочется произвести на работе. Вы стремитесь установить хорошие отношения с коллегами, но вам неизбежно придется отказывать кому-то ради самого себя — своего здоровья и благополучия. Значит, вы должны уметь сказать «нет», но так, чтобы продемонстрировать уважение к потребностям другого человека. Есть разные способы отказывать, которые зависят от ситуации. Вот три основных варианта.

Прямой отказ — самый бескомпромиссный способ, и он редко подходит для использования на работе. К нему чаще всего прибегают, когда нарушаются чьи-то права. В таких случаях вы можете громко и твердо добавить: «Вы что, не слышите, я сказал нет».

Просьба предоставить дополнительную информацию или обещание «как-нибудь в другой раз» — возможность для обсуждения, при том, что отказ остается в числе возможных вариантов.

Вдумчивое «нет» — самый деликатный способ, поскольку вы показываете, что выслушали собеседника.

Далее я подробно объясню, что представляет собой каждый из этих вариантов, однако выбор будет зависеть от ситуации, вашего отношения к ней и того, кто обращается с просьбой, ведь это может быть ваш наставник, непосредственный руководитель, коллега или член команды, которому вы действительно хотите помочь.

Не старайтесь радикально и одномоментно менять свою манеру поведения. Это особенно касается отказов, поскольку вы можете шокировать коллег, не ожидающих, что леопард вдруг изменит свою окраску. Гораздо лучше начать с малого, упорно тренироваться и меняться постепенно.

Источник