Внутренний контроль. Внешний. Финансовый. Государственный. Как не запутаться?
 |
| VitalikRadko / Depositphotos.com |
Деятельность организаций бюджетной сферы находится под постоянным пристальным контролем со стороны различных органов и служб. И это неудивительно, ведь обязанность государства – следить за использованием казенного имущества и расходованием бюджетных средств. Часть этой ответственности возложена и на сами учреждения.
Итак, существуют несколько видов контроля:
- внутренний контроль;
- внутренний финансовый контроль (ВФК),
- внутренний государственный/ муниципальный финансовый контроль;
- внешний государственный/ муниципальный финансовый контроль,
- ведомственный контроль,
- внутренний финансовый аудит (ВФА).
Конечно, многих такое «обилие» видов контроля пугает. Потому что неясно, какой из них должно осуществлять само учреждение, а какой – функция контролирующих органов? В чем отличие, например, внутреннего контроля от ВФК, а ВФК от ВФА? Одинаковы ли «контрольные» обязанности у казенных, бюджетных и автономных учреждений? Забегая наперед скажем, что все не так страшно. Давайте разбираться.
Осуществляют казенные, бюджетные и автономные учреждения.
Проводить его обязывает ст.19 Закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, причем буквально одной строкой: учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. И здесь для бюджетных и автономных учреждений хорошая новость: на этом все требования по внутреннему контролю для АУ и БУ заканчиваются! Как именно будет организован внутренний контроль в учреждении, кто, когда, как и что именно будет проверять, решает уже само учреждение и закрепляет это в локальном акте.
Внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль (ВФК)
Осуществляют участники бюджетного процесса, в том числе органы власти, органы местного самоуправления и казенные учреждения. Бюджетные и автономные учреждения – получатели субсидий участниками бюджетного процесса не являются, а потому мероприятия внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля не проводят.
Об обязательности осуществления ВФК с 2019 года говорится в ст. 160-2.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации. Этот вид внутреннего контроля одним из элементов, своего рода дополнением к внутреннему контролю по Закону № 402-ФЗ.
Что же отличает ВФК от «просто» внутреннего контроля, ну, кроме наличия в формулировке слова «финансовый»? Что должны делать казенные учреждения в рамках ВФК, чего не требуется от АУ и БУ? А дело в том, что казенные учреждения как участники бюджетного процесса наделены рядом бюджетных полномочий, в частности:
- составлять и исполнять бюджетную смету,
- принимать и исполнять обязательства в пределах ЛБО
- вести БЮДЖЕТНЫЙ учет (по Инструкции № 162н) и составлять БЮДЖЕТНУЮ отчетность (по Инструкции № 191н).
И внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль в казенном учреждении – это действия в целях оценки качества исполнения именно бюджетных полномочий. Эти контрольные процедуры – часть каждого бюджетного полномочия КУ.
Начиная с 2020 года порядок осуществления внутреннего финансового контроля не регулируется специальными нормативными правовыми актами. Определить порядок осуществления ВФК с учетом необходимости соблюдения требований к исполнению бюджетных полномочий КУ нужно самостоятельно. Но если в вопросах, не связанных с исполнением бюджетных полномочий (например, использование имущества, списание ГСМ, работа с подотчетными лицами и т.д), казенное учреждение, так же, как и АУ/БУ может организовать внутренний контроль на свое усмотрение, то в части внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля бюджетных полномочий «простор для творчества» все же ограничен положениями БК РФ и федеральными стандартами внутреннего финансового АУДИТА.
Внутренний финансовый аудит (ВФА)
Насколько качественно в казенном учреждении организован внутренний финансовый контроль, призван оценить внутренний финансовый АУДИТ. Поэтому Стандарты ВФА – основа для организации не только аудита, но и внутреннего финансового контроля.3. Внутренний финансовый аудит (ВФА)
На бюджетные и автономные учреждения обязанность по осуществлению внутреннего финансового аудита не распространяется, поскольку они, повторимся, не являются участниками бюджетного процесса. А вот добровольно организовать у себя ВФА бюджетные/ автономные учреждения вполне могут.
Максимум важной и полезной информации, ответы на множество вопросов по различным видам контроля – в специальной Памятке для специалиста по финконтролю и аудиту в бюджетной сфере. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Важно понимать, что ВФА – это не контроль одного уровня над другим. Это своеобразное продолжение, следующая ступень внутреннего финансового контроля. Задача ВФА – сделать внутренний финансовый контроль максимально эффективным. Для этого аудиторы казенного учреждения оценивают, как работает ВФК в учреждении, есть ли какие-то слабые места, насколько такая система ВФК обеспечивает качественное исполнение бюджетных полномочий, достоверность бюджетной отчетности, эффективность использования бюджетных средств. Информацию обо всем этом аудиторы должны представить руководителю учреждения вместе с предложениями по повышению качества ВФК.
Он как раз представляет собой схему межуровневого контроля. Это контроль органа-учредителя в отношении подведомственных учреждений – и казенных, и бюджетных, и автономных. Проверять, как учреждения расходуют выделеные им средства (ЛБО и субсидии), как используется закрепленное за ними имущество, каково состояние финансово-хозяйственной деятельности учреждений и т.д. учредителя обязывают положения:
- Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»
- Федерального закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»
- Законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ о закупках;
- нормативных актов, принятых на уровне публично-правовых образований.
Непосредственно ведомственные проверки проводят контрольно-ревизионные отделы органа-учредителя либо специальные органы/ управления, например, в структуре местной администрации. Порядок осуществления ведомственного контроля определяют нормативные акты самих ведомств.
Внутренний ГОСУДАРСТВЕННЫЙ / МУНИЦИПАЛЬНЫЙ финансовый контроль
Добавляя к уже знакомому нам понятию внутреннего финансового контроля слово «государственный» или «муниципальный», получаем финансовый надзор на уровне соответственно субъекта РФ или муниципального образования. На федеральном уровне внутренний государственный/ муниципальный контроль осуществляет Казначейство, а на региональном и местном – органы государственного/ муниципального финконтроля субъектов РФ и муниципальных образований, например, департамент финансово-бюджетного надзора. Эти контролирующие структуры созданы внутри системы органов власти, потому и контроль – внутренний.
Внутренний государственный/ муниципальный контроль – это прежде всего проверка законности расходования бюджетных средств и целевого их использования. Но это не значит, что в рамках внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля проверяют только получателей бюджетных средств – казенные учреждения. Объектами этого вида контроля являются все типы учреждений.
Необходимость проведения такого контроля установлена п. 3 ст. 265 Бюджетного кодекса. С 1 июля 2020 года органы внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля должны осуществлять проверочные мероприятия в соответствии с федеральными стандартами. Учреждения в своей деятельности этими стандартами не руководствуются. Однако же учреждения могут и должны знать о своих правах и обязанностях при проведении контрольных мероприятий – они прописаны в Стандарте. Как и порядок обжалования результатов проверки, действий или бездействия контрольного органа – по этим вопросам есть специальный Стандарт.
Поднимается еще на ступень выше. Здесь – ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль. Почему внешний? Потому что его осуществляют органы, созданные вне системы органов власти, – Счетная палата на федеральном уровне и контрольно-счетные органы (КСП) – на уровне регионов и муниципальных образований.
ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль
Такой вид контроля установлен п. 2 ст. 265 Бюджетного кодекса. В рамках внешнего контроля проверять могут любые учреждения. Например, при обязательной внешней проверке годового отчета ГРБСа могут быть выборочно проверены АУ и БУ – получатели целевых субсидий или средств МБТ, предоставленных ГРБСу и затем распределенных учреждениям.
Источник
Малый бизнес: нужна ли ему система внутреннего контроля?
Старший аудитор ООО «Сибирская Юридическая Компания-Аудит»
специально для ГАРАНТ.РУ
Даже если руководитель думает, что в его организации нет системы внутреннего контроля, она есть (как в известном фильме). Без нее не может существовать организация, даже маленькая. Любой собственник имущества заинтересован в его сохранности, контроле над финансовыми потоками, для этого он и разрабатывает определенные требования. Часто они не формализованы, но все им подчиняются. Правила организации и контроля при ведении бизнеса без комплексного подхода, зачастую, возникают в те моменты, когда случаются определенные проблемы – недостача товара, кража имущества, необходимость восстанавливать участки учета при смене бухгалтера, утечка информации конкуренту и т.д. Для устранения возможных проблем в будущем и повторения неприятных ситуаций руководитель начинает закрывать проблемные места – пересматривать систему хранения товара, организации логистики на каждом этапе движения товара, заниматься вопросами обеспечения резервного копирования системы бухгалтерской системы, приобретать и устанавливать программные продукты для защиты информации от утечки и т.д. Но можно работу по построению системы внутреннего контроля проводить не методом «латания дыр», а проводить комплексно, последовательно, постепенно развивая.
Обязанность организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых хозяйственных операций, закреплена на законодательном уровне, в п. 1 ст. 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). В этом же документе, в п. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, сказано, что если бухгалтерская (финансовая) отчетность организации подлежит обязательному аудиту, она обязана организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).
Таким образом, уже видим как минимум два направления в порядке построения системы внутреннего контроля – в виде комплекса контрольных мероприятий за хозяйственной деятельностью и специальных контрольных процедур, связанных с формированием бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Первое направление является для собственников наиболее важным, хотя часто имея отлаженную систему контролей на этапе формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности, видим ее существенные недостатки при осуществлении хозяйственных операций. Ведь основными задачами внутреннего контроля является обеспечение результативности деятельности, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной деятельности и обеспечение достоверности и своевременности бухгалтерской и иной отчетности. Без выполнения последней задачи, собственник не будет информирован об эффективности инвестиций в организацию.
Что же представляет из себя система внутреннего контроля? Она включает следующие основные элементы:
- контрольная среда;
- оценка риска;
- процедуры внутренних контролей;
- информацию и коммуникацию;
- оценку внутреннего контроля.
Контрольная среда – это совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к нему на уровне организации в целом. Она является основой для обеспечения и поддержания дисциплины и порядка в организации, эффективности системы ее внутреннего контроля.
Так, в любой организации, даже небольшой, всегда складывается определенная корпоративная культура, этика поведения ее сотрудников (даже не формализованная, не описанная в конкретном документе). Часть элементов корпоративной культуры может быть формализована организацией при соблюдении ею требований законодательства, в частности, трудового. Например, в организации документально зафиксирован трудовой распорядок, с которым под роспись знакомят сотрудников, созданы должностные инструкции, в которых описаны основные требования, предъявляемые к кандидату на эту должность, сформирована структура подчиненности сотрудников, условия работы и оплата труда, которые указываются в заключаемых трудовых договорах и т.д. Разработкой такого сложного документа, как кодекс этики поведения сотрудников, не всегда занимаются даже крупные организации. Среди компонентов контрольной среды могут присутствовать в организации, но не быть формализованными, например, такие ее компоненты, как информирование о принципах честности, принципах поведения сотрудников, отношение между функциональными подразделениями, выработка взаимоотношений с бухгалтерской службой, принципы и правила подбора кадров.
Пожалуй, самый интересный компонент – это оценка риска. На мой взгляд, базовый элемент, так как он является процессом выявления и анализа рисков, которые представляют собой вероятность и последствия недостижения организацией своей цели. Что является основной целью коммерческой организации? Конечно же получение дохода, прибыли, инвестиционная привлекательность для собственника. И если в деятельности организации есть риски, которые не способствуют достижению этой цели, их необходимо устранять.
Вот как раз следующий элемент системы внутренних контролей призван этому способствовать. Процедуры внутренних контролей – это действия, направленные на минимизацию рисков деятельности организации. Например, появление недостачи товара, части имущества организации, приведет к тому, что организация недополучит доход от продажи товара, от использования другого имущества. Как этот риск можно уменьшить? Путем организации складского хозяйства с обеспечением доступа к материальным ценностям ограниченного круга лиц, путем заключения с ними договора о материальной ответственности, проведением регулярных инвентаризаций товаров и иного имущества. Практика жизни показывает, что данные контрольные процедуры не всегда приводят к 100 процентному устранению риска, но способствуют его значительному снижению.
Приведу еще один аргумент, который свидетельствует о том, что оценка риска является базой для системы внутренних контролей. Руководство, собственники компании, понимают, что «закрыть» все риски, с которыми организация сталкивается в процессе своей деятельности, невозможно. Здесь как раз важно найти рациональное зерно и провести оценку наиболее характерных рисков бизнеса из тех, которые приведут к наибольшим потерям организации, их ранжировать. Далее необходимо разработать контрольные процедуры, способствующие минимизации наиболее значимых рисков для конкретной организации. Затраты на осуществление контрольных процедур не должны превышать возможные риски. Не нужно покупать бронированный склад стоимостью миллионы рублей для хранения ящика банальных удочек для рыбалки, которые планируем продавать.
Источниками информации для принятий решений в организации является информационная система, которую она использует. А с помощью тех или иных средств коммуникации руководство организацией распространяет информацию, необходимую для принятия управленческого решения и осуществления контроля. Так, для проведения инвентаризации товара из системы, где зафиксировано его движение, выгружаются его остатки, с помощью приказа руководитель создает комиссию по инвентаризации и информирует о дате проведения инвентаризации.
Ну, и относительно пятого элемента – оценки внутреннего контроля, его значимость не менее важна, так как на данном этапе выявляется эффективность внутреннего контроля. Периодичность такой оценки может быть различной, но не реже раза в год. В процессе ведения бизнеса может сложиться такая ситуация, что система сама себя проявит в неэффективности, если выяснится, что контрольная процедура не закрывает риск и он сказался на деятельности организации в какой-то момент времени. Но лучше такого момента не дожидаться, а периодически анализировать элементы системы на эффективность их работы.
Важно периодически проводить оценку рисков и их ранжирование, так как организация не существует в одних и тех же условиях ведения бизнеса постоянно (меняется внешняя среда, вводятся новые процедуры в компании, новые информационные системы, новые виды бизнеса, меняется организационная структура и т.д.), а, следовательно, необходимо пересматривать и контрольные процедуры, призванные устранять риски, в которых компания существует. Не нужно проводить процесс ради процесса, у него должен быть результат и эффект. Так, если какой-то процесс хозяйственной деятельности был автоматизирован, и настроены и работают автоматические средства контроля, то проведение дополнительных ручных контрольных процедур, раннее осуществляемых сотрудниками, не требуется.
Еще раз обращу внимание, и особенно это важно для малых организаций, затраты на построение системы внутреннего контроля не должны превышать его эффективность. Но есть элементы, которые требуют формализации и необходимы практически для каждой организации. Один из элементов системы внутренних контролей – это учетная политика организации, содержащая не только выбранные методы и способы учета, но и определяющая первичные документы, которые создаются в организации и затрагивают разные этапы организации деятельности компании, а, следовательно, и разные подразделения. Наличие подписи на первичном документе – тоже элемент контроля, так как подпись ставит лицо, ответственное за совершение хозяйственной операции и подтверждающее ее совершение. Утверждая авансовый отчет, ставя на нем свою подпись, руководитель подтверждает, что сотруднику необходимо компенсировать указанную сумму в авансовом отчете. Другой элемент контроля – подписание актов сверок с контрагентами, и это не простая формальность с целью корректного отражения задолженности в бухгалтерской (финансовой) отчетности, но и важное мероприятие для бизнеса, так как решает вопросы, в том числе и возможного истребования задолженности в дальнейшем, урегулирования ее в оперативном порядке.
Еще одна из важнейших процедур внутреннего контроля в организациях разных отраслей – это проведение инвентаризации товароматериальных ценностей. Она всегда формализована, так как требует документального оформления на каждом этапе ее осуществления – на подготовительном (создание комиссии, определение дата начала), основном (составление и подписание инвентаризационных ведомостей, описей) и заключительном (приказ об итогах инвентаризации). Процедура копирования и архивирования информационных систем – тоже одна из необходимых процедур системы внутреннего контроля. И определение периодичности ее проведения требует формализации (утверждение сроков проведения, порядка, времени и т.д.), так как отсутствие данной процедуры может привести к существенным потерям бизнеса.
Таким образом, в любой организации существует система внутреннего контроля, которая может выстраиваться, как с четким осознаем проводимого процесса с элементами формализации, так и интуитивно, как так в процессе деятельности организации периодически возникают рисковые моменты, требующие анализа и элиминации, и, если организация существует на рынке продолжительный период времени, у нее будут сложившиеся элементы системы внутренних контролей, в том числе и формализованные. И тем самым, соблюдение требования Закона № 402-ФЗ о необходимости организовать систему внутреннего контроля – это не простая формальность, а насущная необходимость для функционирования и развития бизнеса в разных отраслях.
Источник
